Neues Postfach in TrekMail erstellen: 4 Methoden

Ein Postfach ist Ihre Identität im Internet, zum Beispiel vertrieb@ihrefirma.de. Sie können so viele Postfächer erstellen, wie Ihr Tarif zulässt.

Für wen diese Anleitung gedacht ist

• Administratoren, die ihr Team einrichten.
• Benutzer, die eine neue Adresse wie support oder hallo hinzufügen.
• Kontoinhaber, die Benutzer zur Einrichtung eines eigenen Postfachs einladen.

Bevor Sie beginnen

• Domainstatus: Sie können ein Postfach vorbereiten, während die Domain noch auf ihre DNS-Einrichtung wartet. Verlassen Sie sich erst auf die normale Zustellung an dieses Postfach, wenn die Domain als Aktiv angezeigt wird.
• Eine Domain, deren E-Mails wir hosten: Bleiben eingehende E-Mails bei einem anderen Anbieter, kann die Domain keine Postfächer enthalten. Sie erscheint deshalb in keinem Auswahlfeld und Einladungen für sie werden abgelehnt. Siehe Über eine nicht von Ihnen gehostete Domain senden.
• Tariflimits: Prüfen Sie die Tarifnutzung auf der Übersichtsseite. Nano-Tarife erlauben höchstens 10 Postfächer pro Domain. Bei kostenpflichtigen Tarifen gelten unterschiedliche Werte: Starter 100, Pro 300, Agency 1.000. Für neue Konten und Testkonten kann vorübergehend ein niedrigeres Erstellungslimit gelten. Das Formular zeigt das derzeit für das Konto geltende Limit.

Erstellungsmethode auswählen

Ein Postfach lässt sich auf vier Arten erstellen:

• Inhaber einladen: Senden Sie einer Person einen Einrichtungslink. Sie wählt ihre eigene E-Mail-Adresse und ihr Passwort. Geeignet für die Aufnahme einzelner Teammitglieder.
• Sammeleinladungen: Senden Sie vielen Personen gleichzeitig Einrichtungslinks, bis zu 500 pro Durchgang. Jeder Empfänger wählt Adresse und Passwort selbst. Geeignet, um ganze Teams oder Abteilungen schnell aufzunehmen.
• Manuell erstellen: Sie legen Adresse und Passwort selbst fest. Geeignet für gemeinsam genutzte Postfächer oder wenn Sie alle Zugangsdaten verwalten.
• Massenerstellung: Laden Sie eine CSV-Datei hoch oder fügen Sie Daten ein, um bis zu 500 Postfächer pro Durchgang mit vom Administrator festgelegten Passwörtern zu erstellen. Geeignet zur einmaligen Bereitstellung vieler Konten über mehrere Domains hinweg.

Tipp: Wenn Sie unsicher sind, klicken Sie auf der Postfachseite auf „Anleitung“. Die interaktive Tour führt mit simulierten Daten durch alle vier Methoden.

Option A: Inhaber einladen

Lassen Sie Benutzer ihr eigenes Postfach einrichten. Sie wählen die Domain, der Benutzer wählt den lokalen Teil, etwa alice, und das Passwort.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Postfächer.
2. Wählen Sie auf der Karte Neues Postfach erstellen die Option Inhaber einladen.
3. Domain: Wählen Sie die Domain des Postfachs.
4. E-Mail-Adresse des Empfängers: Geben Sie die Adresse ein, an die der Einrichtungslink gesendet wird.
5. Speicher (optional): Standardmäßig nutzt das neue Postfach Gemeinsamen Speicher aus dem Kontingent Ihres Kontos. Um eine feste Menge zu reservieren, deaktivieren Sie Gemeinsamer Speicher und geben die Größe in MB oder GB an. Beim Einlösen der Einladung übernimmt der Inhaber diese Zuteilung.
6. Klicken Sie auf Einladung senden.

Der Empfänger erhält eine E-Mail mit einem einmal verwendbaren Einrichtungslink. Nach Abschluss der Einrichtung geschieht Folgendes:

• Der Empfänger wählt den lokalen Teil, zum Beispiel alice@ihredomain.de.
• Er legt ein eigenes Passwort mit mindestens 12 Zeichen fest.
• Er erhält für die Übergabe des Postfachs einen einmal verwendbaren Wiederherstellungscode. Er läuft nach 24 Stunden ab und eignet sich daher nicht als dauerhafte Sicherungszugangsdaten.
• Das Postfach erscheint mit der vorab gewählten Speicherart als aktiv in Ihrer Liste.

