Filtres de messagerie : classer les e-mails dans TrekMail
Découvrez ce que les filtres examinent et exécutent, l'effet de leur ordre et les limites ainsi que les modes proposés par chaque forfait TrekMail.
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Type, difficulté, forfaits et date de dernière mise à jour.
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- 9 sept. 2026
Imaginez que chaque matin vous ouvrez votre boîte de réception et passez vingt minutes à déplacer les factures, signaler les messages urgents de clients et supprimer des lettres d'information auxquelles vous ne vous êtes jamais inscrit. Imaginez maintenant que votre boîte s'en charge automatiquement avant même votre premier café.
C'est exactement le rôle des filtres dans TrekMail. Vous définissez ces règles simples une fois, puis TrekMail classe, transfère, signale ou supprime les messages entrants pour vous. Aucun travail manuel, suivi oublié ou encombrement.
Pourquoi les filtres comptent pour votre activité
Si vous dirigez une agence, travaillez à votre compte ou gérez une petite équipe, votre boîte de réception est essentielle. Les messages importants se perdent dans le bruit. Les filtres y remédient en plaçant chaque message au bon endroit dès son arrivée.
Voici des situations courantes où ils font réellement gagner du temps :
- Les factures des fournisseurs vont directement dans un dossier « Factures », où votre comptable les trouve sans vous les demander.
- Les messages des clients sont automatiquement signalés pour que vous ne manquiez rien de vos comptes les plus importants.
- Les résumés de lettres d'information vont dans un dossier « À lire plus tard » au lieu d'encombrer la boîte principale.
- Les confirmations de commande sont automatiquement transférées vers une boîte CRM partagée afin que toute l'équipe soit informée.
- Les messages semblables à du spam qui échappent à la protection sont supprimés discrètement avant de vous distraire.
Vous définissez les règles. TrekMail s'occupe du reste.
Fonctionnement d'un filtre : conditions et actions
Chaque filtre comporte deux parties.
Partie 1 : conditions, ce qu'il faut rechercher
Une condition indique à TrekMail les messages auxquels le filtre doit s'appliquer. Choisissez un champ à examiner, la méthode de comparaison, puis saisissez une valeur. Par exemple : « Si l'adresse De contient billing@freshbooks.com... ».
Toutes les conditions disponibles sont présentées ci-dessous :
| Condition | Élément vérifié | Exemple d'utilisation |
|---|---|---|
| De | Adresse e-mail ou nom affiché de l'expéditeur | Tous les messages d'un client ou fournisseur précis |
| À | Adresse du destinataire, utile si votre boîte reçoit plusieurs alias | Distinguer les messages envoyés à votre alias de facturation et à votre alias personnel |
| Objet | Objet du message | Rechercher « Facture » ou « Reçu » dans l'objet |
| Corps | Contenu textuel complet du message | Rechercher un nom de projet ou un mot-clé dans le corps |
| Taille | Taille du message, pièces jointes comprises | Repérer les messages de plus de 10 MB pour les déplacer dans un dossier et alléger votre boîte |
| En-tête personnalisé | Tout champ technique d'en-tête | Repérer les messages d'une liste grâce à son en-tête List-ID, une option avancée rarement nécessaire |
Pour les champs textuels, choisissez contient, est exactement, correspond à un motif ou existe. Taille utilise est supérieure à ou est inférieure à. Les choix varient selon le champ afin que le formulaire interdise les combinaisons incompatibles.
Partie 2 : actions, ce qu'il faut faire
Lorsqu'un filtre trouve un message correspondant, il exécute une action. Voici toutes les actions proposées par TrekMail et leur effet réel :
| Action | Résultat | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Déplacer vers un dossier | Le message est remis directement dans le dossier choisi, par exemple « Factures », « Clients » ou « Reçus », au lieu de la boîte de réception. | Organiser le courrier entrant pour que la boîte ne montre que ce qui réclame votre attention. |
| Transférer une copie | Une copie est envoyée à une autre adresse et l'original reste aussi dans votre boîte. | Partager certains messages avec un collègue ou un comptable tout en conservant votre copie. |
| Transférer sans copie | Le message est redirigé vers une autre adresse et ne reste PAS dans votre boîte. | Acheminer les messages que vous n'avez pas besoin de voir, comme les demandes d'assistance destinées à une file d'équipe. |
| Marquer d'un indicateur | Le message apparaît avec un indicateur ou une étoile afin de se distinguer. | Mettre en évidence les messages de clients importants ou contenant des mots urgents. |
| Supprimer discrètement | Le message est immédiatement supprimé et l'expéditeur n'est pas prévenu. Il disparaît simplement. | Éliminer les messages automatisés indésirables ou le bruit persistant qui n'est pas techniquement du spam. |
| Refuser avec un message | Le message est renvoyé à l'expéditeur avec votre texte personnalisé, par exemple « Cette adresse n'accepte plus les propositions commerciales ». | Informer l'expéditeur du refus plutôt que l'ignorer sans explication. |
Vous pouvez réunir plusieurs actions dans un filtre. Par exemple, transférer une copie à votre comptable ET déplacer l'original dans le dossier Factures en une seule étape.
