Supprimer un domaine TrekMail en toute sécurité

La suppression d’un domaine dans TrekMail est une opération destructive. Elle retire le domaine et ses boîtes aux lettres hébergées. Commencez donc par copier tout ce que vous souhaitez conserver. Ce guide présente l’ordre sûr des opérations, la suppression elle-même et le nettoyage DNS qui suit.

Dans quels cas supprimer un domaine ?

• Vous migrez vers un autre fournisseur de messagerie et TrekMail ne doit plus intervenir pour ce domaine.
• Le domaine lui-même est mis hors service, par exemple parce que son enregistrement expirera ou que l’entreprise a fermé.
• Vous avez ajouté le mauvais domaine par erreur et souhaitez nettoyer le compte.
• Vous regroupez plusieurs domaines et voulez en retirer un.

Si vous cherchez simplement à regrouper les boîtes sur moins de domaines, vous pouvez les déplacer une par une sans supprimer complètement le domaine d’origine.

Liste de contrôle avant la suppression

1. Exportez le courrier historique que vous souhaitez conserver. Archivez chaque boîte dans un client IMAP ou une autre sauvegarde sous votre contrôle, puis vérifiez que l’archive s’ouvre avant de poursuivre. Un client qui n’a été que partiellement synchronisé ne constitue pas une sauvegarde fiable.
2. Modifiez les MX chez votre fournisseur DNS afin qu’ils pointent vers le nouvel hébergeur de messagerie. Supprimez-les si le domaine ne doit plus recevoir de courrier nulle part. Sinon, les messages continueront d’arriver chez TrekMail et seront rejetés avec « 550 User not found », puisque les boîtes n’existeront plus.
3. Vérifiez qu’aucun alias ni transfert essentiel ne pointe vers les boîtes de ce domaine. Toute configuration d’un autre domaine qui y fait référence cessera de fonctionner.
4. Mettez à jour les services externes qui envoient leurs notifications à des adresses de ce domaine, comme Stripe ou AWS. Remplacez-les par des adresses appartenant à un domaine conservé.
5. Prévenez les personnes concernées, notamment clients, fournisseurs et partenaires, si elles utilisent ces adresses.
6. Consignez la suppression dans la piste d’audit de l’équipe : indiquez les boîtes présentes sur le domaine et l’emplacement de leur export. Exportez également les statistiques du domaine dont vous avez besoin.

Comment supprimer le domaine

1. Ouvrez Domaines.
2. Repérez le domaine dans la liste et sélectionnez l’action de suppression.
3. Lisez le message de confirmation, y compris le nombre de boîtes concernées.
4. Confirmez la suppression.

TrekMail retire d’abord les boîtes du serveur de messagerie, puis supprime l’enregistrement du domaine. La demande peut prendre un moment, surtout si le domaine comporte plusieurs boîtes. Elle ne modifie pas les enregistrements chez votre fournisseur DNS.

Une fois l’opération terminée, les boîtes hébergées du domaine ne peuvent plus recevoir ni envoyer par TrekMail, et le domaine disparaît de la liste Domaines.

Éléments supprimés

• L’enregistrement du domaine lui-même.
• Toutes les boîtes hébergées sur le domaine. Leurs comptes sur le serveur de messagerie sont retirés au cours de l’opération.
• Les alias et règles de transfert propres au domaine.
• Les règles et filtres des boîtes hébergées concernées.
• La configuration catch-all du domaine.
• Le matériel DKIM du domaine, nettoyé lors de la mise hors service.
• Les données Drive connectées, dont le nettoyage est mis en file d’attente lors de la suppression des boîtes. N’utilisez pas la suppression d’un domaine comme méthode d’archivage.

Le nettoyage du webmail et du stockage peut se poursuivre en arrière-plan. Exportez le courrier et toutes les données importantes du webmail avant de supprimer le domaine. La suppression n’est ni un outil de récupération ni une sauvegarde.

Éléments qui ne sont PAS supprimés

• Vos enregistrements DNS chez le registraire ou le fournisseur DNS. Vous devez les modifier ou les retirer vous-même.
• Les données de facturation Stripe. Les factures correspondant à vos paiements restent accessibles sur la page Facturation.
• Les autres domaines du compte, qui continuent à fonctionner normalement.

Si vous aurez besoin plus tard des données de distribution du domaine, exportez-les avant la suppression au lieu de compter sur leur disponibilité une fois le domaine retiré.

