Cómo eliminar buzones de TrekMail uno a uno o en bloque

Al eliminar un buzón se interrumpen su acceso y la entrega de correo. Si el panel muestra Eliminados recientemente, el buzón permanecerá allí durante 7 días y podrás restaurarlo antes de que se borre de forma definitiva. En instalaciones que no tienen ese apartado, la eliminación es permanente en cuanto termina el proceso. Esta guía explica cuándo conviene eliminar, qué alternativas son más seguras y qué ocurre en ambos casos.

Quién puede eliminar buzones

Los propietarios y administradores de la cuenta. El usuario de un buzón no puede eliminarlo por su cuenta; solo puede hacerlo la cuenta propietaria.

Cuándo eliminar y cuándo elegir otra opción

Eliminar es apropiado cuando:

• Un empleado ha dejado la empresa y ya no necesitas recibir su correo.
• Ya no hace falta un buzón de prueba o ficticio.
• Terminó la relación con un cliente y estás limpiando la cuenta.
• Estás consolidando varios buzones en uno.

Eliminar NO es apropiado cuando:

• Quieres seguir recibiendo los mensajes de esa dirección. Utiliza el reenvío; consulta «Alternativas» más adelante.
• Quieres impedir temporalmente el acceso de un usuario mientras investigas algo. Suspende su inicio de sesión; consulta «Alternativas».
• Crees que podrías necesitar los datos más adelante. Exporta primero el buzón a un archivo descargándolo por IMAP a un cliente local.

Ruta 1: eliminar un solo buzón

1. Abre Buzones.
2. Busca el buzón en la lista; utiliza el buscador si hay muchos.
3. Pulsa el menú de tres puntos (⋮) situado a la derecha de la fila.
4. Selecciona Eliminar buzón.
5. Aparecerá una ventana de confirmación que explica qué se va a quitar.
6. Confirma.

La pantalla de confirmación indica si el buzón pasará a Eliminados recientemente o si se ha puesto en cola para borrarlo definitivamente.

Cuando existe Eliminados recientemente, el buzón desaparece de la lista principal y deja de admitir accesos y mensajes nuevos, pero su dirección, correo y configuración permanecen reservados para poder restaurarlo. Se elimina definitivamente tras 7 días, o antes si eliges Eliminar para siempre. Si ese apartado no está disponible, considera definitiva la confirmación y exporta antes cualquier información que necesites.

Restaurar un buzón desde Eliminados recientemente

Este apartado solo se aplica si Eliminados recientemente aparece en la zona Buzones.

1. Abre Buzones y elige Eliminados recientemente.
2. Busca el buzón. Cada fila muestra cuántos días faltan para su eliminación definitiva.
3. Pulsa Restaurar para activarlo de inmediato, con acceso, entrega, alias y ajustes, o Eliminar para siempre para borrarlo ya.

Al restaurar se vuelve a comprobar el límite de buzones por dominio del plan y, si el buzón tenía una asignación dedicada, la capacidad de almacenamiento. Si entretanto se ocupó la plaza o el espacio, libera capacidad o mejora el plan antes de restaurar. Eliminar un dominio o una cuenta es un proceso distinto de esta papelera de buzones.

Ruta 2: eliminar varios buzones en bloque

1. Abre Buzones.
2. Marca la casilla junto a cada buzón que quieras eliminar, o utiliza la casilla principal para seleccionarlos todos.
3. Aparecerá la barra Acciones en bloque en la parte superior.
4. Pulsa Acciones en bloque → Eliminar buzones.
5. Una ventana de confirmación indicará el número de buzones afectados.
6. Confirma.

La misma regla de eliminación se aplica a todos los buzones seleccionados. Si has elegido muchos, deja que el panel termine la petición antes de iniciar otra acción en bloque. Cuando Eliminados recientemente está habilitado, puedes restaurar desde allí entradas individuales o una selección antes de que termine el plazo de conservación.

Qué se conserva mientras el buzón está en Eliminados recientemente

Hasta que termina el plazo de conservación, la dirección, los alias, los mensajes, las carpetas, los filtros, la configuración de reenvío, los datos de webmail y los archivos de Drive propiedad del buzón permanecen asociados a él para que pueda restaurarse. Durante ese tiempo no puedes asignar la dirección a otro buzón.

Qué borra la eliminación definitiva

Cuando un buzón se elimina de forma permanente, desaparecen sus datos propios:

• Todos los mensajes de todas las carpetas: Entrada, Enviados, Borradores, Papelera, Spam y carpetas personalizadas.
• Todas sus carpetas.
• Todas las reglas de correo y filtros Sieve asociados al buzón.
• La configuración de respuesta automática y aviso de vacaciones.
• Todos los alias cuyo destino era este buzón. Las direcciones de alias quedan libres, por lo que después puedes asignarlas a otro buzón o crear alias nuevos con el mismo nombre.
• La configuración de reenvío, es decir, los destinos a los que reenviaba este buzón.
• Datos de webmail: contactos de CardDAV, entradas de calendario de CalDAV, búsquedas guardadas, ajustes personalizados y firmas.
• Archivos de Drive propiedad del buzón, si la cuenta dispone de las funciones de Drive.
• Códigos de recuperación y de acceso emitidos para el buzón.

No existe otra opción de restauración después de la eliminación definitiva. Conserva un archivo independiente si quizá necesites la información más adelante.

