Enviar com um endereço profissional pelo Gmail

Pode manter o Gmail como o local onde as mensagens chegam e mostrar aos clientes o seu endereço profissional, como brian@yourcompany.com, quando responde. Não precisa de mover as mensagens do Gmail nem de mudar a forma como as lê.

A maneira mais fácil de entender a configuração é separar três funções:

SMTP é simplesmente o serviço que entrega e-mails enviados. Não precisa de compreender os detalhes técnicos para utilizar esta funcionalidade.

Um exemplo real

Brian divulga brian@thegroovyroamer.com, mas as mensagens enviadas para esse endereço são encaminhadas para thegroovyroamer@gmail.com.

Após a configuração:

1. Um cliente escreve para brian@thegroovyroamer.com.
2. A mensagem chega à caixa de entrada do Gmail de Brian.
3. Brian lê a mensagem no TrekMail e clica em Responder.
4. O TrekMail escolhe automaticamente brian@thegroovyroamer.com em From.
5. A resposta é entregue através do serviço de envio escolhido por Brian.
6. O cliente vê o endereço profissional, não o endereço do Gmail.
7. Uma cópia da resposta fica guardada na pasta Enviados da conta do Gmail conectada.

Brian continua a poder escolher outro endereço disponível no menu From antes de enviar.

Antes de começar

Precisa destes três elementos:

• Uma caixa de entrada do Gmail, Outlook ou de outro fornecedor conectada ao TrekMail.
• Um domínio profissional ativo na mesma conta TrekMail.
• O endereço profissional atribuído à sua caixa de correio com Envio ativado no Painel.

O TrekMail não oferece um endereço inventado ou não aprovado. Isto protege o seu domínio e impede que alguém envie mensagens como um endereço que não lhe pertence.

O encaminhamento é independente desta configuração. Se as suas mensagens profissionais devem chegar ao Gmail, configure o encaminhamento no serviço que recebe atualmente essas mensagens. Adicionar um endereço From não cria encaminhamento por si só.

Configurar

1. Conectar a caixa de entrada

1. Abra o TrekMail Webmail.
2. Abra Definições → Contas conectadas.
3. Clique em Conectar uma conta.
4. Adicione o Gmail, Outlook ou outra caixa de entrada e conclua o teste de conexão.

Para o Gmail, siga Adicionar a sua conta Gmail ao TrekMail.

2. Disponibilizar o endereço profissional

Um administrador da conta faz isto no Painel:

1. Abra Caixas de correio e escolha a sua caixa.
2. Adicione o endereço profissional como alias ou abra o endereço existente.
3. Certifique-se de que o endereço está ativo e que Permitir envio a partir deste endereço está ativado.

Volte ao Webmail após a alteração. O endereço estará agora disponível para envio.

3. Associar o endereço à caixa conectada

1. Abra Definições → Endereços de envio.
2. Clique em Adicionar um endereço From.
3. Escolha a caixa conectada onde as mensagens chegam.
4. Escolha o endereço profissional que os clientes devem ver.
5. Confirme o método de envio.
6. Adicione um nome de remetente, endereço Reply-To ou assinatura, se desejar.
7. Clique em Adicionar endereço From.

O ecrã apresenta o percurso concluído numa linguagem simples:

• As mensagens chegam a: a caixa de entrada conectada.
• Os destinatários veem: o endereço From profissional.
• Enviado através de: o serviço que entrega a resposta.

Escolher como o endereço envia

A maioria das pessoas deve manter Utilizar as definições de envio do domínio. O TrekMail segue então o que já está configurado para esse domínio profissional:

• SMTP gerido do TrekMail num plano elegível, ou
• o perfil SMTP personalizado selecionado para esse domínio no Painel.

Escolha Utilizar outro serviço de envio guardado apenas quando este endereço From precisar de outro fornecedor. Por exemplo, o restante domínio yourcompany.com pode usar o TrekMail, enquanto sales@yourcompany.com utiliza um perfil Mailjet guardado.

A conta do Gmail conectada continua a ser a caixa de entrada. Escolher outro serviço de envio não move as mensagens recebidas nem altera a palavra-passe do Gmail.

