מחיקת תיבת דואר ב-TrekMail, בנפרד או בקבוצה

מחיקת תיבת דואר מבטלת את הגישה אליה ואת מסירת ההודעות אליה. אם בלוח הבקרה מופיע האזור נמחקו לאחרונה, התיבה נשמרת בו למשך 7 ימים וניתן לשחזר אותה לפני הסרתה לצמיתות. בהתקנות שאין בהן אזור כזה, המחיקה הופכת לסופית עם השלמת פעולת ההסרה. במדריך מוסבר מתי כדאי למחוק, אילו חלופות בטוחות יותר קיימות ומה קורה בכל אחד מהמקרים.

מי יכול למחוק תיבות דואר

בעלי החשבון ומנהלי המערכת. משתמש בתיבת דואר אינו יכול למחוק אותה בעצמו. רק החשבון שהתיבה שייכת לו רשאי לעשות זאת.

מתי למחוק ומתי לבחור אפשרות אחרת

מחיקה מתאימה במקרים הבאים:

• עובד עזב ואין עוד צורך לקבל הודעות שנשלחות לכתובת שלו.
• אין עוד צורך בתיבת דואר לבדיקה או בתיבה זמנית.
• ההתקשרות עם לקוח הסתיימה והגיע הזמן לנקות את המשאבים.
• מאחדים כמה תיבות דואר לתיבה אחת.

מחיקה אינה מתאימה במקרים הבאים:

• רוצים להמשיך לקבל הודעות שנשלחות לכתובת. יש להשתמש בהעברה, כמוסבר בהמשך בסעיף "חלופות למחיקה".
• רוצים לחסום משתמש באופן זמני בזמן בדיקה. יש להשעות את הכניסה שלו, כמוסבר בהמשך בסעיף "חלופות למחיקה".
• ייתכן שיהיה צורך בנתונים בעתיד. תחילה יש לייצא את התיבה לארכיון או להוריד אותה דרך IMAP לתוכנת דואר מקומית.

דרך 1: מחיקת תיבת דואר אחת

1. פותחים את תיבות דואר.
2. מאתרים את התיבה ברשימה. אם הרשימה ארוכה, אפשר להשתמש בחיפוש.
3. לוחצים על תפריט שלוש הנקודות (⋮) בקצה השורה.
4. בוחרים מחיקת תיבת דואר.
5. נפתח חלון אישור שמפרט מה יוסר.
6. מאשרים.

במסך האישור מצוין אם התיבה תועבר אל נמחקו לאחרונה או תיכנס לתור להסרה לצמיתות.

כאשר נמחקו לאחרונה זמין, התיבה נעלמת מהרשימה הראשית ומפסיקה לקבל כניסות והודעות חדשות, אך הכתובת, ההודעות וההגדרות שלה נשמרות לצורך שחזור. התיבה נמחקת לצמיתות לאחר 7 ימים, או קודם לכן אם בוחרים מחיקה לצמיתות. אם האזור אינו זמין, יש להתייחס לאישור כאל פעולה סופית ולייצא מראש כל מידע שצריך לשמור.

שחזור תיבה מתוך נמחקו לאחרונה

סעיף זה חל רק כאשר האפשרות נמחקו לאחרונה מופיעה באזור תיבות הדואר.

1. פותחים את תיבות דואר ובוחרים נמחקו לאחרונה.
2. מאתרים את התיבה. בכל שורה מוצג מספר הימים שנותרו עד להסרה לצמיתות.
3. לוחצים על שחזור כדי להחזיר אותה מיד לפעילות, כולל כניסה, מסירת הודעות, כינויים והגדרות. אפשר לבחור מחיקה לצמיתות כדי להסיר אותה מיד.

בעת השחזור המערכת בודקת מחדש את מגבלת תיבות הדואר לכל דומיין בתוכנית, ואם הוקצה לתיבה אחסון ייעודי, גם את ההקצאה שלו. אם המקום או נפח האחסון נוצלו בינתיים, צריך לפנות קיבולת או לשדרג את התוכנית לפני השחזור. מחיקת דומיין או חשבון היא פעולה נפרדת מסל המחזור של תיבות הדואר.

דרך 2: מחיקה קבוצתית של כמה תיבות

1. פותחים את תיבות דואר.
2. מסמנים את תיבת הסימון ליד כל תיבה שרוצים למחוק. אפשר גם להשתמש בתיבת הסימון הראשית "בחירת הכול".
3. הסרגל פעולות קבוצתיות מופיע בראש הדף.
4. לוחצים על פעולות קבוצתיות ← מחיקת תיבות דואר.
5. בחלון האישור מוצג מספר התיבות שיושפעו.
6. מאשרים.

