Große Anhänge über Drive versenden

Die meisten E-Mail-Systeme lehnen Anhänge über ungefähr 25 MB stillschweigend ab. Einige sind strenger, und Outlook-Installationen in Unternehmen begrenzen häufig auf 10 MB. Das Ergebnis: Sie hängen eine 30-MB-PDF-Datei an, klicken auf Send und erhalten 20 Minuten später einen Zustellfehler von einem unbekannten Server.

Wenn Drive für Ihr Postfach verfügbar ist, kann TrekMail Webmail große Anhänge über Drive weiterleiten. Der Empfänger erhält anstelle eines herkömmlichen Anhangs, der abgewiesen werden könnte, einen Downloadlink. Zum Herunterladen über einen gültigen Link ist kein TrekMail-Konto erforderlich.

So funktioniert die automatische Weiterleitung

Verfassen Sie eine Nachricht in Webmail und hängen Sie Dateien wie gewohnt an: über die Büroklammer, per Drag-and-drop in den Editor oder indem Sie ein Bild aus der Zwischenablage einfügen. Webmail misst jede Datei beim Hinzufügen.

Ist eine Datei 18 MB oder kleiner, bleibt sie ein Anhang. Der Empfänger sieht ein Büroklammersymbol und lädt die Datei direkt über sein E-Mail-Programm herunter.

Ist eine Datei größer als 18 MB, lädt Webmail sie im Hintergrund zu Drive hoch und ersetzt den Anhang durch einen öffentlichen Downloadlink. Der Editor zeigt die Datei als Link-Anhang mit Dateinamen und Upload-Fortschritt an.

Der Grenzwert von 18 MB entspricht dem, was die meisten E-Mail-Systeme zuverlässig akzeptieren. Ein höherer Wert birgt das Risiko einer Ablehnung durch strenge Empfängersysteme; ein niedrigerer Wert würde unnötig viele normal große Anhänge über Drive leiten.

Was der Empfänger sieht

Die E-Mail behält den von Ihnen verfassten Betreff, Text und die Signatur. Sie enthält außerdem einen Drive-Link-Abschnitt mit:

• dem Dateinamen
• der Dateigröße
• einem Downloadlink

Beim Öffnen eines gültigen Links beginnt der Download im Browser des Empfängers. Eine Anmeldung oder Bestätigung ist nicht erforderlich.

Die Nachricht enthält den Link sowohl als HTML als auch als Klartext, sodass Empfänger ihn in gängigen E-Mail-Programmen verwenden können.

Wo die Datei in Drive gespeichert wird

Automatisch weitergeleitete Anhänge werden im Drive-Speicher des sendenden Postfachs gespeichert. Zum Versenden müssen sie nicht ein zweites Mal hochgeladen werden.

Wenn das Postfach vollständigen Drive-Zugriff besitzt, können Sie diese Dateien wie andere Dateien in Drive finden und verwalten. Ein Postfach mit ausschließlich für Anhänge konfiguriertem Drive-Zugriff besitzt keinen persönlichen Drive-Dateibrowser.

Diese Dateien werden wie alle anderen Dateien auf Ihren Speicherpool angerechnet. Wenn Sie Dutzende große Anhänge versenden und nie aufräumen, sammeln sie sich an.

Downloadlimits

Jeder automatisch erstellte Link hat standardmäßig ein Limit von 100 Downloads. Nach 100 erfolgreichen Downloads funktioniert der Link nicht mehr. Der Empfänger oder eine Person, an die er den Link weitergeleitet hat, sieht die Seite "no longer available".

100 ist für den normalen Gebrauch großzügig. Eine typische E-Mail hat einen Empfänger, der einmal herunterlädt. Selbst bei drei oder vier Weiterleitungen mit jeweils einigen Empfängern sind es etwa zwölf Downloads. 100 bietet Spielraum, begrenzt aber den Schaden, falls ein Link öffentlich wird.

Der vom Editor erstellte Link verwendet das Standardlimit von 100 Downloads. Bei einem Postfach mit Zugriff nur für Anhänge erhält der Link außerdem die Aufbewahrungsfrist für Anhänge des Postfachs. Um ein anderes Ablaufdatum oder Downloadlimit festzulegen, erstellen Sie einen öffentlichen Freigabelink für eine Datei in Drive und fügen Sie ihn in Ihre Nachricht ein.

Eine bereits in Drive vorhandene Datei senden

Sie können auch eine Datei senden, die bereits in Drive gespeichert ist, ohne sie erneut hochzuladen. Klicken Sie in der Symbolleiste des Editors auf das Symbol Drive. Eine Ordnerauswahl wird geöffnet. Navigieren Sie zur Datei, wählen Sie sie aus, und der Nachricht wird ein öffentlicher Downloadlink hinzugefügt. Die Datei wird nicht erneut hochgeladen; der Link verweist auf die vorhandene Kopie.

Dies eignet sich für Dateien, die Sie aufbewahren und regelmäßig versenden: Vorlagen, Standardvereinbarungen, Markenmaterialien und bereits vorbereitete Arbeitsergebnisse. Der Empfänger erhält denselben Drive-Link-Abschnitt mit dem Standardlimit von 100 Downloads.

