Supprimer des boîtes TrekMail seules ou en groupe

La suppression d’une boîte met fin à son accès et à la distribution du courrier. Si votre tableau de bord affiche Supprimées récemment, la boîte y reste pendant 7 jours et peut être restaurée avant son effacement définitif. Sur une installation qui ne comporte pas cette rubrique, la suppression devient irréversible dès que la tâche se termine. Ce guide explique quand supprimer, quelles solutions sont plus prudentes et ce qui se passe dans chaque cas.

Qui peut supprimer une boîte ?

Les propriétaires et les administrateurs du compte. Un utilisateur ne peut pas supprimer sa propre boîte; seul le compte propriétaire de la boîte peut le faire.

Quand supprimer ou choisir une autre solution

La suppression convient lorsque :

• Une personne a quitté l’entreprise et vous ne devez plus recevoir son courrier.
• Une boîte de test ou fictive ne sert plus.
• La relation avec un client est terminée et vous nettoyez le compte.
• Vous regroupez plusieurs boîtes en une seule.

La suppression ne convient PAS lorsque :

• Vous voulez continuer à recevoir les messages de cette adresse. Utilisez le transfert; consultez « Autres solutions » plus bas.
• Vous voulez bloquer temporairement l’accès d’une personne pendant une enquête. Suspendez sa connexion; consultez « Autres solutions ».
• Vous pensez avoir besoin des données plus tard. Exportez d’abord la boîte vers une archive en la téléchargeant par IMAP dans un logiciel local.

Méthode 1 : supprimer une seule boîte

1. Ouvrez Boîtes mail.
2. Repérez la boîte dans la liste en utilisant la recherche si nécessaire.
3. Cliquez sur le menu à trois points (⋮) à droite de la ligne.
4. Choisissez Supprimer la boîte.
5. Une fenêtre de confirmation décrit les éléments qui seront retirés.
6. Confirmez.

L’écran de confirmation indique si la boîte sera placée dans Supprimées récemment ou mise en attente d’un effacement définitif.

Lorsque Supprimées récemment est disponible, la boîte disparaît de la liste principale et n’accepte plus de connexions ni de nouveaux messages. Son adresse, son courrier et ses réglages restent toutefois réservés en vue d’une restauration. Elle est effacée définitivement après 7 jours, ou plus tôt si vous choisissez Supprimer définitivement. Si cette rubrique n’existe pas, considérez la confirmation comme définitive et exportez auparavant tout ce dont vous avez besoin.

Restaurer une boîte depuis Supprimées récemment

Cette partie s’applique uniquement si Supprimées récemment apparaît dans la section Boîtes mail.

1. Ouvrez Boîtes mail, puis choisissez Supprimées récemment.
2. Repérez la boîte. Chaque ligne indique le nombre de jours avant son effacement définitif.
3. Cliquez sur Restaurer pour la réactiver immédiatement, avec connexion, distribution, alias et réglages, ou sur Supprimer définitivement pour l’effacer maintenant.

La restauration vérifie de nouveau la limite de boîtes par domaine de votre formule et, si la boîte en avait une, son attribution de stockage individuel. Si la place ou la capacité a été utilisée entre-temps, libérez de l’espace ou changez de formule avant de restaurer. La suppression d’un domaine ou d’un compte suit un processus distinct de cette corbeille de boîtes.

Méthode 2 : supprimer plusieurs boîtes en groupe

1. Ouvrez Boîtes mail.
2. Cochez chaque boîte à supprimer, ou utilisez la case principale pour toutes les sélectionner.
3. La barre Actions groupées apparaît en haut.
4. Cliquez sur Actions groupées → Supprimer les boîtes.
5. Une fenêtre de confirmation indique le nombre de boîtes concernées.
6. Confirmez.

La même règle de suppression s’applique à chaque boîte sélectionnée. Pour une grande sélection, laissez le tableau de bord finir la demande avant de lancer une autre action groupée. Lorsque Supprimées récemment est actif, vous pouvez y restaurer des éléments séparément ou par sélection avant la fin du délai de conservation.

