E-Mail-Filter: Nachrichten in TrekMail sortieren

Stellen Sie sich vor, Sie öffnen jeden Morgen den Posteingang und verbringen zwanzig Minuten damit, Rechnungen zu verschieben, dringende Kundenmails zu markieren und nie bestellte Newsletter zu löschen. Nun stellen Sie sich vor, Ihr Posteingang erledigt all das automatisch, noch bevor der Kaffee fertig ist.

Genau das leisten E-Mail-Filter in TrekMail. Sie richten einfache Regeln einmal ein. Danach sortiert, leitet, markiert oder verwirft TrekMail eingehende Nachrichten für Sie. Keine Handarbeit, keine vergessenen Rückmeldungen, kein Durcheinander.

Warum Filter für Ihr Unternehmen wichtig sind

Wenn Sie eine Agentur, ein freiberufliches Geschäft oder ein kleines Team führen, ist Ihr Posteingang entscheidend. Wichtige Nachrichten verschwinden leicht im Rauschen. Filter stellen sicher, dass jede Nachricht sofort am richtigen Ort landet.

In diesen alltäglichen Situationen sparen Filter wirklich Zeit:

• Rechnungen von Lieferanten landen direkt im Ordner „Rechnungen“, wo Ihre Buchhaltung sie ohne Rückfrage findet.
• Kundenmails werden automatisch markiert, damit Sie keine Nachricht Ihrer wichtigsten Kunden übersehen.
• Newsletter-Zusammenfassungen wandern in den Ordner „Später lesen“, statt den Hauptposteingang zu füllen.
• Bestellbestätigungen werden automatisch an einen gemeinsamen CRM-Posteingang weitergeleitet, sodass das Team informiert bleibt.
• Spamähnliche Nachrichten, die durchkommen, werden unbemerkt verworfen, bevor sie Ihre Aufmerksamkeit beanspruchen.

Sie bestimmen die Regeln. TrekMail erledigt die Arbeit.

So funktionieren Filter: Bedingungen und Aktionen

Jeder Filter besteht aus zwei Teilen.

Teil 1: Bedingungen, wonach gesucht wird

Eine Bedingung sagt TrekMail, für welche Nachrichten der Filter gelten soll. Sie wählen ein Feld, eine Vergleichsart und einen Wert. Beispiel: „Wenn die Adresse Von billing@freshbooks.com enthält...“

Diese Bedingungen stehen zur Verfügung:

Für Textfelder wählen Sie enthält, ist genau, entspricht einem Muster oder ist vorhanden. Bei Größe stehen ist größer als und ist kleiner als zur Verfügung. Die Auswahl passt sich dem Feld an, sodass das Formular ungeeignete Kombinationen verhindert.

Teil 2: Aktionen, was geschehen soll

Wenn ein Filter eine passende E-Mail findet, führt er eine Aktion aus. Dies sind alle TrekMail-Aktionen und ihre tatsächliche Wirkung:

Sie können mehrere Aktionen in einem Filter verbinden. So lässt sich in einem Schritt eine Kopie an die Buchhaltung weiterleiten UND das Original in den Ordner Rechnungen verschieben.

Ein Filter kann bis zu 10 Bedingungen und 5 Aktionen enthalten. Die Anzahl gespeicherter Filter und die Zahl der Filter mit Weiterleitungsaktion sind getrennte Tariflimits.

Filterreihenfolge und Verarbeitung stoppen

Filter laufen von oben nach unten in der angezeigten Reihenfolge. Ein passender Filter führt seine Aktionen aus. Danach geht es mit dem nächsten weiter, sofern für die Regel nicht Verarbeitung weiterer Filter stoppen aktiv ist. Eine Ablehnungsaktion stoppt immer, weil die Nachricht zurückgewiesen wird.

Die Reihenfolge ist deshalb wichtig. Ein kurzes Beispiel:

• Filter 1: Wenn Betreff „Rechnung“ enthält, in Ordner Rechnungen verschieben
• Filter 2: Wenn Von „bigclient.com“ enthält, als markiert kennzeichnen

Sendet Großkunde eine E-Mail mit „Rechnung #4021“ im Betreff, können beide Filter darauf wirken. Aktivieren Sie Verarbeitung weiterer Filter stoppen für Filter 1 nur, wenn das Verschieben die spätere Markierung verhindern soll.

Sie können entweder die Reihenfolge ändern und den Großkundenfilter nach oben setzen oder beide Bedingungen und Aktionen in einem Filter zusammenfassen. Der Abschnitt zur Filterreihenfolge in unserer schrittweisen Anleitung erklärt dies ausführlich.

Spam wird vor den Filtern verarbeitet

Der Spamschutz von TrekMail läuft, bevor ein Filter eine Nachricht sieht. Als Spam erkannte E-Mails gehen direkt in den Junk-Ordner und werden nie von Ihren Filtern verarbeitet. Sie benötigen daher keine Filter gegen Spam und leiten Junk nicht versehentlich an Kollegen weiter.

Wenn eine legitime E-Mail immer wieder im Junk-Ordner landet, trainieren Sie den Schutz mit „Kein Spam“. Sobald die Nachricht als sicher gilt, können Ihre Filter sie normal verarbeiten.

Filter gelten nur für neue Nachrichten

Ein wichtiges Detail: Filter wirken nur auf E-Mails, die nach ihrer Erstellung eintreffen. Bereits im Postfach vorhandene Nachrichten werden nicht nachträglich sortiert. Verschieben Sie bestehende E-Mails manuell oder verwenden Sie die Such- und Verschiebefunktion Ihres Webmails.

Verfügbarkeit nach Tarif

Nicht jeder TrekMail-Tarif bietet aktive Filter. Die Leistungen im Überblick:

Verwaltete E-Mail-Filter laufen mit Pro und Agency. Nano und Starter können bis zu drei Filter für ein späteres Upgrade speichern, diese bleiben jedoch inaktiv. Starter umfasst bis zu drei bedingte Weiterleitungsregeln pro Postfach und die automatische Abwesenheitsantwort.

Filter und der Tab Weiterleitung

TrekMail bietet zwei Arten der Weiterleitung für unterschiedliche Zwecke:

• Der Tab Weiterleitung, den Sie über das Postfach und Verwalten öffnen, leitet jede eingehende E-Mail an eine andere Adresse weiter. Er gilt vollständig oder gar nicht.
• Filter mit Weiterleitungsaktion leiten nur bestimmte E-Mails weiter, die Ihren Bedingungen entsprechen, etwa nur Rechnungen oder nur Nachrichten eines Kunden.

Verwenden Sie einen Filter für gezielte Weiterleitung. Wenn eine vollständige Kopie Ihres Postfachs an einen anderen Ort gehen soll, nutzen Sie den Tab Weiterleitung. Unser Leitfaden zur bedingten Weiterleitung zeigt die häufigsten Fälle.

Filter und Aliasse: Filter gelten für alle in Ihrem Postfach eingehenden E-Mails, auch für Nachrichten an Ihre Aliasse. Sie benötigen keinen eigenen Filter pro Alias.

Filter und unbearbeitetes Sieve: Ein eigenes Sieve-Skript ersetzt das verwaltete Filterskript des Postfachs. Wenn Sie den Rohtexteditor verwenden, wechseln Sie zurück in den verwalteten Modus, bevor Dashboardfilter oder automatische Antworten wieder laufen sollen. Der Rohtexteditor richtet sich an Agency-Benutzer, die ihre Regeln selbst pflegen können.