Eliminare caselle TrekMail singole o in blocco

L’eliminazione di una casella ne interrompe l’accesso e la consegna. Se il pannello mostra Eliminate di recente, la casella resta lì per 7 giorni e può essere ripristinata prima della rimozione definitiva. Nelle installazioni prive di questa sezione, l’eliminazione diventa permanente appena termina l’operazione. Questa guida spiega quando eliminare, quali alternative sono più sicure e cosa aspettarsi nei due casi.

Chi può eliminare le caselle

I proprietari e gli amministratori dell’account. L’utente di una casella non può eliminarla da solo; può farlo soltanto l’account a cui appartiene.

Quando eliminare e quando scegliere altro

L’eliminazione è adatta quando:

• Un dipendente ha lasciato l’azienda e non serve più riceverne la posta.
• Una casella di prova o fittizia non è più necessaria.
• Il rapporto con un cliente è terminato e stai ripulendo l’account.
• Stai riunendo più caselle in una sola.

L’eliminazione NON è adatta quando:

• Vuoi continuare a ricevere la posta di quell’indirizzo. Usa l’inoltro; consulta «Alternative» più avanti.
• Vuoi impedire temporaneamente l’accesso a un utente durante una verifica. Sospendi l’accesso; consulta «Alternative».
• Pensi che i dati possano servire in futuro. Esporta prima la casella in un archivio, scaricandola tramite IMAP in un programma locale.

Percorso 1: eliminare una singola casella

1. Apri Caselle.
2. Trova la casella nell’elenco, usando la ricerca se ce ne sono molte.
3. Fai clic sul menu a tre punti (⋮) a destra della riga.
4. Seleziona Elimina casella.
5. Una finestra di conferma spiega cosa verrà rimosso.
6. Conferma.

La schermata di conferma indica se la casella passerà a Eliminate di recente o sarà messa in coda per la rimozione definitiva.

Quando Eliminate di recente è disponibile, la casella scompare dall’elenco principale e non accetta più accessi né nuovi messaggi. Il suo indirizzo, la posta e le impostazioni restano però riservati per il ripristino. Viene rimossa definitivamente dopo 7 giorni, o prima se scegli Elimina per sempre. Se questa sezione non esiste, considera definitiva la conferma ed esporta prima tutto ciò che ti occorre.

Ripristinare da Eliminate di recente

Questa sezione si applica soltanto quando Eliminate di recente compare nell’area Caselle.

1. Apri Caselle e scegli Eliminate di recente.
2. Trova la casella. Ogni riga mostra quanti giorni mancano alla rimozione definitiva.
3. Fai clic su Ripristina per riattivarla subito, con accesso, consegna, alias e impostazioni, oppure su Elimina per sempre per cancellarla ora.

Il ripristino controlla di nuovo il limite di caselle per dominio del piano e, se presente, l’assegnazione di spazio dedicato. Se nel frattempo il posto o la capacità sono stati occupati, libera spazio o cambia piano prima di ripristinare. L’eliminazione di un dominio o di un account segue un processo separato da questo cestino delle caselle.

Percorso 2: eliminare più caselle in blocco

1. Apri Caselle.
2. Seleziona la casella di controllo accanto a ogni casella da eliminare, oppure usa quella principale per selezionarle tutte.
3. In alto compare la barra Azioni in blocco.
4. Fai clic su Azioni in blocco → Elimina caselle.
5. Una finestra di conferma indica il numero di caselle interessate.
6. Conferma.

La stessa regola di eliminazione vale per ogni casella selezionata. Se la selezione è grande, lascia che il pannello completi la richiesta prima di avviare un’altra azione in blocco. Quando Eliminate di recente è attivo, puoi ripristinare da lì singoli elementi o una selezione prima della fine del periodo di conservazione.

Cosa viene conservato in Eliminate di recente

Fino alla scadenza del periodo di conservazione, l’indirizzo, gli alias, la posta, le cartelle, i filtri, la configurazione di inoltro, i dati del webmail e i file Drive di proprietà della casella restano associati alla casella eliminata per consentirne il ripristino. Durante questo periodo, l’indirizzo non può essere assegnato a una nuova casella.

Cosa rimuove l’eliminazione definitiva

Quando una casella viene eliminata definitivamente, vengono rimossi i suoi dati specifici:

• Tutti i messaggi in ogni cartella: Posta in arrivo, Inviata, Bozze, Cestino, Spam e cartelle personalizzate.
• Tutte le cartelle della casella.
• Tutte le regole email e i filtri Sieve collegati alla casella.
• La configurazione di risposta automatica e messaggio di assenza.
• Tutti gli alias che indicavano questa casella come destinazione. Gli indirizzi vengono liberati; in seguito puoi assegnarli a un’altra casella o creare nuovi alias con lo stesso nome.
• La configurazione di inoltro, cioè le destinazioni verso cui la casella inoltrava.
• Dati del webmail: contatti CardDAV, eventi CalDAV, ricerche salvate, preferenze e firme.
• File Drive di proprietà della casella, se le funzioni Drive sono attive per l’account.
• Codici di recupero e di accesso emessi per la casella.

Dopo l’eliminazione definitiva non esiste un’altra possibilità di ripristino. Conserva un archivio indipendente se le informazioni potrebbero servirti in futuro.