Tipp: Auf der Seite Postfächer können Sie ausstehende Einladungen erneut senden, den Empfänger ändern oder die Einladung stornieren. Ausstehende Einladungen mit fest zugewiesenem Speicher werden bereits vom verfügbaren Kontingent abgezogen, damit es nicht überbucht wird.

Option B: Sammeleinladungen

Senden Sie vielen Personen gleichzeitig Einrichtungslinks. Sie wählen die Domain, jeder Empfänger wählt den lokalen Teil und das Passwort selbst.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Postfächer.

2. Wählen Sie auf der Karte Neues Postfach erstellen die Option Sammeleinladungen.

3. Standarddomain: Wählen Sie die Domain, die die meisten Empfänger verwenden. Im ausführlichen Format können Sie für eine einzelne Zeile eine andere Domain angeben.

4. E-Mail-Adressen: Geben Sie im Textfeld eine Adresse pro Zeile ein oder laden Sie eine Textdatei im selben Format hoch. Um einem bestimmten Empfänger festen Speicher zuzuweisen, hängen Sie direkt nach der Adresse , 5 GB oder , 2048 MB an. Lassen Sie die Größenangabe weg, um den gemeinsamen Speicher zu verwenden. Beide Varianten lassen sich beliebig mischen:

   john@example.com
   jane@example.com, 5 GB
   support@company.org, 2048 MB
   bob@example.com
   

5. Klicken Sie auf Prüfen, um Ihre Liste zu kontrollieren.

Die Vorschau zeigt:

• Aktuelle Postfächer: bereits vorhandene Postfächer der Domain.
• Ausstehende Einladungen: schon versandte, aber noch nicht abgeschlossene Einladungen.
• Tariflimit: die Höchstzahl der für diese Domain erlaubten Postfächer.
• Freie Plätze: wie viele weitere Einladungen Sie senden können.

Die Adressen werden in folgende Kategorien einsortiert:

Klicken Sie nach der Fehlerbehebung auf Erneut prüfen, um die Liste zu aktualisieren. Klicken Sie anschließend auf X Einladungen senden.

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem einmal verwendbaren Einrichtungslink. Nach Abschluss der Einrichtung erscheint sein Postfach als aktiv in Ihrer Liste.

Tipp: Ausführliche Hinweise finden Sie unter Sammeleinladungen für Postfächer.

Option C: Manuell erstellen

Legen Sie Adresse und Passwort selbst fest.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Postfächer.
2. Wählen Sie auf der Karte Neues Postfach erstellen die Option Manuell erstellen.
3. Domain: Wählen Sie die Domain des Postfachs.
4. Postfachname: Geben Sie den Teil vor @ ein.
   • Tipp: Verwenden Sie übliche Namen wie kontakt, info oder Vornamen.
5. Passwort: Geben Sie ein sicheres Passwort ein oder klicken Sie auf 🔑 Sicheres Passwort erzeugen.
   • Wichtig: Dieses Passwort gilt für das Postfach, also IMAP, SMTP und Webmail, nicht für Ihr TrekMail-Konto.
6. Speicher (optional): Lassen Sie Gemeinsamer Speicher wie voreingestellt aktiviert, um das Kontingent des Kontos zu verwenden. Deaktivieren Sie die Option, um eine feste Menge in MB oder GB zu reservieren. Die Anzeige „Verfügbar“ zeigt laufend den verbleibenden Speicher.
7. Klicken Sie auf Postfach erstellen.

Hinweis: Aus Sicherheitsgründen zeigen wir das Passwort nur einmal. Kopieren Sie es sofort in Ihren Passwortmanager.

Später bearbeiten: Sie können ein Postfach jederzeit zwischen gemeinsamem und fest zugewiesenem Speicher umstellen. Öffnen Sie das Drei-Punkte-Menü neben dem Postfach und wählen Sie Speicher bearbeiten.

Option D: Massenerstellung

Laden Sie eine CSV-Datei hoch oder fügen Sie Tabellendaten ein, um viele Postfächer gleichzeitig zu erstellen. Sie geben vollständige E-Mail-Adressen und Passwörter an; die Postfächer werden sofort erstellt.

