فلاتر البريد: تنظيم الرسائل تلقائيا في TrekMail

تخيل أنك تفتح بريدك الوارد كل صباح وتقضي عشرين دقيقة في نقل الفواتير إلى مجلد، وتمييز رسائل العملاء العاجلة، وحذف النشرات التي لم تشترك فيها أصلا. والآن تخيل أن بريدك الوارد ينجز كل ذلك تلقائيا قبل أن تصب قهوتك.

هذا بالضبط ما تفعله فلاتر البريد في TrekMail. فهي قواعد بسيطة تضبطها مرة واحدة، ثم يتولى TrekMail بعد ذلك تنظيم الرسائل الواردة أو إعادة توجيهها أو تمييزها أو حذفها نيابة عنك. لا عمل يدوي ولا متابعة منسية ولا فوضى.

لماذا تهم الفلاتر نشاطك التجاري

إذا كنت تدير وكالة أو تعمل مستقلا أو تقود فريقا صغيرا، فإن بريدك الوارد عنصر أساسي في العمل. وقد تضيع الرسائل المهمة وسط الرسائل غير الضرورية. تعالج الفلاتر هذه المشكلة بوضع كل رسالة في مكانها الصحيح لحظة وصولها.

إليك بعض المواقف اليومية التي توفر فيها الفلاتر وقتا فعليا:

• فواتير الموردين تصل مباشرة إلى مجلد "الفواتير" ليعثر عليها المحاسب دون أن يطلبها منك.
• رسائل العملاء تميز تلقائيا حتى لا تفوتك رسالة من أهم حساباتك.
• ملخصات النشرات البريدية تنتقل مباشرة إلى مجلد "للقراءة لاحقا" بدلا من ملء صندوق الوارد الرئيسي.
• تأكيدات الطلبات يعاد توجيهها تلقائيا إلى صندوق CRM مشترك ليظل الفريق كله على اطلاع.
• الرسائل الشبيهة بالبريد المزعج التي تتجاوز الفحص تحذف بصمت قبل أن تشتت انتباهك.

أنت تضع القواعد، وTrekMail يتولى العمل.

كيف يعمل الفلتر: الشروط والإجراءات

يتكون كل فلتر من جزأين.

الجزء 1: الشروط (ما الذي تبحث عنه)

يخبر الشرط TrekMail بالرسائل التي يجب تطبيق الفلتر عليها. تختار حقلا لفحصه وطريقة مقارنته، ثم تكتب قيمة. مثال: "إذا كان عنوان من يحتوي على billing@freshbooks.com..."

هذه جميع الشروط المتاحة:

بالنسبة إلى الحقول النصية، اختر يحتوي على أو يطابق تماما أو يطابق نمطا أو موجود. ويستخدم الحجم خياري أكبر من وأصغر من. تتغير الخيارات المتاحة حسب الحقل، لذلك يمنع النموذج التركيبات التي لن تعمل.

الجزء 2: الإجراءات (ما الذي يجب فعله)

عندما يعثر الفلتر على رسالة مطابقة، ينفذ إجراء. فيما يلي كل إجراء متاح في TrekMail وما يفعله فعليا:

يمكنك الجمع بين عدة إجراءات في فلتر واحد. فمثلا، تستطيع إعادة توجيه نسخة إلى المحاسب ونقل الأصل إلى مجلد الفواتير في خطوة واحدة.

يمكن أن يحتوي الفلتر على ما يصل إلى 10 شروط و5 إجراءات. ويعد عدد الفلاتر المحفوظة وعدد الفلاتر التي قد تتضمن إجراء إعادة توجيه حدين منفصلين في الخطة.

كيف يعمل ترتيب الفلاتر وإيقاف المعالجة

تعمل الفلاتر من أعلى إلى أسفل حسب ترتيب ظهورها على الشاشة. ينفذ الفلتر المطابق إجراءاته، ثم تستمر المعالجة إلى الفلتر التالي ما لم تفعل إيقاف معالجة الفلاتر التالية لتلك القاعدة. ويوقف إجراء الرفض المعالجة دائما لأن الرسالة ترفض.

