Excluir caixas TrekMail separadamente ou em lote

Excluir uma caixa encerra o acesso e a entrega de mensagens. Se o painel mostrar Excluídas recentemente, a caixa permanecerá lá por 7 dias e poderá ser restaurada antes da remoção definitiva. Em instalações sem essa área, a exclusão se torna permanente assim que o processo termina. Este guia explica quando excluir, quais alternativas são mais seguras e o que esperar nos dois casos.

Quem pode excluir caixas

Proprietários e administradores da conta. O usuário de uma caixa não pode excluí-la por conta própria; somente a conta que é dona dela pode fazer isso.

Quando excluir ou escolher outra opção

A exclusão é adequada quando:

• Um funcionário saiu e você não precisa mais receber as mensagens dele.
• Uma caixa de teste ou fictícia deixou de ser necessária.
• O relacionamento com um cliente terminou e você está limpando a conta.
• Você está consolidando várias caixas em uma só.

A exclusão NÃO é adequada quando:

• Você deseja continuar recebendo as mensagens desse endereço. Use o encaminhamento; consulte «Alternativas» abaixo.
• Você quer bloquear temporariamente o acesso de um usuário durante uma investigação. Suspenda a entrada; consulte «Alternativas».
• Acredita que poderá precisar dos dados depois. Exporte primeiro a caixa para um arquivo, baixando as mensagens por IMAP em um programa local.

Caminho 1: excluir uma única caixa

1. Abra Caixas de e-mail.
2. Encontre a caixa na lista; use a busca se houver muitas.
3. Clique no menu de três pontos (⋮) à direita da linha.
4. Selecione Excluir caixa.
5. Uma janela de confirmação explicará o que será removido.
6. Confirme.

A tela de confirmação informa se a caixa será movida para Excluídas recentemente ou colocada na fila de remoção definitiva.

Quando Excluídas recentemente está disponível, a caixa some da lista principal e deixa de aceitar acessos e mensagens novas, mas seu endereço, conteúdo e configurações ficam reservados para restauração. Ela é apagada definitivamente após 7 dias, ou antes se você escolher Excluir para sempre. Se essa área não existir, considere a confirmação final e exporte antes tudo de que precisar.

Restaurar uma caixa de Excluídas recentemente

Esta seção vale apenas quando Excluídas recentemente aparece na área Caixas de e-mail.

1. Abra Caixas de e-mail e escolha Excluídas recentemente.
2. Encontre a caixa. Cada linha mostra quantos dias faltam para sua remoção definitiva.
3. Clique em Restaurar para reativá-la imediatamente, com acesso, entrega, aliases e configurações, ou em Excluir para sempre para apagá-la agora.

A restauração verifica novamente o limite de caixas por domínio do plano e, se houver, a alocação de armazenamento dedicado. Se a vaga ou o espaço foi ocupado nesse intervalo, libere capacidade ou mude de plano antes de restaurar. Excluir um domínio ou uma conta é um processo separado desta lixeira de caixas.

Caminho 2: excluir várias caixas em lote

1. Abra Caixas de e-mail.
2. Marque a caixa de seleção ao lado de cada caixa que deseja excluir, ou use a opção principal para selecionar todas.
3. A barra Ações em lote aparecerá no alto.
4. Clique em Ações em lote → Excluir caixas.
5. Uma janela de confirmação mostrará o número de caixas afetadas.
6. Confirme.

A mesma regra de exclusão vale para todas as caixas selecionadas. Se a seleção for grande, deixe o painel terminar a solicitação antes de iniciar outra ação em lote. Quando Excluídas recentemente está habilitado, você pode restaurar itens individuais ou uma seleção naquela área antes do fim do prazo de retenção.

O que fica guardado em Excluídas recentemente

Até o fim do prazo de retenção, o endereço, os aliases, as mensagens, as pastas, os filtros, a configuração de encaminhamento, os dados do webmail e os arquivos do Drive pertencentes à caixa permanecem ligados a ela para permitir a restauração. Nesse período, o endereço não pode ser atribuído a outra caixa.

O que a exclusão definitiva remove

Quando uma caixa é excluída definitivamente, seus dados próprios são removidos:

• Todas as mensagens em todas as pastas: Entrada, Enviadas, Rascunhos, Lixeira, Spam e pastas personalizadas.
• Todas as pastas da caixa.
• Todas as regras de e-mail e filtros Sieve vinculados à caixa.
• A configuração de resposta automática e aviso de férias.
• Todos os aliases que apontavam para essa caixa. Os endereços ficam livres; depois você pode atribuí-los a outra caixa ou criar novos aliases com o mesmo nome.
• A configuração de encaminhamento, isto é, os destinos para os quais a caixa encaminhava.
• Dados do webmail: contatos CardDAV, compromissos CalDAV, buscas salvas, preferências e assinaturas.
• Arquivos do Drive pertencentes à caixa, quando os recursos de Drive da conta se aplicam.
• Códigos de recuperação e de acesso emitidos para a caixa.

Depois da exclusão definitiva, não há outra possibilidade de restauração. Guarde um arquivo independente se talvez precise das informações no futuro.

