Versturen als team zonder de inbox te lezen

Een openbaar adres zoals contacto@example.com maakt je bedrijf makkelijk bereikbaar. Meerdere mensen kunnen offertes, nieuws of antwoorden vanuit dat adres sturen, ieder met een eigen handtekening. Klanten zien de teamnaam en antwoorden aan het teamadres. Zo blijft het gesprek bij het bedrijf, ook als een andere collega het overneemt.

Met alleen verzendrecht kun je schrijven en inboxbeheer verdelen. Je verkopers sturen bijvoorbeeld offertes, terwijl twee kantoormedewerkers de antwoorden afhandelen. Iedere verkoper werkt vanuit de eigen mailbox en ziet daar de eigen verzonden berichten. Niemand heeft het wachtwoord van de teaminbox nodig of krijgt toegang tot gesprekken met andere klanten.

Wat Lezen en Verzenden als betekenen

Minstens één persoon moet Lezen houden om klantantwoorden af te handelen. Gebruik Verwijderen om beide rechten weg te nemen.

Voordat je toegang geeft

Je hebt een gedeelde mailbox en een actieve persoonlijke mailbox voor iedere persoon nodig. Alle mailboxen moeten bij hetzelfde account horen. De adressen mogen op verschillende domeinen van dat account staan. Heb je nog geen teaminbox, begin dan met Gedeelde mailboxen.

Spreek af wie antwoorden en meldingen over mislukte bezorging controleert, ook tijdens afwezigheid. Mensen met alleen verzendrecht kunnen die meldingen niet in de teaminbox lezen en krijgen er geen aparte melding over. Spreek af hoe de lezers een klantantwoord doorgeven aan de juiste collega. Dit recht stuurt niet de hele inbox door naar iedere afzender.

Iemand toegang geven

1. Open Mailboxen in het dashboard en kies de gedeelde mailbox.
2. Open Toegang en voeg de eigen mailbox van de persoon toe bij Personen toevoegen.
3. Nieuwe mensen krijgen Lezen en Verzenden als. Laat Verzenden als aan en zet Lezen uit op hun regel.
4. Vertel welk teamadres ze mogen gebruiken en wie de antwoorden behandelt.

Versturen vanuit webmail

Meld je aan bij je eigen mailbox en begin een bericht. Kies het gedeelde adres in Van, met het label Teamadres. De gedeelde inbox verschijnt niet in de mailboxkiezer, gezamenlijke inbox of mappen van mailapps. Dit recht geeft ook geen toegang tot de Drive van de gedeelde mailbox.

Klanten zien de naam van de gedeelde mailbox. Bewerk je eigen handtekening voor dit adres via Instellingen, Afzenderadressen. Naam en adres staan vast. Je kunt antwoorden hier niet naar een ander adres leiden of het teamadres verwijderen. Vraag degene die de gedeelde toegang beheert om je rechten te wijzigen.

Webmail bewaart de kopie in je eigen Verzonden-map. Antwoorden gaan naar de gedeelde inbox, waar mensen met Lezen ze kunnen lezen. Voor dit adres worden geen leesbevestigingen gevraagd. Een verplichte domeinhandtekening kan je persoonlijke handtekening vervangen.

Het teamadres als standaard gebruiken

Kies in Afzenderadressen bij het teamadres Instellen als standaard. Zet Afzenderadres voor antwoorden op Altijd contacto@example.com. Dit geldt ook voor doorgestuurde berichten. Controleer Van voor het versturen. Iedereen kiest dit in de eigen mailbox.

Mensen met beide rechten blijven de gedeelde inbox, handtekening en verzonden-map gebruiken. Ze krijgen geen tweede teamadres in hun eigen verzendadressen.

Gebruiken in een mail-app

1. App-wachtwoord maken: maak een appwachtwoord voor je eigen mailbox via Toegang of je webmailinstellingen (Instellingen, App-wachtwoorden). Zie Appwachtwoorden.
2. Serverinstellingen kopiëren: kopieer de getoonde inkomende en uitgaande servers en veilige poorten van je mailbox.
3. Aanmelden bij de app: gebruik je volledige eigen adres en dat appwachtwoord. Voeg contacto@example.com als extra verzendadres aan dit account toe. Houd dezelfde uitgaande aanmelding. Bewaar kopieën in je eigen verzonden-map.

