Filtros de e-mail: organize mensagens no TrekMail

Imagine a cena: todas as manhãs, você abre a caixa de entrada e passa vinte minutos movendo faturas para uma pasta, sinalizando e-mails urgentes de clientes e apagando newsletters que nunca pediu para receber. Agora imagine que sua caixa de entrada fizesse tudo isso sozinha, antes mesmo de você servir o café.

É exatamente isso que os filtros de e-mail fazem no TrekMail. São regras simples que você configura uma única vez. A partir daí, o TrekMail organiza, encaminha, sinaliza ou descarta as mensagens recebidas por você. Sem trabalho manual, acompanhamentos esquecidos ou desordem.

Por que os filtros são importantes para sua empresa

Se você administra uma agência, trabalha como profissional autônomo ou coordena uma pequena equipe, a caixa de entrada é essencial para a operação. E-mails importantes acabam soterrados pelo excesso de mensagens. Os filtros resolvem esse problema ao garantir que cada mensagem chegue ao lugar certo assim que for recebida.

Veja algumas situações comuns em que os filtros economizam um bom tempo:

• Faturas de fornecedores vão direto para uma pasta "Faturas", onde o responsável pela contabilidade pode encontrá-las sem precisar perguntar a você.
• E-mails de clientes são sinalizados automaticamente, para você não perder nenhuma mensagem das contas mais importantes.
• Resumos de newsletters seguem para uma pasta "Ler mais tarde", em vez de ocupar espaço na caixa de entrada principal.
• Confirmações de pedidos são encaminhadas automaticamente para uma caixa compartilhada do CRM, mantendo toda a equipe informada.
• Mensagens com aparência de spam que passaram pela proteção são descartadas silenciosamente antes de tomar seu tempo.

Você define as regras. O TrekMail cuida do resto.

Como um filtro funciona: condições e ações

Todo filtro tem duas partes.

Parte 1: condições (o que procurar)

Uma condição informa ao TrekMail a quais e-mails o filtro deve ser aplicado. Você escolhe um campo, define como ele deve ser comparado e digita um valor. Por exemplo: "Se o endereço do campo De contiver billing@freshbooks.com..."

Estas são todas as condições disponíveis:

Nos campos de texto, escolha contém, é exatamente igual a, corresponde a um padrão ou existe. Para o tamanho, use é maior que ou é menor que. As opções disponíveis mudam conforme o campo, portanto o formulário impede combinações inválidas.

Parte 2: ações (o que fazer)

Quando um filtro encontra um e-mail correspondente, ele executa uma ação. Veja todas as ações disponíveis no TrekMail e o que cada uma realmente faz:

Você pode combinar várias ações em um único filtro. Por exemplo, é possível encaminhar uma cópia ao contador E mover o original para a pasta Faturas, tudo em uma só etapa.

Um filtro pode ter até 10 condições e até 5 ações. A quantidade de filtros salvos e a quantidade de filtros que podem incluir uma ação de encaminhamento são limites distintos do plano.

Como funcionam a ordem dos filtros e a opção Parar processamento

Os filtros são executados de cima para baixo, na ordem exibida na tela. Quando há correspondência, o filtro realiza suas ações. O processamento segue para o próximo filtro, a menos que você ative Parar de processar os próximos filtros nessa regra. Uma ação de rejeição sempre interrompe o processamento, pois a mensagem é recusada.

Isso significa que a ordem faz diferença. Veja um exemplo rápido:

• Filtro 1: Se o Assunto contiver "fatura", Mover para a pasta Faturas
• Filtro 2: Se o campo De contiver "bigclient.com", Marcar como sinalizado

Se a Big Client enviar um e-mail com "Fatura #4021" no assunto, os dois filtros poderão atuar sobre ele. Ative Parar de processar os próximos filtros no Filtro 1 somente quando mover a mensagem também tiver de impedir a sinalização posterior.

Para ajustar esse comportamento, você pode mudar a ordem dos filtros, colocando o filtro da Big Client no topo, ou reunir as duas condições e ações em um único filtro. A seção sobre reordenação de filtros no nosso guia passo a passo explica o processo em detalhes.

O spam é tratado antes da execução dos filtros

A proteção antispam do TrekMail entra em ação antes que seus filtros tenham acesso à mensagem. E-mails identificados como spam vão direto para a pasta Lixo eletrônico e nunca são processados pelos filtros. Isso é útil porque você não precisa criar regras para lidar com spam, e os filtros não encaminharão lixo eletrônico aos seus colegas por engano.

Se um e-mail legítimo continuar caindo no Lixo eletrônico, use o botão "Não é spam" para treinar o filtro. Assim que for reconhecida como segura, a mensagem poderá ser processada normalmente pelos seus filtros de e-mail.

Os filtros só se aplicam a novos e-mails

Um detalhe importante: os filtros atuam apenas nos e-mails que chegam depois de sua criação. Eles não reorganizam as mensagens que já estão na caixa postal. Para ordenar e-mails existentes, você precisará movê-los manualmente ou usar o recurso de busca e movimentação do seu webmail.

Disponibilidade por plano

Nem todos os planos do TrekMail incluem filtros ativos. Veja o que está disponível em cada um:

Os filtros de e-mail gerenciados funcionam nos planos Pro e Agency. Nos planos Nano e Starter, você pode manter até três filtros salvos para uma futura mudança de plano, mas eles ficam inativos. O Starter inclui até três regras de encaminhamento condicional por caixa postal e resposta automática de férias.

Filtros ou aba Encaminhamento

O TrekMail oferece duas formas de encaminhar e-mails, cada uma com uma finalidade diferente:

• A aba Encaminhamento, acessível ao abrir a caixa postal e escolher Gerenciar, envia todos os e-mails recebidos na sua caixa para outro endereço. Não permite selecionar apenas parte deles.
• Filtros com ação de encaminhamento permitem enviar somente os e-mails que atendem às condições definidas. Por exemplo, apenas faturas ou apenas mensagens de um cliente específico.

Se você precisa de encaminhamento seletivo, use um filtro. Se deseja enviar uma cópia completa de toda a caixa postal para outro lugar, use a aba Encaminhamento. Nosso guia de encaminhamento condicional apresenta as situações mais comuns.

Filtros e aliases: os filtros se aplicam a todas as mensagens que chegam à sua caixa postal, inclusive as enviadas aos seus aliases. Não é preciso criar filtros separados para cada alias.

Filtros e Sieve bruto: um script Sieve personalizado substitui o script de filtros gerenciados dessa caixa postal. Se você usar o editor de código bruto, volte ao modo gerenciado para que os filtros do painel ou a resposta automática voltem a funcionar. O editor de código bruto destina-se a usuários do plano Agency que sabem manter as próprias regras.