Ein ganzes Team zu TrekMail-Postfächern einladen

Senden Sie vielen Personen gleichzeitig einen Einrichtungslink. Sie wählen die Domain. Jeder Empfänger legt beim Abschluss der Einrichtung den Namen und das Passwort des eigenen Postfachs fest.

Sollen Administratoren die Passwörter bestimmen? Verwenden Sie stattdessen die Postfacherstellung per Stapel. Laden Sie eine CSV-Datei mit E-Mail-Adressen und Passwörtern hoch, um die Postfächer sofort anzulegen.

Für wen ist diese Funktion gedacht?

• Kontoinhaber, die ganze Teams oder Abteilungen einrichten.
• Agenturen, die E-Mail für mehrere Kunden gleichzeitig bereitstellen.
• Administratoren, die Benutzer von einem anderen E-Mail-Anbieter übernehmen.

Das erhalten Sie

• Schnelles Onboarding: Laden Sie bis zu 500 Personen pro Stapel ein, statt jede einzeln zu bearbeiten.
• Keine versendeten Passwörter: Jeder Empfänger erstellt sein Passwort selbst.
• Prüfung vor dem Versand: Kontrollieren Sie Ihre Liste, beheben Sie Fehler und bestätigen Sie alles, bevor eine E-Mail verschickt wird.
• Einhaltung der Tarifgrenze: Das System prüft die freien Plätze, sodass Ihr Tarif nie überschritten wird.

Vorbereitungen

• Die Domain muss Aktiv sein und die DNS-Prüfung bestanden haben.
• Wir müssen die E-Mails dieser Domain hosten. Eine Domain, deren Eingang bei einem anderen Anbieter bleibt, kann keine Postfächer enthalten. Sie fehlt daher in der Auswahl und Einladungen dafür werden abgelehnt.
• Ihr Tarif muss noch freie Postfachplätze haben. Ausstehende Einladungen zählen zur Grenze.
• Bereiten Sie die Empfängeradressen vor, eine pro Zeile oder durch Kommas getrennt, oder speichern Sie sie in einer .txt-Datei. Der Browser nimmt Dateien bis 1 MB an. Auch die eingelesene Eingabe muss unter der Servergrenze von 100.000 Zeichen bleiben.

Eingabeformate

Sie können die E-Mail-Adressen direkt eingeben oder eine Datei hochladen. Um einer Person eigenen Speicher vorab zuzuweisen, hängen Sie eine Größenangabe an die Adresse an, etwa , 5 GB, , 2048 MB oder , 1.5 GB. Ohne Größenangabe wird der gemeinsame Speicher verwendet. Das ist die Voreinstellung.

Eingabe in das Textfeld:

alice@company.com
bob@company.com, 5 GB
carol@company.com
support@company.com, 2048 MB

Im bisherigen, durch Kommas getrennten Format dürfen weiterhin mehrere Adressen in einer Zeile stehen. In derselben Zeile darf dann aber keine Speicherangabe vorkommen:

alice@company.com, bob@company.com, carol@company.com

Datei hochladen:

• Unterstütztes Format: .txt als reine Textdatei
• Uploadgrenze im Browser: 1 MB
• Servergrenze für die Eingabe: 100.000 Zeichen
• Eine Adresse pro Zeile, optional mit , <Größe> für eigenen Speicher

Schritt für Schritt: Sammeleinladungen versenden

Schritt 1: Eingabe

1. Öffnen Sie in der linken Seitenleiste Postfächer.
2. Wählen Sie auf der Karte Neues Postfach erstellen die Option Sammeleinladungen.
3. Domain: Wählen Sie die Domain, zu der alle Postfächer gehören sollen.
4. E-Mail-Adressen: Nutzen Sie eine der folgenden Möglichkeiten:
   • Fügen Sie die Adressen in das Textfeld ein, eine pro Zeile oder durch Kommas getrennt.
   • Klicken Sie auf Datei hochladen, oder ziehen Sie die Datei auf die Seite, um eine .txt-Datei hochzuladen.
5. Klicken Sie auf Prüfen, um zur Vorschau zu gelangen.

