TrekMailでメールボックスを削除する方法

メールボックスを削除すると、そのメールボックスへのアクセスとメール配信が停止します。管理画面に最近削除した項目が表示される環境では、メールボックスはそこに7日間保管され、完全に消去される前なら復元できます。この項目がない環境では、削除処理の完了後に元へ戻すことはできません。ここでは、削除が適切な場面、より安全な代替策、どちらの環境で何が起きるかを説明します。

メールボックスを削除できる人

アカウント所有者と管理者です。メールボックスの利用者が自分で削除することはできず、そのメールボックスを所有するアカウントだけが削除できます。

削除すべき場合と別の方法を選ぶ場合

次のような場合は削除が適しています。

• 退職した従業員宛てのメールを今後受け取る必要がない。
• テスト用または仮のメールボックスが不要になった。
• 顧客との取引が終わり、関連データを整理している。
• 複数のメールボックスを1つに統合している。

次のような場合は削除しないでください。

• そのアドレス宛てのメールを引き続き受け取りたい場合は、下記の「削除以外の方法」を参照し、転送を使います。
• 調査中だけ利用者を一時的に締め出したい場合は、下記の「削除以外の方法」を参照し、ログインを停止します。
• 後日データが必要になる可能性がある場合は、先にメールボックスを書き出して保存するか、IMAPでローカルのメールソフトへダウンロードします。

手順1：メールボックスを1件削除する

1. メールボックスを開きます。
2. 一覧から対象を探します。件数が多い場合は検索を使います。
3. 行の右端にある**三点メニュー (⋮)**をクリックします。
4. メールボックスを削除を選びます。
5. 削除される内容を示す確認画面が開きます。
6. 内容を確認して実行します。

確認画面には、メールボックスが最近削除した項目へ移動するのか、完全削除の待機状態になるのかが表示されます。

最近削除した項目を利用できる場合、メールボックスは通常の一覧から消え、ログインと新着メールの受信が止まります。ただし、復元できるようにアドレス、メール、設定は保持されます。7日後に完全消去されますが、完全に削除を選べば、その前に消去できます。この項目がない場合は確認後に元へ戻せないものとして扱い、必要なデータを先に書き出してください。

「最近削除した項目」から復元する

この節は、メールボックス画面に最近削除した項目が表示される場合にだけ該当します。

1. メールボックスを開き、最近削除した項目を選びます。
2. 対象を探します。各行に完全削除までの残り日数が表示されます。
3. 復元をクリックすると、ログイン、メール配信、エイリアス、設定を含め、すぐに有効な状態へ戻ります。今すぐ消去する場合は完全に削除を選びます。

復元時には、プランで定められたドメインごとのメールボックス上限が再確認されます。専用ストレージを割り当てていた場合は、その容量も確認されます。その間に枠や容量が使われていたときは、空きを作るかプランをアップグレードしてから復元してください。ドメインやアカウントの削除は別の操作であり、このメールボックス用ごみ箱とは関係ありません。

手順2：複数のメールボックスを一括削除する

1. メールボックスを開きます。
2. 削除する各メールボックスの横にあるチェックボックスを選びます。上部の「すべて選択」も使えます。
3. 画面上部に一括操作バーが表示されます。
4. 一括操作 → メールボックスを削除をクリックします。
5. 確認画面に対象メールボックスの件数が表示されます。
6. 内容を確認して実行します。

選択したすべてのメールボックスに同じ削除ルールが適用されます。多数を選んだ場合は、管理画面で処理が完了するまで待ってから次の一括操作を始めてください。最近削除した項目が有効なら、保管期間が終わる前に、そこから個別または複数の項目を復元できます。

「最近削除した項目」にある間に保持されるもの

保管期間中は、メールボックスのアドレス、エイリアス、メール、フォルダー、フィルター、転送設定、Webメールのデータ、そのメールボックスが所有するDriveデータが保持され、復元時に戻ります。この期間は、同じアドレスを新しいメールボックスへ割り当てることはできません。

完全削除で消去されるもの

メールボックスを完全に削除すると、そのメールボックス固有の次のデータが消去されます。

• 受信トレイ、送信済み、下書き、ごみ箱、迷惑メール、独自フォルダーにあるすべてのメール。
• メールボックス内のすべてのフォルダー。
• そのメールボックスに設定されたすべてのメールルールとSieveフィルター。
• 自動返信と休暇応答の設定。
• そのメールボックスを転送先にしていたすべてのエイリアス。エイリアスのアドレスは解放され、後で別のメールボックスへ割り当て直すか、同じ名前で新しく作成できます。
• そのメールボックスから他へ送る転送設定。
• Webメールのデータ。連絡先 (CardDAV)、予定表 (CalDAV)、保存した検索、個人設定、署名が含まれます。
• アカウントでDrive機能を利用している場合、そのメールボックスが所有するDriveファイル。
• そのメールボックス用に発行された復旧コードとアクセスコード。