Éléments conservés dans Supprimées récemment

Jusqu’à la fin du délai de conservation, l’adresse, les alias, les messages, les dossiers, les filtres, la configuration de transfert, les données de webmail et les fichiers Drive appartenant à la boîte restent associés à celle-ci afin de permettre sa restauration. L’adresse ne peut pas être attribuée à une autre boîte pendant cette période.

Éléments effacés définitivement

Une fois la boîte supprimée de façon permanente, toutes ses données propres sont retirées :

• Tous les messages de chaque dossier : Réception, Envoyés, Brouillons, Corbeille, Indésirables et dossiers personnalisés.
• Tous les dossiers de la boîte.
• Toutes les règles de courrier et tous les filtres Sieve associés à la boîte.
• La configuration de réponse automatique et de message d’absence.
• Tous les alias qui distribuaient vers cette boîte. Les adresses correspondantes sont libérées; vous pouvez ensuite les attribuer à une autre boîte ou créer de nouveaux alias portant le même nom.
• La configuration de transfert, c’est-à-dire les destinations vers lesquelles la boîte transférait.
• Les données de webmail : contacts CardDAV, événements CalDAV, recherches enregistrées, réglages personnalisés et signatures.
• Les fichiers Drive appartenant à la boîte, si le compte dispose des fonctions Drive.
• Les codes de récupération et d’accès émis pour la boîte.

Aucune restauration n’est possible après la suppression définitive. Conservez une archive indépendante si ces informations peuvent vous servir plus tard.

Ce qui n’est PAS supprimé

• Le courrier qui n’est pas encore arrivé : il est impossible de supprimer un message qui n’a pas encore été envoyé. Après la suppression, les nouveaux messages destinés à l’adresse seront rejetés; consultez la partie suivante.
• Les copies externes : toute personne ayant répondu, ajouté une copie cachée ou transféré un message vers ou depuis cette boîte conserve sa propre copie. Ces exemplaires ne sont pas touchés.
• Le quota ou le nombre de boîtes du domaine : la suppression définitive libère la place. Une boîte dans Supprimées récemment reste réservée jusqu’à sa restauration ou son effacement.
• Les journaux d’audit : la suppression est inscrite dans le journal d’administration avec l’heure et l’identité de l’administrateur qui l’a effectuée.

Courrier envoyé à l’adresse après la suppression

Deux cas sont possibles :

• Le domaine utilise une boîte catch-all : le courrier destiné à l’adresse supprimée, y compris ses alias, arrive à la destination catch-all. Consultez Boîte catch-all.
• Aucune boîte catch-all : le courrier destiné à l’adresse supprimée est rejeté avec 550 User not found. L’expéditeur reçoit un avis de non-distribution.

Avant de supprimer une adresse importante, configurez une boîte catch-all OU créez un alias de transfert vers une autre boîte. Les messages continueront ainsi d’arriver.

Sessions de webmail encore actives

Les sessions de webmail actives de la boîte supprimée deviennent orphelines. La prochaine requête API ou le prochain chargement de page échoue avec une erreur d’authentification, puis la personne est déconnectée. Elle ne peut plus se reconnecter puisque la boîte n’existe plus.

Pour les connexions IMAP et SMTP, le logiciel reçoit une erreur d’authentification à la requête suivante.

Autres solutions

Si vous souhaitez une mesure moins radicale, plusieurs méthodes permettent de conserver davantage :

Méthode A : suspendre la connexion

Vous voulez interdire l’accès à la personne tout en continuant à recevoir son courrier.

1. Ouvrez la boîte et accédez à l’onglet Limites.
2. Cliquez sur Suspendre la connexion et indiquez éventuellement une raison pour vous en souvenir.

Toutes ses sessions sont fermées et toute nouvelle connexion est refusée. Le courrier continue d’arriver et reste dans la boîte. Cliquez sur Rétablir la connexion lorsque l’accès doit être rendu. Consultez Suspendre la connexion à une boîte.

