Transférer des e-mails selon expéditeur, objet ou contenu

Vous ne souhaitez probablement pas transférer chaque e-mail à quelqu’un d’autre. Il peut s’agir uniquement des factures à votre comptable, des messages de clients à votre responsable d’équipe ou des alertes urgentes à votre adresse personnelle. Le reste doit demeurer dans votre boîte de réception.

TrekMail simplifie cette tâche grâce au transfert conditionnel. Vous créez un filtre qui repère certains messages et ne transfère automatiquement que ceux-ci vers une autre adresse. Tous les autres restent inchangés.

Ce guide vous explique précisément comment procéder, avec des exemples concrets à reprendre et à adapter.

Transfert systématique et transfert conditionnel

TrekMail propose deux modes de transfert qui répondent à des besoins très différents :

Le transfert systématique se trouve dans l’onglet Transfert, après avoir choisi Gérer pour une boîte aux lettres. Il transfère vers une autre adresse chaque message reçu dans cette boîte. Ce mode convient pour conserver un miroir complet lors d’une migration ou du regroupement de plusieurs boîtes de réception.

Le transfert conditionnel se configure dans l’onglet Filtres. Il ne transfère que les messages qui répondent aux conditions définies. C’est l’option présentée dans ce guide.

Si vous hésitez, posez-vous cette question : « Est-ce que je veux transférer tous les e-mails ou seulement certains ? » Si la réponse est « seulement certains », utilisez un filtre.

Cas pratiques et configuration pas à pas

Voici quatre situations courantes. Pour chacune, vous trouverez les réglages exacts à saisir dans TrekMail.

Cas 1 : transférer les factures d’un fournisseur à votre comptable

Situation : vous recevez chaque mois des factures de FreshBooks. Votre comptable Sara doit en recevoir une copie, mais vous ne voulez pas les lui transférer manuellement à chaque fois.

Configuration :

1. Ouvrez Boîtes aux lettres, trouvez la boîte concernée et choisissez Gérer.
2. Ouvrez l’onglet Filtres, puis cliquez sur + Ajouter un filtre.
3. Nommez le filtre : Forward FreshBooks invoices to Sara
4. Définissez la condition :
   • Champ : De
   • Comparaison : contient
   • Valeur : freshbooks.com
5. Définissez l’action :
   • Action : Transférer une copie à
   • Valeur : sara@myaccountant.com
6. Cochez Arrêter le traitement des filtres suivants.
7. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

Désormais, chaque e-mail provenant de FreshBooks sera automatiquement copié à Sara. L’original restera dans votre boîte aux lettres.

Amélioration facultative : ajoutez une deuxième action pour déplacer aussi le message dans un dossier « Factures ». Cliquez sur + Ajouter une action, choisissez Déplacer vers le dossier, puis sélectionnez le dossier. Les factures sont alors transférées à Sara et classées en même temps.

Cas 2 : transférer à votre équipe les e-mails d’un client précis

Situation : vous gérez le compte d’Acme Corp. Votre chef de projet doit voir tous les e-mails que ce client vous envoie, mais vous ne souhaitez pas l’ajouter manuellement en copie à chaque réponse.

Configuration :

1. Ouvrez Boîtes aux lettres -> choisissez Gérer pour la boîte -> Filtres -> + Ajouter un filtre.
2. Nommez le filtre : Forward Acme Corp to project manager
3. Définissez la condition :
   • Champ : De
   • Comparaison : contient
   • Valeur : acmecorp.com
4. Définissez l’action :
   • Action : Transférer une copie à
   • Valeur : pm@myagency.com
5. Cochez Arrêter le traitement des filtres suivants.
6. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

Chaque e-mail envoyé par une personne d’Acme Corp, qu’il provienne des ventes, de la facturation, de la direction ou de toute adresse en @acmecorp.com, est copié à votre chef de projet.

Cas 3 : transférer les e-mails urgents vers votre adresse personnelle

Situation : vous voulez recevoir immédiatement les e-mails dont l’objet contient « urgent », même loin de votre bureau. Votre téléphone affiche les notifications d’une adresse e-mail personnelle.

Configuration :

1. Ouvrez Boîtes aux lettres -> choisissez Gérer pour la boîte -> Filtres -> + Ajouter un filtre.
2. Nommez le filtre : Urgent to phone
3. Définissez la condition :
   • Champ : Objet
   • Comparaison : contient
   • Valeur : urgent
4. Définissez l’action :
   • Action : Transférer une copie à
   • Valeur : yourname@gmail.com
5. Vous pouvez ajouter une deuxième action : Marquer comme suivi, afin de retrouver facilement le message lorsque vous consulterez plus tard votre boîte TrekMail.
6. Cochez Arrêter le traitement des filtres suivants.
7. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

Dès lors, tout e-mail contenant « urgent » dans son objet est également envoyé à votre adresse personnelle et marqué comme suivi dans TrekMail.

Conseil : si votre organisation emploie une balise précise telle que « [URGENT] » ou « PRIORITÉ », utilisez-la comme valeur plutôt qu’un mot courant. Plus la condition est précise, moins elle produira de faux positifs.

Cas 4 : transférer les confirmations de commande vers une boîte CRM

Situation : votre équipe utilise un CRM doté d’une adresse de réception qui consigne les échanges. Vous souhaitez que les confirmations d’achat et les reçus apparaissent automatiquement dans le CRM.