Schritt 2: Vorschau

Die Vorschau zeigt eine Zusammenfassung und ordnet Ihre Adressen nach ihrem Status.

Übersichtskarten:

Adresskategorien:

Ungültige E-Mail-Adressen bearbeiten:

1. Klicken Sie im Abschnitt „Ungültige E-Mail-Adresse“ neben der Adresse auf das Stiftsymbol.
2. Bearbeiten Sie die Adresse direkt in der Zeile.
3. Klicken Sie auf Speichern. Die gesamte Liste wird automatisch erneut geprüft. Ist die korrigierte Adresse gültig, wechselt sie zu „Versandbereit“.

Mit Erneut prüfen am unteren Rand können Sie die komplette Liste auch manuell nochmals prüfen lassen.

Hinweis: Geprüft werden sowohl das Format als auch die Zustellbarkeit. Eine Adresse mit nicht vorhandener Domain, etwa user@fake.xyz, wird trotz korrektem Format als ungültig markiert.

Adressen entfernen:

Klicken Sie neben einer Adresse auf X, um sie aus dem Stapel zu entfernen.

Schritt 3: Versenden

Wenn Ihre Liste fertig ist:

1. Prüfen Sie die Zahl unter Versandbereit.
2. Klicken Sie auf X Einladungen senden. X steht für die Zahl der gültigen Adressen.
3. Warten Sie auf die Bestätigungsseite.

Schritt 4: Ergebnis

Die Ergebnisseite zeigt:

• Erfolgreich versendet: Zahl der verschickten Einladungen.
• Status: Bestätigung, dass alle Einladungen verschickt wurden.

Klicken Sie auf Fertig, um zur Seite Postfächer zurückzukehren.

So geht es für die Empfänger weiter

Jeder Empfänger erhält eine E-Mail mit einem einmal nutzbaren Einrichtungslink. Nach dem Öffnen geschieht Folgendes:

1. Die Person wählt ihren Postfachnamen, also den Teil vor dem @.
2. Sie legt ein eigenes Passwort mit mindestens 12 Zeichen fest.
3. Sie erhält einen einmal nutzbaren Wiederherstellungscode, der nach 24 Stunden abläuft. Bei einem später nötigen Zurücksetzen kann ein neuer Code ausgestellt werden.

Nach Abschluss wird das Postfach in Ihrer Postfachliste als aktiv angezeigt.

Für White Label Lite: Die E-Mails mit Sammeleinladungen verwenden Ihren eingestellten Markennamen. Haben Sie einen eigenen Host aktiviert, teilen Sie ausschließlich den Hostnamen, der im Bereich Branding der Domain als Aktiv gekennzeichnet ist. Erstellen Sie nie anhand eines Beispiels selbst eine Adresse. Unter Was Ihre Kunden sehen finden Sie den gesamten Ablauf des Onboardings.

Grenzen

Postfachgrenzen der Tarife:

Ausstehende Einladungen zählen zur Grenze. Haben Sie im Starter-Tarif mit einer Grenze von 100 bereits 95 Postfächer, können Sie nur noch 5 Einladungen versenden.

Schnelle Lösungen und Fehlerbehebung

Bewährte Vorgehensweisen

• Prüfen Sie Ihre Liste sorgfältig, bevor Sie auf Prüfen klicken. Eine Textdatei lässt sich leichter korrigieren als Dutzende Einladungen widerrufen.
• Senden Sie nicht an unbestätigte Adressen. Vergewissern Sie sich, dass die Empfänger die Einladung erwarten, damit keine Spam-Beschwerden entstehen.
• Beginnen Sie bei Unsicherheit im Kleinen. Senden Sie erst einen Teststapel mit 5 bis 10 Einladungen, bevor Sie das ganze Team einrichten.
• Behalten Sie die Abschlüsse im Blick. Auf der Seite Postfächer sehen Sie, welche Einladungen noch offen sind.