Als Teamadresse senden, ohne mitzulesen

Eine öffentliche Adresse wie contacto@example.com macht Ihr Unternehmen leicht erreichbar. Mehrere Personen können darüber Angebote, Neuigkeiten oder Antworten senden, jeweils mit ihrer eigenen Signatur. Kunden sehen Ihren Teamnamen und antworten an die Teamadresse. So bleibt die Unterhaltung beim Unternehmen, auch wenn eine andere Person übernimmt.

Mit reinem Senderecht trennen Sie das Schreiben von der Betreuung des Posteingangs. Zum Beispiel versendet der Vertrieb Angebote, während zwei Personen im Büro die Antworten bearbeiten. Alle Vertriebsmitarbeitenden arbeiten im eigenen Postfach und sehen dort ihre gesendeten Nachrichten. Niemand braucht das Passwort des Teampostfachs oder erhält Einblick in dessen andere Kundengespräche.

Was Lesen und Senden als bedeuten

Mindestens eine Person muss Lesen behalten, damit jemand Kundenantworten betreut. Um beide Rechte zu entziehen, nutzen Sie Entfernen.

Bevor Sie Zugriff geben

Sie brauchen ein gemeinsames Postfach und für jede Person ein aktives persönliches Postfach. Alle müssen zum selben Konto gehören. Ihre Adressen dürfen auf verschiedenen Domains dieses Kontos liegen. Falls das Teampostfach noch fehlt, beginnen Sie mit Gemeinsame Postfächer.

Legen Sie fest, wer Antworten und Unzustellbarkeitsberichte prüft, auch während Abwesenheiten. Personen mit reinem Senderecht können diese Berichte im Teampostfach nicht lesen und bekommen keine eigene Benachrichtigung dazu. Vereinbaren Sie, wie die Lesenden eine Kundenantwort an die zuständige Person weitergeben. Dieses Recht leitet den Posteingang nicht an alle Absender weiter.

Zugriff einrichten

1. Öffnen Sie im Dashboard Postfächer und wählen Sie das gemeinsame Postfach.
2. Öffnen Sie Zugriff und fügen Sie unter Personen hinzufügen das eigene Postfach der Person hinzu.
3. Neue Personen erhalten Lesen und Senden als. Lassen Sie Senden als eingeschaltet und schalten Sie Lesen in ihrer Zeile aus.
4. Sagen Sie der Person, welche Teamadresse sie nutzen darf und wer Antworten bearbeitet.

Im Webmail senden

Melden Sie sich am eigenen Postfach an und beginnen Sie eine Nachricht. Wählen Sie unter Von die gemeinsame Adresse mit der Kennzeichnung Teamadresse. Der gemeinsame Posteingang erscheint weder im Postfachwechsel noch im vereinigten Posteingang oder in Mail-App-Ordnern. Dieses Recht öffnet auch nicht das Drive des gemeinsamen Postfachs.

Kunden sehen den Namen des gemeinsamen Postfachs. Unter Einstellungen, Absenderadressen können Sie Ihre eigene Signatur für diese Adresse bearbeiten. Name und Adresse bleiben fest. Sie können Antworten hier nicht an eine andere Adresse umleiten oder die Teamadresse entfernen. Bitten Sie die für den gemeinsamen Zugriff zuständige Person, Ihre Rechte zu ändern.

Webmail speichert die Kopie in Ihrem eigenen Gesendet-Ordner. Kundenantworten gehen an den gemeinsamen Posteingang und können dort mit Lesen gelesen werden. Für diese Adresse werden keine Lesebestätigungen angefordert. Eine vorgeschriebene Domainsignatur kann Ihre persönliche Signatur ersetzen.

Teamadresse als Standard verwenden

Wählen Sie unter Absenderadressen bei der Teamadresse Als Standard festlegen. Stellen Sie Absenderadresse für Antworten auf Immer contacto@example.com. Das gilt auch für Weiterleitungen. Prüfen Sie Von vor dem Senden. Jede Person wählt diese Einstellungen im eigenen Postfach.

Personen mit beiden Rechten nutzen weiterhin den gemeinsamen Posteingang, dessen Signatur und Gesendet-Ordner. In ihren eigenen Absenderadressen erhalten sie keinen zweiten Eintrag für die Teamadresse.

In einer Mail-App verwenden

1. App-Passwort erstellen: Erstellen Sie ein App-Passwort für Ihr eigenes Postfach, im Tab Zugriff oder in Ihren Webmail-Einstellungen (Einstellungen, App-Passwörter). Siehe App-Passwörter.
2. Servereinstellungen kopieren: Kopieren Sie die angezeigten Ein- und Ausgangsserver und sicheren Ports Ihres Postfachs.
3. In der App anmelden: Melden Sie sich mit Ihrer vollständigen eigenen Adresse und dem App-Passwort an. Ergänzen Sie contacto@example.com als zusätzliche Absenderadresse dieses Kontos. Behalten Sie die ausgehende Anmeldung bei. Speichern Sie Kopien im eigenen Gesendet-Ordner.