O que NÃO é excluído

• Mensagens que ainda não chegaram: não é possível apagar algo que ainda não foi enviado. Depois da exclusão, novas mensagens para o endereço serão devolvidas; consulte a próxima seção.
• Cópias externas: quem respondeu, recebeu cópia oculta ou encaminhou mensagens de ou para essa caixa continua com sua própria cópia. Elas não são alteradas.
• Cota ou contagem de caixas no domínio: a exclusão definitiva libera a vaga. Uma caixa em Excluídas recentemente continua reservada até ser restaurada ou apagada.
• Registros de auditoria: a exclusão fica anotada no registro administrativo com data, hora e o administrador que realizou a ação.

O que ocorre com mensagens enviadas ao endereço depois da exclusão

Há dois casos:

• O domínio tem catch-all ativado: mensagens para o endereço excluído e todos os seus aliases passam ao destino catch-all. Consulte Caixa catch-all.
• Não há catch-all: mensagens para o endereço excluído são devolvidas com 550 User not found. O remetente recebe um relatório de não entrega.

Antes de excluir um endereço importante, configure um catch-all OU crie um alias de encaminhamento em outra caixa. Assim as mensagens continuarão chegando.

O que ocorre com sessões ativas do webmail

As sessões ativas do webmail da caixa excluída ficam órfãs. A próxima chamada à API ou abertura de página falha com erro de autenticação, e o usuário é desconectado. Ele não consegue entrar novamente porque a caixa deixou de existir.

Em conexões IMAP e SMTP, o programa informa falha de autenticação na solicitação seguinte.

Alternativas à exclusão

Se procura uma medida menos radical, algumas opções preservam mais dados:

Padrão A: suspender a entrada

Você quer impedir o acesso do usuário, mas continuar recebendo as mensagens dele.

1. Abra a caixa e acesse a aba Limites.
2. Clique em Suspender entrada e escreva um motivo se isso ajudar a lembrar a causa.

Todas as sessões são encerradas e o usuário não consegue entrar novamente, mas as mensagens continuam sendo entregues e ficam na caixa. Clique em Restaurar entrada quando ele precisar recuperar o acesso. Consulte Suspender a entrada em uma caixa.

Não use uma mudança de senha para isso. O usuário pode redefini-la pela página de acesso se tiver um e-mail ou código de recuperação, por isso essa medida não o bloqueia de fato.

Padrão A2: suspender e encaminhar

É a mesma situação acima, mas você quer que outra pessoa leia as mensagens durante esse período.

1. Suspenda a entrada como no padrão A.
2. Ative o encaminhamento desta caixa para outra, sua ou de um colega.
3. Decida se mantém uma cópia: sim para ter um backup, não para reduzir o uso de armazenamento.

O encaminhamento continua funcionando durante a suspensão. As mensagens chegam ao colega e a caixa original permanece intacta.

Padrão B: reaproveitar

Você está removendo o usuário original, mas deseja que o endereço continue funcionando sob outra pessoa.

1. Mude a senha para uma que o novo usuário utilizará.
2. Atualize o nome exibido se necessário em Configurações da caixa → Nome exibido.
3. Entregue a nova senha ao usuário por um meio seguro.

A caixa mantém o histórico; apenas o usuário muda.

Padrão C: arquivar localmente antes de excluir

Você quer guardar o histórico fora da TrekMail e retirar a caixa do serviço.

1. Adicione a caixa a um programa IMAP local. O Thunderbird é uma boa opção.
2. Aguarde a sincronização completa; o IMAP baixará todas as mensagens para o computador.
3. Confira se o arquivo está completo comparando algumas datas e quantidades.
4. Desconecte a conta IMAP no Thunderbird sem excluir a cópia local.
5. Depois, exclua a caixa na TrekMail.

O arquivo local continuará sendo seu.

Segurança na exclusão em lote

• Revise os endereços selecionados antes de confirmar, principalmente se usou a caixa principal.
• Não repita a solicitação enquanto o painel ainda estiver processando a primeira. Atualize a lista depois que terminar para confirmar o resultado.
• Exporte as mensagens antes de excluir um endereço com valor jurídico, contábil ou operacional. Um arquivo IMAP local é uma cópia independente prática.

Erros comuns

Perguntas comuns

Posso recuperar uma caixa excluída? Sim, se ela estiver em Excluídas recentemente e o prazo de retenção não tiver terminado. Depois da exclusão definitiva, o painel não oferece recuperação.

O que acontece com regras que encaminhavam para a caixa excluída? Regras de outras caixas que listavam a caixa excluída como destino passarão a gerar devoluções. Atualize-as.

Posso excluir a última caixa de um domínio? Sim. O domínio continuará ativo. Novas mensagens para ele serão devolvidas, a menos que exista um catch-all configurado em outro lugar.

Posso excluir em lote com base em um filtro, como «todas as caixas inativas há 90 dias»? Não pela interface do painel. Talvez seja possível usar a API ou ferramentas administrativas; fale com o suporte.

A exclusão afeta a cobrança? A quantidade de caixas está ligada aos limites do plano, não a uma cobrança direta. Excluir uma caixa não reduz a mensalidade. Só importa quando você está no limite de caixas do plano.