TrekMail 메일 필터로 받은 편지함 자동 정리하기

매일 아침 받은 편지함을 열고 청구서를 폴더로 옮기고, 고객의 긴급 메일을 표시하고, 신청한 적 없는 뉴스레터를 지우는 데 20분을 쓴다고 생각해 보세요. 커피를 따르기도 전에 받은 편지함이 이 모든 일을 알아서 처리한다면 훨씬 편할 것입니다.

TrekMail의 메일 필터가 바로 그 일을 합니다. 간단한 규칙을 한 번 설정하면 그때부터 TrekMail이 수신 메시지를 자동으로 분류, 전달, 표시하거나 삭제합니다. 직접 정리할 필요도, 후속 조치를 잊을 일도, 메일이 어지럽게 쌓일 일도 없습니다.

비즈니스에 필터가 중요한 이유

에이전시나 개인 사업체, 소규모 팀을 운영한다면 받은 편지함은 업무에 꼭 필요한 공간입니다. 중요한 메일은 불필요한 메시지 사이에 쉽게 묻힙니다. 필터는 메시지가 도착하는 즉시 알맞은 곳으로 보내 이 문제를 해결합니다.

일상에서 필터로 실질적인 시간을 아낄 수 있는 몇 가지 사례를 살펴보겠습니다.

• 공급업체의 청구서는 바로 "청구서" 폴더로 들어가므로 회계 담당자가 따로 요청하지 않고 찾을 수 있습니다.
• 고객 메일에는 자동으로 표시가 추가되어 중요한 고객의 메시지를 놓치지 않습니다.
• 뉴스레터 요약 메일은 기본 받은 편지함을 채우지 않고 "나중에 읽기" 폴더로 곧바로 이동합니다.
• 주문 확인 메일은 공유 CRM 받은 편지함으로 자동 전달되어 팀 전체가 진행 상황을 확인할 수 있습니다.
• 스팸 검사를 빠져나온 의심스러운 메시지는 신경 쓸 필요가 없도록 조용히 삭제됩니다.

규칙은 사용자가 정하고, 작업은 TrekMail이 처리합니다.

필터의 작동 방식: 조건과 작업

모든 필터는 두 부분으로 구성됩니다.

1부: 조건(무엇을 찾을지)

조건은 필터를 어떤 메일에 적용할지 TrekMail에 알려 줍니다. 확인할 필드를 선택하고 비교 방법을 정한 다음 값을 입력합니다. 예: "보낸 사람 주소에 billing@freshbooks.com이 포함된 경우..."

사용할 수 있는 조건은 다음과 같습니다.

텍스트 필드에서는 포함, 정확히 일치, 패턴 일치, 존재 중에서 선택합니다. 크기에는 보다 큼 또는 보다 작음을 사용합니다. 필드에 따라 선택지가 바뀌므로 작동하지 않는 조합은 양식에서 지정할 수 없습니다.

2부: 작업(무엇을 할지)

필터가 일치하는 이메일을 찾으면 작업을 실행합니다. TrekMail에서 사용할 수 있는 모든 작업과 실제 동작은 다음과 같습니다.

하나의 필터에서 여러 작업을 조합할 수 있습니다. 예를 들어 한 단계에서 회계 담당자에게 사본을 전달하는 동시에 원본을 "청구서" 폴더로 옮길 수 있습니다.

필터 하나에는 조건을 최대 10개, 작업을 최대 5개까지 넣을 수 있습니다. 저장 가능한 필터 수와 전달 작업을 포함할 수 있는 필터 수는 요금제에서 각각 별도로 제한됩니다.

필터 순서와 처리 중지의 작동 방식

필터는 화면에 표시된 순서대로 위에서 아래로 실행됩니다. 일치하는 필터가 작업을 수행한 뒤 다음 필터로 계속 진행합니다. 다만 해당 규칙에서 이후 필터 처리 중지를 켜면 더 이상 진행하지 않습니다. 거부 작업은 메시지 자체를 받지 않으므로 항상 처리를 중지합니다.

