TrekMailのメールフィルター設定ガイド

毎朝受信トレイを開き、請求書をフォルダーへ移動し、取引先からの緊急メールに重要マークを付け、登録した覚えのないニュースレターを削除する。その作業に20分もかかっているとします。最初のコーヒーを飲む前に、受信トレイがすべて自動で片付けてくれたらどうでしょう。

TrekMailのメールフィルターは、まさにそのための機能です。簡単なルールを一度設定すれば、以後は受信したメッセージの整理、転送、重要マークの付与、破棄をTrekMailが代わりに行います。手作業も、対応漏れも、受信トレイの散らかりもなくなります。

ビジネスにフィルターが役立つ理由

代理店、個人事業、小規模チームのいずれでも、受信トレイは業務の要です。重要なメールは、不要なメッセージに埋もれがちです。フィルターを使えば、到着した瞬間に各メッセージが適切な場所へ送られます。

日常業務でフィルターが時間の節約になる例を挙げます。

• 仕入先からの請求書は「請求書」フォルダーに直接届くため、経理担当者があなたに確認せずに見つけられます。
• 取引先からのメールには自動で重要マークが付き、大切な顧客からの連絡を見落としません。
• ニュースレターのまとめは「後で読む」フォルダーへ直行し、メインの受信トレイを圧迫しません。
• 注文確認メールは共有CRM受信トレイへ自動転送され、チーム全員が状況を把握できます。
• 迷惑メール判定をすり抜けた不審なメッセージは通知なしで破棄され、注意を奪いません。

ルールを決めるのはあなたです。処理はTrekMailに任せられます。

フィルターの仕組み：条件と処理

各フィルターは2つの部分で構成されます。

パート1：条件（何を探すか）

条件では、フィルターをどのメールに適用するかをTrekMailに伝えます。確認する項目と比較方法を選び、値を入力します。たとえば「差出人アドレスに billing@freshbooks.com が含まれる場合...」のように指定します。

使用できる条件は次のとおりです。

テキスト項目では、含む、完全一致、パターンに一致、存在するから選択できます。サイズでは、より大きいまたはより小さいを使用します。選択肢は項目に応じて変わるため、無効な組み合わせをフォーム上で指定することはできません。

パート2：処理（何をするか）

フィルターが条件に合うメールを見つけると、指定した処理を実行します。TrekMailで選べるすべての処理と、その実際の動作は次のとおりです。

1つのフィルターに複数の処理を組み合わせることもできます。たとえば、経理担当者へコピーを転送すると同時に、元のメールを「請求書」フォルダーへ移せます。

1つのフィルターには、最大10件の条件と最大5件の処理を設定できます。保存できるフィルター数と、転送処理を含められるフィルター数は、プランごとに別々の上限があります。

フィルターの順序と処理停止の仕組み

フィルターは画面に表示されている順に、上から下へ実行されます。条件に一致したフィルターが処理を行った後、次のフィルターへ進みます。ただし、そのルールで後続フィルターの処理を停止を有効にすると、そこで終了します。拒否処理ではメール自体を受け付けないため、処理は必ず停止します。

つまり、順序は重要です。簡単な例を見てみましょう。

• **フィルター1：**件名に「請求書」が含まれる場合、「請求書」フォルダーへ移動
• **フィルター2：**差出人に「bigclient.com」が含まれる場合、重要マークを付ける

Big Clientから件名が「請求書 #4021」のメールを受け取ると、両方のフィルターが処理を実行できます。移動後に次のルールで重要マークを付けたくない場合に限り、フィルター1で後続フィルターの処理を停止を有効にしてください。

動作を変えるには、Big Client用フィルターを一番上へ移すか、両方の条件と処理を1つのフィルターにまとめます。詳しい並べ替え方は、手順ガイドのフィルターの並べ替えに関する章で説明しています。

迷惑メールはフィルターより先に処理される

TrekMailの迷惑メール対策は、フィルターがメッセージを受け取る前に動作します。迷惑メールと判定されたメールは迷惑メールフォルダーへ直接移動し、フィルターでは一切処理されません。そのため、迷惑メール用のフィルターを作る必要はなく、不要なメールが誤って同僚に転送される心配もありません。

正当なメールが迷惑メールフォルダーへ入り続ける場合は、「迷惑メールではない」ボタンで判定を学習させてください。安全なメールと認識されれば、メールフィルターで通常どおり処理できるようになります。

フィルターは新着メールにのみ適用される

重要な点として、フィルターが処理するのは作成後に届いたメールだけです。すでにメールボックス内にあるメッセージをさかのぼって整理することはありません。既存のメールを整理するには、手動で移動するか、ウェブメールクライアントの検索して移動する機能を使用してください。

プラン別の利用可否

すべてのTrekMailプランで有効なフィルターを使えるわけではありません。各プランの内容は次のとおりです。

管理画面で設定したメールフィルターが動作するのはProとAgencyです。NanoとStarterでは、将来プランをアップグレードしたときのために最大3件を保存できますが、フィルターは無効です。Starterには、メールボックスごとに最大3件の条件付き転送ルールと休暇中の自動返信が含まれます。

フィルターと「転送」タブの違い

TrekMailにはメールを転送する方法が2つあり、それぞれ用途が異なります。

• 「転送」タブは、メールボックスを開いて管理を選ぶと表示されます。受信したすべてのメールを別のアドレスへ転送する機能で、一部だけを選ぶことはできません。
• 転送処理を設定したフィルターでは、条件に一致した特定のメールだけを転送できます。たとえば、請求書だけ、または特定の顧客からのメールだけを対象にできます。

選択的に転送するならフィルターを使います。メールボックス全体のコピーを別の場所へ送るなら「転送」タブを使ってください。条件付き転送ガイドでは、よくある設定例を紹介しています。

**フィルターとエイリアス：**フィルターは、エイリアス宛てのメッセージを含め、メールボックスに届くすべてのメールに適用されます。エイリアスごとに別のフィルターを作る必要はありません。

**フィルターと生のSieve：**カスタムSieveスクリプトを使うと、そのメールボックスの管理対象フィルタースクリプトは置き換えられます。生のコードを編集した後、ダッシュボードのフィルターや自動返信を動かすには、管理モードへ戻してください。生のコード用エディターは、独自ルールを自分で保守できるAgencyプランのユーザー向けです。