Verwenden Sie für jedes Gerät oder jede App ein eigenes App-Passwort. Sie können es abschalten, ohne Ihr Postfachpasswort zu ändern. Melden Sie sich nie mit der gemeinsamen Adresse an und erstellen Sie dafür kein zweites Konto.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird und Handy-Apps bieten unterschiedliche Möglichkeiten für eine zusätzliche Absenderadresse. Suchen Sie diese Option im bestehenden Konto. Falls die App nicht mit der Teamadresse und Ihrer persönlichen Anmeldung senden kann, nutzen Sie Webmail. Die eingehende Verbindung heißt IMAP, die ausgehende SMTP; diese Namen stehen möglicherweise bei den Servereinstellungen. Folgen Sie Mail-App einrichten, um zuerst Ihr persönliches Postfach zu verbinden.

Webmail-Signaturen und Standardadressen richten Ihre Mail-App nicht ein. Senden Sie eine Testnachricht und prüfen Sie Absender und Gesendet-Ordner.

Wenn der Zugriff entzogen wird

Nutzen Sie Entfernen unter Zugriff, um den gesamten Zugriff zu beenden. Soll die Person weiterhin lesen, schalten Sie Senden als aus und lassen Lesen an. Das persönliche Postfach und bereits gespeicherte Sendekopien bleiben verfügbar; die Teamadresse steht für neue Nachrichten nicht mehr bereit.

Ändert sich der Zugriff beim Schreiben, zeigt Webmail die Teamadresse durchgestrichen. Das Senden wird blockiert, Ihre Nachricht bleibt erhalten. Wählen Sie Meine eigene Adresse verwenden, um persönlich zu senden, oder Zurück zu meiner Nachricht, um weiterzuschreiben.

Eine im Rückgängig-Zeitfenster blockierte Nachricht kehrt in die Entwürfe zurück. Eine blockierte geplante Nachricht wird als fehlgeschlagen markiert und bleibt bearbeitbar. TrekMail sendet sie niemals stillschweigend mit Ihrer eigenen Adresse. Auch Mail-Apps können nach einem Zugriffsverlust das Senden ablehnen.

Tarife und aktuelle Grenzen

• Verfügbar in Starter, Pro und Agency, den Tarifen mit gemeinsamen Postfächern.
• Das Recht gilt für die Hauptadresse des gemeinsamen Postfachs. Seine Aliasse sind nicht enthalten.
• Message API und KI-Agenten können mit reinem Senderecht noch nicht als Teamadresse senden.
• Kundenantworten und Unzustellbarkeitsberichte gehen an den gemeinsamen Posteingang. Eine Person mit Lesen muss sie prüfen.

Prüfen Sie die Einrichtung gemeinsam

Senden Sie vor dem ersten Kundenkontakt eine Testnachricht an ein weiteres Postfach, das Sie prüfen können. Kontrollieren Sie Teamname und Teamadresse als Absender, Ihre persönliche Signatur und die Kopie in Ihren gesendeten Nachrichten. Antworten Sie auf den Test und lassen Sie eine leseberechtigte Person den Eingang im Teampostfach bestätigen. Damit prüfen Sie Senden und Empfangen zusammen.

Wenn etwas anders aussieht als erwartet

• Die Teamadresse fehlt: Lassen Sie Mitgliedschaft und Senderecht prüfen und laden Sie Webmail neu. Mit zusätzlichem Leserecht öffnen Sie stattdessen das gemeinsame Postfach.
• Sie können Lesen nicht ausschalten: Als letzte leseberechtigte Person müssen Sie zunächst jemand anderem Leserecht geben. Ist die Schaltfläche deaktiviert, bietet Ihr Dienst das reine Senderecht möglicherweise noch nicht an.
• Eine Antwort beginnt mit Ihrer eigenen Adresse: Prüfen Sie die Standard- und Antworteinstellungen oben sowie den Absender dieser Nachricht. Das Recht allein wählt die Adresse nicht aus.
• Ihre Signatur sieht anders aus: Fragen Sie, ob die Domain der Teamadresse eine Unternehmenssignatur vorschreibt. In einer Mail-App richten Sie die Signatur separat ein.
• Die Teamadresse kann nicht senden: Lassen Sie prüfen, ob das Postfach oder seine Domain pausiert oder inaktiv ist. Eine Standardadresse hebt keine Sendesperre auf.

Die üblichen Versandlimits gelten weiter. Die Teamadresse schafft kein zusätzliches Kontingent. Im Webmail zählt die Nachricht zum Kontingent Ihres persönlichen Postfachs und Ihrer eigenen Domain. Außerdem brauchen Sie ein aktives Konto und einen Tarif mit gemeinsamen Postfächern.