Exemples et recettes de filtres de messagerie

Les filtres automatisent le traitement des messages entrants. Au lieu de classer, transférer et marquer vos e-mails chaque matin, vous définissez une règle une fois et le serveur s’en charge ensuite, à toute heure.

Cet article rassemble des recettes prêtes à l’emploi qui répondent à des besoins professionnels concrets. Elles se configurent toutes avec l’éditeur visuel de TrekMail, sans code.

Si vous n’avez encore créé aucun filtre, lisez d’abord Créer et gérer des filtres, puis revenez chercher des idées ici.

Comment lire ces recettes

Chaque recette présente :

• La situation : le problème à résoudre.
• La condition : ce que recherche le filtre, autrement dit la partie « si », avec le champ, l’opérateur et la valeur.
• L’action : ce que fait le filtre si la condition correspond, autrement dit la partie « alors ».
• Les conseils : les précisions utiles.

Pour les configurer, ouvrez Boîtes mail, choisissez Gérer pour la boîte voulue, ouvrez Filtres, puis cliquez sur Ajouter un filtre.

1. Transférer les factures à votre comptable

La situation : vous recevez des factures de plusieurs fournisseurs et votre comptable doit les voir sans transfert manuel.

• Condition : Objet, contient, invoice
• Action : Transférer une copie à, accountant@yourcompany.com
• Arrêter le traitement : Oui

Conseils : choisissez « Transférer une copie » plutôt que « Rediriger » pour garder l’original. Activez « Arrêter le traitement » afin que les filtres suivants ne le récupèrent pas. Si « invoice » apparaît dans des messages sans rapport, ajoutez la condition De contient billing.

2. Classer les newsletters dans un dossier

La situation : vos newsletters professionnelles encombrent la boîte de réception, mais vous souhaitez les lire plus tard.

• Condition : De, contient, newsletter
• Action : Déplacer vers le dossier, Newsletters

Conseils : beaucoup proviennent d’adresses comme newsletter@... ou noreply@.... Si l’adresse n’est pas distinctive, choisissez En-tête personnalisé, saisissez List-Unsubscribe et utilisez existe. Vous pouvez aussi séparer les expéditeurs dans Newsletters/Marketing et Newsletters/Industry.

3. Marquer les e-mails de votre client le plus important

La situation : les messages d’un client ne doivent jamais se perdre. Vous voulez les faire ressortir dans votre boîte.

• Condition : De, contient, @bigclient.com
• Action : Marquer d’un indicateur

Conseils : la plupart des logiciels affichent une étoile ou un drapeau. Le message ne bouge pas, il reste dans la boîte avec une marque d’importance. Vous pouvez aussi ajouter « Déplacer vers un dossier ».

4. Supprimer les messages d’un spammeur connu

La situation : un expéditeur continue d’envoyer des messages indésirables qui échappent à l’antispam.

• Condition : De, est exactement, spam@annoyingcompany.com
• Action : Supprimer silencieusement

Conseils : cette action supprime sans avertir l’expéditeur, contrairement à « Rejeter », qui renvoie un avis. C’est préférable pour ne pas confirmer qu’une adresse est active. Attention, la suppression est définitive. Utilisez « est exactement » plutôt que « contient » pour ne pas viser une adresse légitime au texte similaire.

5. Transférer tous les e-mails client vers une boîte partagée

La situation : votre agence utilise des boîtes personnelles, mais veut copier tous les échanges client vers la boîte partagée de l’équipe.

• Condition : De, contient, @clientdomain.com
• Action : Transférer une copie à, team@youragency.com

Conseils : créez un filtre par domaine client. Vous pourrez ainsi activer ou couper chaque transfert séparément. L’original reste dans votre boîte et l’équipe reçoit une copie.

6. Déplacer les pièces jointes volumineuses dans un dossier

La situation : les grosses pièces jointes ralentissent la synchronisation, surtout sur mobile. Vous préférez les traiter sur votre ordinateur.

• Condition : Taille, est supérieure à, 5000 KB
• Action : Déplacer vers le dossier, Large Attachments

Conseils : 5000 KB représentent environ 5 MB. Adaptez cette valeur à vos besoins. C’est pratique pour les créations graphiques, vidéos ou exports de bases de données. Consultez ensuite le dossier Large Attachments depuis votre ordinateur.

7. Refuser poliment les offres commerciales non sollicitées

La situation : vous recevez des démarchages et souhaitez envoyer automatiquement un refus professionnel.