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Postfächer.
2. Wählen Sie auf der Karte Neues Postfach erstellen die Option Massenerstellung.
3. Fügen Sie Ihre Daten mit einem Konto pro Zeile in das Textfeld ein oder ziehen Sie eine .csv-Datei dorthin. Der Browser akzeptiert Dateien bis 10 MB, der übermittelte Text darf jedoch höchstens 500,000 Zeichen umfassen. Eine dicht gefüllte Datei kann daher zuerst das Textlimit erreichen.
4. Klicken Sie auf Prüfen, um Ihre Daten zu kontrollieren.

CSV-Format

Die erste Zeile kann eine automatisch erkannte Kopfzeile oder eine Datenzeile sein. Sowohl kommagetrennte als auch tabulatorgetrennte Formate werden unterstützt, etwa beim Einfügen aus Excel oder Google Sheets. Beispiele:

email,password
john@example.com,SecurePass123!
jane@example.com,AnotherPass456,5 GB
support@company.org,P@sswOrd!2026,2048 MB

Vorschau

Eine Tabelle mit Domainlimits zeigt die freien Plätze pro Domain. Alle Zeilen erscheinen in einer Liste, zuerst die problematischen und zuletzt die bereiten. Sie können schwache Passwörter Erzeugen oder Bearbeiten und jede Zeile Entfernen. Wird eine bereite Zeile entfernt, rückt automatisch eine Zeile derselben Domain nach, die zuvor über dem Limit lag.

Alle Einzelheiten finden Sie unter Massenerstellung von Postfächern.

Nach der Erstellung

• Zugangsdaten herunterladen: Klicken Sie auf CSV herunterladen, um alle erstellten E-Mail-Adressen und Passwörter zu speichern. Geben Sie die Datei auf sicherem Weg an die Postfachinhaber weiter.
• DNS-Warnungen: Ein Postfach kann vor Abschluss der DNS-Prüfung erstellt werden. E-Mails werden jedoch erst nach der DNS-Einrichtung und Aktivierung der Domain normal zugestellt.
• Fehlgeschlagene Zeilen werden mit Begründung aufgeführt, damit Sie sie korrigieren und erneut versuchen können.

Hinweis: Die Passwörter werden im Download nur einmal angezeigt. Speichern Sie die Datei sofort.

Häufige Fehler

• Symptom: Im Auswahlfeld steht „Domain nicht gefunden“.
• Ursache: Die Domain hat möglicherweise noch den Status „DNS ausstehend“ oder wurde so eingerichtet, dass eingehende E-Mails bei einem anderen Anbieter bleiben.
  • Lösung: Sie können Postfächer für eine ausstehende Domain vorbereiten. Schließen Sie jedoch die DNS-Einrichtung ab, bevor Sie sich auf die Zustellung verlassen. Eine reine Versanddomain kann keine Postfächer hosten. Verwenden Sie stattdessen eine von TrekMail gehostete Domain.
• Symptom: Eine Domain, die Ihnen eindeutig gehört, fehlt im Auswahlfeld. Ein Hinweis besagt, dass anderweitig gehostete Domains nicht aufgeführt werden.
  • Ursache: Die eingehenden E-Mails dieser Domain bleiben bei einem anderen Anbieter. TrekMail hat deshalb kein Zustellziel und die Domain kann keine Postfächer enthalten.
  • Lösung: Verwenden Sie eine Domain, deren E-Mails wir hosten, oder fügen Sie der anderen Domain stattdessen eine Absenderadresse hinzu. Siehe Über eine nicht von Ihnen gehostete Domain senden.
• Symptom: „Tariflimit erreicht“ wird angezeigt.
  • Lösung: Wechseln Sie zu einem höheren Tarif oder löschen Sie alte, ungenutzte Postfächer.
• Symptom: Beim Öffnen der Einladung sieht der Empfänger „Link abgelaufen“.
• Ursache: Einladungslinks laufen nach sieben Tagen ab.
  • Lösung: Öffnen Sie Postfächer, suchen Sie die ausstehende Einladung und klicken Sie auf Erneut senden.
• Symptom: Der Empfänger hat die Einladungs-E-Mail nicht erhalten.
  • Ursache: Die Nachricht liegt möglicherweise im Spamordner oder die Adresse war falsch.
  • Lösung: Lassen Sie den Spamordner prüfen oder korrigieren Sie die Empfängeradresse und senden Sie erneut.

Wie geht es weiter?

Nach der Erstellung eines Postfachs können Sie Aliasse hinzufügen. Das sind weitere Adressen, deren Nachrichten im selben Posteingang landen. Fügen Sie einem einzelnen Postfach zum Beispiel info@company.com und sales@company.com hinzu. Siehe Überblick über E-Mail-Aliasse.