الإرسال بعنوان الفريق دون قراءة بريده

يسهل عنوان عام واحد، مثل ⁨contacto@example.com⁩، تواصل العملاء مع نشاطك. يستطيع عدة أشخاص إرسال عروض أسعار أو تحديثات أو إجابات بهذا العنوان، ولكل منهم توقيعه الخاص. يرى العملاء اسم الفريق ويردون على عنوانه، فتظل المحادثة لدى الشركة حتى لو تولى متابعتها شخص آخر.

يتيح الوصول للإرسال فقط فصل كتابة الرسائل عن إدارة البريد الوارد. مثلًا، يرسل فريق المبيعات العروض ويتولى زميلان في المكتب متابعة الردود. يعمل كل بائع من صندوقه الخاص ويرى رسائله المرسلة فيه. لا يحتاج أحد إلى كلمة مرور صندوق الفريق، ولا يحصل البائعون على وصول إلى محادثات العملاء الأخرى.

معنى قراءة وإرسال باسم

يجب أن يحتفظ شخص واحد على الأقل بصلاحية قراءة لمتابعة ردود العملاء. لسحب الصلاحيتين، استخدم إزالة.

قبل منح الوصول

تحتاج إلى صندوق مشترك وصندوق شخصي نشط لكل شخص. يجب أن تكون جميعها ضمن الحساب نفسه، ويمكن أن تستخدم نطاقات مختلفة فيه. إذا لم تنشئ صندوق الفريق بعد، ابدأ بدليل الصناديق المشتركة.

حدد من سيتابع الردود وتقارير فشل التسليم، بما في ذلك خلال الغياب. من لديهم الإرسال فقط لا يستطيعون قراءة هذه التقارير في صندوق الفريق، ولا يتلقون إشعارًا منفصلًا عنها. اتفقوا على طريقة لإيصال جواب العميل إلى الزميل المعني. هذه الصلاحية لا تعيد توجيه كل البريد الوارد إلى كل مرسل.

إعداد الوصول لشخص

1. في لوحة التحكم، افتح صناديق البريد واختر الصندوق المشترك.
2. افتح الوصول وأضف صندوق الشخص الخاص من إضافة أشخاص.
3. يحصل الأشخاص الجدد على قراءة وإرسال باسم. في صف الشخص، اترك إرسال باسم مفعّلًا وأوقف قراءة.
4. أخبره بعنوان الفريق الذي يمكنه استخدامه وبمن يتابع الردود.

الإرسال من بريد الويب

سجل الدخول إلى صندوقك وابدأ رسالة. اختر العنوان المشترك في من، حيث يظهر باسم عنوان الفريق. لن يظهر صندوقه في مبدل الصناديق أو البريد الوارد الموحد أو مجلدات تطبيقات البريد. ولا يمنح هذا الوصول حق فتح Drive الخاص بالصندوق المشترك.

يرى العملاء اسم الصندوق المشترك. في الإعدادات ثم عناوين المرسل، يمكنك تعديل توقيعك الشخصي لهذا العنوان. الاسم والعنوان ثابتان. لا يمكنك هنا توجيه الردود إلى عنوان آخر أو إزالة عنوان الفريق. اطلب من المسؤول عن الوصول المشترك تغيير صلاحياتك.

يحفظ بريد الويب النسخة في مجلد المرسل الخاص بك. تصل ردود العملاء إلى الصندوق المشترك ليقرأها من لديهم قراءة. لا تُطلب إيصالات قراءة لهذا العنوان. قد يحل توقيع النطاق الإلزامي محل توقيعك الشخصي.

استخدام عنوان الفريق افتراضيًا

في عناوين المرسل، اختر تعيين كافتراضي لعنوان الفريق. اضبط عنوان المُرسِل للردود على دائمًا ⁨contacto@example.com⁩. ينطبق ذلك أيضًا على إعادة التوجيه. راجع من قبل الإرسال. يختار كل شخص هذه الإعدادات في صندوقه الخاص.

من لديهم الصلاحيتان يستمرون في استخدام الصندوق المشترك وتوقيعه ومجلد الرسائل المرسلة الخاص به. لا يظهر لهم إدخال ثان لعنوان الفريق ضمن عناوين إرسالهم الشخصية.

الاستخدام في تطبيق بريد

1. إنشاء كلمة مرور تطبيق: أنشئ كلمة مرور تطبيق لصندوقك من تبويب الوصول أو إعدادات بريد الويب (الإعدادات, كلمات مرور التطبيقات). راجع كلمات مرور التطبيقات.
2. نسخ إعدادات الخادم: انسخ خادمي البريد الوارد والصادر والمنافذ الآمنة المعروضة لصندوقك.
3. تسجيل الدخول إلى التطبيق: استخدم عنوانك الكامل وكلمة مرور التطبيق. أضف ⁨contacto@example.com⁩ كعنوان إرسال إضافي في الحساب نفسه. أبق تسجيل الدخول للبريد الصادر كما هو. احفظ النسخ في مجلد المرسل الخاص بك.