Cosa NON viene eliminato

• La posta che non è ancora arrivata: non si può eliminare una mail che non è ancora stata inviata. Dopo la cancellazione, i nuovi messaggi diretti all’indirizzo saranno respinti; consulta la sezione seguente.
• Le copie esterne: chi ha risposto, ricevuto una copia nascosta o inoltrato messaggi da o verso questa casella conserva la propria copia. Queste copie non vengono modificate.
• La quota o il conteggio delle caselle del dominio: l’eliminazione definitiva libera il posto. Una casella in Eliminate di recente resta riservata finché non viene ripristinata o cancellata.
• I registri di controllo: l’eliminazione viene registrata nel log amministrativo con data, ora e amministratore che ha eseguito l’azione.

Cosa accade alla posta inviata all’indirizzo dopo l’eliminazione

Ci sono due casi:

• Il dominio ha una casella catch-all attiva: la posta inviata all’indirizzo eliminato e a tutti i suoi alias passa alla destinazione catch-all. Consulta Casella catch-all.
• Non c’è catch-all: la posta per l’indirizzo eliminato viene respinta con 550 User not found. Il mittente riceve un rapporto di mancata consegna.

Prima di eliminare un indirizzo importante, configura una casella catch-all O crea un alias di inoltro su un’altra casella. In questo modo i messaggi continueranno ad arrivare.

Cosa accade alle sessioni webmail attive

Le sessioni webmail attive della casella eliminata restano orfane. La successiva chiamata API o apertura di pagina fallisce con un errore di autenticazione e l’utente viene disconnesso. Non può accedere di nuovo perché la casella non esiste più.

Per le connessioni IMAP e SMTP, il programma segnala un errore di autenticazione alla richiesta successiva.

Alternative all’eliminazione

Se preferisci una misura meno drastica, ci sono diversi modi per conservare più dati:

Modello A: sospendere l’accesso

Vuoi impedire l’ingresso all’utente, ma continuare a ricevere la sua posta.

1. Apri la casella e passa alla scheda Limiti.
2. Premi Sospendi accesso e inserisci un motivo se può aiutarti a ricordare la causa.

Tutte le sessioni vengono chiuse e l’utente non può accedere di nuovo, mentre i messaggi continuano a essere consegnati e restano nella casella. Premi Ripristina accesso quando dovrà riaverlo. Consulta Sospendere l’accesso a una casella.

Non usare un cambio di password a questo scopo. L’utente può reimpostarla dalla pagina di accesso se dispone di un indirizzo o codice di recupero, quindi non rimarrebbe davvero escluso.

Modello A2: sospendere e inoltrare

La situazione è la stessa, ma nel frattempo vuoi che un’altra persona legga la posta.

1. Sospendi l’accesso come nel modello A.
2. Attiva l’inoltro dalla casella a un’altra, tua o di un collega.
3. Decidi se tenere una copia: sì per avere un backup, no per ridurre lo spazio usato.

L’inoltro continua durante la sospensione, quindi la posta raggiunge il collega e la casella originale rimane intatta.

Modello B: riassegnare

Stai rimuovendo l’utente originale, ma vuoi mantenere attivo l’indirizzo con un nuovo responsabile.

1. Cambia la password con una che userà il nuovo utente.
2. Aggiorna il nome visualizzato se necessario in Impostazioni casella → Nome visualizzato.
3. Consegna la nuova password all’utente in modo sicuro.

La casella conserva la cronologia; cambia soltanto l’utente.

Modello C: archiviare localmente prima di eliminare

Vuoi conservare offline la posta storica, ma non più in TrekMail.

1. Aggiungi la casella a un programma IMAP locale. Thunderbird è una buona scelta.
2. Attendi la sincronizzazione completa; IMAP scaricherà tutti i messaggi sul computer.
3. Controlla alcune date e quantità per verificare che l’archivio sia completo.
4. Disconnetti l’account IMAP in Thunderbird senza eliminare la copia locale.
5. Poi elimina la casella in TrekMail.

L’archivio locale resterà tuo senza scadenza.

Sicurezza nell’eliminazione in blocco

• Controlla gli indirizzi selezionati prima di confermare, soprattutto se hai usato la casella principale.
• Non ripetere una richiesta di eliminazione mentre il pannello sta ancora elaborando la prima. Al termine, aggiorna l’elenco per confermare il risultato.
• Esporta la posta prima di eliminare un indirizzo con valore legale, contabile o operativo. Un archivio IMAP locale è una pratica copia indipendente.

Errori comuni

Domande comuni

Posso recuperare una casella eliminata? Sì, se si trova in Eliminate di recente e il periodo di conservazione non è terminato. Dopo la rimozione definitiva, il pannello non offre il recupero.

Cosa accade alle regole che inoltravano alla casella eliminata? Le regole di altre caselle che indicavano quella eliminata come destinazione inizieranno a produrre errori di consegna. Aggiornale.

Posso eliminare l’ultima casella di un dominio? Sì. Il dominio rimane attivo. I nuovi messaggi al dominio saranno respinti, a meno che tu non abbia configurato altrove una casella catch-all.

Posso eliminare in blocco usando un filtro, per esempio «tutte le caselle inattive da 90 giorni»? Non dall’interfaccia del pannello. Potrebbe essere possibile con l’API o gli strumenti amministrativi; contatta l’assistenza.

L’eliminazione incide sulla fatturazione? Il numero di caselle è legato ai limiti del piano, non a un addebito diretto. Eliminare una casella non riduce il canone mensile. Conta soltanto se hai raggiunto il massimo del piano.