Enviar como equipe sem ler a caixa de entrada

Um endereço público, como contacto@example.com, facilita o contato dos clientes com sua empresa. Várias pessoas podem enviar orçamentos, novidades ou respostas com esse endereço, cada uma com sua assinatura. Os clientes veem o nome da equipe e respondem para o endereço dela. A conversa continua na empresa mesmo quando outra pessoa assume o atendimento.

O acesso apenas para envio separa a escrita das mensagens da gestão da caixa de entrada. Por exemplo, vendedores enviam orçamentos enquanto dois colegas do escritório cuidam das respostas. Cada vendedor trabalha na própria caixa de e-mail e vê ali suas mensagens enviadas. Ninguém precisa da senha da caixa da equipe nem ganha acesso às conversas de outros clientes.

O que significam Ler e Enviar como

Pelo menos uma pessoa precisa manter Ler para cuidar das respostas dos clientes. Para retirar as duas permissões, use Remover.

Antes de dar acesso

Você precisa de uma caixa compartilhada e de uma caixa pessoal ativa para cada pessoa. Todas devem pertencer à mesma conta, mas os endereços podem usar domínios diferentes dessa conta. Se ainda não criou a caixa da equipe, comece por Caixas compartilhadas.

Defina quem vai conferir as respostas e os avisos de falha na entrega, inclusive durante as ausências. Quem só pode enviar não consegue ler esses avisos na caixa da equipe nem recebe uma notificação separada. Combinem como os leitores vão passar a resposta do cliente ao colega responsável. Essa permissão não encaminha toda a caixa de entrada a cada remetente.

Dar acesso a uma pessoa

1. No painel, abra Caixas de e-mail e escolha a caixa compartilhada.
2. Abra Acesso e adicione a caixa pessoal da pessoa em Adicionar pessoas.
3. Novas pessoas recebem Ler e Enviar como. Na linha da pessoa, mantenha Enviar como ativo e desligue Ler.
4. Informe qual endereço da equipe ela pode usar e quem cuida das respostas.

Enviar pelo webmail

Entre na sua caixa e comece uma mensagem. Escolha o endereço compartilhado em De, identificado como Endereço da equipe. A caixa da equipe não aparece no seletor de caixas, na caixa de entrada unificada nem nas pastas dos aplicativos. Esse acesso também não abre o Drive da caixa compartilhada.

Os clientes veem o nome da caixa compartilhada. Em Configurações, Endereços de remetente, você pode editar sua assinatura para esse endereço. O nome e o endereço ficam fixos. Você não pode mudar o destino das respostas nem remover o endereço da equipe aqui. Peça a quem gerencia o acesso compartilhado para mudar suas permissões.

O webmail guarda a cópia na sua pasta Enviados. As respostas chegam à caixa compartilhada, onde as pessoas com Ler podem abri-las. Não são solicitadas confirmações de leitura para esse endereço. Uma assinatura obrigatória do domínio pode substituir sua assinatura pessoal.

Usar o endereço da equipe como padrão

Em Endereços de remetente, escolha Definir como padrão no endereço da equipe. Em Endereço do remetente nas respostas, escolha Sempre contacto@example.com. Isso também vale para encaminhamentos. Confira De antes de enviar. Cada pessoa escolhe essas configurações na própria caixa.

Quem tem as duas permissões continua usando a caixa compartilhada, a assinatura dela e sua pasta de enviados. Não aparece uma segunda entrada do endereço da equipe na lista pessoal de endereços de envio.

Usar em um aplicativo de e-mail

1. Criar senha de app: crie uma senha de app para sua própria caixa na aba Acesso ou nas configurações do webmail (Configurações, Senhas de app). Veja Senhas de app.
2. Copiar as configurações do servidor: copie os servidores de entrada e saída e as portas seguras mostradas para sua caixa.
3. Entrar no aplicativo: use seu endereço completo e essa senha. Adicione contacto@example.com como endereço adicional de envio na mesma conta. Mantenha seu acesso ao servidor de saída. Guarde as cópias na sua própria pasta de enviados.

Use uma senha de app diferente para cada celular ou aplicativo. Você pode desativá-la sem mudar a senha da caixa. Nunca entre com o endereço compartilhado nem crie uma segunda conta para ele.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird e aplicativos de celular oferecem formas diferentes de escolher um endereço adicional de envio. Procure essa opção na conta existente. Se o aplicativo não permite enviar com o endereço da equipe mantendo seu acesso pessoal, use o webmail. A conexão de entrada é IMAP e a de saída é SMTP; esses nomes podem aparecer junto às configurações do servidor. Siga Configurar um aplicativo de e-mail para conectar primeiro sua caixa pessoal.

A assinatura e o endereço padrão do webmail não configuram o aplicativo. Envie um teste e confira o remetente e sua pasta de enviados.

Se o acesso for retirado

Para retirar todo o acesso, use Remover em Acesso. Para manter apenas a leitura, desligue Enviar como e deixe Ler ativo. A caixa pessoal e as cópias já salvas continuam disponíveis; o endereço da equipe deixa de estar disponível para novas mensagens.

Se suas permissões mudarem enquanto você escreve, o webmail mostra o endereço da equipe riscado. O envio fica bloqueado e a mensagem continua disponível. Escolha Usar o meu endereço para enviar pessoalmente ou Voltar à minha mensagem para continuar editando.

Uma mensagem bloqueada durante o prazo de cancelamento do envio volta para Rascunhos. Uma mensagem agendada bloqueada fica marcada como falha e continua editável. O TrekMail nunca envia a mensagem pelo seu endereço pessoal sem avisar. Os aplicativos também podem recusar o envio depois que o acesso for retirado.

Planos e limites atuais

• Disponível no Starter, Pro e Agency, os planos que incluem caixas compartilhadas.
• A permissão cobre o endereço principal da caixa compartilhada. Não inclui seus aliases.
• A Message API e os agentes de IA ainda não podem enviar como equipe com acesso apenas para envio.
• As respostas dos clientes e os avisos de falha na entrega chegam à caixa compartilhada. Alguém com Ler precisa verificá-los.

Confiram a configuração juntos

Antes de usar o endereço com clientes, envie um teste para outra caixa que você possa conferir. Verifique o nome e o endereço da equipe como remetente, sua assinatura pessoal e a cópia nas suas mensagens enviadas. Responda ao teste e peça a uma pessoa com leitura que confirme a chegada à caixa da equipe. Assim vocês verificam o envio e o recebimento das respostas.

Se algo não parece certo

• O endereço da equipe não aparece: peça para verificarem sua participação na caixa e a permissão de envio, depois atualize o webmail. Se também pode ler, abra a caixa compartilhada.
• Não dá para desligar a leitura: se você é o último leitor, primeiro dê permissão de leitura a outra pessoa. Se o botão está desativado, o serviço talvez ainda não ofereça acesso apenas para envio.
• A resposta começa com seu endereço pessoal: confira as configurações de endereço padrão e de respostas acima, depois o remetente dessa mensagem. Ter a permissão não escolhe o endereço por você.
• Sua assinatura está diferente: pergunte se o domínio da equipe exige uma assinatura da empresa. No aplicativo, a assinatura também precisa de configuração separada.
• A equipe não consegue enviar: peça para verificarem se a caixa ou seu domínio está pausado ou inativo. Escolher como padrão não remove uma restrição de envio.

Os limites normais de envio continuam valendo. O endereço da equipe não acrescenta uma cota. No webmail, a mensagem usa a cota da sua caixa pessoal e do seu próprio domínio. Também é preciso ter uma conta ativa e um plano que inclua caixas compartilhadas.