שליחה מכתובת עסקית באמצעות Gmail

אפשר להמשיך להשתמש ב-Gmail כמקום שאליו מגיע הדואר, ובזמן התשובה להציג ללקוחות את הכתובת העסקית שלכם, למשל brian@yourcompany.com. אין צורך להעביר את הודעות Gmail או לשנות את הדרך שבה אתם קוראים אותן.

הדרך הקלה ביותר להבין את ההגדרה היא להפריד בין שלושה תפקידים:

SMTP הוא השירות שמוסר דוא״ל יוצא. אין צורך להבין את הפרטים הטכניים כדי להשתמש בתכונה הזאת.

דוגמה מהעולם האמיתי

Brian מפרסם את brian@thegroovyroamer.com, אבל דואר שנשלח אליה מועבר אל thegroovyroamer@gmail.com.

לאחר ההגדרה:

1. לקוח כותב אל brian@thegroovyroamer.com.
2. ההודעה מגיעה לתיבת Gmail של Brian.
3. Brian קורא אותה ב-TrekMail ולוחץ על השבה.
4. TrekMail בוחר אוטומטית את brian@thegroovyroamer.com בשדה From.
5. התשובה נמסרת דרך שירות השליחה שבחר Brian.
6. הלקוח רואה את הכתובת העסקית ולא את כתובת Gmail.
7. עותק של התשובה נשמר בתיקייה נשלח של חשבון Gmail המחובר.

לפני השליחה Brian עדיין יכול לבחור כתובת זמינה אחרת מתפריט From.

לפני שמתחילים

נדרשים כל שלושת הפריטים הבאים:

• תיבת Gmail, Outlook או תיבה אחרת שמחוברת ל-TrekMail.
• דומיין עסקי פעיל באותו חשבון TrekMail.
• הכתובת העסקית משויכת לתיבת הדואר שלכם, כאשר האפשרות שליחה מופעלת בלוח הבקרה.

TrekMail לא יציע כתובת מומצאת או כתובת שלא אושרה. כך הדומיין שלכם מוגן ונמנע מאדם לשלוח מכתובת שאינה בבעלותו.

העברה היא הגדרה נפרדת. אם הדואר העסקי אמור להגיע ל-Gmail, הגדירו את ההעברה בשירות שמקבל כרגע את הדואר העסקי. הוספת כתובת From אינה יוצרת העברה בעצמה.

הגדרה

1. חיבור תיבת הדואר הנכנס

1. פתחו את דואר הרשת של TrekMail.
2. פתחו הגדרות ← חשבונות מחוברים.
3. לחצו על חיבור חשבון.
4. הוסיפו Gmail, Outlook או תיבה אחרת והשלימו את בדיקת החיבור.

עבור Gmail, פעלו לפי הוספת חשבון Gmail ל-TrekMail.

2. הפיכת הכתובת העסקית לזמינה

מנהל חשבון מבצע זאת בלוח הבקרה:

1. פתחו תיבות דואר ובחרו את התיבה שלכם.
2. הוסיפו את הכתובת העסקית ככינוי או פתחו את הכתובת הקיימת.
3. ודאו שהכתובת פעילה ושהאפשרות לאפשר שליחה מכתובת זו מופעלת.

חזרו לדואר הרשת לאחר השינוי. הכתובת תהיה זמינה לשליחה.

3. קישור הכתובת לתיבה המחוברת

1. פתחו הגדרות ← כתובות שליחה.
2. לחצו על הוספת כתובת From.
3. בחרו את התיבה המחוברת שאליה מגיע הדואר.
4. בחרו את הכתובת העסקית שהלקוחות אמורים לראות.
5. אשרו את שיטת השליחה.
6. אם תרצו, הוסיפו שם שולח, כתובת Reply-To או חתימה.
7. לחצו על הוספת כתובת From.

המסך מציג את הנתיב המוגמר בשפה פשוטה:

• הדואר מגיע אל: התיבה המחוברת.
• הנמענים רואים: כתובת From העסקית.
• נשלח באמצעות: השירות שמוסר את התשובה.

בחירת אופן השליחה מהכתובת

לרוב המשתמשים מומלץ להשאיר את שימוש בהגדרות השליחה של הדומיין. כך TrekMail פועל לפי מה שכבר מוגדר עבור הדומיין העסקי:

• SMTP מנוהל של TrekMail בתוכנית מתאימה, או
• פרופיל ה-SMTP המותאם שנבחר עבור הדומיין בלוח הבקרה.

בחרו שימוש בשירות שליחה שמור אחר רק כאשר כתובת From הזאת זקוקה לספק אחר. לדוגמה, שאר הכתובות ב-yourcompany.com יכולות להשתמש ב-TrekMail, בעוד sales@yourcompany.com משתמשת בפרופיל Mailjet שמור.

חשבון Gmail המחובר נשאר תיבת הדואר הנכנס. בחירה בשירות שליחה אחר אינה מעבירה דואר נכנס ואינה משנה את סיסמת Gmail.

