Enviar desde una dirección empresarial con Gmail

Puedes seguir usando Gmail como destino del correo y hacer que, al responder, los clientes vean tu dirección empresarial, como brian@yourcompany.com. No necesitas mover tus mensajes de Gmail ni cambiar la forma en que los lees.

La forma más sencilla de entender la configuración es separar tres funciones:

SMTP es simplemente el servicio que entrega el correo saliente. No necesitas comprender los detalles técnicos para utilizar esta función.

Un ejemplo real

Brian publica brian@thegroovyroamer.com, pero el correo enviado a esa dirección se reenvía a thegroovyroamer@gmail.com.

Después de configurarlo:

1. Un cliente escribe a brian@thegroovyroamer.com.
2. El mensaje llega a la bandeja de Gmail de Brian.
3. Brian lo lee en TrekMail y hace clic en Responder.
4. TrekMail selecciona automáticamente brian@thegroovyroamer.com en From.
5. La respuesta se entrega mediante el servicio de envío elegido por Brian.
6. El cliente ve la dirección empresarial, no la de Gmail.
7. Se guarda una copia de la respuesta en la carpeta Enviados de la cuenta de Gmail conectada.

Antes de enviar, Brian todavía puede elegir otra dirección disponible en el menú From.

Antes de empezar

Necesitas estos tres elementos:

• Una bandeja de Gmail, Outlook u otro proveedor conectada a TrekMail.
• Un dominio empresarial activo en la misma cuenta de TrekMail.
• La dirección empresarial asignada a tu buzón, con la opción Envío activada en el panel.

TrekMail no ofrecerá una dirección inventada o no aprobada. Así protege tu dominio e impide que alguien envíe como una dirección que no le pertenece.

El reenvío es independiente de esta configuración. Si el correo empresarial debe llegar a Gmail, configura el reenvío en el servicio que actualmente recibe ese correo. Añadir una dirección From no crea el reenvío por sí solo.

Configuración

1. Conectar la bandeja de entrada

1. Abre el webmail de TrekMail.
2. Abre Configuración → Cuentas conectadas.
3. Haz clic en Conectar una cuenta.
4. Añade Gmail, Outlook u otra bandeja y completa la conexión segura mediante OAuth y su prueba.

Para Gmail, sigue Añadir tu cuenta de Gmail a TrekMail.

2. Hacer que la dirección empresarial esté disponible

Un administrador de la cuenta debe hacerlo en el panel:

1. Abre Buzones y elige tu buzón.
2. Añade la dirección empresarial como alias o abre la dirección existente.
3. Comprueba que la dirección esté activa y que Permitir el envío desde esta dirección esté habilitado.

Vuelve al webmail después del cambio. La dirección ya estará disponible para enviar.

3. Vincular la dirección con la bandeja conectada

1. Abre Configuración → Direcciones de envío.
2. Haz clic en Añadir una dirección From.
3. Elige la bandeja conectada en la que llega el correo.
4. Elige la dirección empresarial que deben ver los clientes.
5. Confirma el método de envío.
6. Si quieres, añade un nombre de remitente, una dirección Reply-To o una firma.
7. Haz clic en Añadir dirección From.

La pantalla muestra el recorrido completo con palabras sencillas:

• El correo llega a: la bandeja conectada.
• Los destinatarios ven: la dirección empresarial From.
• Se envía mediante: el servicio que entrega la respuesta.

Elegir cómo envía la dirección

La mayoría de las personas deberían conservar Usar la configuración de envío del dominio. Así, TrekMail respeta lo que ya esté configurado para ese dominio empresarial:

• SMTP administrado de TrekMail con un plan compatible, o
• el perfil SMTP personalizado seleccionado para ese dominio en el panel.

Elige Usar otro servicio de envío guardado solo si esta dirección From necesita un proveedor distinto. Por ejemplo, el resto de yourcompany.com puede usar TrekMail mientras sales@yourcompany.com utiliza un perfil guardado de Mailjet.

La cuenta de Gmail conectada sigue siendo la bandeja de entrada. Elegir otro servicio de envío no mueve el correo entrante ni cambia la contraseña de Gmail.

