Mit Gmail von einer Geschäftsadresse senden

Sie können Gmail weiterhin als Ziel für eingehende E-Mails verwenden und Ihren Kunden beim Antworten Ihre Geschäftsadresse wie brian@yourcompany.com anzeigen. Sie müssen weder Ihre Gmail-Nachrichten verschieben noch Ihre gewohnte Leseweise ändern.

Am einfachsten lässt sich die Einrichtung verstehen, wenn Sie drei Aufgaben getrennt betrachten:

SMTP ist einfach der Dienst, der ausgehende E-Mails zustellt. Sie brauchen die technischen Einzelheiten nicht zu kennen, um diese Funktion zu nutzen.

Ein Beispiel aus der Praxis

Brian veröffentlicht brian@thegroovyroamer.com, aber E-Mails an diese Adresse werden an thegroovyroamer@gmail.com weitergeleitet.

Nach der Einrichtung geschieht Folgendes:

1. Ein Kunde schreibt an brian@thegroovyroamer.com.
2. Die Nachricht trifft in Brians Gmail-Posteingang ein.
3. Brian liest sie in TrekMail und klickt auf Antworten.
4. TrekMail wählt unter From automatisch brian@thegroovyroamer.com aus.
5. Die Antwort wird über den von Brian gewählten Versanddienst zugestellt.
6. Der Kunde sieht die Geschäftsadresse und nicht die Gmail-Adresse.
7. Eine Kopie der Antwort wird im Ordner Gesendet des verbundenen Gmail-Kontos gespeichert.

Vor dem Senden kann Brian weiterhin eine andere verfügbare Adresse im Menü From auswählen.

Voraussetzungen

Sie benötigen alle drei folgenden Elemente:

• Einen mit TrekMail verbundenen Posteingang von Gmail, Outlook oder einem anderen Anbieter.
• Eine aktive Geschäftsdomain im selben TrekMail-Konto.
• Die Ihrem Postfach zugewiesene Geschäftsadresse, für die im Dashboard Senden aktiviert ist.

TrekMail bietet keine erfundene oder nicht genehmigte Adresse an. Dadurch wird Ihre Domain geschützt und niemand kann über eine Adresse senden, die ihm nicht gehört.

Die Weiterleitung ist von dieser Einrichtung unabhängig. Wenn Ihre Geschäftspost in Gmail eingehen soll, richten Sie die Weiterleitung bei dem Dienst ein, der sie derzeit empfängt. Durch das Hinzufügen einer From-Adresse entsteht nicht automatisch eine Weiterleitung.

Einrichtung

1. Posteingang verbinden

1. Öffnen Sie TrekMail Webmail.
2. Öffnen Sie Einstellungen → Verbundene Konten.
3. Klicken Sie auf Konto verbinden.
4. Fügen Sie Gmail, Outlook oder einen anderen Posteingang hinzu und schließen Sie die sichere OAuth-Verbindung und den Verbindungstest ab.

Folgen Sie für Gmail der Anleitung Gmail-Konto zu TrekMail hinzufügen.

2. Geschäftsadresse verfügbar machen

Diese Schritte führt ein Kontoadministrator im Dashboard aus:

1. Öffnen Sie Postfächer und wählen Sie Ihr Postfach aus.
2. Fügen Sie die Geschäftsadresse als Alias hinzu oder öffnen Sie die vorhandene Adresse.
3. Prüfen Sie, ob die Adresse aktiv und Senden von dieser Adresse erlauben eingeschaltet ist.

Kehren Sie nach der Änderung zu Webmail zurück. Die Adresse steht nun zum Senden bereit.

3. Adresse mit dem verbundenen Posteingang verknüpfen

1. Öffnen Sie Einstellungen → Absenderadressen.
2. Klicken Sie auf From-Adresse hinzufügen.
3. Wählen Sie den verbundenen Posteingang aus, in dem die E-Mail eingeht.
4. Wählen Sie die Geschäftsadresse aus, die Kunden sehen sollen.
5. Bestätigen Sie die Versandmethode.
6. Fügen Sie bei Bedarf einen Absendernamen, eine Reply-To-Adresse oder eine Signatur hinzu.
7. Klicken Sie auf From-Adresse hinzufügen.

Der fertige Weg wird auf dem Bildschirm verständlich dargestellt:

• E-Mail geht ein in: der verbundene Posteingang.
• Empfänger sehen: die geschäftliche From-Adresse.
• Gesendet über: der Dienst, der die Antwort zustellt.

Versandweg der Adresse auswählen

Für die meisten Nutzer ist Versandeinstellungen der Domain verwenden die richtige Wahl. TrekMail übernimmt dann die bereits für diese Geschäftsdomain eingerichtete Methode:

• Verwaltetes TrekMail SMTP mit einem geeigneten Tarif oder
• das im Dashboard für diese Domain ausgewählte eigene SMTP-Profil.

Wählen Sie Anderen gespeicherten Versanddienst verwenden nur, wenn diese eine From-Adresse einen anderen Anbieter benötigt. Beispielsweise kann der Rest von yourcompany.com TrekMail verwenden, während sales@yourcompany.com über ein gespeichertes Mailjet-Profil sendet.

Das verbundene Gmail-Konto bleibt der Posteingang. Ein anderer Versanddienst verschiebt keine eingehenden E-Mails und ändert das Gmail-Passwort nicht.

