Postfachliste durchsuchen, sortieren und filtern

Wenn Ihr Team wächst, wird es immer wichtiger, schnell das richtige Postfach zu finden. Die Seite Postfächer bietet leistungsfähige Werkzeuge zur Verwaltung Hunderter Konten.

Für wen diese Funktionen gedacht sind

• Administratoren, die mindestens 10 Postfächer verwalten.
• Reseller oder Agenturen, die mehrere Domains betreuen.

Suche

Verwenden Sie die Suchleiste am oberen Rand der Liste Postfächer.

• Suchbereich: Bei Postfächern werden Adresse, lokaler Teil, Domain und interne Notizen durchsucht. Bei ausstehenden Einladungen werden die Empfängeradresse und die ausgewählte Domain berücksichtigt.
• Suche anwenden: Geben Sie den Begriff ein und drücken Sie die Eingabetaste. Über die Schaltfläche zum Löschen kehren Sie zur aktuellen ungefilterten Ansicht zurück.

Nach Typ filtern

Die Postfachliste zeigt aktive Postfächer und ausstehende Einrichtungs-Einladungen gemeinsam an. Filtern Sie die Liste mit den Tabs am oberen Rand:

• Alle: Postfächer und ausstehende Einladungen zusammen.
• Postfächer: Nur aktive E-Mail-Konten.
• Geteilt: Nur gemeinsame Team-Postfächer.
• Einladungen: Nur ausstehende Einrichtungs-Einladungen.

Ausstehende Einladungen in der Liste

Ausstehende Einladungen erkennen Sie an einer auffälligen bernsteinfarbenen Kennzeichnung „Einrichtung ausstehend“. Statt einer Postfachadresse zeigen sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, an den die Einladung gesendet wurde.

Verfügbare Aktionen für ausstehende Einladungen:

• Erneut senden: Sendet die Einrichtungs-E-Mail mit einem neuen Link noch einmal.
• Empfänger bearbeiten: Ändert die Zieladresse der E-Mail.
• Abbrechen: Widerruft die Einladung, sodass der Link nicht mehr funktioniert.
• Link kopieren: Kopiert die Einrichtungs-URL, damit Sie sie manuell weitergeben können.

Sobald der Empfänger die Einrichtung abgeschlossen hat, wird die ausstehende Einladung durch das aktive Postfach ersetzt.

Postfachaktionen

Jedes aktive Postfach besitzt eine Schaltfläche Verwalten und, sofern Sie die Berechtigung haben, ein Menü Mehr.

• Verwalten öffnet die Postfacheinstellungen. Übliche Tabs sind Aliasse, Weiterleitung, Filter und Automatische Antwort. Normale Postfächer haben außerdem Sicherheit, Limits und Sieve; geeignete aktive Postfächer können Apps anzeigen. Bei einem gemeinsamen Postfach steht Zugriff anstelle der Anmeldeeinstellungen am Anfang.
• Mehr kann Optionen zum Ändern des Passworts und Speicherplatzes, Zurücksetzen eines Wiederherstellungscodes, Ändern des Anmeldezugriffs, Umwandeln des Postfachtyps und Löschen des Postfachs enthalten. Die verfügbaren Optionen hängen vom Postfachtyp und dessen Status, Ihrem Tarif und Ihren Berechtigungen ab.
• Postfach löschen entfernt das Postfach und die gespeicherten E-Mails nach der Bestätigung dauerhaft.

Notizen hinzufügen

Sie können jedem Postfach eine kurze Notiz mit höchstens 120 Zeichen hinzufügen, um interne Angaben wie „iPhone der Geschäftsleitung“, „Nicht löschen“ oder „Marketingteam“ zu speichern.

• Desktop: Klicken Sie auf die Zelle Notizen oder den Platzhalter „Notiz hinzufügen“, um Text einzugeben. Drücken Sie zum Speichern die Eingabetaste.
• Mobilgerät: Tippen Sie auf der Postfachkarte auf Notiz, um den Editor zu öffnen.

Sortierung

Klicken Sie auf die Liste Sortieren nach, um Ihre Einträge anzuordnen:

• Domain: Gruppiert Postfächer nach der jeweils verwendeten Domain.
• E-Mail: Alphabetische Reihenfolge.
• Speicher (absteigend): Zeigt, wer den meisten Speicher belegt.
• Speicher (aufsteigend): Zeigt leere oder ungenutzte Postfächer.
• Aliasse (meiste zuerst oder wenigste zuerst): Zeigt Postfächer mit vielen oder ohne zusätzliche Adressen.

Mit Gruppieren wechseln Sie zwischen einer nach Domains gruppierten Ansicht und einer einzigen flachen Liste. Die Seite merkt sich die gewählte Sortierung.

Sammelaktionen

Möchten Sie die E-Mails aller Personen an eine Sicherungsadresse weiterleiten? Oder mehrere Einladungen auf einmal erneut senden?

1. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen in der Kopfzeile, um alle sichtbaren Einträge auszuwählen.
2. Alternativ können Sie einzelne Postfächer oder Einladungen auswählen.
3. Das Menü Sammelaktionen erscheint.

Für Postfächer:

• Weiterleitung festlegen...: Wendet eine Weiterleitungsregel auf alle ausgewählten Benutzer an.
• Weiterleitung deaktivieren: Schaltet die Weiterleitung für alle aus.
• Weiterleitung löschen: Entfernt die gespeicherten Weiterleitungsziele.
• Drive-Zugriff festlegen oder Anmeldezugriff festlegen: Verfügbar, wenn Ihre Rolle und Ihr Tarif dies erlauben.
• Postfächer löschen: Entfernt die ausgewählten Konten dauerhaft.

Für ausstehende Einladungen:

• Einladungen erneut senden: Sendet neue Einrichtungs-E-Mails für alle ausgewählten Einladungen.
• Einladungen abbrechen: Widerruft alle ausgewählten Einladungen.

Hinweis: Sortierung und Sammelaktionen gelten für die aktuelle gefilterte Ansicht: Alle, Postfächer oder Einladungen.

Häufige Fehler

• Problem: „Ich kann ein Postfach nicht finden, obwohl ich weiß, dass es vorhanden ist.“
  • Ursache: Möglicherweise ist ein Filter aktiv oder Sie befinden sich auf der falschen Seite.
  • Lösung: Leeren Sie die Suchleiste und prüfen Sie die Steuerelemente für die Seitennavigation am unteren Rand.

Daten exportieren

Benötigen Sie eine CSV-Datei Ihrer Postfächer? Sie können die Postfachliste jederzeit exportieren. Einzelheiten finden Sie unter Daten exportieren.