Hacer que las respuestas elijan la dirección correcta

En la parte superior de Configuración → Direcciones de envío, selecciona una de estas opciones:

• Dirección que recibió el mensaje: es la mejor opción cuando varias direcciones empresariales alimentan la misma bandeja. Las respuestas intentan usar la dirección a la que escribió el cliente.
• Dirección predeterminada para mensajes nuevos: las respuestas comienzan desde tu dirección predeterminada habitual de TrekMail.

Para el ejemplo del reenvío a Gmail, elige Dirección que recibió el mensaje.

TrekMail comprueba los datos originales de entrega y las direcciones visibles en To y Cc. Si el mensaje coincide con una dirección empresarial vinculada a esa bandeja conectada, la respuesta la utiliza automáticamente. Siempre puedes comprobar o cambiar From antes de enviar.

Formas útiles de aprovecharlo

Mantener tu flujo de trabajo actual en Gmail

Sigue recibiendo correo en Gmail sin mostrar una dirección @gmail.com a los clientes. Resulta útil para una persona autónoma o pequeña empresa que todavía no quiere trasladar su bandeja.

Gestionar varias marcas desde un solo webmail

Conecta más de una bandeja y añade una dirección From aprobada para cada marca. En mensajes nuevos puedes elegir la marca en el menú From, mientras que las respuestas pueden seleccionarla automáticamente.

Migrar de manera gradual

Mantén funcionando el proveedor anterior mientras trasladas un dominio. Durante la transición, TrekMail puede leer la bandeja existente y enviar desde la dirección empresarial aprobada.

Utilizar distintos servicios de entrega

Una dirección puede respetar la configuración de su dominio y otra utilizar un perfil SMTP guardado. Es útil cuando un cliente, una marca o una campaña debe usar su propio proveedor de entrega.

Ofrecer el mismo proceso con tu propia marca

Los clientes de White Label utilizan las mismas pantallas Cuentas conectadas y Direcciones de envío en su panel y dominio de webmail de marca. Se muestran el nombre, logotipo, colores y enlaces del proveedor en lugar de la marca TrekMail, mientras que las bandejas conectadas, dominios y perfiles SMTP de cada cliente permanecen separados.

Las bandejas personales y de equipo son diferentes

Una cuenta de Gmail conectada a tu buzón personal sigue siendo privada. Tus compañeros no obtienen acceso a ella solo porque compartan contigo otro buzón de TrekMail.

Para una dirección de equipo como support@yourcompany.com, utiliza un buzón compartido de TrekMail. Los miembros con permiso Puede responder pueden leer y enviar desde esa dirección compartida. No conectes la cuenta de Gmail de una persona esperando convertirla en una bandeja compartida del equipo.

Lo que no hace esta función

• No comparte tu contraseña de Gmail con tus compañeros.
• No permite enviar desde una dirección que no esté aprobada en tu cuenta de TrekMail.
• No crea el reenvío de correo automáticamente.
• No mueve mensajes antiguos de Gmail a un buzón de TrekMail.
• No muestra una bandeja personal conectada dentro de un buzón compartido.
• No cambia el DNS ni el servicio de envío de tu dominio, salvo que un administrador modifique esas opciones.

Si algo no funciona

Falta la dirección empresarial: Pide al administrador de la cuenta que confirme que la dirección pertenece a tu buzón, está activa y tiene habilitada la opción Permitir el envío desde esta dirección.

El método de envío indica que no está preparado: Abre la pestaña SMTP del dominio en el panel. Completa la configuración de SMTP administrado de TrekMail o de un SMTP personalizado y vuelve al webmail.

Una respuesta elige la dirección de Gmail: Confirma que la dirección empresarial esté vinculada exactamente a esa cuenta de Gmail conectada y que esté seleccionada Dirección que recibió el mensaje. Puedes elegir manualmente la dirección empresarial en From mientras compruebas la configuración.

El envío falla: Prueba el servicio de envío seleccionado desde el panel. Si utilizas un perfil SMTP personalizado guardado, comprueba que su contraseña siga siendo válida y que el proveedor permita la dirección From empresarial.

Falta la copia enviada en Gmail: Vuelve a conectar la cuenta de Gmail y comprueba que su carpeta Enviados esté disponible. El envío y el guardado de la copia enviada son pasos independientes.