שליחה מכתובת צוות בלי לקרוא את התיבה

כתובת ציבורית אחת, כמו ⁨contacto@example.com⁩, מקלה על לקוחות ליצור קשר עם העסק. כמה אנשים יכולים לשלוח ממנה הצעות מחיר, עדכונים או תשובות, כל אחד עם החתימה שלו. הלקוחות רואים את שם הצוות ומשיבים לכתובת שלו. כך השיחה נשארת בעסק גם כשאדם אחר ממשיך לטפל בה.

גישה לשליחה בלבד מפרידה בין כתיבת הודעות לניהול הדואר הנכנס. למשל, אנשי המכירות שולחים הצעות ושני עמיתים במשרד מטפלים בתשובות. כל איש מכירות עובד בתיבה שלו ורואה בה את ההודעות ששלח. איש לא צריך את סיסמת תיבת הצוות, ואנשי המכירות לא מקבלים גישה לשיחות עם לקוחות אחרים.

המשמעות של קריאה ושל שליחה בשם

לפחות אדם אחד חייב לשמור על קריאה כדי לטפל בתשובות הלקוחות. כדי להסיר את שתי ההרשאות, השתמשו ב־הסר.

לפני שנותנים גישה

צריך תיבה משותפת ותיבה אישית פעילה לכל אדם. כולן צריכות להשתייך לאותו חשבון, אך הכתובות יכולות להיות בדומיינים שונים שלו. אם עדיין לא יצרתם את תיבת הצוות, התחילו במדריך תיבות משותפות.

קבעו מי בודק תשובות ודוחות כשל במסירה, גם בזמן היעדרות. מי שיכול רק לשלוח לא יכול לקרוא את הדוחות בתיבת הצוות ולא מקבל התראה נפרדת עליהם. הסכימו כיצד הקוראים יעבירו את תשובת הלקוח לעמית שזקוק לה. ההרשאה אינה מעבירה את כל הדואר הנכנס לכל שולח.

הגדרת גישה לאדם

1. בלוח הבקרה פתחו תיבות דואר ובחרו את התיבה המשותפת.
2. פתחו גישה והוסיפו את התיבה האישית דרך הוספת אנשים.
3. אנשים חדשים מקבלים קריאה ו־שליחה בשם. בשורה שלהם השאירו שליחה בשם מופעל וכבו קריאה.
4. הסבירו באיזו כתובת צוות אפשר להשתמש ומי מטפל בתשובות.

שליחה מהדואר בדפדפן

היכנסו לתיבה שלכם והתחילו הודעה. בחרו את הכתובת המשותפת ב־מאת, המסומנת כתובת צוות. התיבה שלה לא תופיע במחליף התיבות, בדואר המאוחד או בתיקיות יישומי הדואר. גישה זו גם לא פותחת את ה־Drive של התיבה המשותפת.

הלקוחות רואים את שם התיבה המשותפת. ב־הגדרות, כתובות שולח, אפשר לערוך חתימה אישית לכתובת זו. השם והכתובת קבועים. אי אפשר להפנות כאן תשובות לכתובת אחרת או להסיר את כתובת הצוות. בקשו ממי שמנהל את הגישה המשותפת לשנות את ההרשאות.

הדואר בדפדפן שומר עותק בתיקיית נשלח שלכם. תשובות הלקוחות מגיעות לתיבה המשותפת, שבה אנשים עם קריאה יכולים לקרוא אותן. לא מתבקשים אישורי קריאה לכתובת זו. חתימת דומיין מחייבת יכולה להחליף את החתימה האישית.

שימוש בכתובת הצוות כברירת מחדל

ב־כתובות שולח, בחרו הגדר כברירת מחדל בכתובת הצוות. הגדירו כתובת השולח לתשובות ל־תמיד ⁨contacto@example.com⁩. זה חל גם על העברות. בדקו את מאת לפני שליחה. כל אחד בוחר הגדרות אלה בתיבה שלו.

אנשים עם שתי ההרשאות ממשיכים להשתמש בתיבה המשותפת, בחתימה שלה ובתיקיית הדואר שנשלח שלה. לא מתווספת להם רשומה שנייה של כתובת הצוות בין כתובות השליחה האישיות.

שימוש באפליקציית דואר

1. יצירת סיסמת אפליקציה: צרו סיסמת יישום לתיבה שלכם בלשונית גישה או בהגדרות הדואר בדפדפן (הגדרות, סיסמאות אפליקציה). ראו סיסמאות יישומים.
2. העתקת הגדרות השרת: העתיקו את שרתי הדואר הנכנס והיוצא ואת היציאות המאובטחות המוצגות לתיבה שלכם.
3. כניסה לאפליקציה: השתמשו בכתובת המלאה שלכם ובסיסמת היישום. הוסיפו ⁨contacto@example.com⁩ ככתובת שליחה נוספת באותו חשבון. שמרו על פרטי הכניסה לדואר היוצא. שמרו עותקים בתיקיית הדואר שנשלח האישית.

