Inviare da un indirizzo aziendale con Gmail

Puoi continuare a usare Gmail come destinazione della posta e mostrare ai clienti il tuo indirizzo aziendale, per esempio brian@yourcompany.com, quando rispondi. Non devi spostare i messaggi di Gmail né cambiare il modo in cui li leggi.

Il modo più semplice per capire la configurazione consiste nel separare tre funzioni:

SMTP è semplicemente il servizio che consegna le email in uscita. Non devi conoscere i dettagli tecnici per usare questa funzione.

Un esempio reale

Brian pubblica brian@thegroovyroamer.com, ma la posta inviata a quell'indirizzo viene inoltrata a thegroovyroamer@gmail.com.

Dopo la configurazione:

1. Un cliente scrive a brian@thegroovyroamer.com.
2. Il messaggio arriva nella posta in arrivo Gmail di Brian.
3. Brian lo legge in TrekMail e fa clic su Rispondi.
4. TrekMail seleziona automaticamente brian@thegroovyroamer.com in From.
5. La risposta viene consegnata tramite il servizio di invio scelto da Brian.
6. Il cliente vede l'indirizzo aziendale, non quello Gmail.
7. Una copia della risposta viene conservata nella cartella Inviati dell'account Gmail collegato.

Prima dell'invio, Brian può comunque scegliere un altro indirizzo disponibile dal menu From.

Prima di iniziare

Ti servono tutti e tre questi elementi:

• Una casella Gmail, Outlook o di un altro servizio collegata a TrekMail.
• Un dominio aziendale attivo nello stesso account TrekMail.
• L'indirizzo aziendale assegnato alla tua casella, con Invio attivato nella Dashboard.

TrekMail non propone indirizzi inventati o non approvati. In questo modo protegge il dominio e impedisce a qualcuno di inviare da un indirizzo che non possiede.

L'inoltro è separato da questa configurazione. Se la posta aziendale deve arrivare in Gmail, configura l'inoltro presso il servizio che attualmente la riceve. L'aggiunta di un indirizzo From non crea da sola l'inoltro.

Configurazione

1. Collegare la casella in arrivo

1. Apri il webmail TrekMail.
2. Apri Impostazioni → Account collegati.
3. Fai clic su Collega un account.
4. Aggiungi Gmail, Outlook o un'altra casella e completa il test di connessione.

Per Gmail, segui Aggiungere un account Gmail a TrekMail.

2. Rendere disponibile l'indirizzo aziendale

Questi passaggi vengono eseguiti da un amministratore dell'account nella Dashboard:

1. Apri Caselle di posta e scegli la tua casella.
2. Aggiungi l'indirizzo aziendale come alias oppure apri l'indirizzo esistente.
3. Assicurati che l'indirizzo sia attivo e che Consenti invio da questo indirizzo sia abilitato.

Dopo la modifica, torna al webmail. L'indirizzo sarà disponibile per l'invio.

3. Collegare l'indirizzo alla casella connessa

1. Apri Impostazioni → Indirizzi di invio.
2. Fai clic su Aggiungi un indirizzo From.
3. Scegli la casella collegata in cui arriva la posta.
4. Scegli l'indirizzo aziendale che devono vedere i clienti.
5. Conferma il metodo di invio.
6. Se vuoi, aggiungi un nome mittente, un indirizzo Reply-To o una firma.
7. Fai clic su Aggiungi indirizzo From.

La schermata mostra chiaramente il percorso completato:

• La posta arriva in: la casella collegata.
• I destinatari vedono: l'indirizzo aziendale From.
• Inviato tramite: il servizio che consegna la risposta.

Scegliere come invia l'indirizzo

Per la maggior parte delle persone è consigliato mantenere Usa le impostazioni di invio del dominio. TrekMail segue ciò che è già configurato per quel dominio aziendale:

• SMTP gestito da TrekMail con un piano idoneo oppure
• il profilo SMTP personalizzato selezionato per il dominio nella Dashboard.

Scegli Usa un altro servizio di invio salvato solo se questo specifico indirizzo From deve usare un provider diverso. Per esempio, il resto di yourcompany.com può usare TrekMail mentre sales@yourcompany.com utilizza un profilo Mailjet salvato.

L'account Gmail collegato rimane la casella in arrivo. La scelta di un altro servizio di invio non sposta la posta in entrata e non modifica la password Gmail.

