Verzenden vanaf een zakelijk adres met Gmail

Je kunt Gmail blijven gebruiken als de plek waar e-mail binnenkomt, terwijl klanten bij je antwoord je zakelijke adres zien, zoals brian@yourcompany.com. Je hoeft je Gmail-berichten niet te verplaatsen en je hoeft niets te veranderen aan de manier waarop je ze leest.

De configuratie is het eenvoudigst te begrijpen als je drie taken van elkaar scheidt:

SMTP is simpelweg de service die uitgaande e-mail bezorgt. Je hoeft de technische details niet te begrijpen om deze functie te gebruiken.

Een praktijkvoorbeeld

Brian publiceert brian@thegroovyroamer.com, maar e-mail die daarheen wordt gestuurd, wordt doorgestuurd naar thegroovyroamer@gmail.com.

Na de configuratie:

1. Een klant schrijft naar brian@thegroovyroamer.com.
2. Het bericht komt in Brians Gmail-postvak aan.
3. Brian leest het in TrekMail en klikt op Reply.
4. TrekMail kiest automatisch brian@thegroovyroamer.com bij From.
5. Het antwoord wordt bezorgd via de verzendservice die Brian heeft gekozen.
6. De klant ziet het zakelijke adres en niet het Gmail-adres.
7. Een kopie van het antwoord wordt bewaard in de map Sent van het gekoppelde Gmail-account.

Brian kan vóór verzending nog steeds een ander beschikbaar adres kiezen in het menu From.

Voordat je begint

Je hebt alle drie de volgende onderdelen nodig:

• Een Gmail-, Outlook- of ander postvak dat aan TrekMail is gekoppeld.
• Een actief zakelijk domein in hetzelfde TrekMail-account.
• Het zakelijke adres dat aan je postvak is toegewezen en waarvoor Sending in het Dashboard is ingeschakeld.

TrekMail biedt geen verzonnen of niet-goedgekeurd adres aan. Zo wordt je domein beschermd en kan niemand verzenden vanaf een adres waarvan diegene geen eigenaar is.

Doorsturen staat los van deze configuratie. Als je zakelijke e-mail in Gmail moet aankomen, stel je het doorsturen in bij de service die deze zakelijke e-mail momenteel ontvangt. Alleen een From-adres toevoegen maakt geen doorstuurregel.

Configureren

1. Het postvak koppelen

1. Open TrekMail-webmail.
2. Open Settings → Connected accounts.
3. Klik op Connect an account.
4. Voeg Gmail, Outlook of een ander postvak toe en rond de verbindingstest af.

Volg voor Gmail Je Gmail-account aan TrekMail toevoegen.

2. Het zakelijke adres beschikbaar maken

Een accountbeheerder voert deze stappen uit in het Dashboard:

1. Open Mailboxes en kies je postvak.
2. Voeg het zakelijke adres als alias toe of open het bestaande adres.
3. Controleer of het adres actief is en of Allow sending from this address aanstaat.

Ga na de wijziging terug naar webmail. Het adres is nu beschikbaar voor verzending.

3. Het adres aan het gekoppelde postvak koppelen

1. Open Settings → Sending addresses.
2. Klik op Add a From address.
3. Kies het gekoppelde postvak waarin de e-mail aankomt.
4. Kies het zakelijke adres dat klanten moeten zien.
5. Bevestig de verzendmethode.
6. Voeg desgewenst een afzendernaam, Reply-To-adres of handtekening toe.
7. Klik op Add From address.

Het scherm toont het voltooide pad in duidelijke taal:

• Mail arrives in: het gekoppelde postvak.
• Recipients see: het zakelijke From-adres.
• Sent using: de service die het antwoord bezorgt.

Kiezen hoe het adres verzendt

De meeste mensen kunnen Use the domain's sending settings laten staan. TrekMail volgt dan de instellingen die al voor dat zakelijke domein gelden:

• Managed TrekMail SMTP met een geschikt abonnement, of
• het aangepaste SMTP-profiel dat voor dat domein in het Dashboard is geselecteerd.

Kies Use a different saved sending service alleen wanneer dit ene From-adres een andere provider nodig heeft. De rest van yourcompany.com kan bijvoorbeeld TrekMail gebruiken, terwijl sales@yourcompany.com via een opgeslagen Mailjet-profiel verzendt.

Het gekoppelde Gmail-account blijft het postvak. Een andere verzendservice kiezen verplaatst geen inkomende e-mail en verandert het Gmail-wachtwoord niet.

