Filtri email: organizza i messaggi in TrekMail

Immagina questa scena: ogni mattina apri la posta in arrivo e passi venti minuti a spostare le fatture in una cartella, contrassegnare le email urgenti dei clienti ed eliminare newsletter alle quali non ti sei mai iscritto. Ora immagina che la posta in arrivo facesse tutto da sola, automaticamente, ancora prima del primo caffè.

È proprio quello che fanno i filtri email in TrekMail. Sono semplici regole che configuri una volta sola. Da quel momento, TrekMail ordina, inoltra, contrassegna o elimina i messaggi in arrivo al posto tuo. Niente lavoro manuale, solleciti dimenticati o confusione.

Perché i filtri sono importanti per la tua attività

Se gestisci un'agenzia, lavori come libero professionista o coordini un piccolo team, la posta in arrivo è fondamentale. I messaggi importanti rischiano di perdersi nel rumore. I filtri risolvono il problema facendo arrivare ogni messaggio nel posto giusto non appena viene ricevuto.

Ecco alcune situazioni quotidiane in cui i filtri fanno davvero risparmiare tempo:

• Le fatture dei fornitori arrivano direttamente nella cartella "Fatture", così chi si occupa della contabilità le trova senza dovertele chiedere.
• Le email dei clienti vengono contrassegnate automaticamente, per non perdere mai un messaggio degli account più importanti.
• I riepiloghi delle newsletter finiscono subito nella cartella "Da leggere", senza affollare la posta in arrivo principale.
• Le conferme degli ordini vengono inoltrate automaticamente a una casella CRM condivisa, così tutto il team resta aggiornato.
• I messaggi simili allo spam che sfuggono ai controlli vengono eliminati senza avviso prima di sottrarti attenzione.

Tu imposti le regole. TrekMail fa il lavoro.

Come funziona un filtro: condizioni e azioni

Ogni filtro è composto da due parti.

Parte 1: condizioni (che cosa cercare)

Una condizione indica a TrekMail a quali email applicare il filtro. Scegli il campo da controllare, stabilisci il tipo di confronto e inserisci un valore. Per esempio: "Se l'indirizzo Da contiene billing@freshbooks.com..."

Queste sono tutte le condizioni disponibili:

Per i campi di testo puoi scegliere contiene, corrisponde esattamente, corrisponde a un modello oppure esiste. Per le dimensioni sono disponibili è maggiore di ed è minore di. Le scelte cambiano in base al campo, così il modulo impedisce combinazioni non valide.

Parte 2: azioni (che cosa fare)

Quando un filtro trova un'email corrispondente, esegue un'azione. Ecco tutte le azioni disponibili in TrekMail e il loro effetto concreto:

Puoi combinare più azioni in un solo filtro. Per esempio, puoi inoltrare una copia al commercialista E spostare l'originale nella cartella Fatture, il tutto in un unico passaggio.

Un filtro può contenere fino a 10 condizioni e fino a 5 azioni. Il numero di filtri salvati e il numero di filtri che possono includere un'azione di inoltro sono limiti distinti del piano.

Come funzionano l'ordine dei filtri e Interrompi elaborazione

I filtri vengono eseguiti dall'alto verso il basso, nell'ordine in cui compaiono sullo schermo. Un filtro che trova una corrispondenza esegue le proprie azioni. L'elaborazione passa poi al filtro successivo, a meno che per la regola non sia attiva l'opzione Interrompi l'elaborazione dei filtri successivi. Un'azione di rifiuto interrompe sempre l'elaborazione, perché il messaggio viene respinto.

Per questo l'ordine è importante. Ecco un rapido esempio:

• Filtro 1: Se l'Oggetto contiene "fattura", Sposta nella cartella Fatture
• Filtro 2: Se il campo Da contiene "bigclient.com", Contrassegna

Se Big Client ti invia un'email con "Fattura #4021" nell'oggetto, entrambi i filtri possono intervenire. Attiva Interrompi l'elaborazione dei filtri successivi per il Filtro 1 solo se lo spostamento deve anche impedire alla regola successiva di contrassegnare il messaggio.

Per correggere il comportamento puoi riordinare i filtri, mettendo quello di Big Client in cima, oppure riunire entrambe le condizioni e azioni in un unico filtro. La sezione dedicata al riordino nel nostro percorso guidato spiega tutto nei dettagli.

Lo spam viene gestito prima dei filtri

La protezione antispam di TrekMail interviene prima che i filtri vedano un messaggio. Le email identificate come spam vanno direttamente nella cartella Posta indesiderata e non vengono mai elaborate dai filtri. È un vantaggio: non devi creare regole contro lo spam e i filtri non inoltreranno per errore posta indesiderata ai colleghi.

Se un'email legittima continua a finire nella Posta indesiderata, usa il pulsante "Non spam" per addestrare il filtro. Dopo che il messaggio sarà riconosciuto come sicuro, i filtri email potranno elaborarlo normalmente.

I filtri si applicano solo ai nuovi messaggi

Un dettaglio importante: i filtri agiscono soltanto sulle email che arrivano dopo la loro creazione. Non tornano indietro a riorganizzare i messaggi già presenti nella casella. Per ordinare email esistenti devi spostarle manualmente oppure utilizzare la funzione di ricerca e spostamento del tuo client webmail.

Disponibilità nei piani

Non tutti i piani TrekMail includono filtri attivi. Ecco che cosa offre ciascun piano:

I filtri email gestiti sono attivi nei piani Pro e Agency. Nano e Starter consentono di salvare fino a tre filtri in vista di un futuro passaggio di piano, ma quei filtri restano inattivi. Starter comprende fino a tre regole di inoltro condizionale per casella e la risposta automatica per le vacanze.

Filtri e scheda Inoltro a confronto

TrekMail offre due modi per inoltrare le email, pensati per esigenze diverse:

• La scheda Inoltro, accessibile aprendo la casella e scegliendo Gestisci, inoltra a un altro indirizzo ogni email ricevuta. Si applica a tutto o a niente.
• I filtri con un'azione di inoltro consentono di inviare solo le email che corrispondono alle condizioni. Per esempio, soltanto le fatture o i messaggi di un determinato cliente.

Se ti serve un inoltro selettivo, usa un filtro. Se vuoi inviare altrove una copia completa della casella, usa la scheda Inoltro. La nostra guida all'inoltro condizionale illustra gli scenari più comuni.

Filtri e alias: i filtri si applicano a tutta la posta che arriva nella casella, compresi i messaggi inviati ai tuoi alias. Non servono filtri separati per ciascun alias.

Filtri e Sieve non elaborato: uno script Sieve personalizzato sostituisce lo script dei filtri gestiti per quella casella. Se usi l'editor non elaborato, torna alla modalità gestita prima di aspettarti che funzionino i filtri del pannello o una risposta automatica. L'editor non elaborato è destinato agli utenti del piano Agency che sanno gestire le proprie regole.