אותו כלל מחיקה חל על כל התיבות שנבחרו. אם נבחרה קבוצה גדולה, יש להמתין עד שלוח הבקרה יסיים לעבד את הבקשה לפני שמתחילים פעולה קבוצתית נוספת. אם נמחקו לאחרונה מופעל, אפשר לשחזר משם תיבה אחת או כמה תיבות לפני תום תקופת השמירה.

מה נשמר בזמן שהתיבה נמצאת בנמחקו לאחרונה

עד סוף תקופת השמירה, הכתובת, הכינויים, ההודעות, התיקיות, המסננים, הגדרות ההעברה, נתוני דואר הרשת ונתוני Drive שבבעלות התיבה נשארים משויכים לתיבה שנמחקה כדי שאפשר יהיה לשחזר אותה. בתקופה זו אי אפשר להקצות את הכתובת לתיבת דואר חדשה.

מה מוסר במחיקה לצמיתות

כאשר תיבת דואר נמחקת לצמיתות, הנתונים הייחודיים לה מוסרים:

• כל ההודעות בכל התיקיות, כולל דואר נכנס, דואר יוצא, טיוטות, אשפה, דואר זבל ותיקיות מותאמות אישית.
• כל התיקיות שהיו בתיבה.
• כל כללי הדואר ומסנני Sieve שהיו משויכים לתיבה.
• הגדרות מענה אוטומטי ומענה בעת חופשה.
• כל הכינויים שהפנו אל התיבה כיעד. כתובות הכינוי מתפנות, ולאחר מכן אפשר להקצות אותן לתיבה אחרת או ליצור כינויים חדשים באותו שם.
• הגדרות ההעברה מהתיבה ליעדים אחרים.
• נתוני דואר הרשת, כולל אנשי קשר (CardDAV), אירועי לוח שנה (CalDAV), חיפושים שמורים, הגדרות אישיות וחתימות.
• קובצי Drive שבבעלות התיבה, אם החשבון משתמש בתכונות Drive.
• קודי שחזור וקודי גישה שהונפקו לתיבה.

לא קיימת אפשרות שחזור נוספת לאחר מחיקה לצמיתות. אם ייתכן שיהיה צורך במידע בעתיד, יש לשמור ארכיון עצמאי.

מה לא נמחק

• הודעות שטרם הגיעו: אי אפשר למחוק הודעה שעדיין לא נשלחה. הודעות חדשות שיישלחו לכתובת לאחר המחיקה יידחו, כמוסבר בהמשך.
• עותקים חיצוניים: כל מי שהשיב, קיבל עותק מוסתר או העביר הודעות אל התיבה או ממנה שומר את העותק שלו. עותקים אלה אינם מושפעים.
• מכסת תיבות הדואר ומספרן בדומיין: מחיקה לצמיתות מפנה מקום לתיבה. תיבה שנמצאת בנמחקו לאחרונה עדיין תופסת מקום עד שתשוחזר או תוסר.
• יומני ביקורת: המחיקה נרשמת ביומן הביקורת למנהלים יחד עם מועד הפעולה והמנהלה או המנהל שביצעו אותה.

מה קורה להודעות שנשלחות לכתובת לאחר המחיקה

יש שני מצבים:

• Catch-all מופעל בדומיין: הודעות שנשלחות לכתובת שנמחקה ולכל הכינויים שלה מועברות ליעד של catch-all. מידע נוסף נמצא במאמר תיבת דואר Catch-all.
• Catch-all אינו מוגדר: הודעות שנשלחות לכתובת שנמחקה נדחות עם 550 User not found, והשולח מקבל הודעה על כשל במסירה.

אם מוחקים כתובת חשובה, יש להגדיר catch-all או ליצור כינוי להעברה בתיבת דואר אחרת לפני המחיקה. כך ההודעות ימשיכו להגיע.

מה קורה להפעלות פעילות בדואר הרשת

הפעלות פעילות בדואר הרשת של התיבה שנמחקה הופכות לבלתי תקפות. קריאת ה-API או טעינת הדף הבאה נכשלת בשגיאת אימות והמשתמש מנותק. הוא לא יוכל להיכנס שוב מפני שהתיבה כבר אינה קיימת.

בחיבורי IMAP/SMTP, תוכנת הדואר מקבלת שגיאת "האימות נכשל" בבקשה הבאה.

חלופות למחיקה

אם נדרש טיפול מתון יותר, אפשר לבחור בכמה שיטות ששומרות יותר מידע.

אפשרות A: השעיית הכניסה

רוצים למנוע מהמשתמש להיכנס, אך להמשיך לקבל את ההודעות שלו.