Ne remplacez pas cette opération par un changement de mot de passe. La personne peut réinitialiser elle-même son mot de passe depuis la page de connexion si elle possède une adresse ou un code de récupération. Elle ne serait donc pas réellement bloquée.

Méthode A2 : suspendre et transférer

Le besoin est le même que précédemment, mais une autre personne doit lire le courrier pendant ce temps.

1. Suspendez la connexion comme dans la méthode A.
2. Activez le transfert de cette boîte vers une autre, la vôtre ou celle d’un collègue.
3. Décidez si vous gardez une copie : oui pour disposer d’une sauvegarde, non pour limiter l’espace occupé.

Le transfert continue pendant la suspension de la connexion. Le courrier parvient donc à votre collègue tandis que la boîte d’origine reste intacte.

Méthode B : réattribuer la boîte

Vous retirez l’accès à la personne initiale, mais souhaitez conserver l’adresse avec un nouveau responsable.

1. Changez le mot de passe pour une valeur que la nouvelle personne utilisera.
2. Modifiez le nom affiché si nécessaire dans Réglages de la boîte → Nom affiché.
3. Remettez le nouveau mot de passe à la personne par un moyen sûr.

La boîte garde son historique; seul l’utilisateur change.

Méthode C : archiver localement avant de supprimer

Vous voulez conserver l’ancien courrier hors ligne, mais plus dans TrekMail.

1. Ajoutez la boîte dans un logiciel IMAP local. Thunderbird convient bien à cette tâche.
2. Attendez la synchronisation complète; IMAP télécharge tous les messages sur votre ordinateur.
3. Vérifiez l’intégrité de l’archive en contrôlant quelques dates et nombres de messages.
4. Déconnectez le compte IMAP dans Thunderbird sans supprimer la copie locale.
5. Supprimez ensuite la boîte dans TrekMail.

L’archive locale vous appartient sans limite de durée.

Précautions pour une suppression groupée

• Relisez les adresses sélectionnées avant de confirmer, surtout si vous avez utilisé la case principale.
• Ne renvoyez pas une demande de suppression pendant que le tableau de bord traite encore la première. Une fois terminée, actualisez la liste pour confirmer le résultat.
• Exportez le courrier avant de supprimer une adresse ayant une valeur juridique, comptable ou opérationnelle. Une archive IMAP locale constitue une copie indépendante pratique.

Erreurs courantes

Questions courantes

Puis-je récupérer une boîte supprimée ? Oui, si elle se trouve dans Supprimées récemment et que le délai de conservation n’est pas terminé. Après son effacement définitif, le tableau de bord ne permet plus de la récupérer.

Que deviennent les règles qui transféraient vers la boîte supprimée ? Les règles d’autres boîtes qui mentionnaient la boîte supprimée comme destination commencent à produire des rejets. Mettez-les à jour.

Puis-je supprimer la dernière boîte d’un domaine ? Oui. Le domaine reste actif. Les nouveaux messages adressés au domaine seront rejetés, sauf si vous avez configuré une boîte catch-all ailleurs.

Puis-je supprimer en groupe selon un filtre, par exemple « toutes les boîtes inactives depuis 90 jours » ? Pas depuis l’interface du tableau de bord. L’API ou des outils d’administration peuvent éventuellement le permettre; contactez l’assistance.

La suppression modifie-t-elle la facturation ? Le nombre de boîtes dépend des limites de la formule, pas d’une facturation directe. Supprimer une boîte ne réduit pas votre mensualité. Cela compte uniquement si vous avez atteint le maximum de boîtes du forfait.

Articles connexes

• Créer une nouvelle boîte mail
• Stockage et quotas des boîtes
• Transfert de courrier
• Configurer une boîte catch-all
• Supprimer un domaine de TrekMail
• Modifier le mot de passe d’une boîte comme administrateur