Qué NO se elimina

• El correo que todavía no ha llegado: no se puede borrar un mensaje que aún no se ha enviado. Tras eliminar el buzón, los mensajes nuevos a esa dirección rebotarán; consulta el apartado siguiente.
• Las copias externas: quienes respondieron, enviaron copia oculta o reenviaron mensajes desde o hacia este buzón conservan sus propias copias. No se modifican.
• La cuota o el recuento de buzones del dominio: la eliminación definitiva libera la plaza. Un buzón en Eliminados recientemente mantiene su reserva hasta que se restaura o borra.
• Los registros de auditoría: la eliminación queda anotada en el registro administrativo con la fecha, la hora y el administrador que la realizó.

Qué ocurre con los mensajes enviados a la dirección después de eliminarla

Hay dos casos:

• El dominio tiene activado un catch-all: el correo dirigido a la dirección eliminada, incluidos todos sus alias, pasa al destino catch-all. Consulta Buzón catch-all.
• No hay catch-all: el correo dirigido a la dirección eliminada rebota con 550 User not found. El remitente recibe un informe de no entrega.

Si vas a eliminar una dirección crítica, configura antes un catch-all O crea un alias de reenvío en otro buzón. Así el correo seguirá llegando.

Qué ocurre con las sesiones activas de webmail

Las sesiones activas de webmail del buzón eliminado quedan huérfanas. La siguiente petición a la API o carga de una página falla por autenticación y se cierra la sesión del usuario. No puede volver a entrar porque el buzón ya no existe.

En las conexiones IMAP y SMTP, el cliente recibe «Error de autenticación» en la siguiente petición.

Alternativas a la eliminación

Si buscas una medida menos drástica, hay varias formas de conservar más información:

Patrón A: suspender el inicio de sesión

Quieres impedir el acceso del usuario, pero seguir recibiendo su correo.

1. Abre el buzón y entra en la pestaña Límites.
2. Pulsa Suspender inicio de sesión y escribe un motivo si te ayudará a recordar la causa.

Se cierran todas sus sesiones y no puede iniciar sesión de nuevo, mientras que los mensajes siguen llegando y permanecen en el buzón. Pulsa Restaurar inicio de sesión cuando deba recuperar el acceso. Consulta Suspender el inicio de sesión de un buzón.

No utilices un cambio de contraseña para esto. El usuario puede restablecerla desde la página de acceso si tiene un correo de recuperación o un código de recuperación, así que no queda realmente bloqueado.

Patrón A2: suspender y reenviar

Es igual que el caso anterior, pero mientras tanto quieres que otra persona lea el correo.

1. Suspende el inicio de sesión como en el patrón A.
2. Activa el reenvío desde este buzón hacia otro, ya sea tuyo o de un compañero.
3. Decide si conservas una copia: sí, si quieres una copia de seguridad; no, si quieres reducir el uso de almacenamiento.

El reenvío continúa mientras el inicio de sesión está suspendido. Así los mensajes llegan a tu compañero y el buzón original permanece intacto.

Patrón B: reasignar el buzón

Vas a dar de baja al usuario original, pero quieres que la dirección continúe funcionando bajo otra persona.

1. Cambia la contraseña por una que vaya a utilizar el usuario nuevo.
2. Actualiza el nombre visible si hace falta en Ajustes del buzón → Nombre visible.
3. Entrega la nueva contraseña al usuario por un medio seguro.

El buzón conserva su historial; solo cambia el usuario.

Patrón C: archivar localmente antes de eliminar

Quieres conservar el historial sin mantenerlo en TrekMail.

1. Añade el buzón a un cliente IMAP local. Thunderbird es una buena opción.
2. Espera a que finalice la sincronización; IMAP descargará todos los mensajes al equipo local.
3. Comprueba que el archivo esté completo revisando algunas fechas y recuentos.
4. Desconecta la cuenta IMAP en Thunderbird sin eliminar la copia local.
5. Después, elimina el buzón de TrekMail.

El archivo local será tuyo de forma permanente.

Seguridad al eliminar en bloque

• Revisa las direcciones seleccionadas antes de confirmar, sobre todo si utilizaste la casilla principal.
• No repitas una solicitud de eliminación mientras el panel todavía la procesa. Al terminar, actualiza la lista para confirmar el resultado.
• Exporta el correo antes de eliminar una dirección con valor legal, contable u operativo. Un archivo IMAP local es una copia independiente práctica.

Errores habituales

Preguntas habituales

¿Puedo recuperar un buzón eliminado? Sí, si está en Eliminados recientemente y todavía no acabó el plazo de conservación. Tras la eliminación definitiva, el panel ya no permite recuperarlo.

¿Qué ocurre con las reglas que reenviaban hacia el buzón eliminado? Las reglas de otros buzones que tenían como destino el buzón eliminado empezarán a producir rebotes. Actualízalas.

¿Puedo eliminar el último buzón de un dominio? Sí. El dominio permanecerá activo. Los mensajes nuevos dirigidos al dominio rebotarán, salvo que tengas un catch-all configurado en otro lugar.

¿Puedo eliminar en bloque según un filtro, por ejemplo «todos los buzones inactivos durante 90 días»? No desde la interfaz del panel. Tal vez sea posible mediante la API o herramientas administrativas; contacta con soporte.

¿La eliminación afecta a la facturación? El número de buzones está ligado a los límites del plan, no a un cobro directo. Eliminar un buzón no reduce la cuota mensual. Solo influye si has alcanzado el máximo de buzones del plan.