Inviare come team senza leggere la casella

Un indirizzo pubblico come contacto@example.com rende facile contattare la tua attività. Più persone possono inviare preventivi, aggiornamenti o risposte con quell’indirizzo, ognuna con la propria firma. I clienti vedono il nome del team e rispondono al suo indirizzo. La conversazione resta quindi all’azienda anche quando cambia la persona che la segue.

L’accesso di solo invio separa la scrittura dalla gestione della casella. Per esempio, i commerciali inviano preventivi mentre due colleghi in ufficio seguono le risposte. Ognuno lavora nella propria casella e vi trova i messaggi inviati. Nessuno ha bisogno della password del team o può leggere le conversazioni degli altri clienti.

Cosa significano Leggi e Invia come

Almeno una persona deve mantenere Leggi per gestire le risposte dei clienti. Per togliere entrambi i permessi, usa Rimuovi.

Prima di dare accesso

Servono una casella condivisa e una casella personale attiva per ogni persona. Tutte devono appartenere allo stesso account, anche se gli indirizzi possono usare domini diversi dell’account. Se non hai ancora creato la casella del team, inizia da Caselle condivise.

Decidi chi controllerà risposte e avvisi di mancata consegna, anche durante le assenze. Chi può solo inviare non può leggere questi avvisi nella casella del team e non riceve una notifica separata. Concordate come far arrivare la risposta del cliente al collega interessato. Questo permesso non inoltra l’intera casella a ogni mittente.

Configurare l’accesso

1. Nel pannello, apri Caselle e scegli la casella condivisa.
2. Apri Accesso e aggiungi la casella personale in Aggiungi persone.
3. Le nuove persone ricevono Leggi e Invia come. Nella loro riga, lascia attivo Invia come e disattiva Leggi.
4. Comunica quale indirizzo usare e chi gestisce le risposte.

Inviare dalla webmail

Accedi alla tua casella e inizia un messaggio. Scegli l’indirizzo condiviso in Da, indicato come Indirizzo del team. La sua casella non appare nel selettore, nella posta unificata o nelle cartelle delle app. Questo accesso non apre neanche il Drive della casella condivisa.

I clienti vedono il nome della casella condivisa. In Impostazioni, Indirizzi mittente, puoi modificare la tua firma per quell’indirizzo. Nome e indirizzo restano fissi. Non puoi deviare le risposte a un altro indirizzo o rimuovere qui l’indirizzo del team. Chiedi a chi gestisce l’accesso condiviso di cambiare i tuoi permessi.

La webmail salva la copia nella tua cartella Inviati. Le risposte arrivano nella casella condivisa, dove le leggono le persone con Leggi. Non vengono richieste conferme di lettura per questo indirizzo. Una firma obbligatoria del dominio può sostituire la tua firma personale.

Usare l’indirizzo del team come predefinito

In Indirizzi mittente, scegli Imposta come predefinito sull’indirizzo del team. Imposta Indirizzo mittente per le risposte su Sempre contacto@example.com. Vale anche per gli inoltri. Controlla Da prima di inviare. Ognuno sceglie queste impostazioni nella propria casella.

Chi ha entrambi i permessi continua a usare la casella condivisa, la sua firma e la sua cartella degli inviati. Non riceve una seconda voce nei propri indirizzi di invio.

Usa in un’app di posta

1. Crea password per le app: crea una password per le app per la tua casella, da Accesso o dalle impostazioni della webmail (Impostazioni, Password per le app). Vedi Password per le app.
2. Copia le impostazioni del server: copia i server in entrata e in uscita e le porte sicure mostrate per la tua casella.
3. Accedi all’app: usa il tuo indirizzo completo e quella password. Aggiungi contacto@example.com come indirizzo di invio aggiuntivo sullo stesso account. Mantieni l’accesso al server in uscita. Salva le copie nella tua cartella degli inviati.

Usa una password per le app diversa per ogni telefono o applicazione. Puoi disattivarla senza cambiare la password della casella. Non accedere mai con l’indirizzo condiviso e non creare un secondo account per esso.

Outlook, Apple Mail, Thunderbird e le app per telefono offrono modi diversi di scegliere un indirizzo di invio aggiuntivo. Cerca l’opzione nell’account esistente. Se l’app non permette di inviare con l’indirizzo del team mantenendo il tuo accesso personale, usa la webmail. La connessione in entrata è IMAP e quella in uscita SMTP; puoi trovare questi nomi accanto alle impostazioni del server. Segui Configurare un’app di posta per collegare prima la casella personale.

La firma e l’indirizzo predefinito della webmail non configurano l’app. Invia un messaggio di prova e controlla mittente e cartella degli inviati.

Se viene tolto l’accesso

Per togliere tutto l’accesso, usa Rimuovi in Accesso. Per lasciare solo la lettura, disattiva Invia come e mantieni Leggi. La casella personale e le copie già salvate restano disponibili; l’indirizzo del team non è più disponibile per i nuovi messaggi.

Se i permessi cambiano mentre scrivi, la webmail mostra l’indirizzo del team barrato. L’invio viene bloccato e il messaggio rimane disponibile. Scegli Usa il mio indirizzo per inviare personalmente oppure Torna al mio messaggio per continuare a modificarlo.

Un messaggio bloccato durante il tempo per annullare torna nelle bozze. Uno programmato viene segnato come non riuscito e resta modificabile. TrekMail non lo invia mai di nascosto dal tuo indirizzo personale. Anche le app possono rifiutare l’invio dopo la rimozione dell’accesso.

Piani e limiti attuali

• Disponibile su Starter, Pro e Agency, i piani che includono caselle condivise.
• Il permesso copre l’indirizzo principale della casella condivisa. I suoi alias non sono inclusi.
• La Message API e gli agenti IA non possono ancora usare il solo permesso di invio per inviare come team.
• Le risposte e i rapporti di mancata consegna arrivano nella casella condivisa. Qualcuno con Leggi deve controllarli.

Verificate insieme la configurazione

Prima di usare l’indirizzo con i clienti, invia una prova a un’altra casella che puoi controllare. Verifica nome e indirizzo del team come mittente, la tua firma e la copia tra i messaggi inviati personali. Rispondi alla prova e chiedi a una persona con accesso di lettura di confermare l’arrivo nella casella del team. Così controllate sia l’invio sia la gestione delle risposte.

Se qualcosa non sembra corretto

• Manca l’indirizzo del team: fai controllare la tua appartenenza alla casella e il permesso di invio, poi aggiorna la webmail. Se puoi anche leggere, apri la casella condivisa.
• Non puoi disattivare la lettura: se sei l’ultima persona che può leggere, dai prima questo permesso a qualcun altro. Se il pulsante è disabilitato, il servizio potrebbe non offrire ancora il solo invio.
• Una risposta parte dal tuo indirizzo personale: verifica le impostazioni predefinite e per le risposte indicate sopra, poi il mittente del messaggio. Il permesso non sceglie l’indirizzo per te.
• La firma è diversa: chiedi se il dominio del team impone una firma aziendale. Nell’app la firma va configurata separatamente.
• Il team non può inviare: chiedi di controllare se la casella o il dominio è sospeso o inattivo. Un indirizzo predefinito non elimina una restrizione.

Restano validi i normali limiti di invio. L’indirizzo del team non aggiunge una quota. Nella webmail il messaggio usa la quota della tua casella personale e del tuo dominio. Servono anche un account attivo e un piano che includa le caselle condivise.