Filtros de correo: ordenar mensajes en TrekMail

Imagina que cada mañana abres la bandeja y pasas veinte minutos moviendo facturas a una carpeta, destacando mensajes urgentes de clientes y eliminando boletines a los que nunca te suscribiste. Ahora imagina que la bandeja hiciera todo eso automáticamente antes incluso de servirte el café.

Eso es precisamente lo que hacen los filtros de TrekMail. Son reglas sencillas que configuras una vez. A partir de entonces, TrekMail ordena, reenvía, destaca o descarta los mensajes entrantes por ti. Sin trabajo manual, seguimientos olvidados ni desorden.

Por qué los filtros son importantes para tu negocio

Si diriges una agencia, trabajas por cuenta propia o tienes un equipo pequeño, la bandeja es esencial para el negocio. Los mensajes importantes pueden quedar enterrados entre el ruido. Los filtros lo evitan y colocan cada mensaje en el lugar correcto en cuanto llega.

Estas son algunas situaciones habituales en las que ahorran tiempo de verdad:

• Las facturas de proveedores llegan directamente a una carpeta «Facturas» para que la persona encargada de la contabilidad las encuentre sin preguntarte.
• Los mensajes de clientes se destacan automáticamente para que no pases por alto nada de tus cuentas más importantes.
• Los resúmenes de boletines van directamente a una carpeta «Leer más tarde» en vez de llenar la bandeja principal.
• Las confirmaciones de pedidos se reenvían automáticamente a una bandeja compartida del CRM para mantener informado a todo el equipo.
• Los mensajes parecidos al spam que logran pasar se descartan en silencio antes de distraerte.

Tú defines las reglas. TrekMail hace el trabajo.

Cómo funciona un filtro: condiciones y acciones

Cada filtro tiene dos partes.

Parte 1: condiciones, qué se debe buscar

Una condición indica a TrekMail a qué mensajes debe aplicarse el filtro. Eliges un campo, seleccionas cómo compararlo e introduces un valor. Por ejemplo: «Si la dirección De contiene billing@freshbooks.com...».

Estas son todas las condiciones disponibles:

En los campos de texto puedes elegir contiene, es exactamente, coincide con un patrón o existe. Para Tamaño se utiliza es mayor que o es menor que. Las opciones cambian según el campo, por lo que el formulario impide combinaciones que no funcionarían.

Parte 2: acciones, qué se debe hacer

Cuando un filtro encuentra un mensaje coincidente, ejecuta una acción. Estas son todas las acciones de TrekMail y su efecto real:

Puedes combinar varias acciones en un filtro. Por ejemplo, reenviar una copia a tu contable Y mover el original a la carpeta Facturas en un solo paso.

Un filtro admite hasta 10 condiciones y 5 acciones. El número de filtros guardados y el de filtros que pueden contener una acción de reenvío son límites distintos del plan.

Cómo funcionan el orden y Detener el procesamiento

Los filtros se ejecutan de arriba abajo en el orden que ves en pantalla. Un filtro coincidente realiza sus acciones y después continúa con el siguiente, salvo que actives Detener el procesamiento de filtros posteriores para esa regla. Una acción de rechazo siempre detiene el procesamiento porque el mensaje se rehúsa.

Por eso importa el orden. Este ejemplo lo demuestra:

• Filtro 1: Si el Asunto contiene «factura», mover a la carpeta Facturas
• Filtro 2: Si De contiene «bigclient.com», marcar como destacado

Si Gran Cliente te envía un mensaje cuyo asunto es «Factura #4021», pueden actuar los dos filtros. Activa Detener el procesamiento de filtros posteriores en el Filtro 1 solo si mover el mensaje debe impedir que se aplique después la regla de destacado.

Puedes corregirlo cambiando el orden y colocando primero el filtro de Gran Cliente, o reuniendo las condiciones y acciones en un único filtro. El apartado sobre reordenación de nuestra guía paso a paso lo explica con detalle.

El spam se procesa antes que los filtros

La protección contra spam de TrekMail se ejecuta antes de que los filtros vean el mensaje. Los mensajes marcados como spam van directamente a la carpeta Correo no deseado y los filtros nunca los procesan. Esto evita que tengas que crear reglas contra el spam y que un filtro reenvíe por accidente correo basura a tus compañeros.

Si un mensaje legítimo sigue llegando a Correo no deseado, utiliza el botón «No es spam» para entrenar la protección. Cuando se reconozca como seguro, tus filtros podrán procesarlo con normalidad.

Los filtros solo se aplican a mensajes nuevos

Un detalle importante: los filtros solo actúan sobre los mensajes recibidos después de su creación. No reorganizan el correo que ya estaba en el buzón. Para ordenar mensajes existentes tendrás que moverlos manualmente o utilizar la función de buscar y mover del webmail.

Disponibilidad según el plan

No todos los planes de TrekMail incluyen filtros activos. Esto es lo que ofrece cada uno:

Los filtros administrados funcionan en Pro y Agency. Nano y Starter permiten guardar hasta tres filtros para una futura mejora de plan, pero permanecen inactivos. Starter incluye hasta tres reglas de reenvío condicional por buzón y respuesta automática de vacaciones.

Filtros frente a la pestaña Reenvío

TrekMail ofrece dos formas de reenviar mensajes con finalidades distintas:

• La pestaña Reenvío, que se abre entrando en el buzón y seleccionando Administrar, reenvía a otra dirección todos los mensajes que llegan. Se aplica a todo o a nada.
• Los filtros con una acción de reenvío solo reenvían los mensajes que cumplen tus condiciones, como únicamente facturas o mensajes de un cliente concreto.

Si necesitas un reenvío selectivo, utiliza un filtro. Si quieres enviar a otro lugar una copia completa de tu buzón, utiliza la pestaña Reenvío. Nuestra guía de reenvío condicional explica los casos más habituales.

Filtros y alias: Los filtros se aplican a todo el correo que llega al buzón, incluidos los mensajes dirigidos a tus alias. No necesitas filtros separados para cada alias.

Filtros y Sieve sin procesar: Un script Sieve personalizado sustituye el script de filtros administrados de ese buzón. Si utilizas el editor sin procesar, vuelve al modo administrado antes de esperar que funcionen los filtros del panel o una respuesta automática. El editor sin procesar está pensado para usuarios de Agency que saben mantener sus propias reglas.