• Condition : Objet, contient, partnership opportunity
• Action : Rejeter avec un message, Thank you for reaching out. This mailbox does not accept unsolicited proposals. Please visit our website for the appropriate contact channels.

Conseils : « Rejeter » renvoie votre texte à l’expéditeur. C’est plus professionnel qu’une suppression silencieuse et peut limiter les relances. Réservez cette action aux motifs indésirables dont vous êtes certain, car une condition trop large peut refuser un message légitime.

8. Transférer sur votre téléphone les objets contenant « urgent »

La situation : vous consultez plus souvent une adresse secondaire sur votre téléphone et voulez y recevoir immédiatement les vraies urgences.

• Condition : Objet, contient, urgent
• Action : Transférer une copie à, yourname@gmail.com

Conseils : ce système d’alerte simple fonctionne aussi avec ASAP ou time-sensitive. Pour accepter tous ces mots, choisissez « Au moins une condition » et ajoutez une condition par terme. L’original reste dans TrekMail.

9. Classer les notifications automatiques des services

La situation : GitHub, Stripe, Trello ou vos outils de supervision envoient chaque jour des dizaines d’avis utiles, mais envahissants.

• Condition : De, contient, notifications@github.com
• Action : Déplacer vers le dossier, Notifications/GitHub

Conseils : créez un filtre par service et rangez-les dans Notifications/GitHub, Notifications/Stripe, Notifications/Trello, etc. Votre boîte reste nette et vous pouvez les examiner par lot une ou deux fois par jour.

10. Combiner plusieurs conditions : transférer, marquer et classer

La situation : lorsque votre principal client parle d’une proposition, vous voulez transférer son message à votre associé, le marquer pour suivi et le classer automatiquement.

• Type de correspondance : Toutes les conditions (AND)
• Condition 1 : De, contient, @bigclient.com
• Condition 2 : Objet, contient, proposal
• Action 1 : Transférer une copie à, partner@youragency.com
• Action 2 : Marquer d’un indicateur
• Action 3 : Déplacer vers le dossier, Clients/BigClient

Conseils : avec « Toutes les conditions », chacune doit correspondre. Vous obtenez ainsi une règle très précise. Ajoutez autant d’actions que nécessaire au même filtre : elles s’exécutent ensemble et leur ordre n’a pas d’importance.

11. Utiliser « Au moins une condition » pour plusieurs expéditeurs

La situation : vous travaillez avec trois indépendants et voulez ranger leurs messages dans le même dossier de projet.

• Type de correspondance : Au moins une condition (OR)
• Condition 1 : De, contient, alice@freelancer.com
• Condition 2 : De, contient, bob@designer.net
• Condition 3 : De, contient, carol@writer.io
• Action : Déplacer vers le dossier, Projects/Website Redesign

Conseils : le filtre se déclenche dès qu’une condition correspond. C’est un moyen simple de regrouper plusieurs expéditeurs ou mots-clés. À la fin du projet, une seule règle suffit à désactiver ou supprimer.

12. Créer un filtre général en dernier recours

La situation : tout message ignoré par les autres filtres doit arriver dans un dossier « À examiner », afin que votre boîte ne contienne que les messages que vous y conservez volontairement.

• Condition : De, contient, @ (correspond à tous les messages)
• Action : Déplacer vers le dossier, To Review

Conseils : placez ce filtre en dernier. Les règles s’exécutent de haut en bas et une règle correspondante avec Arrêter le traitement empêche les suivantes de fonctionner. Cette méthode réserve votre boîte au courrier que vous y déplacez vous-même. Testez-la d’abord sur une boîte non essentielle.

Conseils généraux sur les filtres

• L’ordre compte. Les filtres s’exécutent de haut en bas. Placez les plus importants et précis près du sommet.
• Utilisez « Arrêter le traitement » à bon escient. Cette option empêche les filtres inférieurs d’examiner le message. Elle convient aux transferts qui ne doivent pas aussi classer le courrier ailleurs.
• Testez avec un vrai message. Après la création, envoyez-vous un e-mail correspondant et vérifiez le résultat.
• Révisez régulièrement vos filtres. Les anciennes règles de projets terminés ou de clients partis créent de la confusion. Désactivez-les ou supprimez-les.
• Les filtres ne s’appliquent pas au spam. Le serveur intercepte le spam avant eux. Signalez-le plutôt comme indésirable afin que le serveur apprenne.

Articles associés

• Présentation des filtres de messagerie
• Créer et gérer des filtres
• Transférer selon l’expéditeur, l’objet ou le contenu
• Configurer une réponse automatique d’absence