Удаление ящиков TrekMail по одному или пакетом

После удаления ящика прекращаются доступ к нему и доставка писем. Если в панели есть раздел Недавно удалённые, ящик остаётся там на 7 дней, и до окончательного удаления его можно восстановить. В установках без такого раздела удаление становится необратимым сразу после завершения задания. В этой статье описано, когда стоит удалять ящик, какие есть более безопасные варианты и чего ожидать в обоих случаях.

Кто может удалять ящики

Владельцы и администраторы учётной записи. Пользователь не может самостоятельно удалить свой ящик; это доступно только учётной записи, которой он принадлежит.

Когда удалять, а когда выбрать другой вариант

Удаление подходит, если:

• Сотрудник ушёл и принимать его почту больше не нужно.
• Тестовый или фиктивный ящик больше не нужен.
• Работа с клиентом завершилась и вы очищаете учётную запись.
• Вы объединяете несколько ящиков в один.

Удаление НЕ подходит, если:

• Нужно продолжать принимать письма на этот адрес. Используйте пересылку; смотрите раздел «Альтернативы» ниже.
• Нужно временно закрыть пользователю доступ на время разбирательства. Приостановите вход; смотрите раздел «Альтернативы».
• Данные могут потребоваться позднее. Сначала экспортируйте ящик в архив, загрузив его по IMAP в локальную почтовую программу.

Способ 1. Удаление одного ящика

1. Откройте Почтовые ящики.
2. Найдите ящик в списке, при необходимости воспользуйтесь поиском.
3. Нажмите меню с тремя точками (⋮) справа в строке.
4. Выберите Удалить ящик.
5. Откроется окно подтверждения с перечнем удаляемых данных.
6. Подтвердите действие.

На экране подтверждения будет указано, переместится ли ящик в Недавно удалённые или будет поставлен в очередь на окончательное удаление.

Если раздел Недавно удалённые доступен, ящик исчезает из основного списка и перестаёт принимать входы и новые письма, но адрес, почта и настройки остаются зарезервированными для восстановления. Через 7 дней он удаляется окончательно, либо раньше, если выбрать Удалить навсегда. Если такого раздела нет, считайте подтверждение окончательным и заранее экспортируйте всё необходимое.

Восстановление из раздела Недавно удалённые

Этот раздел применим только при наличии пункта Недавно удалённые в области Почтовые ящики.

1. Откройте Почтовые ящики и выберите Недавно удалённые.
2. Найдите ящик. В каждой строке показано, сколько дней осталось до окончательного удаления.
3. Нажмите Восстановить, чтобы сразу вернуть активное состояние, вход, доставку, псевдонимы и настройки, либо Удалить навсегда, чтобы стереть ящик сейчас.

При восстановлении заново проверяются лимит ящиков на домен вашего тарифа и, если она была, отдельная квота хранилища. Если свободное место или ёмкость за это время использовали, освободите ресурсы либо смените тариф. Удаление домена или учётной записи выполняется отдельно от этой корзины ящиков.

Способ 2. Массовое удаление нескольких ящиков

1. Откройте Почтовые ящики.
2. Установите флажок рядом с каждым удаляемым ящиком или воспользуйтесь общим флажком выбора всех.
3. Вверху появится панель Массовые действия.
4. Нажмите Массовые действия → Удалить ящики.
5. Окно подтверждения укажет число затронутых ящиков.
6. Подтвердите действие.

Ко всем выбранным ящикам применяется одно правило удаления. При большом списке дождитесь завершения запроса в панели, прежде чем запускать другое массовое действие. Если включён раздел Недавно удалённые, до конца срока хранения в нём можно восстанавливать отдельные записи или выбранную группу.

Что хранится в разделе Недавно удалённые

До окончания срока хранения адрес ящика, псевдонимы, письма, папки, фильтры, параметры пересылки, данные веб-почты и принадлежащие ящику файлы Drive остаются связанными с ним для возможного восстановления. В это время адрес нельзя назначить новому ящику.

Что стирается при окончательном удалении

После окончательного удаления исчезают данные, относящиеся к ящику:

• Все письма во всех папках: Входящие, Отправленные, Черновики, Корзина, Спам и пользовательские папки.
• Все папки ящика.
• Все почтовые правила и фильтры Sieve, связанные с ящиком.
• Настройки автоответа и уведомления об отпуске.
• Все псевдонимы, для которых этот ящик был получателем. Адреса псевдонимов освобождаются; позднее их можно назначить другому ящику или создать новые псевдонимы с теми же именами.
• Настройки пересылки, то есть адреса, на которые этот ящик перенаправлял почту.
• Данные веб-почты: контакты CardDAV, записи календаря CalDAV, сохранённые поиски, пользовательские параметры и подписи.
• Файлы Drive, принадлежащие ящику, если на уровне учётной записи действуют функции Drive.
• Коды восстановления и доступа, выданные для этого ящика.

После окончательного удаления восстановление больше невозможно. Если сведения могут понадобиться позднее, храните независимый архив.