استخدم كلمة مرور تطبيق مختلفة لكل هاتف أو تطبيق. يمكنك إيقافها دون تغيير كلمة مرور صندوقك. لا تسجل الدخول بالعنوان المشترك ولا تنشئ حسابًا ثانيًا له.

تختلف طرق اختيار عنوان إرسال إضافي في Outlook وApple Mail وThunderbird وتطبيقات الهاتف. ابحث عن الخيار في حسابك الحالي. إذا لم يدعم التطبيق الإرسال بعنوان الفريق مع إبقاء تسجيل دخولك الشخصي، استخدم بريد الويب. يسمى الاتصال الوارد IMAP والصادر SMTP؛ قد ترى هذين الاسمين بجانب إعدادات الخادم. اتبع إعداد تطبيق البريد لتوصيل صندوقك الشخصي أولًا.

توقيع بريد الويب وعنوانه الافتراضي لا يضبطان تطبيق البريد. أرسل رسالة تجريبية وراجع عنوان المرسل ومجلد المرسل.

عند سحب الوصول

لإنهاء الوصول بالكامل، استخدم إزالة في الوصول. للإبقاء على القراءة فقط، أوقف إرسال باسم واترك قراءة مفعلة. يظل الصندوق الشخصي والنسخ المرسلة المحفوظة متاحين؛ ولا يعود عنوان الفريق متاحًا للرسائل الجديدة.

إذا تغيرت صلاحياتك أثناء الكتابة، يعرض بريد الويب عنوان الفريق مشطوبًا. يُمنع الإرسال وتبقى رسالتك محفوظة. اختر استخدام عنواني للإرسال شخصيًا أو العودة إلى رسالتي لمتابعة التعديل.

تعود الرسالة الممنوعة خلال مهلة التراجع إلى المسودات. تُعلّم الرسالة المجدولة الممنوعة بأنها فشلت وتبقى قابلة للتعديل. لا يرسلها TrekMail من عنوانك الشخصي دون علمك. وقد ترفض تطبيقات البريد الإرسال بعد سحب الوصول أيضًا.

الخطط والحدود الحالية

• متاح في Starter وPro وAgency، وهي الخطط التي تشمل الصناديق المشتركة.
• تشمل الصلاحية العنوان الرئيسي للصندوق المشترك دون عناوينه المستعارة.
• لا تستطيع Message API ووكلاء الذكاء الاصطناعي الإرسال بعنوان الفريق بصلاحية الإرسال فقط حتى الآن.
• تصل ردود العملاء وتقارير فشل التسليم إلى الصندوق المشترك. يجب أن يراجعها شخص لديه قراءة.

تحققوا من الإعداد معًا

قبل استخدام العنوان مع العملاء، أرسل رسالة تجريبية إلى صندوق آخر يمكنك مراجعته. تأكد من ظهور اسم الفريق وعنوانه كمرسل، ووجود توقيعك الشخصي، وحفظ النسخة في رسائلك المرسلة. رد على التجربة واطلب من شخص يملك القراءة تأكيد وصول الرد إلى صندوق الفريق. بذلك تختبرون الإرسال واستقبال الردود معًا.

إذا لم تبد الأمور صحيحة

• عنوان الفريق غير موجود: اطلب مراجعة عضويتك وصلاحية الإرسال، ثم حدّث بريد الويب. إذا كنت تملك القراءة أيضًا، افتح الصندوق المشترك.
• لا تستطيع إيقاف القراءة: إذا كنت آخر قارئ، امنح شخصًا آخر القراءة أولًا. وإذا كان الزر معطلًا، فقد لا يتيح مزود الخدمة الوصول للإرسال فقط بعد.
• يبدأ الرد بعنوانك الشخصي: راجع إعدادات العنوان الافتراضي والردود أعلاه، ثم مرسل هذه الرسالة. الصلاحية وحدها لا تختار العنوان بدلًا منك.
• توقيعك مختلف: اسأل إن كان نطاق الفريق يفرض توقيع الشركة. ويجب إعداد التوقيع بشكل منفصل في تطبيق البريد.
• عنوان الفريق لا يستطيع الإرسال: اطلب من المسؤول التحقق مما إذا كان الصندوق أو نطاقه موقوفًا أو غير نشط. اختياره كافتراضي لا يرفع قيود الإرسال.

تبقى حدود الإرسال المعتادة سارية. عنوان الفريق لا يمنح حصة إضافية. في بريد الويب، تُحسب الرسالة ضمن حصة صندوقك الشخصي ونطاقك الخاص. ويتطلب الوصول أيضًا حسابًا نشطًا وخطة تشمل الصناديق المشتركة.