Фильтры почты: сортировка писем в TrekMail

Представьте: каждое утро вы открываете входящие и тратите двадцать минут на то, чтобы разложить счета по папкам, отметить срочные письма клиентов и удалить рассылки, на которые никогда не подписывались. А теперь представьте, что почта делает все это сама, еще до первой чашки кофе.

Именно для этого в TrekMail нужны почтовые фильтры. Вы один раз настраиваете простые правила, после чего TrekMail сам сортирует, пересылает, помечает или удаляет входящие сообщения. Никакой ручной работы, забытых ответов и беспорядка.

Почему фильтры важны для бизнеса

Если вы управляете агентством, работаете самостоятельно или руководите небольшой командой, от порядка во входящих зависит работа компании. Важные письма легко теряются среди лишних сообщений. Фильтры решают эту проблему: каждое письмо сразу после получения оказывается там, где нужно.

Вот несколько повседневных ситуаций, в которых фильтры действительно экономят время:

• Счета от поставщиков сразу попадают в папку «Счета», и бухгалтеру не приходится искать их через вас.
• Письма клиентов автоматически получают отметку, поэтому вы не пропустите сообщение от важного заказчика.
• Подборки из рассылок отправляются прямо в папку «Прочитать позже» и не загромождают основные входящие.
• Подтверждения заказов автоматически пересылаются в общую папку CRM, чтобы вся команда была в курсе.
• Похожие на спам сообщения, прошедшие проверку, незаметно удаляются и не отнимают ваше внимание.

Вы задаете правила. TrekMail выполняет работу.

Как устроен фильтр: условия и действия

У каждого фильтра есть две части.

Часть 1: условия (что искать)

Условие сообщает TrekMail, к каким письмам нужно применить фильтр. Вы выбираете проверяемое поле, способ сравнения и вводите значение. Например: «Если адрес в поле От содержит billing@freshbooks.com...»

Доступны следующие условия:

Для текстовых полей можно выбрать содержит, точно совпадает, соответствует шаблону или существует. Для размера доступны варианты больше и меньше. Набор вариантов зависит от поля, поэтому форма не позволяет выбрать неработающее сочетание.

Часть 2: действия (что сделать)

Когда фильтр находит подходящее письмо, он выполняет действие. Ниже перечислены все доступные в TrekMail действия и их результат:

В одном фильтре можно сочетать несколько действий. Например, за один шаг можно переслать копию бухгалтеру И переместить оригинал в папку «Счета».

Один фильтр может содержать до 10 условий и до 5 действий. Количество сохраненных фильтров и количество фильтров, в которых разрешено действие пересылки, ограничиваются тарифом отдельно.

Как работают порядок фильтров и остановка обработки

Фильтры выполняются сверху вниз в том порядке, в котором показаны на экране. Подходящий фильтр выполняет свои действия. Затем обработка переходит к следующему фильтру, если для правила не включена настройка Не обрабатывать следующие фильтры. Действие отклонения всегда останавливает обработку, поскольку сообщение не принимается.

Поэтому порядок имеет значение. Рассмотрим простой пример:

• Фильтр 1: Если Тема содержит «счет», Переместить в папку «Счета»
• Фильтр 2: Если поле От содержит «bigclient.com», Пометить

Если Big Client отправит вам письмо с темой «Счет #4021», на него могут сработать оба фильтра. Включайте Не обрабатывать следующие фильтры для Фильтра 1 только в том случае, если после перемещения письма следующее правило уже не должно его помечать.

Чтобы изменить результат, можно поменять фильтры местами, поставив правило для Big Client первым, или объединить оба условия и действия в одном фильтре. Подробнее об изменении порядка рассказано в соответствующем разделе нашей пошаговой инструкции.

Спам обрабатывается до запуска фильтров

Защита TrekMail от спама проверяет сообщение раньше ваших фильтров. Письма, распознанные как спам, сразу отправляются в папку «Спам» и никогда не обрабатываются фильтрами. Это удобно: не нужно создавать правила против спама, а нежелательная почта не будет по ошибке переслана коллегам.

Если обычное письмо постоянно попадает в папку «Спам», нажмите «Не спам», чтобы скорректировать работу проверки. Когда письмо будет считаться безопасным, почтовые фильтры смогут обрабатывать его как обычно.

Фильтры применяются только к новым письмам

Важный нюанс: фильтры действуют лишь на письма, полученные после создания фильтра. Они не возвращаются к сообщениям, которые уже лежат в ящике, и не меняют их расположение. Существующие письма нужно переместить вручную или с помощью функции поиска и перемещения в веб-интерфейсе почты.

Доступность на тарифах

Активные фильтры входят не во все тарифы TrekMail. Возможности тарифов приведены ниже:

Управляемые почтовые фильтры работают на тарифах Pro и Agency. На Nano и Starter можно сохранить до трех фильтров на случай будущего повышения тарифа, но они неактивны. В Starter входят до трех правил условной пересылки на каждый ящик и автоответчик на время отпуска.

Фильтры и вкладка «Пересылка»

В TrekMail есть два способа пересылать почту, и они предназначены для разных задач:

• Вкладка «Пересылка», доступная после открытия ящика и выбора пункта Управление, пересылает на другой адрес все поступающие письма без исключений.
• Фильтры с действием пересылки позволяют отправлять только письма, подходящие под заданные условия. Например, можно пересылать лишь счета или сообщения от определенного клиента.

Для выборочной пересылки используйте фильтр. Чтобы отправлять на другой адрес полную копию ящика, используйте вкладку «Пересылка». В нашем руководстве по условной пересылке разобраны самые распространенные сценарии.

Фильтры и алиасы: фильтры применяются ко всей поступающей в ящик почте, включая сообщения, отправленные на ваши алиасы. Отдельный фильтр для каждого алиаса не нужен.

Фильтры и код Sieve: пользовательский скрипт Sieve заменяет управляемый скрипт фильтров для этого ящика. После работы в редакторе кода вернитесь в управляемый режим, иначе фильтры из панели и автоответчик не запустятся. Редактор кода предназначен для пользователей тарифа Agency, готовых самостоятельно поддерживать свои правила.

Связанные статьи

• Создание почтовых фильтров и управление ими
• Примеры распространенных фильтров
• Пересылка писем по отправителю, теме или содержанию
• Настройка автоответчика на время отпуска