Fare in modo che le risposte scelgano l'indirizzo corretto

Nella parte superiore di Impostazioni → Indirizzi di invio, scegli una di queste opzioni:

• Indirizzo che ha ricevuto il messaggio: ideale quando più indirizzi aziendali confluiscono nella stessa casella. Le risposte provano a usare l'indirizzo a cui ha scritto il cliente.
• Indirizzo predefinito per i nuovi messaggi: le risposte iniziano invece dal normale indirizzo predefinito TrekMail.

Per l'esempio dell'inoltro a Gmail, scegli Indirizzo che ha ricevuto il messaggio.

TrekMail controlla i dati di consegna originali e gli indirizzi To e Cc visibili. Se il messaggio corrisponde a un indirizzo aziendale collegato a quella casella, la risposta lo usa automaticamente. Puoi sempre controllare o cambiare From prima dell'invio.

Modi utili per usarlo

Mantenere il flusso di lavoro Gmail esistente

Continua a ricevere la posta in Gmail senza mostrare ai clienti un indirizzo @gmail.com. È utile per un libero professionista o una piccola impresa che non è ancora pronta a trasferire la propria casella.

Gestire più marchi da un solo webmail

Collega più caselle e aggiungi un indirizzo From approvato per ogni marchio. Nei nuovi messaggi puoi scegliere il marchio dal menu From, mentre le risposte possono selezionarlo automaticamente.

Effettuare un passaggio graduale

Mantieni attivo il vecchio provider durante il trasferimento di un dominio. Nel periodo di transizione, TrekMail può leggere la casella esistente e inviare dall'indirizzo aziendale approvato.

Usare servizi di consegna diversi

Un indirizzo può seguire le impostazioni del dominio, mentre un altro usa un profilo SMTP salvato. È utile quando un cliente, un marchio o una campagna deve affidarsi a un proprio provider di consegna.

Offrire lo stesso flusso con il tuo marchio

I clienti White Label usano le stesse schermate Account collegati e Indirizzi di invio nella Dashboard e nel dominio webmail personalizzati. Al posto del marchio TrekMail compaiono nome, logo, colori e link del provider, mentre caselle collegate, domini e profili SMTP di ciascun cliente rimangono separati.

Le caselle personali e quelle del team sono diverse

Un account Gmail collegato alla tua casella personale rimane privato. I colleghi non vi accedono solo perché condividono con te un'altra casella TrekMail.

Per un indirizzo del team come support@yourcompany.com, usa una casella condivisa TrekMail. I membri con autorizzazione Può rispondere possono leggere e inviare dall'indirizzo condiviso. Non collegare l'account Gmail di una persona aspettandoti che diventi una casella condivisa per il team.

Cosa non fa questa funzione

• Non condivide la password Gmail con i colleghi.
• Non consente l'invio da un indirizzo non approvato nel tuo account TrekMail.
• Non crea automaticamente l'inoltro della posta.
• Non sposta i vecchi messaggi Gmail in una casella TrekMail.
• Non rende visibile una casella personale collegata all'interno di una casella condivisa.
• Non modifica il DNS o il servizio di invio del dominio, a meno che un amministratore non cambi tali impostazioni.

Se qualcosa non funziona

L'indirizzo aziendale non compare: Chiedi all'amministratore dell'account di verificare che l'indirizzo appartenga alla tua casella, sia attivo e abbia Consenti invio da questo indirizzo abilitato.

Il metodo di invio risulta non pronto: Apri la scheda SMTP del dominio nella Dashboard. Completa la configurazione SMTP gestita da TrekMail o quella SMTP personalizzata, quindi torna al webmail.

Una risposta sceglie l'indirizzo Gmail: Verifica che l'indirizzo aziendale sia collegato proprio a quell'account Gmail e che sia selezionato Indirizzo che ha ricevuto il messaggio. Durante la verifica puoi scegliere manualmente l'indirizzo aziendale in From.

L'invio non riesce: Verifica il servizio di invio selezionato nella Dashboard. Se usi un profilo SMTP personalizzato salvato, controlla che la password sia ancora valida e che il provider consenta l'indirizzo From aziendale.

La copia inviata non compare in Gmail: Ricollega l'account Gmail e controlla che la cartella Inviati sia disponibile. L'invio e il salvataggio della copia inviata sono operazioni separate.