בחירת הכתובת הנכונה לתשובות

בחלק העליון של הגדרות ← כתובות שליחה, בחרו אחת מהאפשרויות הבאות:

• הכתובת שקיבלה את ההודעה: האפשרות המתאימה כאשר כמה כתובות עסקיות מגיעות לאותה תיבה. התשובות ינסו להשתמש בכתובת שאליה כתב הלקוח.
• כתובת ברירת מחדל להודעות חדשות: התשובות מתחילות במקום זאת מכתובת ברירת המחדל הרגילה שלכם ב-TrekMail.

בדוגמת ההעברה ל-Gmail, בחרו הכתובת שקיבלה את ההודעה.

TrekMail בודק את פרטי המסירה המקוריים ואת כתובות To ו-Cc הגלויות. אם ההודעה מתאימה לכתובת עסקית שמקושרת לתיבה המחוברת, התשובה משתמשת בה אוטומטית. תמיד אפשר לבדוק או לשנות את From לפני השליחה.

דרכים שימושיות לשימוש בתכונה

שמירה על תהליך העבודה הקיים ב-Gmail

המשיכו לקבל דואר ב-Gmail, אך הפסיקו לחשוף כתובת @gmail.com ללקוחות. האפשרות שימושית לעצמאים או לעסקים קטנים שעדיין אינם מוכנים להעביר את תיבת הדואר שלהם.

ניהול כמה מותגים מדואר רשת אחד

חברו יותר מתיבה אחת והוסיפו כתובת From מאושרת לכל מותג. בהודעות חדשות אפשר לבחור את המותג מתפריט From, ובתשובות אפשר לבחור אותו אוטומטית.

מעבר הדרגתי במקום מעבר בבת אחת

השאירו את הספק הישן פעיל בזמן העברת הדומיין. בתקופת המעבר TrekMail יכול לקרוא את התיבה הקיימת ולשלוח מהכתובת העסקית המאושרת.

שימוש בשירותי מסירה שונים

כתובת אחת יכולה לפעול לפי הגדרות הדומיין שלה, בעוד כתובת אחרת משתמשת בפרופיל SMTP שמור. האפשרות שימושית כאשר לקוח, מותג או מסע פרסום חייבים להשתמש בספק מסירה משלהם.

הצעת אותו תהליך תחת המותג שלכם

לקוחות White Label משתמשים באותם מסכים של חשבונות מחוברים וכתובות שליחה בלוח הבקרה ובדומיין דואר הרשת הממותגים שלהם. השם, הסמל, הצבעים והקישורים של הספק מוצגים במקום המיתוג של TrekMail, בעוד התיבות המחוברות, הדומיינים ופרופילי SMTP של כל לקוח נשארים נפרדים.

תיבות אישיות ותיבות צוות שונות זו מזו

חשבון Gmail שמחובר לתיבה האישית שלכם נשאר אישי. חברי צוות אינם מקבלים אליו גישה רק מפני שהם חולקים אתכם תיבת TrekMail אחרת.

עבור כתובת צוות כגון support@yourcompany.com, השתמשו בתיבה משותפת של TrekMail. חברים בעלי הרשאת אפשר להשיב יכולים לקרוא ולשלוח מהכתובת המשותפת. אל תחברו חשבון Gmail של אדם אחד מתוך ציפייה שיהפוך לתיבת צוות משותפת.

מה התכונה אינה עושה

• היא אינה משתפת את סיסמת Gmail שלכם עם חברי צוות.
• היא אינה מאפשרת לשלוח מכתובת שלא אושרה בחשבון TrekMail שלכם.
• היא אינה יוצרת העברת דואר אוטומטית.
• היא אינה מעבירה הודעות Gmail ישנות לתיבת TrekMail.
• היא אינה מציגה תיבה אישית מחוברת בתוך תיבה משותפת.
• היא אינה משנה את ה-DNS או את שירות השליחה של הדומיין, אלא אם מנהל משנה את ההגדרות האלה.

אם משהו אינו פועל

הכתובת העסקית חסרה: בקשו ממנהל החשבון לוודא שהכתובת שייכת לתיבה שלכם, פעילה ושהאפשרות לאפשר שליחה מכתובת זו מופעלת.

שיטת השליחה מציינת שאינה מוכנה: פתחו את הכרטיסייה SMTP של הדומיין בלוח הבקרה. השלימו הגדרת SMTP מנוהל של TrekMail או הגדרת SMTP מותאמת, ואז חזרו לדואר הרשת.

תשובה בוחרת את כתובת Gmail: ודאו שהכתובת העסקית מקושרת לחשבון Gmail המחובר המדויק ושנבחרה האפשרות הכתובת שקיבלה את ההודעה. בזמן הבדיקה אפשר לבחור את הכתובת העסקית ידנית בשדה From.

השליחה נכשלת: בדקו את שירות השליחה שנבחר בלוח הבקרה. אם אתם משתמשים בפרופיל SMTP מותאם ושמור, ודאו שהסיסמה שלו עדיין תקפה ושהספק מאפשר את כתובת From העסקית.

העותק שנשלח חסר ב-Gmail: חברו מחדש את חשבון Gmail ובדקו שהתיקייה נשלח זמינה. השליחה ושמירת העותק שנשלח הן פעולות נפרדות.