لذلك فالترتيب مهم. إليك مثالا سريعا:

• الفلتر 1: إذا كان الموضوع يحتوي على "فاتورة"، فانقل الرسالة إلى مجلد الفواتير
• الفلتر 2: إذا كان حقل من يحتوي على "bigclient.com"، فميز الرسالة بعلامة

إذا أرسلت Big Client رسالة موضوعها "فاتورة #4021"، فيمكن لكلا الفلترين تنفيذ إجراءاته عليها. فعل إيقاف معالجة الفلاتر التالية للفلتر 1 فقط عندما يفترض أن يمنع نقل الرسالة قاعدة التمييز اللاحقة من العمل.

يمكنك تغيير ترتيب الفلاتر بوضع فلتر Big Client في الأعلى، أو جمع الشرطين والإجراءين في فلتر واحد. يشرح قسم إعادة ترتيب الفلاتر في دليلنا التفصيلي ذلك بالتفصيل.

يعالج البريد المزعج قبل تشغيل الفلاتر

تعمل حماية TrekMail من البريد المزعج قبل أن تصل الرسالة إلى فلاترك. تذهب الرسائل المصنفة كبريد مزعج مباشرة إلى مجلد الرسائل غير المرغوبة ولا تعالجها الفلاتر أبدا. وهذا مفيد، إذ لا تحتاج إلى إنشاء فلاتر للبريد المزعج، ولن تعيد فلاترك توجيه رسائل غير مرغوبة إلى زملائك عن طريق الخطأ.

إذا استمرت رسالة سليمة في الوصول إلى مجلد الرسائل غير المرغوبة، فاستخدم زر "ليست بريدا مزعجا" لتحسين التصنيف. وبعد التعرف عليها كرسالة آمنة، ستتمكن فلاتر البريد من معالجتها بصورة طبيعية.

تطبق الفلاتر على البريد الجديد فقط

هناك تفصيل مهم: لا تتعامل الفلاتر إلا مع الرسائل التي تصل بعد إنشاء الفلتر. ولا تعود لتنظيم الرسائل الموجودة سلفا في صندوقك. إذا أردت ترتيب الرسائل الحالية، فعليك نقلها يدويا أو استخدام ميزة البحث والنقل في عميل بريد الويب.

التوفر حسب الخطة

لا تتضمن جميع خطط TrekMail فلاتر نشطة. إليك ما توفره كل خطة:

تعمل فلاتر البريد المدارة في خطتي Pro وAgency. تتيح خطتا Nano وStarter حفظ ما يصل إلى ثلاثة فلاتر لاستخدامها بعد ترقية مستقبلية، لكنها تظل غير نشطة. وتشمل Starter ما يصل إلى ثلاث قواعد إعادة توجيه مشروطة لكل صندوق وردا تلقائيا للإجازة.

الفلاتر مقارنة بعلامة تبويب إعادة التوجيه

يوفر TrekMail طريقتين لإعادة توجيه البريد، ولكل منهما غرض مختلف:

• علامة تبويب إعادة التوجيه، التي تصل إليها بفتح صندوق البريد ثم اختيار إدارة، تعيد توجيه كل رسالة تصل إلى صندوقك نحو عنوان آخر. فهي تشمل كل الرسائل دون استثناء.
• الفلاتر ذات إجراء إعادة التوجيه تتيح لك إعادة توجيه الرسائل المحددة التي تطابق شروطك فقط. فمثلا، يمكنك إعادة توجيه الفواتير وحدها أو رسائل عميل معين وحدها.

استخدم فلترا إذا كنت تحتاج إلى إعادة توجيه انتقائية. وإذا أردت إرسال نسخة كاملة من صندوق بريدك إلى مكان آخر، فاستخدم علامة تبويب إعادة التوجيه. يشرح دليل إعادة التوجيه المشروط أكثر الحالات شيوعا.

الفلاتر والأسماء المستعارة: تطبق الفلاتر على كل البريد الواصل إلى صندوقك، بما في ذلك الرسائل المرسلة إلى أسمائك المستعارة. لا تحتاج إلى فلتر منفصل لكل اسم مستعار.

الفلاتر ونص Sieve الخام: يحل نص Sieve مخصص محل نص الفلاتر المدارة لذلك الصندوق. إذا استخدمت محرر النص الخام، فارجع إلى الوضع المدار قبل أن تتوقع تشغيل فلاتر لوحة التحكم أو الرد التلقائي. محرر النص الخام مخصص لمستخدمي خطة Agency القادرين على صيانة قواعدهم بأنفسهم.