Enviar como equipo sin leer su buzón

Una dirección pública, como contacto@example.com, facilita que los clientes encuentren tu negocio. Varias personas pueden enviar presupuestos, novedades o respuestas con esa dirección, cada una con su firma. Los clientes ven el nombre del equipo y responden a su dirección, así que la conversación sigue en el negocio aunque cambie la persona que la atiende.

El acceso de solo envío permite separar la redacción de la gestión del buzón. Por ejemplo, el equipo comercial envía presupuestos y dos personas de la oficina atienden las respuestas. Cada vendedor trabaja desde su propio buzón y ve sus mensajes enviados. Nadie necesita la contraseña del buzón del equipo, ni obtiene acceso a las conversaciones de otros clientes.

Qué significan Leer y Enviar como

Al menos una persona debe conservar Leer para atender las respuestas de clientes. Para quitar ambos permisos, usa Quitar.

Antes de dar acceso

Necesitas un buzón compartido y un buzón personal activo para cada persona. Todos deben pertenecer a la misma cuenta, aunque pueden usar dominios distintos de esa cuenta. Si todavía no has creado el buzón del equipo, empieza por Buzones compartidos.

Decide quién revisará las respuestas y los avisos de entrega fallida, también durante las ausencias. Quienes solo envían no pueden leer esos avisos en el buzón del equipo ni reciben una notificación aparte. Acordad cómo hará llegar el lector la respuesta al compañero que la necesita. Este permiso no reenvía todo el buzón a cada remitente.

Dar acceso a una persona

1. En el panel, abre Buzones y elige el buzón compartido.
2. Abre Acceso y añade el buzón propio de la persona en Añadir personas.
3. Las personas nuevas reciben Leer y Enviar como. En su fila, deja Enviar como activado y desactiva Leer.
4. Dile qué dirección del equipo puede usar y quién atiende las respuestas.

Enviar desde webmail

Inicia sesión en tu buzón y empieza un mensaje. Elige la dirección compartida en De, marcada como Dirección del equipo. Su buzón no aparece en el selector, la bandeja unificada ni las carpetas de las apps. Este acceso tampoco abre el Drive del buzón compartido.

Los clientes ven el nombre del buzón compartido. En Configuración, Direcciones de remitente, puedes editar tu firma personal para esa dirección. El nombre y la dirección son fijos. No puedes desviar las respuestas a otra dirección ni quitar aquí la dirección del equipo. Pide a quien gestiona el acceso compartido que cambie tus permisos.

Webmail guarda la copia en tu carpeta Enviados. Las respuestas llegan al buzón compartido, donde las leen las personas con Leer. No se solicitan confirmaciones de lectura para esta dirección. Una firma obligatoria del dominio puede sustituir tu firma personal.

Usar la dirección del equipo por defecto

En Direcciones de remitente, pulsa Establecer como predeterminada en la dirección del equipo. En Dirección del remitente para respuestas, elige Siempre contacto@example.com. También se aplica a los reenvíos. Revisa De antes de enviar. Cada persona elige estos ajustes en su propio buzón.

Quienes tienen ambos permisos siguen usando el buzón compartido, su firma y su carpeta de enviados. No reciben una segunda entrada de esa dirección en sus direcciones personales.

Usar en una aplicación de correo

1. Crear contraseña de aplicación: crea una contraseña de aplicación para tu buzón desde Acceso o tus ajustes de webmail (Configuración, Contraseñas de aplicación). Consulta Contraseñas de aplicaciones.
2. Copiar la configuración del servidor: copia los servidores entrante y saliente y los puertos seguros que aparecen para tu buzón.
3. Iniciar sesión en la aplicación: usa tu dirección completa y esa contraseña. Añade contacto@example.com como dirección de envío adicional en la misma cuenta. Mantén el acceso al servidor saliente. Guarda las copias en tu propia carpeta de enviados.

Usa una contraseña de aplicación diferente para cada teléfono o app. Puedes desactivarla sin cambiar la contraseña del buzón. Nunca inicies sesión con la dirección compartida ni crees una segunda cuenta para ella.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird y las apps móviles ofrecen distintas opciones para usar una dirección de envío adicional. Busca esa opción en tu cuenta existente. Si la app no permite enviar con la dirección del equipo manteniendo tu acceso personal, usa webmail. La conexión entrante es IMAP y la saliente es SMTP; puedes ver estos nombres junto a los ajustes del servidor. Consulta Configurar una aplicación de correo para conectar primero tu buzón personal.

La firma y la dirección predeterminada de webmail no configuran la app. Envía un mensaje de prueba y revisa el remitente y tu carpeta de enviados.

Si se retira el acceso

Para retirar todo el acceso, usa Quitar en Acceso. Para dejar que lea pero no envíe, desactiva Enviar como y mantén Leer. Su buzón personal y las copias ya guardadas siguen disponibles; la dirección del equipo deja de estar disponible para nuevos mensajes.

Si cambian tus permisos mientras escribes, webmail muestra la dirección del equipo tachada. El envío se bloquea y tu mensaje se conserva. Elige Usar mi propia dirección para enviarlo personalmente o Volver a mi mensaje para seguir editándolo.

Un mensaje bloqueado durante el plazo para deshacer vuelve a Borradores. Uno programado se marca como fallido y sigue siendo editable. TrekMail nunca lo envía en silencio desde tu dirección personal. Las apps también pueden rechazar el envío al retirarse el acceso.

Planes y límites actuales

• Disponible en Starter, Pro y Agency, los planes que incluyen buzones compartidos.
• El permiso cubre la dirección principal del buzón compartido. No incluye sus alias.
• La Message API y los agentes de IA todavía no pueden enviar como equipo con acceso de solo envío.
• Las respuestas y los avisos de entrega fallida llegan al buzón compartido. Alguien con Leer debe revisarlos.

Comprobad la configuración juntos

Antes de usar la dirección con clientes, envía una prueba a otro buzón que puedas revisar. Comprueba que aparecen el nombre y la dirección del equipo como remitente, que está tu firma y que la copia se guarda en tus enviados. Responde a la prueba y pide a un lector que confirme su llegada al buzón del equipo. Así verificáis tanto el envío como la recepción.

Si algo no funciona como esperabas

• Falta la dirección del equipo: pide que revisen tu pertenencia al buzón y el permiso de envío, y actualiza webmail. Si también puedes leer, abre el buzón compartido.
• No puedes desactivar la lectura: si eres el último lector, primero da permiso de lectura a otra persona. Si el botón está deshabilitado, puede que el servicio todavía no ofrezca acceso de solo envío.
• La respuesta empieza desde tu dirección personal: revisa los ajustes predeterminados y de respuestas indicados arriba, y el remitente del mensaje. El permiso no elige la dirección por ti.
• Tu firma es distinta: pregunta si el dominio del equipo exige una firma de empresa. En una app también debes configurar la firma por separado.
• El equipo no puede enviar: pide a quien administra el buzón que compruebe si este o su dominio está pausado o inactivo. Elegirlo como predeterminado no elimina una restricción.

Se mantienen los límites habituales de envío. La dirección del equipo no añade una cuota extra. En webmail se usa la cuota de tu buzón personal y la de tu propio dominio. También necesitas una cuenta activa y un plan que incluya buzones compartidos.