إعداد صناديق البريد المشتركة للفرق

صندوق البريد المشترك هو صندوق وارد للفريق، مثل support@ أو sales@. يستطيع عدة أشخاص فتحه من صناديقهم، وقراءة الرسائل والرد عليها والإرسال باسم العنوان المشترك. لا يشارك أحد كلمة مرور ولا يسجل دخوله إلى حساب ثان.

الفرق عن البدائل

• ينتمي صندوق البريد العادي إلى شخص واحد وله كلمة مرور واحدة. أما الصندوق المشترك فله عدة أعضاء ولا يملك كلمة مرور مشتركة.
• تنسخ إعادة التوجيه البريد الوارد، لكن الردود تخرج عادة من عنوان المستلم الشخصي. يرسل الصندوق المشترك الرد من العنوان المشترك.
• يسلم الاسم البديل البريد إلى صندوق شخص واحد. الصندوق المشترك صندوق وارد مستقل يعمل فيه الفريق معا.

إنشاء صندوق بريد مشترك

انتقل إلى صناديق البريد، واختر إضافة صندوق بريد، ثم اختر مشترك تحت إنشاء مباشر. امنحه اسما مثل support، واختر الأعضاء، ثم أنشئه. ليس للصندوق المشترك كلمة مرور لأن أحدا لا يسجل الدخول إليه مباشرة.

لتحويل صندوق قائم إلى صندوق مشترك، افتح قائمته في صفحة صناديق البريد واختر تحويل إلى صندوق مشترك. يؤدي ذلك إلى إبطال كلمة مروره السابقة. ومنذ تلك اللحظة يصل إليه الأعضاء عبر حساباتهم الخاصة.

كيف يفتحه الأعضاء

يستخدم الأعضاء بيانات دخولهم الخاصة إلى TrekMail. في بريد الويب، اختر صندوق الفريق من مبدل صناديق البريد المشتركة. يوضح الشريط أي صندوق مفتوح. تستخدم الردود والرسائل الجديدة العنوان المشترك. بدّل مرة أخرى للعودة إلى صندوقك الشخصي. تظل كلمة مرور كل شخص والمصادقة الثنائية الخاصة به تحميان الوصول.

يمكنك منح الصندوق المشترك تسمية شخصية في المبدل. لا تؤثر إلا في طريقة ظهوره لك، ولا تغير اسم الصندوق أو ما يراه الأعضاء الآخرون.

الرد بعنوان عميل

إذا كان بريد العميل يعاد توجيهه إلى الصندوق المشترك، يستطيع العضو الذي يملك صلاحية يمكنه الرد إضافة عنوان العميل المعتمد تحت الإعدادات ← عناوين الإرسال واختياره في حقل من. يجب أولا أن يكون نطاق العميل في حسابك ومعلما على أنه يبقي البريد الوارد لدى مزوده الحالي. راجع الإرسال من نطاق لا تستضيفه.

في أعلى الإعدادات ← عناوين الإرسال، اختر إن كانت الردود تبدأ بالعنوان الذي سلمت إليه الرسالة أم تبدأ دائما بعنوان الصندوق الافتراضي. هذا إعداد للصندوق المشترك، ولذلك يتبع الفريق كله القاعدة نفسها.

استخدام تطبيق بريد على الكمبيوتر أو الهاتف

تتوفر صناديق البريد المشتركة أيضا في Outlook وApple Mail وThunderbird وتطبيق Gmail وغيره من عملاء IMAP. صل صندوق العضو العادي مرة واحدة باستخدام عنوان ذلك الصندوق وكلمة مروره. عندها يظهر صندوق الوارد المشترك تحت Shared/<shared-address>/INBOX.

لا تضف العنوان المشترك كحساب ثان، ولا تحاول تسجيل الدخول به. يستطيع الأعضاء الذين لديهم صلاحية يمكنه الرد اختيار العنوان المشترك في حقل من مع الاستمرار في المصادقة بهويتهم. يستطيع أعضاء القراءة فقط فتح المجلد، لكنهم لا يستطيعون تغيير رسائله أو الإرسال من العنوان المشترك. تؤدي إزالة العضو إلى إلغاء وصوله من بريد الويب وتطبيقات البريد معا. راجع استخدام صندوق مشترك في Outlook وتطبيقات البريد للإعداد واستكشاف الأخطاء.

صندوق الوارد الموحد

عندما تكون عضوا في صندوق مشترك واحد على الأقل، يظهر خيار موحد أعلى المبدل. يجمع صندوقك الشخصي وكل صندوق مشترك يمكنك قراءته، مرتبة حسب التاريخ. يحدد كل صف صندوقه المصدر. تستخدم الردود وإعادة التوجيه عنوان الصندوق المصدر.

يدعم الصندوق الموحد البحث النصي في جميع الصناديق المشمولة. ولتنفيذ إجراء جماعي على عدة رسائل، افتح الصندوق المنفرد أولا.

إدارة الوصول

افتح شاشة إدارة للصندوق المشترك، ثم الوصول. تعرض كل من لديه صلاحية، وتتيح لك إضافة صناديق بريد أخرى من الحساب.

• يستطيع الأعضاء دائما القراءة. ويمكنهم عادة الرد أيضا. غيّر العضو إلى القراءة فقط إذا كان ينبغي له متابعة الصندوق من دون إرسال.
• تسري إزالة الشخص فورا.
• يحتاج الصندوق المشترك إلى عضو واحد على الأقل. أضف عضوا آخر قبل إزالة العضو الأخير، أو احذف الصندوق إذا انتهى الفريق من استخدامه.
• إذا أصبح الصندوق بلا أعضاء بسبب حذف صندوق أحد الأعضاء، تعرض صفحة صناديق البريد شارة لا أعضاء لكي تتمكن من استعادة الوصول.

لا كلمة مرور مشتركة، وهذا مقصود

لا يستطيع الصندوق المشترك تسجيل الدخول مباشرة عبر بريد الويب أو IMAP أو SMTP. لا توجد بيانات دخول مشتركة يمكن أن تتسرب أو تحتاج إلى تغيير أو تبقى في ذاكرة شخص بعد مغادرته. يستخدم الوصول المفوض من تطبيق البريد بيانات الدخول الخاصة بكل عضو. ولإيقاف وصول شخص غادر الفريق، أزله من علامة الوصول.

إذا احتجت لاحقا إلى صندوق شخصي، توفر علامة الوصول خيار تحويل إلى صندوق عادي. يزيل الأعضاء ويتيح لك تعيين كلمة مرور جديدة للدخول المباشر.

الباقات والحدود

• تشمل Starter وما فوقها صناديق البريد المشتركة: 5 لكل نطاق في Starter، و15 في Pro، و30 في Agency.
• يحتسب الصندوق المشترك أيضا ضمن حد الصناديق العادية ومخزون التخزين للنطاق.
• يمكن أن تكون الصناديق العادية للأعضاء في أي نطاق داخل الحساب نفسه.

API وMCP

يمكنك إدارة صناديق البريد المشتركة عبر API العامة وMCP: إنشاء صندوق، أو تحويل صندوق قائم، أو عرض الأعضاء وتغييرهم، أو جلب إعداد عميل البريد لأحد الأعضاء. استخدم معرف صندوق العضو لطلب إعداد العميل. لا تعيد أي واجهة كلمة مرور صندوق البريد. راجع نظرة عامة على API لمعرفة المصادقة وإرشادات الطلبات.