Enviar anexos grandes através do Drive

A maioria dos sistemas de email rejeita silenciosamente anexos com mais de cerca de 25 MB. Alguns são mais rigorosos e as instalações empresariais do Outlook costumam impor um limite de 10 MB. O resultado: anexa um PDF de 30 MB, clica em Send e, 20 minutos depois, recebe uma falha de entrega de um servidor desconhecido.

Quando o Drive está disponível para a caixa de correio, o webmail da TrekMail pode encaminhar anexos grandes através do Drive. O destinatário recebe um link de transferência em vez de um anexo tradicional que poderia ser rejeitado. Não precisa de uma conta TrekMail para transferir através de um link válido.

Como funciona o encaminhamento automático

Escreva uma mensagem no webmail e anexe ficheiros como habitualmente: botão do clipe, arrastar e largar no editor ou colar uma imagem da área de transferência. O webmail mede cada ficheiro quando este é adicionado.

Se um ficheiro tiver 18 MB ou menos, mantém-se como anexo. O destinatário vê um ícone de clipe e transfere o ficheiro diretamente através do cliente de email.

Se um ficheiro tiver mais de 18 MB, o webmail carrega-o para o Drive em segundo plano e substitui o anexo por um link público de transferência. O editor mostra o ficheiro como um anexo por link, com o nome e o progresso do carregamento.

O limite de 18 MB corresponde ao que a maioria dos sistemas de email aceita de forma fiável. Um valor superior arriscaria rejeições por destinatários rigorosos; um valor inferior encaminharia demasiados anexos de tamanho normal pelo Drive sem necessidade.

O que o destinatário vê

O email mantém o assunto, o corpo e a assinatura que escreveu. Também inclui uma secção de link do Drive com:

• O nome do ficheiro
• O tamanho do ficheiro
• Um link de transferência

Abrir um link válido inicia a transferência no navegador do destinatário. Não é necessário iniciar sessão nem aceitar nada.

A mensagem inclui conteúdo do link em HTML e em texto simples, para que os destinatários possam utilizá-lo em clientes de email comuns.

Onde o ficheiro fica no Drive

Os anexos encaminhados automaticamente são guardados no espaço do Drive da caixa de correio remetente. Não é necessário carregá-los uma segunda vez para os enviar.

Se a caixa de correio tiver acesso completo ao Drive, pode encontrar e gerir estes ficheiros como quaisquer outros. Uma caixa configurada com acesso ao Drive apenas para anexos não dispõe do navegador pessoal de ficheiros do Drive.

Estes ficheiros contam para o fundo de armazenamento como qualquer outro ficheiro. Se enviar dezenas de anexos grandes sem fazer limpeza, estes acumulam-se.

Limites de transferências

Cada link criado automaticamente tem por predefinição um limite de 100 transferências. Após 100 transferências bem-sucedidas, o link deixa de funcionar e o destinatário, ou qualquer pessoa a quem este o tenha reencaminhado, vê a página "no longer available".

100 é um valor generoso para uma utilização normal. Um email típico tem um destinatário que transfere uma vez. Mesmo com três ou quatro reencaminhamentos e dois destinatários em cada um, seriam cerca de doze transferências. 100 oferece margem, mas limita os danos se o link for divulgado.

O link criado pelo editor usa o limite padrão de 100 transferências. Numa caixa com acesso apenas para anexos, o link também recebe o prazo de retenção de anexos da caixa. Para escolher outra validade ou limite, crie um link público de partilha para um ficheiro no Drive e cole-o na mensagem.

Enviar um ficheiro que já está no Drive

Também pode enviar um ficheiro que já esteja no Drive sem o carregar novamente. Na barra de ferramentas do editor, clique no ícone Drive. Abre-se um seletor de pastas; navegue, escolha o ficheiro e é adicionado um link público de transferência à mensagem. O ficheiro não volta a ser carregado; o link aponta para a cópia existente.