Opérations à effectuer après la suppression

1. Vérifier que les MX pointent ailleurs ou ont été supprimés

Exécutez dig MX yourdomain.com dans un terminal ou utilisez un service de recherche DNS. Si le MX indique encore mail.trekmail.net, corrigez-le avant de vous fier au nouveau fournisseur. Pour éviter d’envoyer le courrier au mauvais endroit :

• Modifiez les MX du domaine chez le registraire ou fournisseur DNS afin qu’ils pointent vers le nouvel hébergeur de messagerie.
• Si le domaine ne doit recevoir du courrier nulle part, supprimez entièrement les MX.

2. Retirer les autres enregistrements pointant vers TrekMail

Après les MX, nettoyez également :

• SPF : Retirez l’include de TrekMail ou remplacez-le par la valeur du nouveau fournisseur.
• DKIM TXT : Retirez le sélecteur TrekMail ou remplacez-le par celui du nouveau fournisseur.
• DMARC sur _dmarc.yourdomain.com : Conservez-le, mais envisagez d’adapter sa politique.
• TLS-RPT sur _smtp._tls : Supprimez-le ou adaptez-le.
• Enregistrements MTA-STS : Supprimez-les ou adaptez-les.
• CNAME autoconfig et autodiscover : Supprimez-les.

Si vous passez à un autre fournisseur de messagerie, remplacez ces éléments par leurs équivalents chez celui-ci.

3. Vérifier que le nouveau MX est actif

Après la mise à jour du DNS, laissez passer le TTL et le délai de publication du fournisseur. Envoyez ensuite un message de test vers une boîte récemment créée chez le nouveau fournisseur. Il doit y arriver, et non chez TrekMail.

4. Rechercher les boucles de transfert

Si un autre compte, par exemple Gmail ou Outlook, transférait du courrier vers une boîte TrekMail désormais supprimée, ce compte recevra des rejets. Mettez-le à jour afin qu’il transfère vers la nouvelle boîte.

Le bouton « Supprimer le domaine » est grisé

• Vous n’êtes pas autorisé à supprimer le domaine. Demandez à un propriétaire du compte ou à un administrateur disposant de cette autorisation.
• Le domaine est le domaine principal d’un alias connecté. Déconnectez ou supprimez d’abord cette relation.
• La suppression signale une erreur. Ne supposez pas que le domaine a été retiré. Actualisez la page Domaines, vérifiez la liste des boîtes et, si l’erreur persiste, transmettez au support le nom du domaine et le message affiché.

En cas de suppression accidentelle

Il n’existe aucune corbeille en libre-service pour récupérer un domaine. Vous pouvez :

• Ajouter de nouveau le domaine dans TrekMail et réappliquer les DNS. Le système le considérera comme un domaine fraîchement ajouté et l’ancien courrier ne reviendra pas.
• Recréer les boîtes sous les mêmes noms. Elles seront neuves et vides.
• Utiliser les outils de migration si vous avez archivé le courrier dans un client IMAP, afin de réimporter l’archive locale vers les nouvelles boîtes.

Si la suppression était accidentelle, contactez rapidement le support, mais prévoyez une restauration à partir de votre propre archive. Ne comptez pas sur une période d’annulation.

Questions fréquentes

Puis-je supprimer un domaine qui possède encore des boîtes actives ? Oui. La suppression en cascade s’en charge automatiquement et la fenêtre de confirmation indique combien de boîtes seront supprimées.

Dois-je supprimer un domaine pour changer de fournisseur ? Non. Vous pouvez d’abord faire pointer les MX vers un autre fournisseur. Gardez à l’esprit qu’un enregistrement de domaine TrekMail n’est pas une sauvegarde de l’ancien courrier. Exportez tout ce dont vous avez besoin avant le transfert.

La suppression d’un domaine donne-t-elle droit à un remboursement ? TrekMail facture au niveau du compte et non du domaine. La suppression réduit votre nombre de domaines, mais ne modifie pas le coût de l’abonnement, sauf si vous passez également à une offre inférieure.

Puis-je supprimer uniquement la clé DKIM sans retirer le domaine ? Cette opération ne fait pas partie de la procédure normale de suppression d’un domaine. Contactez le support si vous avez besoin d’une modification propre à DKIM.

La suppression d’un domaine affecte-t-elle mes autres domaines ? Non. Chaque domaine est indépendant. Les autres continuent à recevoir, envoyer et fonctionner normalement.

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