Buzones compartidos para equipos en TrekMail

Un buzón compartido es una dirección de equipo como support@ o sales@ con su propia bandeja de entrada. El acceso depende de los permisos de cada persona. Todos entran en su propio buzón, sin contraseña compartida.

Diferencias respecto a otras opciones

• Un buzón normal pertenece a una persona y tiene una contraseña. Un buzón compartido tiene varios miembros y ninguna contraseña compartida.
• El reenvío copia el correo entrante, pero las respuestas suelen salir desde la dirección personal del destinatario. Un buzón compartido responde desde la dirección compartida.
• Un alias entrega el correo en la bandeja de una sola persona. Un buzón compartido es una bandeja independiente en la que trabaja todo el equipo.

Crear un buzón compartido

1. Abre Buzones y elige Añadir buzón.
2. En Crear directamente, elige Compartido y escribe un nombre como support.
3. Elige los miembros y selecciona Crear buzón compartido.

Para usar un buzón que ya existe:

1. En la página Buzones, abre el menú del buzón existente y elige Convertir en buzón compartido.
2. Elige los miembros y confirma. La contraseña anterior deja de funcionar y se revocan todas sus contraseñas de aplicación.
3. Los miembros acceden con sus propias credenciales.

Cómo lo abren los miembros

Con Leer, abre el buzón del equipo en el selector Buzones compartidos tras entrar en tu buzón. Para escribir o responder desde él también necesitas Enviar como. Tu contraseña y la autenticación de dos factores protegen el acceso.

Puedes asignar una etiqueta personal al buzón compartido en el selector. Solo cambia cómo lo ves tú, no el nombre del buzón ni la vista de los demás miembros.

Responder desde la dirección de un cliente

Si el correo de un cliente se reenvía al buzón compartido, un miembro con permiso para Leer + Enviar como puede añadir la dirección aprobada del cliente en Configuración, Direcciones de remitente y elegirla en el campo De. Primero, el dominio del cliente debe estar en tu cuenta y configurado para mantener el correo entrante en su proveedor actual. Consulta Enviar desde un dominio que no alojas.

En la parte superior de Configuración, Direcciones de remitente, elige si las respuestas deben empezar desde la dirección a la que se entregó el mensaje o siempre desde la dirección predeterminada del buzón. Esta configuración pertenece al buzón compartido, por lo que todo el equipo sigue la misma regla.

Usarlo en una aplicación de correo móvil o de escritorio

Con Leer, conecta tu buzón a Outlook, Apple Mail, Thunderbird u otra app IMAP con tu dirección y una contraseña de aplicación. Abre la bandeja del equipo en Shared/<shared-address>/INBOX. Nunca inicies sesión con la dirección compartida.

No añadas la dirección compartida como segunda cuenta ni intentes iniciar sesión con ella. Los miembros con permiso para Leer + Enviar como pueden elegir la dirección compartida en el campo De mientras siguen autenticándose con sus propios datos. Los miembros con acceso de solo lectura pueden abrir la carpeta, pero no modificar sus mensajes ni enviar desde la dirección compartida. Al quitar a un miembro se revoca su acceso tanto desde el correo web como desde las aplicaciones. Consulta Usar un buzón compartido en Outlook y otras aplicaciones de correo para ver la configuración y resolver problemas.

La bandeja unificada

Con Leer, la bandeja unificada incluye el buzón compartido. Reúne tu bandeja personal y todos los buzones compartidos que puedes leer, ordenados por fecha. Cada fila identifica el buzón de origen. Las respuestas y los reenvíos utilizan la dirección del buzón de origen.

La bandeja unificada permite buscar texto en todos los buzones incluidos. Allí puedes seleccionar mensajes de distintos buzones y archivarlos, eliminarlos, marcarlos como leídos o no leídos o reportarlos como spam a la vez. En un buzón donde solo tienes el permiso Leer, no se permite archivar, eliminar ni reportar spam (marcar como leído o no leído sí funciona), y un aviso te indica cuántos mensajes se modificaron. Después de una búsqueda en Solo bandejas de entrada, Seleccionar los N mensajes de todas las bandejas que coinciden con esta búsqueda abarca todas las coincidencias de todos los buzones, con los mismos permisos. Para mover varios mensajes a una carpeta a la vez o seleccionar todos los mensajes de una carpeta sin búsqueda, abre primero el buzón correspondiente.

Administrar el acceso

Abre la pantalla Administrar del buzón compartido y entra en Acceso. Allí verás todas las personas que tienen acceso y podrás añadir otros buzones de la cuenta.

• Leer abre el buzón compartido. Enviar como permite enviar con su dirección. Las personas nuevas reciben ambos permisos. Para acceso de lectura, deja Leer activado y desactiva Enviar como.
• La retirada se aplica al momento.
• Al menos una persona debe mantener Leer para atender respuestas. Da Leer a otra persona antes de retirar al último lector.
• Si nadie puede leer tras borrar un buzón miembro, añade un lector en Acceso.

Sin contraseña compartida por diseño

No es posible iniciar sesión directamente en un buzón compartido mediante correo web, IMAP o SMTP. No hay credenciales compartidas que puedan filtrarse, que debas renovar o que alguien recuerde después de abandonar el equipo. El acceso delegado desde una aplicación de correo utiliza los datos personales de cada miembro. Para retirar a alguien del equipo, elimínalo en la pestaña Acceso.

Para volver a usarlo como buzón personal:

1. En Acceso, elige Convertir en normal.
2. Establece una nueva contraseña para webmail y confirma. Todos los miembros pierden acceso. Se conservan el correo, los alias y el almacenamiento.
3. Para teléfonos y apps de correo, crea contraseñas de aplicación en la pestaña Seguridad después de convertirlo.

Planes y límites

• Los buzones compartidos están incluidos desde Starter: 5 por dominio en Starter, 15 en Pro y 30 en Agency.
• Un buzón compartido también cuenta para el límite normal de buzones del dominio y consume su fondo de almacenamiento.
• Los miembros pueden tener buzones normales en cualquier dominio de la misma cuenta.

API y MCP

Puedes administrar los buzones compartidos mediante la API pública y MCP: crear uno, convertir un buzón existente, consultar o cambiar miembros y obtener la configuración del cliente de correo para un miembro. Solicita la configuración del cliente mediante el identificador del buzón del miembro. Ninguna interfaz devuelve la contraseña de un buzón. Consulta la Introducción a la API para conocer la autenticación y las recomendaciones para las solicitudes.

Para enviar desde el buzón compartido mediante la Message API o MCP, el miembro necesita Leer y Enviar como. Usa su token con shared_mailbox_id. Un token del buzón compartido puede leer, pero no enviar. Consulta Direcciones de remitente mediante API y MCP.