Utiliser une boîte partagée dans Outlook et les apps mail

Imaginons que votre équipe gère support@example.com. Dans le Webmail, chaque membre peut ouvrir cette boîte sans seconde connexion. Le même principe fonctionne dans Outlook, Apple Mail, Thunderbird et les autres applications IMAP : connectez votre propre boîte, puis ouvrez support@example.com dans son dossier délégué Shared.

L’adresse partagée n’a pas de mot de passe. L’appartenance à la boîte et l’autorisation Peut répondre déterminent les actions possibles pour chaque personne.

Avant de commencer

Vous avez besoin :

• d’une boîte normale active, ajoutée comme membre de la boîte partagée;
• de l’adresse complète et du mot de passe de cette boîte normale;
• des réglages de serveur affichés dans le Webmail sous Paramètres → Applications et appareils.

Si Applications et appareils n’affiche pas vos boîtes partagées, demandez à l’administrateur du compte de confirmer votre appartenance et de vérifier si le service autorise l’accès depuis les applications de messagerie natives.

1. Connecter votre propre boîte

Ajoutez votre boîte normale à l’application. Utilisez toujours les valeurs indiquées dans Applications et appareils. Les réglages sécurisés habituels sont :

N’ajoutez pas l’adresse partagée comme un autre compte. La connexion directe à une boîte partagée est volontairement désactivée.

2. Trouver la boîte de réception partagée

Le serveur tente d’appliquer immédiatement la modification des membres et reprend chaque minute les opérations en attente. Dans Applications et appareils, attendez que la boîte partagée indique que l’accès par application est actif. Développez ensuite Shared et ouvrez :

Shared/<shared-address>/INBOX

Pour support@example.com, le chemin serveur est :

Shared/support@example.com/INBOX

Une application peut l’afficher sous la forme Shared → support@example.com → Boîte de réception. Le serveur crée l’abonnement initial, mais une application déjà ouverte peut conserver une ancienne liste de dossiers. Actualisez ses dossiers ou reconnectez-la; si nécessaire, utilisez son écran d’abonnement aux dossiers.

3. Envoyer depuis l’adresse partagée

Les membres qui disposent de l’autorisation Peut répondre peuvent choisir l’adresse partagée dans le champ De du message. Le nom d’utilisateur et le mot de passe SMTP doivent toujours appartenir à la boîte normale du membre.

Si l’application ne propose pas l’adresse partagée dans sa liste De, ajoutez-la comme identité d’envoi ou alias au compte existant. Ne créez pas un deuxième compte IMAP.

Conserver réponses et transferts dans les éléments envoyés partagés

SMTP remet le message, mais n’enregistre pas de copie dans les éléments envoyés. L’application effectue cette opération IMAP séparément. Configurez l’identité d’envoi partagée pour enregistrer les messages dans :

Shared/<shared-address>/Sent

Un membre disposant de Peut répondre peut créer ce dossier s’il n’existe pas. Si l’application enregistre la copie dans les éléments envoyés personnels du membre, le message est bien parti, mais les autres membres ne verront pas la copie dans la boîte partagée.

Ce que permettent les autorisations

L’administrateur du compte modifie cette autorisation dans l’onglet Accès de la boîte partagée. Le retrait d’un membre révoque le dossier IMAP délégué et l’autorisation Envoyer en tant que.

Avec Peut répondre, les opérations IMAP ordinaires fonctionnent dans l’arborescence partagée : marquer comme lu ou suivi, créer des dossiers, archiver, déplacer, copier, supprimer et purger. Les messages peuvent aussi être déplacés ou copiés entre dossiers personnels et partagés. Choisissez manuellement Shared/<shared-address>/Archive ou Shared/<shared-address>/Junk si l’application n’associe pas ses boutons Archiver ou Indésirable à ces dossiers.

Déplacer un message dans le dossier partagé Junk est une simple opération de classement. Cela ne garantit pas l’entraînement du classificateur de spam du serveur. Utilisez l’action Signaler comme spam du Webmail si cet apprentissage est nécessaire. De même, transférer un message depuis une application de messagerie n’équivaut pas à configurer le transfert automatique de la boîte dans le tableau de bord.

En cas de problème

• Le dossier partagé est absent : confirmez d’abord votre appartenance, puis actualisez les dossiers IMAP de l’application ou abonnez-vous à ceux-ci.
• L’authentification échoue : connectez-vous avec l’adresse et le mot de passe de la boîte normale, et non avec l’adresse partagée ou le mot de passe du tableau de bord.
• Les messages s’ouvrent mais ne peuvent pas être modifiés : l’appartenance est en lecture seule.
• L’application refuse Envoyer en tant que : authentifiez SMTP avec la boîte normale, choisissez l’adresse partagée uniquement dans De et vérifiez que Peut répondre est toujours activé.
• Une réponse envoyée manque dans la boîte de l’équipe : définissez Shared/<shared-address>/Sent comme dossier des éléments envoyés de cette identité. L’envoi et l’enregistrement de la copie sont deux opérations distinctes.
• L’accès vient de changer : reconnectez ou resynchronisez l’application afin qu’elle recharge les dossiers et autorisations d’envoi actuels.

Pour les administrateurs et les automatisations

L’onglet Accès de la boîte partagée est la référence pour les membres et l’autorisation Peut répondre. Gérez l’accès à cet endroit plutôt que dans les réglages du serveur.

Les clients API peuvent demander :

GET /api/v1/mailboxes/{member_mailbox_id}/client-setup

Les clients MCP utilisent get_mail_client_setup avec l’identifiant de la boîte normale du membre. L’objet shared_mailboxes renvoie l’état de préparation persistant, les chemins exacts Inbox, Sent, Archive et Junk, les opérations imposées par le serveur et l’adresse autorisée pour Envoyer en tant que. Attendez native_access_ready=true et send_as_ready=true avant de guider un utilisateur dans la configuration complète de lecture et d’envoi. Aucune des deux interfaces ne renvoie de mot de passe.

Articles connexes

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