完全削除の後に復元する手段はありません。後で情報が必要になる可能性がある場合は、別途アーカイブを保管してください。

削除されないもの

• まだ届いていないメール：まだ送信されていないメールを削除することはできません。削除後にそのアドレスへ届いた新しいメールは返送されます。詳しくは下記を参照してください。
• 外部にあるコピー：このメールボックスとの間で返信、Bcc、転送を行った相手は、自分のコピーを持っています。そのコピーは削除されません。
• ドメインのメールボックス枠と件数：完全削除すると枠が1つ空きます。最近削除した項目にあるメールボックスは、復元または消去されるまで枠を使い続けます。
• 監査ログ：削除時刻と操作した管理者を含む記録が、管理者向け監査ログに残ります。

削除後に元のアドレスへ送られたメール

次の2通りです。

• ドメインでcatch-allが有効：削除したアドレスとそのすべてのエイリアス宛てのメールは、catch-allの転送先で受信されます。Catch-all受信箱も参照してください。
• catch-allがない：削除したアドレス宛てのメールは 550 User not found で返送され、送信者に配信不能通知が届きます。

重要なアドレスを削除する場合は、先にcatch-allを設定するか、別のメールボックスに転送用エイリアスを作成してください。これでメールを受け取り続けられます。

ログイン中のWebメールセッション

削除したメールボックスのWebメールセッションは無効になります。次のAPI呼び出しまたはページ読み込みで認証エラーが発生し、利用者はログアウトします。メールボックス自体が存在しないため、再度ログインすることはできません。

IMAP/SMTP接続では、次の要求時にメールソフトへ「認証に失敗しました」と表示されます。

削除以外の方法

より穏やかな対応にしたい場合は、次の方法を使うと多くのデータを残せます。

方法A：ログインを停止する

利用者のアクセスは止めたいものの、メールの受信は続けたい場合に使います。

1. メールボックスを開き、制限タブへ移動します。
2. ログインを停止を押します。後で理由が分かるように、必要なら理由も入力します。

利用者はすべての端末からログアウトし、再度ログインできなくなります。メールは通常どおり配信され、メールボックスに保存されます。アクセスを戻すときはログインを復元を押します。メールボックスへのログインを停止するも参照してください。

この目的でパスワードを変更しないでください。復旧用メールアドレスまたは復旧コードを持つ利用者は、ログイン画面から自分でパスワードを再設定できるため、実際のアクセス禁止にはなりません。

方法A2：停止して転送する

方法Aに加え、その間のメールを別の人に読んでもらいたい場合に使います。

1. 方法Aの手順でログインを停止します。
2. そのメールボックスから自分または同僚の別のメールボックスへ転送を有効化します。
3. コピーを保持するか決めます。控えが必要なら保持し、ストレージ使用量を抑えたいなら保持しません。

ログインを停止している間も転送は続くため、同僚にメールが届き、元のメールボックスもそのまま残ります。

方法B：別の利用者に引き継ぐ

元の利用者は退職したものの、別の担当者が同じアドレスを使い続ける場合に適しています。

1. 新しい利用者が使うものへパスワードを変更します。
2. 必要なら「メールボックス設定 → 表示名」で表示名を変更します。
3. 新しいパスワードを安全な方法で新しい利用者へ渡します。

過去のメールは残り、利用者だけが変わります。

方法C：削除前にローカルへ保存する

過去のメールはオフラインで残し、TrekMail上からは削除したい場合に使います。

1. ローカルのIMAPメールソフトへメールボックスを追加します。Thunderbirdが適しています。
2. 完全に同期されるまで待ちます。IMAPによりすべてのメールがローカル端末へダウンロードされます。
3. 日付と件数をいくつか照合し、ローカル保存が完全か確認します。
4. ThunderbirdでIMAPアカウントを切断します。ローカルのコピーは削除しないでください。
5. その後、TrekMailでメールボックスを削除します。

ローカルに保存したデータは、期限なく自分で保管できます。

一括削除を安全に行うための注意

• 確定する前に選択したアドレスを見直してください。全選択を使った場合は特に注意が必要です。
• 管理画面で削除処理が続いている間は、同じ要求を繰り返さないでください。完了後に一覧を更新して結果を確認します。
• 法務、会計、業務上の価値があるアドレスは、削除前にメールを書き出してください。ローカルのIMAPアーカイブは実用的な独立コピーになります。

よくある間違い

よくある質問

削除したメールボックスは復元できますか？ 最近削除した項目にあり、保管期間が終わっていなければ復元できます。完全削除された後は、管理画面から復元できません。

削除したメールボックスを転送先にしていたルールはどうなりますか？ 他のメールボックスでそのアドレスを転送先にしていたルールは、メールを返送するようになります。該当するルールを更新してください。

ドメインで最後のメールボックスも削除できますか？ はい。ドメインは有効なままです。ただし、別の場所にcatch-allを設定していなければ、そのドメイン宛ての新しいメールは返送されます。

「90日間利用のないメールボックスをすべて削除」のように、条件で一括削除できますか？ 管理画面からはできません。APIまたは管理者向けツールで対応できる場合があるため、サポートへお問い合わせください。

削除すると請求額は変わりますか？ メールボックス数はプランの上限に関係しますが、1件ごとの直接課金ではありません。削除しても月額料金は下がらず、プランのメールボックス上限に達している場合にだけ空き枠が増えます。