Buzones compartidos para equipos en TrekMail

Un buzón compartido es una bandeja de equipo, como support@ o sales@. Varias personas pueden abrirla desde su propio buzón, leer mensajes, responder y enviar como la dirección compartida. Nadie comparte una contraseña ni inicia sesión en una segunda cuenta.

Diferencias respecto a otras opciones

• Un buzón normal pertenece a una persona y tiene una contraseña. Un buzón compartido tiene varios miembros y ninguna contraseña compartida.
• El reenvío copia el correo entrante, pero las respuestas suelen salir desde la dirección personal del destinatario. Un buzón compartido responde desde la dirección compartida.
• Un alias entrega el correo en la bandeja de una sola persona. Un buzón compartido es una bandeja independiente en la que trabaja todo el equipo.

Crear un buzón compartido

Ve a Buzones, selecciona Añadir buzón y, dentro de Crear directamente, elige Compartido. Asígnale un nombre, por ejemplo support, selecciona a los miembros y créalo. El buzón compartido no tiene contraseña porque nadie inicia sesión en él directamente.

Para convertir un buzón existente en compartido, abre su menú en la página Buzones y selecciona Convertir en buzón compartido. La contraseña anterior quedará invalidada. A partir de ese momento, los miembros accederán a él desde sus propias cuentas.

Cómo lo abren los miembros

Los miembros utilizan sus propios datos de acceso a TrekMail. En el correo web, elige la bandeja de equipo en el selector Buzones compartidos. Una franja indica qué buzón está abierto. Tanto las respuestas como los mensajes nuevos utilizan la dirección compartida. Vuelve al buzón personal desde el selector cuando quieras. La contraseña y la autenticación de dos factores de cada persona siguen protegiendo el acceso.

Puedes asignar una etiqueta personal al buzón compartido en el selector. Solo cambia cómo lo ves tú, no el nombre del buzón ni la vista de los demás miembros.

Responder desde la dirección de un cliente

Si el correo de un cliente se reenvía al buzón compartido, un miembro con permiso para Responder puede añadir la dirección aprobada del cliente en Configuración → Direcciones de envío y elegirla en el campo De. Primero, el dominio del cliente debe estar en tu cuenta y configurado para mantener el correo entrante en su proveedor actual. Consulta Enviar desde un dominio que no alojas.

En la parte superior de Configuración → Direcciones de envío, elige si las respuestas deben empezar desde la dirección a la que se entregó el mensaje o siempre desde la dirección predeterminada del buzón. Esta configuración pertenece al buzón compartido, por lo que todo el equipo sigue la misma regla.

Usarlo en una aplicación de correo móvil o de escritorio

Los buzones compartidos también están disponibles en Outlook, Apple Mail, Thunderbird, la aplicación Gmail y otros clientes IMAP. Conecta una sola vez el buzón habitual del miembro mediante la dirección y la contraseña de ese buzón. La bandeja compartida aparecerá entonces en Shared/<shared-address>/INBOX.

No añadas la dirección compartida como segunda cuenta ni intentes iniciar sesión con ella. Los miembros con permiso para Responder pueden elegir la dirección compartida en el campo De mientras siguen autenticándose con sus propios datos. Los miembros con acceso de solo lectura pueden abrir la carpeta, pero no modificar sus mensajes ni enviar desde la dirección compartida. Al quitar a un miembro se revoca su acceso tanto desde el correo web como desde las aplicaciones. Consulta Usar un buzón compartido en Outlook y otras aplicaciones de correo para ver la configuración y resolver problemas.

La bandeja unificada

Cuando perteneces al menos a un buzón compartido, la opción Unificada aparece en la parte superior del selector. Reúne tu bandeja personal y todos los buzones compartidos que puedes leer, ordenados por fecha. Cada fila identifica el buzón de origen. Las respuestas y los reenvíos utilizan la dirección del buzón de origen.

La bandeja unificada permite buscar texto en todos los buzones incluidos. Para realizar acciones en bloque sobre varios mensajes, abre primero el buzón correspondiente.

Administrar el acceso

Abre la pantalla Administrar del buzón compartido y entra en Acceso. Allí verás todas las personas que tienen acceso y podrás añadir otros buzones de la cuenta.

• Los miembros siempre pueden leer. Normalmente también pueden responder. Cambia a una persona a solo lectura si debe seguir el buzón sin enviar mensajes.
• Quitar a una persona surte efecto de inmediato.
• Un buzón compartido necesita al menos un miembro. Añade otro antes de quitar al último o elimina el buzón si el equipo ya no lo necesita.
• Si el buzón se queda sin miembros porque se eliminó el buzón de uno de ellos, la página Buzones muestra la insignia Sin miembros para que puedas restablecer el acceso.

Sin contraseña compartida por diseño

No es posible iniciar sesión directamente en un buzón compartido mediante correo web, IMAP o SMTP. No hay credenciales compartidas que puedan filtrarse, que debas renovar o que alguien recuerde después de abandonar el equipo. El acceso delegado desde una aplicación de correo utiliza los datos personales de cada miembro. Para retirar a alguien del equipo, elimínalo en la pestaña Acceso.

Si más adelante necesitas un buzón personal, la pestaña Acceso ofrece la opción Convertir en buzón normal. Esta acción quita a los miembros y permite establecer una contraseña nueva para iniciar sesión directamente.

Planes y límites

• Los buzones compartidos están incluidos desde Starter: 5 por dominio en Starter, 15 en Pro y 30 en Agency.
• Un buzón compartido también cuenta para el límite normal de buzones del dominio y consume su fondo de almacenamiento.
• Los miembros pueden tener buzones normales en cualquier dominio de la misma cuenta.

API y MCP

Puedes administrar los buzones compartidos mediante la API pública y MCP: crear uno, convertir un buzón existente, consultar o cambiar miembros y obtener la configuración del cliente de correo para un miembro. Solicita la configuración del cliente mediante el identificador del buzón del miembro. Ninguna interfaz devuelve la contraseña de un buzón. Consulta la Introducción a la API para conocer la autenticación y las recomendaciones para las solicitudes.