Un filtre peut contenir jusqu'à 10 conditions et 5 actions. Le nombre de filtres enregistrés et celui des filtres pouvant comporter une action de transfert constituent deux limites distinctes du forfait.
Ordre des filtres et arrêt du traitement
Les filtres s'exécutent de haut en bas, dans l'ordre affiché. Un filtre correspondant exécute ses actions, puis le traitement passe au filtre suivant, sauf si vous activez Arrêter le traitement des filtres suivants pour cette règle. Une action de refus arrête toujours le traitement puisque le message est refusé.
L'ordre est donc important. Voici un exemple :
- Filtre 1 : Si l'Objet contient « facture », déplacer vers le dossier Factures
- Filtre 2 : Si De contient « bigclient.com », marquer d'un indicateur
Si Grand Client envoie un message dont l'objet contient « Facture #4021 », les deux filtres peuvent agir. Activez Arrêter le traitement des filtres suivants pour le Filtre 1 seulement si le déplacement doit empêcher l'application ultérieure de l'indicateur.
Pour résoudre le problème, réorganisez les filtres en plaçant celui de Grand Client en premier, ou réunissez les conditions et actions dans un seul filtre. La section sur la réorganisation de notre guide détaillé fournit toutes les explications.
Le spam est traité avant les filtres
La protection antispam de TrekMail s'exécute avant que vos filtres voient le message. Les messages considérés comme du spam vont directement dans le dossier Indésirables et ne sont jamais traités par vos filtres. Vous n'avez donc pas à créer de règles contre le spam et aucun filtre ne transférera accidentellement du courrier indésirable à vos collègues.
Si un message légitime continue d'arriver dans Indésirables, utilisez le bouton « Non indésirable » pour entraîner la protection. Une fois reconnu comme sûr, il pourra être traité normalement par vos filtres.
Les filtres agissent uniquement sur les nouveaux messages
Point important : les filtres traitent seulement les messages reçus après leur création. Ils ne réorganisent pas le courrier déjà présent dans la boîte. Pour classer les messages existants, déplacez-les manuellement ou utilisez la fonction de recherche et déplacement du webmail.
Disponibilité selon le forfait
Tous les forfaits TrekMail ne comprennent pas des filtres actifs. Voici ce que chacun propose :
| Forfait | Filtres de messagerie | Règles de transfert | Réponse automatique |
|---|---|---|---|
| Nano | Jusqu'à 3 enregistrés, inactifs | Non disponible | Non |
| Starter | Jusqu'à 3 enregistrés, inactifs | 3 par boîte | Oui |
| Pro | 10 par boîte | 5 par boîte | Oui |
| Agency | 50 par boîte | 25 par boîte | Oui |
Les filtres administrés s'exécutent avec Pro et Agency. Nano et Starter permettent d'enregistrer jusqu'à trois filtres pour un futur changement de forfait, mais ils restent inactifs. Starter comprend jusqu'à trois règles de transfert conditionnel par boîte et la réponse automatique d'absence.
Filtres et onglet Transfert
TrekMail propose deux méthodes de transfert répondant à des besoins différents :
- L'onglet Transfert, accessible en ouvrant la boîte puis en choisissant Gérer, transfère tous les messages reçus vers une autre adresse. Il s'applique à tout ou à rien.
- Les filtres avec une action de transfert transfèrent uniquement les messages qui répondent à vos conditions, par exemple les factures ou les messages d'un client précis.
Utilisez un filtre pour un transfert sélectif. Pour envoyer ailleurs une copie complète de votre boîte, utilisez l'onglet Transfert. Notre guide du transfert conditionnel présente les scénarios les plus courants.
Filtres et alias : Les filtres s'appliquent à tout le courrier qui arrive dans votre boîte, y compris celui envoyé à vos alias. Aucun filtre séparé n'est nécessaire pour chaque alias.
Filtres et Sieve brut : Un script Sieve personnalisé remplace le script de filtres administrés de cette boîte. Si vous utilisez l'éditeur brut, revenez au mode administré avant de compter sur les filtres du tableau de bord ou une réponse automatique. L'éditeur brut est destiné aux utilisateurs Agency capables d'entretenir leurs propres règles.
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