מסנני דואר: מיון הודעות אוטומטי ב-TrekMail

דמיינו שבכל בוקר אתם פותחים את תיבת הדואר הנכנס ומקדישים עשרים דקות להעברת חשבוניות לתיקייה, לסימון הודעות דחופות מלקוחות ולמחיקת דיוורים שמעולם לא ביקשתם לקבל. עכשיו דמיינו שתיבת הדואר הייתה עושה את כל זה בעצמה, עוד לפני שמזגתם קפה.

זה בדיוק תפקידם של מסנני הדואר ב-TrekMail. אלה כללים פשוטים שמגדירים פעם אחת, ומאותו רגע TrekMail ממיין, מעביר, מסמן או מוחק בשמכם הודעות נכנסות. בלי עבודה ידנית, בלי מעקבים שנשכחו ובלי עומס מיותר.

למה מסננים חשובים לעסק שלכם

אם אתם מנהלים סוכנות, עסק עצמאי או צוות קטן, תיבת הדואר הנכנס חיונית לעבודה. הודעות חשובות עלולות להיבלע ברעש. מסננים פותרים את הבעיה ומבטיחים שכל הודעה תגיע למקום הנכון מיד עם קבלתה.

הנה כמה מצבים יומיומיים שבהם מסננים חוסכים זמן של ממש:

• חשבוניות מספקים מגיעות ישירות לתיקייה "חשבוניות", כדי שמנהל החשבונות ימצא אותן בלי לפנות אליכם.
• הודעות מלקוחות מסומנות אוטומטית, כך שלא תחמיצו הודעה מהלקוחות החשובים ביותר.
• תקצירי דיוור עוברים ישירות לתיקייה "לקריאה בהמשך" במקום להעמיס על תיבת הדואר הראשית.
• אישורי הזמנות מועברים אוטומטית לתיבת CRM משותפת, וכל הצוות נשאר מעודכן.
• הודעות חשודות שחמקו מבדיקת הספאם נמחקות בשקט לפני שהן גוזלות את תשומת לבכם.

אתם קובעים את הכללים. TrekMail מבצע את העבודה.

איך מסנן עובד: תנאים ופעולות

כל מסנן מורכב משני חלקים.

חלק 1: תנאים (מה לחפש)

תנאי מורה ל-TrekMail על אילו הודעות להחיל את המסנן. בוחרים שדה לבדיקה, מגדירים כיצד להשוות אותו ומקלידים ערך. לדוגמה: "אם הכתובת בשדה מאת מכילה billing@freshbooks.com..."

אלה כל התנאים הזמינים:

בשדות טקסט אפשר לבחור מכיל, שווה בדיוק, תואם לתבנית או קיים. עבור גודל משתמשים בגדול מ או קטן מ. האפשרויות משתנות בהתאם לשדה, ולכן הטופס מונע שילובים שלא יעבדו.

חלק 2: פעולות (מה לעשות)

כשמסנן מוצא הודעה תואמת, הוא מבצע פעולה. אלה כל הפעולות הזמינות ב-TrekMail ומה שכל אחת עושה בפועל:

אפשר לשלב כמה פעולות במסנן אחד. לדוגמה, אפשר להעביר עותק למנהל החשבונות וגם להעביר את המקור לתיקייה "חשבוניות", והכול בצעד אחד.

מסנן יכול לכלול עד 10 תנאים ועד 5 פעולות. מספר המסננים השמורים ומספר המסננים שיכולים לכלול פעולת העברה הם מגבלות נפרדות של התוכנית.

איך פועלים סדר המסננים ועצירת העיבוד

המסננים פועלים מלמעלה למטה, לפי הסדר שבו הם מוצגים על המסך. מסנן תואם מבצע את הפעולות שלו, ולאחר מכן העיבוד ממשיך למסנן הבא, אלא אם הפעלתם עבור הכלל את האפשרות עצירת העיבוד של מסננים נוספים. פעולת דחייה תמיד עוצרת את העיבוד כי ההודעה אינה מתקבלת.