Gebruik een apart appwachtwoord voor elke telefoon of app. Je kunt het uitschakelen zonder je mailboxwachtwoord te wijzigen. Meld je nooit aan met het gedeelde adres en maak er geen tweede account voor.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird en telefoonapps bieden verschillende manieren om een extra verzendadres te kiezen. Zoek die optie bij je bestaande account. Gebruik webmail als de app niet met het teamadres kan verzenden terwijl je met je eigen gegevens aangemeld blijft. De inkomende verbinding heet IMAP en de uitgaande SMTP; je kunt deze namen bij de serverinstellingen zien. Volg Een mailapp instellen om eerst je persoonlijke mailbox te verbinden.

Je webmailhandtekening en standaardadres stellen de mailapp niet in. Stuur een testbericht en controleer het afzenderadres en je verzonden-map.

Als toegang wordt ingetrokken

Gebruik Verwijderen onder Toegang om alle toegang in te trekken. Wil je iemand alleen laten lezen, zet dan Verzenden als uit en laat Lezen aan. De eigen mailbox en opgeslagen verzonden kopieën blijven beschikbaar; het teamadres is niet meer beschikbaar voor nieuwe berichten.

Verandert je toegang tijdens het schrijven, dan streept webmail het teamadres door. Versturen wordt geblokkeerd en je bericht blijft bewaard. Kies Mijn eigen adres gebruiken om persoonlijk te versturen of Terug naar mijn bericht om verder te bewerken.

Een bericht dat tijdens de annuleerperiode wordt geblokkeerd, keert terug naar Concepten. Een geblokkeerd gepland bericht wordt als mislukt gemarkeerd en blijft bewerkbaar. TrekMail verstuurt het nooit ongemerkt met je eigen adres. Ook mailapps kunnen het versturen weigeren als de toegang is ingetrokken.

Abonnementen en huidige grenzen

• Beschikbaar bij Starter, Pro en Agency, de abonnementen met gedeelde mailboxen.
• Het recht geldt voor het hoofdadres van de gedeelde mailbox. Aliassen vallen er niet onder.
• De Message API en AI-agenten kunnen met alleen verzendrecht nog niet als teamadres versturen.
• Klantantwoorden en foutmeldingen over bezorging komen in de gedeelde inbox. Iemand met Lezen moet ze controleren.

Controleer de instellingen samen

Stuur voordat je klanten mailt een test naar een andere mailbox die je kunt controleren. Controleer de teamnaam en het teamadres als afzender, je persoonlijke handtekening en de kopie in je eigen verzonden berichten. Antwoord op de test en vraag een lezer te bevestigen dat deze in de teaminbox aankomt. Zo controleer je zowel het verzenden als het ontvangen van antwoorden.

Als iets niet klopt

• Het teamadres ontbreekt: laat je lidmaatschap en verzendrecht controleren en vernieuw webmail. Heb je ook leesrecht, open dan de gedeelde mailbox.
• Je kunt lezen niet uitzetten: geef eerst een ander leesrecht als jij de laatste lezer bent. Is de knop uitgeschakeld, dan biedt je dienst mogelijk nog geen toegang met alleen verzendrecht.
• Een antwoord begint met je persoonlijke adres: controleer de standaard- en antwoordinstellingen hierboven en de afzender van dit bericht. Het recht alleen kiest geen adres voor je.
• Je handtekening ziet er anders uit: vraag of het domein van de teaminbox een bedrijfshandtekening verplicht. In een mailapp moet je de handtekening apart instellen.
• Het teamadres kan niet verzenden: laat controleren of de mailbox of het domein gepauzeerd of inactief is. Een standaardadres heft geen verzendbeperking op.

Je normale verzendlimieten blijven gelden. Het teamadres geeft geen extra tegoed. In webmail telt het bericht mee voor het tegoed van je persoonlijke mailbox en je eigen domein. Je hebt ook een actief account en een abonnement met gedeelde mailboxen nodig.