Что НЕ удаляется

• Почта, которая ещё не пришла: невозможно удалить письмо, которое ещё не отправили. После удаления новые письма на адрес будут возвращаться отправителю; смотрите следующий раздел.
• Внешние копии: люди, которые отвечали, получали скрытую копию или пересылали письма из этого ящика либо в него, сохраняют свои экземпляры. Они не изменяются.
• Квота или количество ящиков домена: окончательное удаление освобождает место. Ящик в разделе Недавно удалённые остаётся зарезервированным до восстановления или стирания.
• Журналы аудита: удаление записывается в административный журнал вместе со временем и именем администратора, выполнившего действие.

Что будет с письмами на адрес после удаления

Возможны два случая:

• На домене включён catch-all: письма на удалённый адрес и все его псевдонимы переходят к получателю catch-all. Смотрите статью Ящик catch-all.
• Catch-all отсутствует: письма на удалённый адрес отклоняются с ошибкой 550 User not found. Отправитель получает отчёт о недоставке.

Перед удалением важного адреса настройте catch-all ИЛИ создайте псевдоним с пересылкой на другом ящике. Тогда письма продолжат поступать.

Что будет с активными сеансами веб-почты

Активные сеансы веб-почты удалённого ящика становятся недействительными. Следующий вызов API или загрузка страницы завершается ошибкой аутентификации, после чего пользователь выходит из системы. Войти снова нельзя, поскольку ящика больше нет.

При подключении по IMAP или SMTP почтовая программа получит ошибку аутентификации при следующем запросе.

Альтернативы удалению

Если достаточно менее радикального действия, есть несколько способов сохранить больше данных:

Вариант A. Приостановить вход

Нужно закрыть пользователю доступ, но продолжать принимать его почту.

1. Откройте ящик и перейдите на вкладку Лимиты.
2. Нажмите Приостановить вход и при необходимости укажите причину, чтобы помнить о ней.

Все сеансы пользователя завершаются, а новый вход блокируется. Письма продолжают поступать и остаются в ящике. Нажмите Восстановить вход, когда доступ потребуется вернуть. Смотрите статью Приостановка входа в почтовый ящик.

Не используйте для этого смену пароля. Если у пользователя есть резервный адрес или код восстановления, он может сам сбросить пароль со страницы входа, поэтому реальной блокировки не получится.

Вариант A2. Приостановить и пересылать

Ситуация та же, но в это время письма должен читать другой человек.

1. Приостановите вход, как в варианте A.
2. Включите пересылку из этого ящика в другой, свой или коллеги.
3. Решите, сохранять ли копию: да, если нужна резервная копия; нет, если нужно сократить использование хранилища.

Пересылка продолжает работать при заблокированном входе. Письма доходят до коллеги, а исходный ящик остаётся нетронутым.

Вариант B. Передать ящик другому пользователю

Вы отключаете прежнего пользователя, но хотите, чтобы адрес продолжал работать под управлением нового.

1. Смените пароль на тот, который будет использовать новый пользователь.
2. При необходимости измените отображаемое имя в Настройки ящика → Отображаемое имя.
3. Безопасно передайте новый пароль пользователю.

История ящика сохранится; изменится только пользователь.

Вариант C. Создать локальный архив перед удалением

Нужно сохранить старые письма без дальнейшего хранения в TrekMail.

1. Добавьте ящик в локальную программу с поддержкой IMAP. Для этого хорошо подходит Thunderbird.
2. Дождитесь полной синхронизации: IMAP загрузит все письма на ваш компьютер.
3. Выборочно проверьте даты и количество писем, чтобы убедиться в полноте архива.
4. Отключите учётную запись IMAP в Thunderbird, не удаляя локальную копию.
5. После этого удалите ящик из TrekMail.

Локальный архив останется у вас навсегда.

Безопасность массового удаления

• Перед подтверждением проверьте выбранные адреса, особенно если использовали общий флажок.
• Не повторяйте запрос удаления, пока панель обрабатывает предыдущий. После завершения обновите список и проверьте результат.
• Экспортируйте почту до удаления адреса, важного с юридической, бухгалтерской или рабочей точки зрения. Локальный архив IMAP представляет собой удобную независимую копию.

Частые ошибки

Частые вопросы

Можно ли восстановить удалённый ящик? Да, если он находится в Недавно удалённых и срок хранения ещё не закончился. После окончательного удаления восстановление через панель невозможно.

Что произойдёт с правилами пересылки на удалённый ящик? Правила других ящиков, где удалённый ящик указан получателем, начнут приводить к возврату писем. Обновите их.

Можно ли удалить последний ящик домена? Да. Домен останется активным. Новые письма на домен будут отклоняться, если в другом месте не настроен catch-all.

Можно ли массово удалять по фильтру, например «все ящики, неактивные 90 дней»? Через интерфейс панели нельзя. Возможно, подойдут API или административные инструменты; обратитесь в поддержку.

Влияет ли удаление на оплату? Число ящиков связано с лимитами тарифа, а не с прямой тарификацией. Удаление ящика не уменьшает ежемесячную плату. Оно важно только при достижении максимума вашего тарифа.

Связанные статьи

• Создание нового почтового ящика
• Хранилище и квоты ящиков
• Пересылка почты
• Настройка ящика catch-all
• Удаление домена из TrekMail
• Смена пароля ящика администратором