לכן יש חשיבות לסדר. הנה דוגמה קצרה:

• מסנן 1: אם הנושא מכיל "חשבונית", העבר לתיקייה חשבוניות
• מסנן 2: אם השדה מאת מכיל "bigclient.com", סמן בדגל

אם Big Client שולח לכם הודעה שהנושא שלה הוא "חשבונית #4021", שני המסננים יכולים לפעול עליה. הפעילו את עצירת העיבוד של מסננים נוספים במסנן 1 רק אם העברת ההודעה אמורה למנוע מכלל הסימון הבא לפעול.

כדי לשנות את התוצאה, אפשר לסדר מחדש את המסננים ולהציב את המסנן של Big Client בראש הרשימה, או לשלב את שני התנאים והפעולות במסנן אחד. החלק על שינוי סדר המסננים במדריך המפורט שלנו מסביר זאת בהרחבה.

ספאם מטופל לפני הפעלת המסננים

ההגנה של TrekMail מפני ספאם פועלת לפני שהמסננים שלכם רואים את ההודעה. הודעות שסומנו כספאם עוברות ישירות לתיקיית דואר זבל ולעולם אינן מעובדות על ידי המסננים. זהו יתרון: אין צורך ליצור מסננים לטיפול בספאם, והמסננים לא יעבירו בטעות דואר זבל לעמיתים.

אם הודעה לגיטימית ממשיכה להגיע לתיקיית דואר זבל, השתמשו בלחצן "לא ספאם" כדי לשפר את הזיהוי. לאחר שההודעה תזוהה כבטוחה, מסנני הדואר יוכלו לעבד אותה כרגיל.

מסננים חלים רק על דואר חדש

חשוב לדעת: מסננים פועלים רק על הודעות שמגיעות לאחר יצירת המסנן. הם אינם חוזרים ומארגנים הודעות שכבר נמצאות בתיבה. כדי למיין הודעות קיימות, צריך להעביר אותן ידנית או להשתמש בתכונת החיפוש וההעברה של לקוח דואר הרשת.

זמינות לפי תוכנית

לא כל תוכניות TrekMail כוללות מסננים פעילים. אלה האפשרויות בכל תוכנית:

מסנני דואר מנוהלים פועלים בתוכניות Pro ו-Agency. בתוכניות Nano ו-Starter אפשר לשמור עד שלושה מסננים לקראת שדרוג עתידי, אך הם אינם פעילים. Starter כוללת עד שלושה כללי העברה מותנית לכל תיבה ומענה אוטומטי לחופשה.

מסננים לעומת הלשונית העברה

TrekMail מציע שתי דרכים להעברת דואר, ולכל אחת מטרה שונה:

• הלשונית העברה, שאליה מגיעים בפתיחת תיבת הדואר ובחירה בניהול, מעבירה לכתובת אחרת כל הודעה שמגיעה לתיבה. היא חלה על הכול ללא אפשרות בחירה.
• מסננים עם פעולת העברה מאפשרים להעביר רק הודעות מסוימות שתואמות לתנאים. לדוגמה, רק חשבוניות או רק הודעות מלקוח מסוים.

להעברה בררנית השתמשו במסנן. אם אתם רוצים לשלוח למקום אחר עותק מלא של תיבת הדואר, השתמשו בלשונית העברה. המדריך שלנו להעברה מותנית מציג את התרחישים הנפוצים ביותר.

מסננים וכתובות חלופיות: מסננים חלים על כל הדואר שמגיע לתיבה, כולל הודעות שנשלחו לכתובות החלופיות שלכם. אין צורך במסנן נפרד לכל כתובת חלופית.

מסננים וקוד Sieve גולמי: סקריפט Sieve מותאם אישית מחליף את סקריפט המסננים המנוהל של אותה תיבה. אם השתמשתם בעורך הגולמי, חזרו למצב מנוהל לפני שתצפו שמסנני לוח הבקרה או מענה אוטומטי יפעלו. העורך הגולמי מיועד למשתמשי תוכנית Agency שיודעים לתחזק את הכללים שלהם בעצמם.