Caselle condivise per lavorare in squadra

Una casella condivisa è un indirizzo del team come support@ o sales@ con la propria posta in arrivo. L’accesso dipende dai permessi di ciascuno. Tutti accedono alla propria casella, senza password condivisa.

Differenze rispetto alle alternative

• Una casella normale appartiene a una persona e ha una password. Una casella condivisa ha più membri e nessuna password comune.
• L’inoltro copia la posta in arrivo, ma le risposte partono in genere dall’indirizzo personale del destinatario. Una casella condivisa risponde dall’indirizzo condiviso.
• Un alias consegna i messaggi nella casella di una sola persona. Una casella condivisa è una casella separata in cui il team lavora insieme.

Creare una casella condivisa

1. Apri Caselle e scegli Aggiungi casella.
2. In Crea direttamente, scegli Condivisa e inserisci un nome come support.
3. Scegli i membri e seleziona Crea casella condivisa.

Per usare una casella già esistente:

1. Nella pagina Caselle, apri il menu della casella esistente e scegli Converti in casella condivisa.
2. Scegli i membri e conferma. La vecchia password non funziona più e tutte le password per le app vengono revocate.
3. I membri accedono con le proprie credenziali.

Come viene aperta dai membri

Con Leggi, apri la casella del team nel selettore Caselle condivise dopo aver effettuato l’accesso alla tua casella. Per scrivere o rispondere da lì serve anche Invia come. La tua password e l’autenticazione a due fattori proteggono l’accesso.

Nel selettore puoi assegnare alla casella condivisa un’etichetta personale. Cambia soltanto la tua visualizzazione, non il nome della casella né ciò che vedono gli altri membri.

Rispondere dall’indirizzo di un cliente

Se la posta di un cliente viene inoltrata alla casella condivisa, un membro con il permesso Leggi + Invia come può aggiungere l’indirizzo approvato del cliente in Impostazioni, Indirizzi mittente e selezionarlo nel campo Da. Prima, il dominio del cliente deve essere presente nel tuo account e configurato per lasciare la posta in arrivo presso il provider attuale. Consulta Inviare da un dominio non ospitato su TrekMail.

Nella parte superiore di Impostazioni, Indirizzi mittente, scegli se le risposte devono partire dall’indirizzo a cui è stato consegnato il messaggio o sempre dall’indirizzo predefinito della casella. È un’impostazione della casella condivisa, quindi tutto il team segue la stessa regola.

Usare un’app di posta su computer o dispositivo mobile

Con Leggi, collega la tua casella a Outlook, Apple Mail, Thunderbird o un’altra app IMAP con il tuo indirizzo e una password per le app. Apri la posta del team in Shared/<shared-address>/INBOX. Non accedere con l’indirizzo condiviso.

Non aggiungere l’indirizzo condiviso come secondo account e non provare ad accedere con quell’indirizzo. I membri con il permesso Leggi + Invia come possono selezionare l’indirizzo condiviso nel campo Da, continuando ad autenticarsi con le proprie credenziali. I membri in sola lettura possono aprire la cartella, ma non modificare i messaggi né inviare dall’indirizzo condiviso. La rimozione di un membro revoca l’accesso sia dalla webmail sia dalle app di posta. Per la configurazione e la risoluzione dei problemi, consulta Usare una casella condivisa in Outlook e nelle app di posta.

La casella di posta unificata

Con Leggi, la posta unificata include la casella condivisa. Riunisce la tua casella personale e tutte le caselle condivise che puoi leggere, ordinate per data. Ogni riga indica la casella di origine. Le risposte e gli inoltri usano l’indirizzo della casella di origine.

La casella unificata consente di cercare testo in tutte le caselle incluse. Qui puoi spuntare messaggi di caselle diverse e archiviarli, eliminarli, segnarli come letti o da leggere o segnalarli come spam tutti insieme. In una casella in cui hai solo il permesso Leggi, archiviazione, eliminazione e segnalazione come spam vengono rifiutate (segnare i messaggi come letti o da leggere funziona comunque), e un avviso indica quanti messaggi sono stati modificati. Dopo una ricerca in Solo posta in arrivo, Seleziona tutti i N messaggi di Tutte le entrate che corrispondono a questa ricerca comprende tutte le corrispondenze in ogni casella, con gli stessi permessi. Per spostare più messaggi in una cartella in una volta sola o selezionare tutti i messaggi di una cartella senza ricerca, apri prima la singola casella.

Gestire l’accesso

Apri la schermata Gestisci della casella condivisa, quindi Accesso. Qui trovi tutte le persone autorizzate e puoi aggiungere altre caselle dell’account.

• Leggi apre la casella condivisa. Invia come permette di inviare con il suo indirizzo. Le nuove persone ricevono entrambi. Per la sola lettura, lascia Leggi attivo e disattiva Invia come.
• La rimozione ha effetto immediato.
• Almeno una persona deve mantenere Leggi per gestire le risposte. Dai Leggi a un’altra persona prima di rimuovere l’ultimo lettore.
• Se dopo aver eliminato una casella membro nessuno può leggere, aggiungi un lettore in Accesso.

Nessuna password condivisa, per scelta

Non è possibile accedere direttamente a una casella condivisa tramite webmail, IMAP o SMTP. Non esistono credenziali comuni che possano essere divulgate, che debbano essere cambiate o che qualcuno continui a ricordare dopo aver lasciato il team. L’accesso delegato dall’app di posta usa le credenziali di ogni membro. Per revocare l’accesso a una persona, rimuovila dalla scheda Accesso.

Per tornare a una casella personale:

1. In Accesso, scegli Converti in normale.
2. Imposta una nuova password per la webmail e conferma. Tutti i membri perdono l’accesso. Messaggi, alias e spazio restano.
3. Dopo la conversione, crea password per le app nella scheda Sicurezza per telefoni e app di posta.

Piani e limiti

• Le caselle condivise sono incluse a partire da Starter: 5 per dominio con Starter, 15 con Pro e 30 con Agency.
• Una casella condivisa viene conteggiata anche nel normale limite di caselle del dominio e nel relativo pool di archiviazione.
• I membri possono avere caselle normali in qualsiasi dominio dello stesso account.

API e MCP

Puoi gestire le caselle condivise tramite l’API pubblica e MCP: crearne una, convertire una casella esistente, elencare o modificare i membri e ottenere la configurazione del client di posta di un membro. Per richiedere la configurazione del client, usa l’identificatore della casella del membro. Nessuna interfaccia restituisce la password di una casella. Consulta la Panoramica dell’API per le indicazioni sull’autenticazione e sulle richieste.

Per inviare dalla casella condivisa tramite Message API o MCP, il membro deve avere Leggi e Invia come. Usa il suo token con shared_mailbox_id. Un token della casella condivisa può leggere, ma non inviare. Vedi Indirizzi di invio tramite API e MCP.