Wenn Sie keine automatische Weiterleitung möchten

Manchmal soll eine Datei unabhängig von ihrer Größe ein echter Anhang sein, etwa weil der Empfänger ausdrücklich darum gebeten hat oder weil Sie an ein System senden, das eingebettete Anhänge verlangt.

Bei Dateien von 18 MB oder weniger greift die automatische Weiterleitung nicht, sodass sie bereits echte Anhänge sind.

Für Dateien über 18 MB haben Sie folgende Möglichkeiten:

• Auf 18 MB oder weniger komprimieren, wenn möglich: ZIP-Archive, kleinere Bildabmessungen oder Videos mit niedrigerer Bitrate.
• In mehrere Dateien aufteilen, die jeweils höchstens 18 MB groß sind, und alle anhängen.
• Über einen anderen Kanal senden, der diese Größe unterstützt. Die öffentlichen Freigabelinks von Drive funktionieren auch außerhalb des Editors; außerdem können Sie Slack, SFTP und ähnliche Dienste verwenden.

Es gibt keine Einstellung pro Nachricht, die eine große Datei als echten Anhang erzwingt. Die meisten E-Mail-Systeme würden sie ohnehin ablehnen.

Auswirkungen auf den Speicherpool

Automatisch weitergeleitete Anhänge belegen Speicher in Ihrem Pool. Ein Anhang mit 30 MB belegt 30 MB, bis Sie ihn aus Drive löschen. Der Download durch den Empfänger verdoppelt den Speicherverbrauch nicht.

Wenn Sie viele große Anhänge versenden, füllt sich der Pool mit der Zeit. Die Lösung ist dieselbe wie bei allen anderen Drive-Inhalten: Löschen Sie nicht mehr benötigte Dateien, leeren Sie Trash oder erweitern Sie den Pool.

Sie können sich auch angewöhnen, die für E-Mails erstellten Dateien regelmäßig zu prüfen und nicht mehr benötigte Dateien zu löschen.

Verhalten außerhalb von Webmail

Diese automatische Option gilt nur im TrekMail webmail composer. Wenn Sie aus Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder einer anderen E-Mail-Anwendung senden, erstellt und versendet diese Anwendung den Anhang selbst. Verwenden Sie bei Bedarf für große Dateien einen Drive-Freigabelink.

In diesem Fall gilt:

• Anhänge sind unabhängig von ihrer Größe echte MIME-Anhänge.
• Ihre E-Mail-Anwendung und das E-Mail-System des Empfängers setzen jeweils ihre eigenen Größenrichtlinien durch.

Wenn Sie regelmäßig große Dateien aus einem Desktop-E-Mail-Programm versenden, ist der sauberste Ablauf: Laden Sie sie zuerst zu Drive hoch, erzeugen Sie einen öffentlichen Freigabelink und fügen Sie ihn in den Nachrichtentext ein. Der Empfänger erlebt dasselbe wie bei der automatischen Weiterleitung in Webmail, nur führen Sie die Schritte manuell aus.

Häufige Szenarien

"Mein Empfänger sagt, dass er die Datei nicht herunterladen kann." Prüfen Sie die Datei und ihren Link in Drive. Häufige Ursachen sind ein abgelaufener Link, ein erreichtes Downloadlimit oder eine nach Trash verschobene Datei. Das Verschieben nach Trash widerruft aktive Links. Erstellen Sie daher nach dem Wiederherstellen der Datei einen neuen Link.

"Die Datei erscheint in einigen Programmen als Anhang und in anderen als Link." Das geschieht nicht. Der Nachrichtentext enthält einen Link in HTML und einen textlichen Verweis im Klartextteil. Beide Programme zeigen den Link lediglich in unterschiedlichen visuellen Stilen. Es gibt keine programmspezifische Umschaltung.

"Ich möchte dieselbe große Datei an 50 Personen senden, ohne 50 verschiedene Links zu erstellen." Senden Sie eine einzelne Nachricht mit der angehängten Datei; alle 50 Empfänger sehen denselben Link. Alternativ können Sie einen Freigabelink manuell in eine Nachricht einfügen, die Sie per BCC an 50 Personen senden.

"Das Unternehmen meines Empfängers entfernt Downloadlinks aus E-Mails." Manche Unternehmensfilter stufen jeden externen Link als verdächtig ein. Verkleinern Sie die Datei oder verwenden Sie einen anderen Kanal. TrekMail besitzt keine Einstellung, mit der sich die Filterung auf Empfängerseite umgehen lässt.

Nächste Schritte

• Öffentliche Freigabelinks, der zugrunde liegende Linkmechanismus einschließlich manueller Erstellung und aller Optionen.
• Dateien zu Drive hochladen, um Vorlagen und Markenmaterialien vorab in Drive zu speichern und sie beim Verfassen auswählen zu können.
• Gemeinsame Speicherkontingente erklärt, wie Anhänge in Ihren Pool einfließen.