受信箱を読まず共有アドレスから送信する方法

contacto@example.comのような公開アドレスを一つ使うと、顧客が会社に連絡しやすくなります。複数の担当者がそのアドレスで見積もり、案内、回答を送り、それぞれ自分の署名を使えます。顧客にはチーム名が表示され、返信はチームのアドレスに届きます。担当者が交代しても、やり取りを会社で引き継げます。

送信のみのアクセスでは、メールを書く仕事と受信箱を管理する仕事を分けられます。たとえば、営業担当者が見積もりを送り、事務担当の二人が返信を確認します。営業担当者は自分のメールボックスを使い、自分の送信済みメールを確認できます。共有受信箱のパスワードは不要で、ほかの顧客との会話を読む権限も付きません。

読み取りとこのアドレスで送信の意味

顧客の返信に対応するため、少なくとも一人は読み取りを保持する必要があります。両方の権限を外すには削除を使います。

アクセスを付与する前に

共有メールボックスと、各メンバーの有効な個人メールボックスが必要です。すべて同じアカウントに属していれば、そのアカウント内の別々のドメインでも使えます。まだチームの受信箱がない場合は、共有メールボックスから始めてください。

返信と配信失敗の報告を確認する担当者を決め、休暇中の対応も相談します。送信のみのメンバーは共有受信箱でこれらの報告を読めず、個別の通知も受け取りません。顧客の返事を必要な同僚へどう伝えるか、読む担当者と決めておきましょう。この権限で受信箱全体が各送信者に転送されることはありません。

メンバーを設定する

1. ダッシュボードでメールボックスを開き、共有メールボックスを選びます。
2. アクセスを開き、人を追加でメンバー自身のメールボックスを追加します。
3. 新しいメンバーには読み取りとこのアドレスで送信が付きます。その行でこのアドレスで送信をオンのままにし、読み取りをオフにします。
4. 使用できるチームアドレスと、返信を担当する人を伝えます。

Webメールから送信する

自分のメールボックスにログインし、メールを作成します。差出人でチームのアドレスと表示された共有アドレスを選びます。共有受信箱は、メールボックス切り替え、統合受信箱、メールアプリのフォルダーには表示されません。この権限で共有メールボックスのDriveを開くこともできません。

顧客に表示される名前は共有メールボックスの名前です。設定の差出人アドレスで、このアドレス用の個人署名を編集できます。名前とアドレスは固定です。ここで返信先を別のアドレスに変えたり、チームのアドレスを削除したりすることはできません。共有アクセスの管理者に権限の変更を依頼してください。

Webメールは自分の送信済みフォルダーにコピーを保存します。顧客の返信は共有受信箱に届き、読み取りを持つ人が読みます。このアドレスでは開封確認を要求しません。ドメインで署名が強制されている場合、個人署名より優先されます。

チームアドレスを既定にする

差出人アドレスでチームアドレスのデフォルトに設定を選びます。返信時の差出人アドレスを常に contacto@example.comに設定します。転送にも適用されます。送信前に差出人を確認してください。各自が自分のメールボックスで設定します。

両方の権限を持つ人は、引き続き共有受信箱とその署名、送信済みフォルダーを使います。個人の送信アドレスに二つ目のチームアドレスは追加されません。

メールアプリで使用

1. アプリパスワードを作成：アクセスタブまたは自分のWebメール設定（設定、アプリパスワード）で、自分のメールボックス用のアプリパスワードを作成します。アプリパスワードをご覧ください。
2. サーバー設定をコピー：自分のメールボックスに表示された受信・送信サーバーと安全なポートをコピーします。
3. アプリにログイン：自分の完全なアドレスとそのアプリパスワードでログインします。同じアカウントにcontacto@example.comを追加の送信アドレスとして登録します。送信サーバーのログイン情報はそのままにします。コピーは自分の送信済みフォルダーに保存します。

端末やアプリごとに別のアプリパスワードを使ってください。メールボックスのパスワードを変えずに無効にできます。共有アドレスでログインしたり、別のアカウントを作ったりしないでください。

Outlook、Apple Mail、Thunderbird、スマートフォンのアプリでは、追加の送信アドレスを選ぶ方法が異なります。既存のアカウントでその設定を探してください。自分のログイン情報を保ったままチームのアドレスで送信できない場合は、Webメールを使います。受信接続はIMAP、送信接続はSMTPと呼ばれ、サーバー設定の横に表示されることがあります。まずメールアプリの設定に沿って個人メールボックスを接続してください。

Webメールの署名や既定アドレスは、メールアプリには設定されません。テストメールを送り、差出人と送信済みフォルダーを確認します。

アクセスが取り消された場合

すべてのアクセスを外すには、アクセスで削除を使います。読み取り権限だけ残す場合は、このアドレスで送信をオフにし、読み取りをオンのままにします。個人メールボックスと保存済みの送信コピーは引き続き使えますが、新しいメールでチームのアドレスは選べなくなります。

作成中に権限が変わると、Webメールはチームアドレスに取り消し線を表示します。送信は止まり、メールは残ります。自分のアドレスで送るには自分のアドレスを使う、編集を続けるにはメッセージに戻るを選びます。

送信取り消しの待ち時間に止められたメールは下書きに戻ります。予約送信が止められた場合は失敗と表示され、編集できます。TrekMailが黙って個人アドレスに切り替えて送信することはありません。メールアプリでも、アクセス取り消し後は送信を拒否されることがあります。

プランと現在の制限

• 共有メールボックスを含むStarter、Pro、Agencyで利用できます。
• 権限は共有メールボックスの主アドレスに適用されます。エイリアスは含まれません。
• Message APIやAIエージェントは、送信のみの権限でチームアドレスから送信できません。
• 顧客の返信と配信失敗の報告は共有受信箱に届きます。読み取り権限を持つ人が確認してください。

チームで設定を確認する

顧客に送る前に、自分で確認できる別のメールボックスへテストメールを送ります。差出人にチーム名とアドレスが表示され、個人署名が入り、自分の送信済みメールにコピーがあることを確認してください。テストに返信し、読む担当者にチームの受信箱へ届いたか確認してもらいます。送信と返信の受け取りを一緒に確認できます。

想定どおりにならない場合

• チームのアドレスがない場合： 管理者にメンバー登録と送信権限を確認してもらい、Webメールを再読み込みします。読み取り権限もある場合は共有メールボックスを開いてください。
• 読み取り権限を外せない場合： 最後の一人であれば、先に別の人に読み取り権限を付与します。ボタンが無効なら、利用中のサービスで送信のみのアクセスがまだ提供されていない可能性があります。
• 返信の差出人が個人アドレスの場合： 上記の既定アドレスと返信設定を確認し、そのメールの差出人も確認します。権限を得るだけではアドレスは選ばれません。
• 署名が違う場合： チームのドメインで会社の署名が必須か確認します。メールアプリの署名は別途設定が必要です。
• チームのアドレスで送信できない場合： 共有メールボックスやドメインが一時停止中、または無効になっていないか管理者に確認します。既定にしても送信制限は解除されません。

通常の送信上限は引き続き適用されます。チームのアドレスを使っても送信枠は増えません。Webメールでは個人メールボックスと自分のドメインの送信枠を使います。有効なアカウントと、共有メールボックスを含むプランも必要です。