Utiliser une boîte partagée dans les apps mail

Avec Lire, connectez votre boîte à Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou une autre app IMAP avec votre adresse et un mot de passe d’application. Ouvrez la boîte d’équipe sous Shared/<shared-address>/INBOX. Ne vous connectez jamais avec l’adresse commune.

L’adresse partagée n’a ni mot de passe, ni mot de passe d’application, ni mode de connexion des applications de messagerie. L’appartenance à la boîte et l’autorisation Lire / Envoyer en tant que déterminent les actions possibles pour chaque personne.

Avant de commencer

Vous avez besoin :

• d’une boîte normale active, ajoutée comme membre de la boîte partagée;

• de l’adresse complète et d’un mot de passe d’application de cette boîte normale, ou de son mot de passe de boîte si elle l’accepte encore ;

• des réglages de serveur affichés dans le Webmail sous Paramètres, Apps et appareils.

Si Apps et appareils n’affiche pas vos boîtes partagées, demandez à l’administrateur du compte de confirmer votre appartenance et de vérifier si le service autorise l’accès depuis les applications de messagerie natives.

1. Connecter votre propre boîte

Ajoutez votre boîte normale à l’application. Utilisez toujours les valeurs indiquées dans Apps et appareils. Les réglages sécurisés habituels sont :

Utilisez les serveurs affichés pour votre boîte. Un service White Label peut avoir ses propres noms de serveur ; les exemples ci-dessous ne remplacent pas vos réglages.

Créez un mot de passe d’application pour votre boîte normale dans le webmail sous Paramètres, Mots de passe d’application, ou demandez à un administrateur de le créer sous Boîtes mail, (votre boîte), Sécurité, Mots de passe d’application. Mots de passe d’application uniquement l’exige ; Mot de passe de la boîte ou mots de passe d’application accepte les deux. Consultez Mots de passe d’application.

N’ajoutez pas l’adresse partagée comme un autre compte. La connexion directe à une boîte partagée est volontairement désactivée.

2. Trouver la boîte de réception partagée

Le serveur tente d’appliquer immédiatement la modification des membres et reprend chaque minute les opérations en attente. Dans Apps et appareils, attendez que la boîte partagée indique que l’accès par application est actif. Développez ensuite Shared et ouvrez :

Shared/<shared-address>/INBOX

Pour support@example.com, le chemin serveur est :

Shared/support@example.com/INBOX

Une application peut l’afficher sous la forme Shared, support@example.com, Boîte de réception. Le serveur crée l’abonnement initial, mais une application déjà ouverte peut conserver une ancienne liste de dossiers. Actualisez ses dossiers ou reconnectez-la; si nécessaire, utilisez son écran d’abonnement aux dossiers.

3. Envoyer depuis l’adresse partagée

Les membres qui disposent des autorisations Lire et Envoyer en tant que peuvent choisir l’adresse partagée dans le champ De du message. Le nom d’utilisateur et le mot de passe SMTP doivent toujours appartenir à la boîte normale du membre.

Si l’application ne propose pas l’adresse partagée dans sa liste De, ajoutez-la comme identité d’envoi ou alias au compte existant. Ne créez pas un deuxième compte IMAP.

Conserver réponses et transferts dans les éléments envoyés partagés

Avec Lire et Envoyer en tant que, configurez l’adresse partagée pour conserver les copies dans les messages envoyés de l’équipe. SMTP livre le message sans enregistrer de copie ; l’application le fait séparément. Seules les personnes ayant les deux droits peuvent enregistrer des copies dans :

Shared/<shared-address>/Sent

Un membre disposant de Lire + Envoyer en tant que peut créer ce dossier s’il n’existe pas. Si l’application enregistre la copie dans les éléments envoyés personnels du membre, le message est bien parti, mais les autres membres ne verront pas la copie dans la boîte partagée.

Ce que permettent les autorisations

Lire ouvre la boîte partagée. Envoyer en tant que autorise l’envoi avec son adresse. Les nouveaux membres reçoivent les deux droits. Pour la lecture seule, gardez Lire et désactivez Envoyer en tant que. Le retrait prend effet immédiatement. Au moins une personne doit garder Lire pour traiter les réponses. Donnez Lire à quelqu’un d’autre avant de retirer le dernier lecteur. Si personne ne peut lire après la suppression d’une boîte membre, ajoutez un lecteur dans Accès.

Avec Lire + Envoyer en tant que, les opérations IMAP ordinaires fonctionnent dans l’arborescence partagée: marquer comme lu ou suivi, créer des dossiers, archiver, déplacer, copier, supprimer et purger. Les messages peuvent aussi être déplacés ou copiés entre dossiers personnels et partagés. Choisissez manuellement Shared/<shared-address>/Archive ou Shared/<shared-address>/Junk si l’application n’associe pas ses boutons Archiver ou Indésirable à ces dossiers.

Déplacer un message dans le dossier partagé Junk est une simple opération de classement. Cela ne garantit pas l’entraînement du classificateur de spam du serveur. Utilisez l’action Signaler comme spam du Webmail si cet apprentissage est nécessaire. De même, transférer un message depuis une application de messagerie n’équivaut pas à configurer le transfert automatique de la boîte dans le tableau de bord.

En cas de problème

• Le dossier partagé est absent : confirmez d’abord votre appartenance, puis actualisez les dossiers IMAP de l’application ou abonnez-vous à ceux-ci.

• L’authentification échoue : connectez-vous avec l’adresse de votre boîte normale et un mot de passe d’application, ou celui de la boîte s’il est accepté. Si l’application affiche "Sign-in failed. This mailbox accepts app passwords only: create one in webmail under Settings > App passwords." (Échec de la connexion. Cette boîte accepte uniquement les mots de passe d’application: créez-en un dans le webmail sous Paramètres > Mots de passe d’application), créez un mot de passe d’application pour votre boîte normale. N’utilisez jamais l’adresse partagée ni le mot de passe du tableau de bord.

• Les messages s’ouvrent mais ne peuvent pas être modifiés : l’appartenance est en lecture seule.
• L’application refuse Envoyer en tant que : authentifiez SMTP avec la boîte normale, choisissez l’adresse partagée uniquement dans De et vérifiez que Envoyer en tant que est toujours activé.
• Une réponse envoyée manque dans la boîte de l’équipe : définissez Shared/<shared-address>/Sent comme dossier des éléments envoyés de cette identité. L’envoi et l’enregistrement de la copie sont deux opérations distinctes.
• L’accès vient de changer : reconnectez ou resynchronisez l’application afin qu’elle recharge les dossiers et autorisations d’envoi actuels.

Pour les administrateurs et les automatisations

L’onglet Accès de la boîte partagée est la référence pour les membres et l’autorisation Lire / Envoyer en tant que. Gérez l’accès à cet endroit plutôt que dans les réglages du serveur.

Les clients API peuvent demander :

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

Les clients MCP utilisent get_mail_client_setup avec l’identifiant de la boîte normale du membre. L’objet shared_mailboxes renvoie l’état de préparation persistant, les chemins exacts Inbox, Sent, Archive et Junk, les opérations imposées par le serveur et l’adresse autorisée pour Envoyer en tant que. Attendez native_access_ready=true et send_as_ready=true avant de guider un utilisateur dans la configuration complète de lecture et d’envoi. Aucune des deux interfaces ne renvoie de mot de passe.

Articles connexes

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