Caselle condivise per lavorare in squadra

Una casella condivisa è una casella di posta del team, per esempio support@ o sales@. Più persone possono aprirla dalla propria casella, leggere i messaggi, rispondere e inviare usando l’indirizzo condiviso. Nessuno condivide una password né accede a un secondo account.

Differenze rispetto alle alternative

• Una casella normale appartiene a una persona e ha una password. Una casella condivisa ha più membri e nessuna password comune.
• L’inoltro copia la posta in arrivo, ma le risposte partono in genere dall’indirizzo personale del destinatario. Una casella condivisa risponde dall’indirizzo condiviso.
• Un alias consegna i messaggi nella casella di una sola persona. Una casella condivisa è una casella separata in cui il team lavora insieme.

Creare una casella condivisa

Apri Caselle, seleziona Aggiungi casella e, sotto Crea direttamente, scegli Condivisa. Assegna un nome, per esempio support, scegli i membri e completa la creazione. Una casella condivisa non ha password perché nessuno vi accede direttamente.

Per trasformare una casella esistente in una casella condivisa, apri il suo menu nella pagina Caselle e seleziona Converti in casella condivisa. La password precedente diventa subito inutilizzabile. Da quel momento i membri aprono la casella attraverso i propri account.

Come viene aperta dai membri

Ogni membro usa le proprie credenziali TrekMail. Nella webmail, scegli la casella del team dal selettore Caselle condivise. Un banner indica quale casella è aperta. Le risposte e i nuovi messaggi usano l’indirizzo condiviso. Torna alla casella personale mediante il selettore. La password e l’autenticazione a due fattori di ciascuna persona continuano a proteggere l’accesso.

Nel selettore puoi assegnare alla casella condivisa un’etichetta personale. Cambia soltanto la tua visualizzazione, non il nome della casella né ciò che vedono gli altri membri.

Rispondere dall’indirizzo di un cliente

Se la posta di un cliente viene inoltrata alla casella condivisa, un membro con il permesso Può rispondere può aggiungere l’indirizzo approvato del cliente in Impostazioni → Indirizzi di invio e selezionarlo nel campo Da. Prima, il dominio del cliente deve essere presente nel tuo account e configurato per lasciare la posta in arrivo presso il provider attuale. Consulta Inviare da un dominio non ospitato su TrekMail.

Nella parte superiore di Impostazioni → Indirizzi di invio, scegli se le risposte devono partire dall’indirizzo a cui è stato consegnato il messaggio o sempre dall’indirizzo predefinito della casella. È un’impostazione della casella condivisa, quindi tutto il team segue la stessa regola.

Usare un’app di posta su computer o dispositivo mobile

Le caselle condivise sono disponibili anche in Outlook, Apple Mail, Thunderbird, nell’app Gmail e negli altri client IMAP. Collega una sola volta la casella normale del membro usando l’indirizzo e la password di quella casella. La casella condivisa compare quindi in Shared/<shared-address>/INBOX.

Non aggiungere l’indirizzo condiviso come secondo account e non provare ad accedere con quell’indirizzo. I membri con il permesso Può rispondere possono selezionare l’indirizzo condiviso nel campo Da, continuando ad autenticarsi con le proprie credenziali. I membri in sola lettura possono aprire la cartella, ma non modificare i messaggi né inviare dall’indirizzo condiviso. La rimozione di un membro revoca l’accesso sia dalla webmail sia dalle app di posta. Per la configurazione e la risoluzione dei problemi, consulta Usare una casella condivisa in Outlook e nelle app di posta.

La casella di posta unificata

Quando fai parte di almeno una casella condivisa, la voce Unificata compare in alto nel selettore. Riunisce la tua casella personale e tutte le caselle condivise che puoi leggere, ordinate per data. Ogni riga indica la casella di origine. Le risposte e gli inoltri usano l’indirizzo della casella di origine.

La casella unificata consente di cercare testo in tutte le caselle incluse. Per le azioni in blocco su più messaggi, apri prima la singola casella.

Gestire l’accesso

Apri la schermata Gestisci della casella condivisa, quindi Accesso. Qui trovi tutte le persone autorizzate e puoi aggiungere altre caselle dell’account.

• I membri possono sempre leggere. Di norma possono anche rispondere. Imposta una persona in sola lettura se deve seguire la casella senza inviare messaggi.
• La rimozione di una persona ha effetto immediato.
• Una casella condivisa deve avere almeno un membro. Aggiungi un altro membro prima di rimuovere l’ultimo, oppure elimina la casella se il team non la usa più.
• Se la casella rimane senza membri perché è stata eliminata la casella di un membro, la pagina Caselle mostra il contrassegno Nessun membro, così puoi ripristinare l’accesso.

Nessuna password condivisa, per scelta

Non è possibile accedere direttamente a una casella condivisa tramite webmail, IMAP o SMTP. Non esistono credenziali comuni che possano essere divulgate, che debbano essere cambiate o che qualcuno continui a ricordare dopo aver lasciato il team. L’accesso delegato dall’app di posta usa le credenziali di ogni membro. Per revocare l’accesso a una persona, rimuovila dalla scheda Accesso.

Se in seguito ti serve una casella personale, la scheda Accesso offre Converti in casella normale. Questa operazione rimuove i membri e consente di impostare una nuova password per l’accesso diretto.

Piani e limiti

• Le caselle condivise sono incluse a partire da Starter: 5 per dominio con Starter, 15 con Pro e 30 con Agency.
• Una casella condivisa viene conteggiata anche nel normale limite di caselle del dominio e nel relativo pool di archiviazione.
• I membri possono avere caselle normali in qualsiasi dominio dello stesso account.

API e MCP

Puoi gestire le caselle condivise tramite l’API pubblica e MCP: crearne una, convertire una casella esistente, elencare o modificare i membri e ottenere la configurazione del client di posta di un membro. Per richiedere la configurazione del client, usa l’identificatore della casella del membro. Nessuna interfaccia restituisce la password di una casella. Consulta la Panoramica dell’API per le indicazioni sull’autenticazione e sulle richieste.