Fazer com que as respostas escolham o endereço certo

Na parte superior de Definições → Endereços de envio, escolha uma destas opções:

• Endereço que recebeu a mensagem: recomendado quando vários endereços profissionais encaminham mensagens para a mesma caixa. As respostas tentam utilizar o endereço para o qual o cliente escreveu.
• Endereço predefinido para novas mensagens: as respostas começam com o seu endereço TrekMail predefinido habitual.

Para o exemplo de encaminhamento para o Gmail, escolha Endereço que recebeu a mensagem.

O TrekMail verifica os detalhes da entrega original e os endereços visíveis em To e Cc. Se a mensagem corresponder a um endereço profissional associado a essa caixa conectada, a resposta utiliza-o automaticamente. Pode sempre verificar ou alterar From antes de enviar.

Formas úteis de utilizar esta funcionalidade

Manter um fluxo de trabalho existente no Gmail

Continue a receber mensagens no Gmail, mas deixe de expor um endereço @gmail.com aos clientes. Isto é útil para um profissional independente ou uma pequena empresa que ainda não esteja pronta para mover a caixa de entrada.

Gerir várias marcas num único Webmail

Conecte mais de uma caixa de entrada e adicione um endereço From aprovado para cada marca. As novas mensagens permitem escolher a marca no menu From, enquanto as respostas podem escolhê-la automaticamente.

Migrar aos poucos em vez de tudo de uma vez

Mantenha um fornecedor antigo em funcionamento enquanto um domínio está a ser transferido. Durante a transição, o TrekMail pode ler a caixa de entrada existente e enviar a partir do endereço profissional aprovado.

Utilizar serviços de entrega diferentes

Um endereço pode seguir as definições do domínio, enquanto outro utiliza um perfil SMTP guardado. Isto é útil quando um cliente, uma marca ou uma campanha precisa de usar o seu próprio fornecedor de entrega.

Oferecer o mesmo fluxo de trabalho com a sua marca

Os clientes White Label utilizam os mesmos ecrãs Contas conectadas e Endereços de envio no seu Painel e domínio Webmail personalizados. O nome, logótipo, cores e links do fornecedor aparecem na UI em vez da marca TrekMail, enquanto as caixas conectadas, domínios e perfis SMTP de cada cliente permanecem separados.

As caixas pessoais e de equipa são diferentes

Uma conta Gmail conectada à sua caixa de correio pessoal continua privada. Os colegas não obtêm acesso a essa conta apenas porque partilham consigo outra caixa TrekMail.

Para um endereço de equipa como support@yourcompany.com, utilize uma caixa de correio partilhada do TrekMail. Os membros com a permissão Pode responder podem ler e enviar a partir desse endereço partilhado. Não conecte a conta Gmail de uma pessoa à espera de que ela se torne uma caixa de entrada partilhada pela equipa.

O que esta funcionalidade não faz

• Não partilha a sua palavra-passe do Gmail com os colegas.
• Não permite enviar a partir de um endereço não aprovado na sua conta TrekMail.
• Não cria encaminhamento de mensagens automaticamente.
• Não move mensagens antigas do Gmail para uma caixa de correio TrekMail.
• Não torna uma caixa pessoal conectada visível dentro de uma caixa partilhada.
• Não altera o DNS nem o serviço de envio do domínio, a menos que um administrador mude essas definições.

Se algo não funcionar

O endereço profissional não aparece: peça ao administrador da conta para confirmar que o endereço pertence à sua caixa de correio, está ativo e tem Permitir envio a partir deste endereço ativado.

O método de envio indica que não está pronto: abra o separador SMTP do domínio no Painel. Conclua a configuração do SMTP gerido do TrekMail ou de um SMTP personalizado e volte ao Webmail.

Uma resposta escolhe o endereço do Gmail: confirme que o endereço profissional está associado exatamente à conta Gmail conectada e que Endereço que recebeu a mensagem está selecionado. Pode escolher o endereço profissional manualmente em From enquanto verifica a configuração.

O envio falha: teste o serviço de envio selecionado no Painel. Se utilizar um perfil SMTP personalizado guardado, confirme que a palavra-passe continua válida e que o seu fornecedor permite o endereço From profissional.

A cópia enviada não aparece no Gmail: volte a conectar a conta Gmail e confirme que a pasta Enviados está disponível. O envio e a gravação da cópia enviada são passos distintos.