השתמשו בסיסמת יישום נפרדת לכל טלפון או יישום. אפשר לכבות אותה בלי לשנות את סיסמת התיבה. אל תיכנסו עם הכתובת המשותפת ואל תיצרו עבורה חשבון נוסף.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird ואפליקציות לטלפון מציעות דרכים שונות לבחור כתובת שליחה נוספת. חפשו את האפשרות בחשבון הקיים. אם האפליקציה לא מאפשרת לשלוח מכתובת הצוות עם הכניסה האישית שלכם, השתמשו בדואר בדפדפן. החיבור הנכנס נקרא IMAP והיוצא SMTP; ייתכן שתראו שמות אלה ליד הגדרות השרת. עקבו אחר הגדרת יישום דואר כדי לחבר תחילה את התיבה האישית.

החתימה וכתובת ברירת המחדל בדפדפן לא מגדירות את יישום הדואר. שלחו הודעת בדיקה ובדקו את כתובת השולח ואת תיקיית הדואר שנשלח.

כשהגישה מוסרת

כדי להסיר את כל הגישה, השתמשו ב־הסר תחת גישה. כדי להשאיר קריאה בלבד, כבו שליחה בשם והשאירו קריאה פעילה. התיבה האישית והעותקים שכבר נשמרו נשארים זמינים; כתובת הצוות אינה זמינה להודעות חדשות.

אם ההרשאות משתנות בזמן הכתיבה, הדואר בדפדפן מציג את כתובת הצוות עם קו חוצה. השליחה נחסמת וההודעה נשמרת. בחרו שימוש בכתובת שלי לשליחה אישית או חזרה להודעה שלי כדי להמשיך לערוך.

הודעה שנחסמת בזמן ההמתנה לביטול חוזרת לטיוטות. הודעה מתוזמנת שנחסמת מסומנת ככישלון ונשארת ניתנת לעריכה. TrekMail לעולם לא שולח אותה בשקט מהכתובת האישית. גם יישומי דואר עשויים לסרב לשלוח לאחר הסרת הגישה.

תוכניות ומגבלות נוכחיות

• זמין ב־Starter, Pro ו־Agency, התוכניות הכוללות תיבות משותפות.
• ההרשאה חלה על הכתובת הראשית של התיבה המשותפת. הכינויים שלה לא נכללים.
• Message API וסוכני בינה מלאכותית עדיין לא יכולים לשלוח כצוות עם הרשאת שליחה בלבד.
• תשובות לקוחות ודוחות כשל במסירה מגיעים לתיבה המשותפת. אדם עם קריאה צריך לבדוק אותם.

בדקו יחד את ההגדרה

לפני שפונים ללקוחות, שלחו בדיקה לתיבה אחרת שתוכלו לבדוק. ודאו ששם הצוות וכתובתו מופיעים כשולח, שהחתימה האישית קיימת ושהעותק נמצא בהודעות ששלחתם. השיבו לבדיקה ובקשו מאדם עם הרשאת קריאה לאשר שהתשובה הגיעה לתיבת הצוות. כך בודקים גם את השליחה וגם את קבלת התשובות.

אם משהו לא נראה נכון

• כתובת הצוות חסרה: בקשו לבדוק את החברות בתיבה ואת הרשאת השליחה, ואז רעננו את הדואר בדפדפן. אם יש לכם גם הרשאת קריאה, פתחו את התיבה המשותפת.
• אי אפשר לכבות קריאה: אם אתם האחרונים שיכולים לקרוא, תנו קודם הרשאת קריאה לאדם אחר. אם הכפתור מושבת, ייתכן שהשירות עדיין לא מציע גישה לשליחה בלבד.
• תשובה מתחילה מהכתובת האישית: בדקו את הגדרות ברירת המחדל והתשובות לעיל, ואז את שולח ההודעה. ההרשאה לבדה אינה בוחרת כתובת עבורכם.
• החתימה שונה: שאלו אם דומיין הצוות מחייב חתימת חברה. באפליקציה צריך להגדיר את החתימה בנפרד.
• הצוות לא יכול לשלוח: בקשו לבדוק אם התיבה או הדומיין שלה מושהים או לא פעילים. בחירה כברירת מחדל אינה מסירה מגבלת שליחה.

מגבלות השליחה הרגילות ממשיכות לחול. כתובת הצוות לא מוסיפה מכסה. בדואר בדפדפן ההודעה נספרת במכסת התיבה האישית והדומיין שלכם. נדרשים גם חשבון פעיל ותוכנית הכוללת תיבות משותפות.