1. פותחים את תיבת הדואר ועוברים לכרטיסייה מגבלות.
2. לוחצים על השעיית כניסה. אפשר להזין סיבה כדי לזכור בהמשך מדוע הגישה הושעתה.

המשתמש מנותק מכל המכשירים ואינו יכול להיכנס שוב. ההודעות ממשיכות להגיע וממתינות בתיבה. כשרוצים להחזיר את הגישה, לוחצים על שחזור כניסה. מידע נוסף נמצא במאמר השעיית כניסה לתיבת דואר.

אין להשתמש בשינוי סיסמה למטרה זו. משתמש שיש לו כתובת דואר לשחזור או קוד שחזור יכול לאפס את הסיסמה בעצמו מדף הכניסה, ולכן שינוי הסיסמה אינו חוסם אותו בפועל.

אפשרות A2: השעיה והעברה

כמו אפשרות A, אך רוצים שמישהו אחר יקרא את ההודעות בינתיים.

1. מבצעים השעיית כניסה כמתואר באפשרות A.
2. מפעילים העברה מתיבה זו לתיבה אחרת, שלכם או של עמית.
3. מחליטים אם לשמור עותק. בוחרים כן אם רוצים גיבוי, ולא אם רוצים לצמצם את השימוש באחסון.

ההעברה ממשיכה לפעול בזמן שהכניסה מושעית, כך שההודעות מגיעות לעמית והתיבה המקורית נשארת ללא שינוי.

אפשרות B: העברת התיבה למשתמש חדש

מסיימים את הגישה של המשתמש המקורי, אך רוצים שהכתובת תמשיך לפעול תחת משתמש אחר.

1. משנים את הסיסמה לסיסמה שבה ישתמש המשתמש החדש.
2. מעדכנים את השם המוצג לפי הצורך דרך "הגדרות תיבת דואר ← שם מוצג".
3. מוסרים למשתמש החדש את הסיסמה החדשה בדרך מאובטחת.

ההיסטוריה של התיבה נשמרת ורק המשתמש מתחלף.

אפשרות C: ארכיון מקומי לפני המחיקה

רוצים לשמור את ההודעות הישנות במצב לא מקוון, אך לא עוד ב-TrekMail.

1. מוסיפים את תיבת הדואר לתוכנת IMAP מקומית. Thunderbird מתאים למטרה זו.
2. ממתינים לסנכרון מלא. IMAP מוריד את כל ההודעות למחשב המקומי.
3. בודקים כמה תאריכים וספירות כדי לוודא שהארכיון המקומי שלם.
4. מנתקים את חשבון ה-IMAP ב-Thunderbird, בלי למחוק את העותק המקומי.
5. לאחר מכן מוחקים את תיבת הדואר ב-TrekMail.

הארכיון המקומי שייך לכם ואפשר לשמור אותו ללא הגבלת זמן.

בטיחות במחיקה קבוצתית

• יש לעבור על הכתובות שנבחרו לפני האישור, במיוחד אם השתמשתם בתיבת הסימון הראשית.
• אין לחזור על בקשת מחיקה בזמן שלוח הבקרה עדיין מעבד אותה. לאחר סיום הבקשה, יש לרענן את הרשימה ולבדוק את התוצאה.
• מומלץ לייצא הודעות לפני מחיקת כתובת שיש לה חשיבות משפטית, חשבונאית או תפעולית. ארכיון IMAP מקומי הוא עותק עצמאי ושימושי.

טעויות נפוצות

שאלות נפוצות

האם אפשר לשחזר תיבת דואר שנמחקה? כן, אם היא נמצאת בנמחקו לאחרונה ותקופת השמירה טרם הסתיימה. לאחר מחיקה לצמיתות אי אפשר לשחזר אותה דרך לוח הבקרה.

מה קורה לכללי העברה שמצביעים לתיבה שנמחקה? כללי העברה בתיבות אחרות שהגדירו את התיבה שנמחקה כיעד יתחילו להחזיר הודעות. יש לעדכן אותם.

האם אפשר למחוק את תיבת הדואר האחרונה בדומיין? כן. הדומיין נשאר פעיל, אך הודעות חדשות אליו יידחו אם לא הוגדר catch-all במקום אחר.

האם אפשר למחוק בקבוצה לפי מסנן, למשל "כל התיבות שלא היו פעילות במשך 90 יום"? לא דרך ממשק לוח הבקרה. ייתכן שאפשר לעשות זאת באמצעות API או כלי ניהול. יש לפנות לתמיכה.

האם המחיקה משפיעה על החיוב? מספר תיבות הדואר קשור למגבלות התוכנית ולא לחיוב ישיר. מחיקת תיבה אינה מקטינה את התשלום החודשי. היא רלוונטית רק כאשר מגיעים למספר התיבות המרבי בתוכנית.