Отправка от общего адреса без чтения ящика

Один публичный адрес, например contacto@example.com, помогает клиентам легко связаться с компанией. Несколько сотрудников могут отправлять с него предложения, новости и ответы, каждый со своей подписью. Клиенты видят имя команды и отвечают на её адрес. Переписка остаётся у компании, даже если ею займётся другой сотрудник.

Доступ только на отправку позволяет разделить написание писем и работу с входящими. Например, менеджеры по продажам отправляют предложения, а два сотрудника в офисе обрабатывают ответы. Каждый менеджер работает из своего ящика и видит свои отправленные письма. Никому не нужен пароль общего ящика, и менеджеры не получают доступ к другим разговорам с клиентами.

Что означают Чтение и Отправка от имени

Хотя бы у одного человека должно остаться право Чтение, чтобы кто-то обрабатывал ответы клиентов. Чтобы убрать оба права, используйте Удалить.

Что нужно до настройки

Нужен общий ящик и активный личный ящик для каждого сотрудника. Все ящики должны быть в одном аккаунте, но могут использовать разные домены этого аккаунта. Если общего ящика ещё нет, начните со статьи Общие ящики.

Договоритесь, кто проверяет ответы клиентов и отчёты о недоставке, в том числе во время отпусков. Участники с правом только на отправку не могут читать эти отчёты в общем ящике и не получают отдельного уведомления о них. Решите, как читатели передадут ответ клиента нужному коллеге. Это право не пересылает весь общий ящик каждому отправителю.

Как дать доступ

1. В панели откройте Почтовые ящики и выберите общий ящик.
2. Откройте Доступ и добавьте личный ящик сотрудника через Добавить людей.
3. Новые участники получают Чтение и Отправка от имени. В строке сотрудника оставьте Отправка от имени и выключите Чтение.
4. Скажите сотруднику, какой адрес он может использовать и кто работает с ответами.

Отправка из веб-почты

Войдите в свой ящик и начните письмо. Выберите общий адрес в От, где он отмечен как Адрес команды. Общие входящие не появятся в переключателе ящиков, объединённых входящих или папках почтовых приложений. Этот доступ также не открывает Drive общего ящика.

Клиенты видят имя общего ящика. В Настройки, Адреса отправки можно изменить свою подпись для этого адреса. Имя и адрес закреплены. Здесь нельзя направить ответы на другой адрес или удалить адрес команды. Попросите человека, который управляет общим доступом, изменить ваши права.

Веб-почта сохраняет копию в вашей папке Отправленные. Ответы клиентов приходят в общий ящик, где их читают участники с Чтение. Уведомления о прочтении для этого адреса не запрашиваются. Обязательная подпись домена может заменить личную подпись.

Общий адрес по умолчанию

В Адреса отправки нажмите Сделать по умолчанию у общего адреса. Для Адрес отправителя для ответов выберите Всегда contacto@example.com. Это также действует при пересылке. Проверяйте От перед отправкой. Каждый выбирает эти настройки в своём ящике.

Участники с обоими правами продолжают пользоваться общим ящиком, его подписью и папкой отправленных. Второй записи общего адреса в своём списке адресов они не получают.

Использование в почтовом приложении

1. Создать пароль приложения: создайте пароль приложения для своего ящика на вкладке Доступ или в настройках веб-почты (Настройки, Пароли приложений). См. Пароли приложений.
2. Скопировать настройки сервера: скопируйте показанные для вашего ящика серверы входящей и исходящей почты и защищённые порты.
3. Войти в приложение: используйте свой полный адрес и этот пароль. Добавьте contacto@example.com как дополнительный адрес отправки в том же аккаунте. Сохраните прежний вход для исходящей почты. Копии сохраняйте в своей папке отправленных.

Используйте отдельный пароль приложения для каждого телефона или программы. Его можно отключить без смены пароля ящика. Никогда не входите с общим адресом и не создавайте для него второй аккаунт.

В Outlook, Apple Mail, Thunderbird и приложениях для телефона дополнительный адрес отправки выбирается по-разному. Найдите такую возможность в существующем почтовом аккаунте. Если приложение не может отправлять от команды с вашим личным входом, используйте веб-почту. Входящее подключение называется IMAP, исходящее SMTP; эти названия могут быть рядом с настройками сервера. Сначала подключите личный ящик по статье Настройка почтового приложения.

Подпись и адрес по умолчанию в веб-почте не настраивают приложение. Отправьте пробное письмо и проверьте отправителя и папку отправленных.

Если доступ убрали

Чтобы убрать весь доступ, нажмите Удалить на вкладке Доступ. Чтобы оставить только чтение, выключите Отправка от имени и оставьте Чтение. Личный ящик и уже сохранённые копии отправленных остаются доступны; адрес команды больше нельзя выбрать для новых писем.

Если права изменились, пока вы писали, веб-почта покажет общий адрес зачёркнутым. Отправка заблокирована, письмо сохранено. Выберите Использовать мой адрес, чтобы отправить лично, или Вернуться к сообщению, чтобы продолжить редактирование.

Письмо, заблокированное в период отмены отправки, возвращается в Черновики. Заблокированное запланированное письмо отмечается как неотправленное и остаётся доступным для редактирования. TrekMail никогда не отправляет его молча от вашего личного адреса. Почтовые приложения тоже могут отказать в отправке после отзыва доступа.

Тарифы и текущие ограничения

• Доступно на Starter, Pro и Agency, тарифах с общими ящиками.
• Право распространяется на основной адрес общего ящика. Его псевдонимы не включены.
• Message API и ИИ-агенты пока не могут отправлять от команды с правом только на отправку.
• Ответы клиентов и отчёты о недоставке приходят в общий ящик. Их должен проверять человек с Чтение.

Проверьте настройку вместе

До первого письма клиенту отправьте тест на другой ящик, который можете проверить. Убедитесь, что отправителем указаны имя и адрес команды, в письме есть ваша подпись, а копия лежит в ваших отправленных. Ответьте на тест и попросите читателя подтвердить, что ответ пришёл в общий ящик. Так вы проверите и отправку, и обработку ответов.

Если что-то не так

• Адреса команды нет: попросите проверить ваше участие в общем ящике и право на отправку, затем обновите веб-почту. Если у вас есть и право на чтение, откройте общий ящик.
• Не удаётся выключить чтение: если вы последний читатель, сначала дайте это право другому человеку. Если кнопка недоступна, ваш сервис может ещё не поддерживать доступ только на отправку.
• Ответ начинается с личного адреса: проверьте настройки адреса по умолчанию и ответов выше, затем отправителя в этом письме. Само право на отправку не выбирает адрес за вас.
• Подпись выглядит иначе: уточните, не требует ли домен команды общей подписи компании. В почтовом приложении подпись нужно настроить отдельно.
• Команда не может отправлять: попросите проверить, не приостановлен или не отключён ли общий ящик либо его домен. Выбор адреса по умолчанию не снимает ограничений.

Обычные лимиты отправки сохраняются. Адрес команды не добавляет отдельный лимит. В веб-почте письмо учитывается в лимите вашего личного ящика и вашего домена. Также нужен активный аккаунт и тариф с общими ящиками.

Связанные статьи

• Общие ящики
• Общие ящики в почтовых приложениях
• Адреса отправки и подписи