Configuration :

1. Ouvrez Boîtes aux lettres -> choisissez Gérer pour la boîte -> Filtres -> + Ajouter un filtre.
2. Nommez le filtre : Order confirmations to CRM
3. Réglez le type de correspondance sur Au moins une condition, car le message doit correspondre à l’un de ces motifs et non à tous simultanément.
4. Ajoutez les conditions :
   • Condition 1, Objet contient order confirmation
   • Condition 2, Objet contient receipt
   • Condition 3, Objet contient purchase confirmed
5. Définissez l’action :
   • Action : Transférer une copie à
   • Valeur : inbox@yourcrm.com
6. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

Le réglage « Au moins une condition » élargit la recherche : un e-mail qui correspond à un seul des trois motifs d’objet est transféré vers votre CRM.

« Transférer une copie » ou « Transférer sans copie » : que choisir ?

Ces deux actions paraissent proches, mais leur comportement est très différent :

Transférer une copie à envoie un double du message à l’adresse cible. L’original reste dans votre boîte aux lettres. Vous pouvez le lire, y répondre et le classer normalement. C’est le choix le plus sûr et le plus courant.

Transférer sans copie redirige le message vers l’adresse cible et le retire entièrement de votre boîte. Tout se passe comme s’il ne vous avait jamais été livré. N’utilisez cette option que si vous n’avez réellement pas besoin de voir le message, par exemple pour diriger les tickets d’assistance vers une file partagée suivie séparément.

Notre recommandation : commencez par « Transférer une copie à ». Vous pourrez passer à « Transférer sans copie » une fois certain que le courrier est bien traité ailleurs et qu’une copie locale ne vous est plus utile.

Que devient l’e-mail transféré ?

Voici les réponses à quelques questions fréquentes :

L’expéditeur initial sait-il que l’e-mail a été transféré ? Non. Le transfert s’effectue discrètement sur le serveur. L’expéditeur n’est pas averti que son message a été copié ou redirigé vers une autre adresse.

L’adresse « De » change-t-elle sur la copie transférée ? Non. L’e-mail transféré affiche toujours le nom et l’adresse de l’expéditeur initial. TrekMail applique les règles de remise nécessaires pour que la copie passe les contrôles de sécurité habituels. Vous n’avez rien à configurer.

Le destinataire peut-il répondre à l’e-mail transféré ? Oui. Lorsqu’il choisit Répondre, sa réponse est envoyée à l’expéditeur initial et non à votre boîte TrekMail. C’est généralement le comportement recherché, car la conversation reste directe.

Points d’attention et limites

Avant de configurer le transfert conditionnel, gardez les points suivants à l’esprit :

Vous ne pouvez pas transférer vers la même boîte aux lettres. Cela comprend ses alias de réception actifs. TrekMail bloque ces destinations, car elles créeraient une boucle de distribution.

L’adresse cible doit être valide. Lorsque vous enregistrez un filtre doté d’une action de transfert, TrekMail vérifie que l’adresse cible possède des enregistrements de serveur de messagerie valides, appelés enregistrements MX. Si l’adresse ne semble pas accepter les messages, une erreur s’affiche. Vérifiez les fautes de frappe.

Les filtres de transfert ont leurs propres limites. Avec Pro, jusqu’à 5 des 10 filtres peuvent contenir une action de transfert. Avec Agency, ce nombre atteint 25 sur 50. Les filtres qui se limitent à déplacer, marquer comme suivi, marquer comme lu ou supprimer un message ne comptent pas dans cette limite.

Les offres Starter comprennent uniquement le transfert direct et systématique. Le transfert conditionnel par filtre nécessite Pro ou Agency. Avec Starter, vous pouvez transférer tout le courrier d’une boîte depuis l’onglet Transfert, mais pas créer de règles de transfert fondées sur des filtres.

Les e-mails classés comme indésirables ne sont pas transférés. Le filtre antispam de TrekMail intervient avant vos filtres de messagerie. Lorsqu’un e-mail est marqué comme indésirable, il va directement dans le dossier Courrier indésirable et votre filtre de transfert ne le voit jamais. Cela évite de transférer accidentellement du spam à votre comptable ou à votre CRM.

Testez les règles larges avant de vous y fier. Envoyez à un véritable destinataire un message qui correspond à la règle, puis vérifiez le comportement de la copie transférée et de l’original. Cette précaution est particulièrement importante avec les adresses CRM et les grandes listes de diffusion, qui peuvent appliquer leurs propres règles de remise.

Associer le transfert à d’autres actions

Le transfert ne doit pas nécessairement être la seule action d’un filtre. Vous pouvez ajouter plusieurs actions au même filtre. Voici quelques associations utiles :

• Transférer une copie + Déplacer vers le dossier : le message est envoyé à votre comptable ET classé automatiquement dans votre dossier Factures.
• Transférer une copie + Marquer comme suivi : le message est envoyé à votre chef de projet ET apparaît avec un indicateur dans votre boîte de réception pour vous rappeler d’y donner suite.
• Transférer sans copie + aucune autre action : le message est entièrement redirigé. Puisqu’il quitte votre boîte, une action comme « Déplacer vers le dossier » serait sans effet.

Pour ajouter plusieurs actions, cliquez sur + Ajouter une action dans la fenêtre du filtre et choisissez l’action supplémentaire dans la liste déroulante.

Résumé pour démarrer rapidement

Pour activer un transfert conditionnel en soixante secondes :

1. Ouvrez Boîtes aux lettres -> choisissez Gérer pour la boîte -> Filtres.
2. Cliquez sur + Ajouter un filtre.
3. Définissez une condition, par exemple De contient vendor.com.
4. Choisissez l’action Transférer une copie à et saisissez l’adresse e-mail cible.
5. Cliquez sur Enregistrer le filtre.

C’est terminé. À compter de maintenant, les e-mails correspondant à la règle seront transférés automatiquement.

Articles connexes

• Présentation des filtres de messagerie
• Créer et gérer des filtres
• Transférer les e-mails d’une boîte aux lettres
• Exemples courants de filtres