Richtige Adresse für Antworten auswählen lassen

Wählen Sie oben unter Einstellungen → Absenderadressen eine der folgenden Optionen:

• Adresse, die die Nachricht empfangen hat: die beste Wahl, wenn mehrere Geschäftsadressen in denselben Posteingang weiterleiten. Antworten verwenden möglichst die Adresse, an die der Kunde geschrieben hat.
• Standardadresse für neue Nachrichten: Antworten beginnen stattdessen mit Ihrer üblichen TrekMail-Standardadresse.

Wählen Sie für das Beispiel mit der Gmail-Weiterleitung Adresse, die die Nachricht empfangen hat.

TrekMail prüft die ursprünglichen Zustellungsdaten sowie die sichtbaren To- und Cc-Adressen. Wenn die Nachricht zu einer mit diesem Posteingang verknüpften Geschäftsadresse passt, wird sie automatisch für die Antwort verwendet. Vor dem Senden können Sie From jederzeit prüfen oder ändern.

Sinnvolle Einsatzmöglichkeiten

Bestehenden Gmail-Ablauf beibehalten

Empfangen Sie Ihre Nachrichten weiter in Gmail, ohne Kunden eine @gmail.com-Adresse zu zeigen. Das ist praktisch für Freiberufler oder kleine Unternehmen, die ihren Posteingang noch nicht umziehen möchten.

Mehrere Marken in einem Webmail verwalten

Verbinden Sie mehrere Posteingänge und fügen Sie für jede Marke eine genehmigte From-Adresse hinzu. Bei neuen Nachrichten wählen Sie die Marke im Menü From aus, bei Antworten kann sie automatisch gewählt werden.

Schrittweise statt auf einmal umziehen

Lassen Sie den bisherigen Anbieter während eines Domainumzugs weiterlaufen. TrekMail kann während des Übergangs den vorhandenen Posteingang lesen und über die genehmigte Geschäftsadresse senden.

Verschiedene Zustelldienste einsetzen

Eine Adresse kann den Einstellungen ihrer Domain folgen, während eine andere ein gespeichertes SMTP-Profil verwendet. Das ist nützlich, wenn ein Kunde, eine Marke oder eine Kampagne einen eigenen Zustellanbieter verwenden muss.

Denselben Ablauf unter Ihrer eigenen Marke anbieten

White Label-Kunden nutzen dieselben Bereiche Verbundene Konten und Absenderadressen in ihrem gebrandeten Dashboard und auf ihrer Webmail-Domain. Anstelle der TrekMail-Marke erscheinen Name, Logo, Farben und Links des Anbieters. Die verbundenen Posteingänge, Domains und SMTP-Profile jedes Kunden bleiben dabei getrennt.

Persönliche und gemeinsame Posteingänge unterscheiden sich

Ein mit Ihrem persönlichen Postfach verbundenes Gmail-Konto bleibt privat. Teammitglieder erhalten nicht allein deshalb Zugriff darauf, weil sie ein anderes TrekMail-Postfach mit Ihnen teilen.

Verwenden Sie für eine Teamadresse wie support@yourcompany.com ein gemeinsames TrekMail-Postfach. Mitglieder mit der Berechtigung Darf antworten können die gemeinsame Adresse lesen und darüber senden. Ein persönliches Gmail-Konto wird durch die Verbindung nicht zu einem gemeinsamen Team-Posteingang.

Was diese Funktion nicht leistet

• Sie gibt Ihr Gmail-Passwort nicht an Teammitglieder weiter.
• Sie erlaubt keinen Versand über eine Adresse, die in Ihrem TrekMail-Konto nicht genehmigt wurde.
• Sie richtet keine automatische E-Mail-Weiterleitung ein.
• Sie verschiebt keine alten Gmail-Nachrichten in ein TrekMail-Postfach.
• Sie macht einen verbundenen persönlichen Posteingang nicht in einem gemeinsamen Postfach sichtbar.
• Sie ändert weder das DNS noch den Versanddienst Ihrer Domain, solange ein Administrator diese Einstellungen nicht ändert.

Fehlerbehebung

Die Geschäftsadresse fehlt: Bitten Sie den Kontoadministrator zu bestätigen, dass die Adresse zu Ihrem Postfach gehört, aktiv ist und Senden von dieser Adresse erlauben eingeschaltet ist.

Die Versandmethode ist nicht bereit: Öffnen Sie im Dashboard die Registerkarte SMTP der Domain. Schließen Sie die Einrichtung von verwaltetem TrekMail SMTP oder eigenem SMTP ab und kehren Sie zu Webmail zurück.

Eine Antwort verwendet die Gmail-Adresse: Prüfen Sie, ob die Geschäftsadresse genau mit diesem verbundenen Gmail-Konto verknüpft und Adresse, die die Nachricht empfangen hat ausgewählt ist. Während der Prüfung können Sie die Geschäftsadresse unter From manuell wählen.

Der Versand schlägt fehl: Testen Sie den ausgewählten Versanddienst im Dashboard. Prüfen Sie bei einem gespeicherten eigenen SMTP-Profil, ob das Passwort noch gültig ist und Ihr Anbieter die geschäftliche From-Adresse zulässt.

Die gesendete Kopie fehlt in Gmail: Verbinden Sie das Gmail-Konto erneut und prüfen Sie, ob der Ordner Gesendet verfügbar ist. Versand und Speicherung der gesendeten Kopie sind getrennte Schritte.