따라서 순서가 중요합니다. 간단한 예를 살펴보겠습니다.

• 필터 1: 제목에 "청구서"가 포함되면 청구서 폴더로 이동
• 필터 2: 보낸 사람에 "bigclient.com"이 포함되면 표시 추가

Big Client가 제목이 "청구서 #4021"인 이메일을 보내면 두 필터가 모두 작동할 수 있습니다. 메시지를 옮긴 뒤 다음 규칙에서 표시를 추가하지 않아야 할 때만 필터 1의 이후 필터 처리 중지를 켜세요.

필터 순서를 바꿔 Big Client 필터를 맨 위에 두거나 두 조건과 작업을 하나의 필터에 합쳐도 됩니다. 단계별 안내서의 필터 순서 변경 항목에서 자세한 방법을 설명합니다.

스팸은 필터보다 먼저 처리됩니다

TrekMail의 스팸 차단 기능은 필터가 메시지를 보기 전에 먼저 작동합니다. 스팸으로 판정된 이메일은 바로 정크 폴더로 이동하며 필터에서 처리되지 않습니다. 따라서 스팸용 필터를 만들 필요가 없고, 정크 메일이 실수로 동료에게 전달될 일도 없습니다.

정상적인 이메일이 계속 정크 폴더로 들어가면 "스팸 아님" 버튼으로 판정 기능을 학습시키세요. 안전한 메일로 인식된 후에는 메일 필터가 정상적으로 처리할 수 있습니다.

필터는 새 메일에만 적용됩니다

중요한 점은 필터를 만든 뒤 도착한 이메일에만 필터가 작동한다는 것입니다. 사서함에 이미 있는 메시지를 다시 정리하지는 않습니다. 기존 이메일을 분류하려면 직접 옮기거나 웹메일 클라이언트의 검색 후 이동 기능을 사용해야 합니다.

요금제별 제공 범위

모든 TrekMail 요금제에서 활성 필터를 제공하는 것은 아닙니다. 각 요금제의 제공 범위는 다음과 같습니다.

관리형 메일 필터는 Pro와 Agency에서 작동합니다. Nano와 Starter는 나중에 요금제를 업그레이드할 때 사용할 필터를 최대 3개까지 저장할 수 있지만 활성화되지는 않습니다. Starter에는 사서함당 최대 3개의 조건부 전달 규칙과 부재중 자동 회신이 포함됩니다.

필터와 전달 탭의 차이

TrekMail에는 이메일을 전달하는 두 가지 방법이 있으며 용도가 서로 다릅니다.

• 전달 탭은 사서함을 연 뒤 관리를 선택하여 들어갈 수 있습니다. 사서함으로 도착하는 모든 이메일을 다른 주소로 전달하며 일부만 선택할 수 없습니다.
• 전달 작업이 있는 필터는 조건에 맞는 특정 이메일만 전달합니다. 예를 들어 청구서만 보내거나 특정 고객의 이메일만 전달할 수 있습니다.

선택적으로 전달하려면 필터를 사용하세요. 사서함 전체의 사본을 다른 곳으로 보내려면 전달 탭을 사용하세요. 조건부 전달 안내서에서 가장 흔한 사용 사례를 확인할 수 있습니다.

필터와 별칭: 필터는 별칭으로 전송된 메시지를 포함하여 사서함에 도착하는 모든 메일에 적용됩니다. 별칭마다 별도 필터를 만들 필요는 없습니다.

필터와 원시 Sieve: 사용자 지정 Sieve 스크립트는 해당 사서함의 관리형 필터 스크립트를 대체합니다. 원시 편집기를 사용했다면 대시보드 필터나 자동 회신이 작동하기 전에 관리형 모드로 돌아가세요. 원시 편집기는 자체 규칙을 직접 관리할 수 있는 Agency 요금제 사용자용입니다.