Antwoorden het juiste adres laten kiezen

Kies bovenaan Settings → Sending addresses een van de volgende opties:

• Address that received the message: het meest geschikt wanneer meerdere zakelijke adressen naar hetzelfde postvak doorsturen. Voor antwoorden wordt geprobeerd het adres te gebruiken waaraan de klant schreef.
• Default address for new messages: antwoorden beginnen met je normale standaardadres van TrekMail.

Kies voor het voorbeeld met doorsturen naar Gmail Address that received the message.

TrekMail controleert de oorspronkelijke bezorggegevens en de zichtbare adressen bij To en Cc. Als het bericht overeenkomt met een zakelijk adres dat aan dit gekoppelde postvak is verbonden, gebruikt het antwoord dit automatisch. Je kunt From vóór verzending altijd controleren of wijzigen.

Handige toepassingen

Een bestaande Gmail-werkwijze behouden

Blijf e-mail in Gmail ontvangen zonder een @gmail.com-adres aan klanten te tonen. Dit is nuttig voor een freelancer of klein bedrijf dat het postvak nog niet wil verplaatsen.

Meerdere merken vanuit één webmail beheren

Koppel meerdere postvakken en voeg voor elk merk een goedgekeurd From-adres toe. Voor nieuwe berichten kies je het merk in het menu From, terwijl antwoorden het automatisch kunnen selecteren.

Geleidelijk overstappen

Laat een oude provider actief terwijl een domein wordt verplaatst. Tijdens de overgang kan TrekMail het bestaande postvak lezen en vanaf het goedgekeurde zakelijke adres verzenden.

Verschillende bezorgservices gebruiken

Het ene adres kan de domeininstellingen volgen en het andere een opgeslagen SMTP-profiel gebruiken. Dit is nuttig wanneer een klant, merk of campagne een eigen bezorgprovider moet gebruiken.

Dezelfde werkwijze onder je eigen merk aanbieden

White Label-klanten gebruiken dezelfde schermen Connected accounts en Sending addresses op hun merkdashboard en webmaildomein. In plaats van TrekMail-branding worden de naam, het logo, de kleuren en links van de provider getoond, terwijl de gekoppelde postvakken, domeinen en SMTP-profielen van elke klant gescheiden blijven.

Persoonlijke postvakken en teampostvakken verschillen

Een Gmail-account dat aan je persoonlijke postvak is gekoppeld, blijft persoonlijk. Teamleden krijgen er niet automatisch toegang toe doordat ze een ander TrekMail-postvak met je delen.

Gebruik voor een teamadres zoals support@yourcompany.com een gedeeld TrekMail-postvak. Leden met de machtiging Can reply kunnen het gedeelde adres lezen en ermee verzenden. Koppel niet het Gmail-account van één persoon in de verwachting dat dit een gedeeld teampostvak wordt.

Wat deze functie niet doet

• Je Gmail-wachtwoord wordt niet met teamleden gedeeld.
• Je kunt niet verzenden vanaf een adres dat niet in je TrekMail-account is goedgekeurd.
• E-maildoorsturing wordt niet automatisch aangemaakt.
• Oude Gmail-berichten worden niet naar een TrekMail-postvak verplaatst.
• Een persoonlijk gekoppeld postvak wordt niet zichtbaar in een gedeeld postvak.
• De DNS of verzendservice van je domein verandert niet, tenzij een beheerder die instellingen wijzigt.

Als iets niet werkt

Het zakelijke adres ontbreekt: vraag de accountbeheerder te controleren of het adres bij je postvak hoort, actief is en of Allow sending from this address aanstaat.

De verzendmethode meldt dat deze niet gereed is: open het tabblad SMTP van het domein in het Dashboard. Rond Managed TrekMail SMTP of een aangepaste SMTP-configuratie af en ga terug naar webmail.

Een antwoord kiest het Gmail-adres: controleer of het zakelijke adres aan precies dit gekoppelde Gmail-account is verbonden en of Address that received the message is geselecteerd. Tijdens de controle kun je het zakelijke adres handmatig bij From kiezen.

Verzenden mislukt: test de geselecteerde verzendservice in het Dashboard. Als je een opgeslagen aangepast SMTP-profiel gebruikt, controleer dan of het wachtwoord nog geldig is en of de provider het zakelijke From-adres toestaat.

De verzonden kopie ontbreekt in Gmail: koppel het Gmail-account opnieuw en controleer of de map Sent beschikbaar is. Verzenden en de kopie in Sent bewaren zijn afzonderlijke stappen.