E-mailfilters: berichten ordenen in TrekMail

Stel je voor: elke ochtend open je je inbox en besteed je twintig minuten aan het verplaatsen van facturen naar een map, het markeren van dringende klantmails en het verwijderen van nieuwsbrieven waarvoor je je nooit hebt aangemeld. Stel je nu voor dat je inbox dit allemaal automatisch voor je deed, nog voordat je koffie klaar was.

Dat is precies wat e-mailfilters in TrekMail doen. Het zijn eenvoudige regels die je één keer instelt. Vanaf dat moment sorteert, stuurt, markeert of verwijdert TrekMail inkomende berichten namens jou. Geen handwerk, vergeten opvolging of rommel.

Waarom filters belangrijk zijn voor je bedrijf

Als je een bureau, freelancepraktijk of klein team runt, is je inbox van cruciaal belang. Belangrijke berichten raken al snel bedolven onder de ruis. Filters lossen dit op door elk bericht meteen bij binnenkomst op de juiste plek te zetten.

Dit zijn enkele alledaagse situaties waarin filters echt tijd besparen:

• Facturen van leveranciers komen rechtstreeks in de map "Facturen", zodat je boekhouder ze kan vinden zonder erom te vragen.
• E-mails van klanten worden automatisch gemarkeerd, zodat je nooit een bericht van je belangrijkste accounts mist.
• Overzichten van nieuwsbrieven gaan direct naar de map "Later lezen" en vullen je primaire inbox niet.
• Orderbevestigingen worden automatisch doorgestuurd naar een gedeelde CRM-inbox, zodat het hele team op de hoogte blijft.
• Spamachtige berichten die door de controle glippen worden stil verwijderd voordat ze je aandacht opeisen.

Jij stelt de regels in. TrekMail doet het werk.

Hoe een filter werkt: voorwaarden en acties

Elk filter bestaat uit twee delen.

Deel 1: voorwaarden (waarnaar zoeken)

Een voorwaarde vertelt TrekMail op welke e-mails het filter van toepassing is. Je kiest een veld om te controleren, bepaalt hoe het moet worden vergeleken en voert een waarde in. Bijvoorbeeld: "Als het adres bij Van billing@freshbooks.com bevat..."

Dit zijn alle voorwaarden die je kunt gebruiken:

Bij tekstvelden kies je bevat, is exact gelijk aan, komt overeen met patroon of bestaat. Voor grootte gebruik je is groter dan of is kleiner dan. De beschikbare keuzes veranderen per veld, zodat het formulier combinaties voorkomt die niet werken.

Deel 2: acties (wat er moet gebeuren)

Zodra een filter een overeenkomende e-mail vindt, voert het een actie uit. Hieronder staan alle beschikbare acties in TrekMail en wat ze precies doen:

Je kunt meerdere acties in één filter combineren. Zo kun je in één stap een kopie naar je boekhouder sturen EN het origineel naar de map Facturen verplaatsen.

Een filter kan maximaal 10 voorwaarden en maximaal 5 acties bevatten. Het aantal opgeslagen filters en het aantal filters dat een doorstuuractie mag bevatten, zijn afzonderlijke abonnementslimieten.

Hoe filtervolgorde en Verwerking stoppen werken

Filters worden van boven naar beneden uitgevoerd, in de volgorde waarin ze op het scherm staan. Een overeenkomend filter voert zijn acties uit. Daarna gaat de verwerking door naar het volgende filter, tenzij je voor die regel Verwerking van volgende filters stoppen inschakelt. Een weigeractie stopt de verwerking altijd, omdat het bericht wordt geweigerd.

De volgorde is dus belangrijk. Dit korte voorbeeld laat zien waarom:

• Filter 1: Als Onderwerp "factuur" bevat, Naar de map Facturen verplaatsen
• Filter 2: Als Van "bigclient.com" bevat, Als gemarkeerd aanduiden

Als Big Client je een e-mail stuurt met "Factuur #4021" in het onderwerp, kunnen beide filters erop reageren. Schakel Verwerking van volgende filters stoppen bij Filter 1 alleen in als het verplaatsen ook moet voorkomen dat de latere regel het bericht markeert.

Je kunt dit oplossen door de filters in een andere volgorde te zetten, met het filter voor Big Client bovenaan, of door beide voorwaarden en acties in één filter te combineren. In het onderdeel over filters herschikken van onze stapsgewijze handleiding lees je precies hoe dit werkt.

Spam wordt vóór de filters afgehandeld

De spambeveiliging van TrekMail wordt uitgevoerd voordat je filters een bericht te zien krijgen. E-mails die als spam zijn gemarkeerd, gaan rechtstreeks naar de map Ongewenst en worden nooit door je filters verwerkt. Dat is prettig: je hoeft geen filters voor spam te maken en je filters sturen ongewenste mail niet per ongeluk door naar collega's.

Komt een legitieme e-mail steeds in Ongewenst terecht, gebruik dan de knop "Geen spam" om het spamfilter te trainen. Zodra het bericht als veilig wordt herkend, kunnen je e-mailfilters het normaal verwerken.

Filters gelden alleen voor nieuwe mail

Een belangrijk detail: filters werken alleen op e-mails die binnenkomen nadat het filter is gemaakt. Ze gaan niet terug om berichten te ordenen die al in je mailbox staan. Wil je bestaande e-mails sorteren, dan moet je ze handmatig verplaatsen of de zoek- en verplaatsfunctie van je webmailclient gebruiken.

Beschikbaarheid per abonnement

Niet elk TrekMail-abonnement bevat actieve filters. Dit krijgt elk abonnement:

Beheerde e-mailfilters zijn actief bij Pro en Agency. Met Nano en Starter kun je maximaal drie filters bewaren voor een latere upgrade, maar die filters zijn niet actief. Starter omvat maximaal drie voorwaardelijke doorstuurregels per mailbox en een automatisch afwezigheidsbericht.

Filters vergeleken met het tabblad Doorsturen

TrekMail biedt twee manieren om e-mail door te sturen, elk voor een ander doel:

• Het tabblad Doorsturen, dat je vindt door de mailbox te openen en Beheren te kiezen, stuurt elke binnenkomende e-mail naar een ander adres. Het geldt voor alles of voor niets.
• Filters met een doorstuuractie sturen alleen bepaalde e-mails door die aan je voorwaarden voldoen. Denk aan alleen facturen of alleen berichten van een bepaalde klant.

Gebruik een filter als je selectief wilt doorsturen. Wil je een volledige kopie van je mailbox naar een ander adres sturen, gebruik dan het tabblad Doorsturen. Onze handleiding voor voorwaardelijk doorsturen behandelt de meest voorkomende situaties.

Filters en aliassen: filters gelden voor alle mail die in je mailbox aankomt, ook voor berichten die naar je aliassen zijn gestuurd. Je hebt geen apart filter nodig voor elke alias.

Filters en onbewerkte Sieve: een aangepast Sieve-script vervangt het beheerde filterscript voor die mailbox. Gebruik je de onbewerkte editor, ga dan terug naar de beheerde modus voordat je verwacht dat dashboardfilters of een automatisch antwoord worden uitgevoerd. De onbewerkte editor is bedoeld voor gebruikers van het Agency-abonnement die hun eigen regels kunnen onderhouden.