Esta é a abordagem certa para ficheiros que mantém disponíveis e envia regularmente: modelos, contratos padrão, recursos de marca e materiais já preparados. O destinatário recebe a mesma secção de link do Drive, com o limite padrão de 100 transferências.

O que fazer quando não quer o encaminhamento automático

Por vezes, pretende que um ficheiro seja um anexo real independentemente do tamanho, talvez porque o destinatário o pediu expressamente ou porque o envia para um sistema que exige anexos integrados.

O encaminhamento automático não se aplica a ficheiros com 18 MB ou menos, pelo que estes já são anexos reais.

Para ficheiros com mais de 18 MB, as opções são:

• Comprimir para 18 MB ou menos, se possível: arquivos ZIP, imagens com dimensões menores ou vídeo com taxa de bits inferior.
• Dividir em vários ficheiros de 18 MB ou menos e anexá-los todos.
• Enviar por outro canal que suporte o tamanho. Os links públicos de partilha do Drive funcionam fora do editor; também pode utilizar Slack, SFTP, etc.

Não existe uma opção por mensagem que force um ficheiro grande a ser um anexo real; a maioria dos sistemas de email iria rejeitá-lo de qualquer forma.

Implicações para o fundo de armazenamento

Os anexos encaminhados automaticamente utilizam espaço do seu fundo. Um anexo de 30 MB ocupa 30 MB até ser eliminado do Drive. A transferência pelo destinatário não duplica o armazenamento.

Se enviar muitos anexos grandes, o fundo enche-se ao longo do tempo. A solução é igual à de qualquer outro consumidor do Drive: elimine o que não precisa, esvazie Trash ou expanda o fundo.

Também pode criar o hábito de rever regularmente os ficheiros criados para email e eliminar tudo o que já não precisa.

Comportamento fora do webmail

Esta opção automática aplica-se apenas no TrekMail webmail composer. Se enviar através do Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou outra aplicação de email, essa aplicação cria e envia o próprio anexo. Utilize um link de partilha do Drive para ficheiros grandes quando necessário.

Nesse caso:

• Os anexos são anexos MIME reais, independentemente do tamanho.
• A sua aplicação de email e o sistema do destinatário aplicam as respetivas políticas de tamanho.

Se enviar regularmente ficheiros grandes através de um cliente de email de computador, o fluxo mais simples é: carregue primeiro para o Drive, gere um link público de partilha e cole-o no corpo da mensagem. O destinatário tem a mesma experiência do encaminhamento automático do webmail, mas o processo é manual.

Cenários comuns

"O destinatário diz que não consegue transferir o ficheiro." Verifique o ficheiro e o respetivo link no Drive. As causas comuns são um link expirado, um limite de transferências atingido ou um ficheiro movido para Trash. Mover um ficheiro para Trash revoga os links ativos, por isso crie um novo depois de restaurar o ficheiro.

"O ficheiro aparece como anexo nuns clientes e como link noutros." Isso não acontece: o corpo da mensagem contém um link em HTML e uma referência textual na parte de texto simples. Ambos os clientes veem o link, apenas com estilos visuais diferentes. Não existe mudança específica por cliente.

"Quero enviar o mesmo ficheiro grande para 50 pessoas sem 50 links diferentes." Envie uma única mensagem com o ficheiro anexado; os 50 destinatários veem o mesmo link. Em alternativa, utilize um link de partilha e cole-o manualmente numa mensagem enviada em BCC para 50 pessoas.

"A empresa do destinatário remove links de transferência dos emails." Alguns filtros empresariais consideram qualquer link externo suspeito. Como alternativa, reduza o ficheiro ou envie-o por outro canal. A TrekMail não tem uma definição para contornar a filtragem do destinatário.

Próximos passos

• Links públicos de partilha, o mecanismo de ligação subjacente, incluindo criação manual e todas as opções.
• Carregar ficheiros para o Drive, para preparar o Drive com modelos e recursos de marca antes de escrever.
• Explicação das quotas de armazenamento partilhado, para saber como os anexos contam para o fundo.