Caixas postais compartilhadas para equipes

Uma caixa compartilhada é um endereço de equipe como support@ ou sales@ com a sua própria caixa de entrada. O acesso depende das permissões de cada pessoa. Todos entram na sua caixa, sem senha compartilhada.

Diferenças em relação às alternativas

• Uma caixa postal comum pertence a uma pessoa e tem uma senha. Uma caixa compartilhada tem vários membros e nenhuma senha compartilhada.
• O encaminhamento copia as mensagens recebidas, mas as respostas normalmente saem do endereço pessoal do destinatário. A caixa compartilhada responde pelo endereço compartilhado.
• Um alias entrega as mensagens na caixa de uma pessoa. Uma caixa compartilhada é uma caixa de entrada separada na qual a equipe trabalha em conjunto.

Criar uma caixa postal compartilhada

1. Abra Caixas de e-mail e escolha Adicionar caixa de correio.
2. Em Criar diretamente, escolha Compartilhada e informe um nome como support.
3. Escolha os membros e selecione Criar caixa de correio compartilhada.

Para usar uma caixa que já existe:

1. Na página Caixas postais, abra o menu da caixa existente e escolha Converter em caixa compartilhada.
2. Escolha os membros e confirme. A senha antiga deixa de funcionar e todas as senhas de app são revogadas.
3. Os membros acessam a caixa com seus próprios dados de login.

Como os membros abrem a caixa

Com Ler, abra a caixa da equipe no seletor Caixas compartilhadas depois de entrar na sua caixa. Para escrever ou responder a partir dela também precisa de Enviar como. A sua senha e a autenticação de dois fatores protegem o acesso.

Você pode dar à caixa compartilhada um rótulo pessoal no seletor. Ele altera apenas a sua visualização, não o nome da caixa nem a visualização dos demais membros.

Responder pelo endereço de um cliente

Se as mensagens de um cliente forem encaminhadas para a caixa compartilhada, um membro com permissão para Ler + Enviar como poderá adicionar o endereço aprovado do cliente em Configurações, Endereços de remetente e selecioná-lo no campo De. Primeiro, o domínio do cliente precisa estar na sua conta e configurado para manter as mensagens recebidas no provedor atual. Consulte Enviar por um domínio que você não hospeda.

No alto de Configurações, Endereços de remetente, escolha se as respostas devem começar pelo endereço ao qual a mensagem foi entregue ou sempre pelo endereço padrão da caixa. Essa configuração pertence à caixa compartilhada, portanto toda a equipe segue a mesma regra.

Usar um aplicativo de e-mail no computador ou celular

Com a permissão Ler, conecte sua caixa ao Outlook, Apple Mail, Thunderbird ou outro app IMAP usando seu endereço e uma senha de app. Abra a caixa da equipe em Shared/<shared-address>/INBOX. Nunca entre com o endereço compartilhado.

Não adicione o endereço compartilhado como uma segunda conta nem tente entrar com ele. Os membros com permissão para Ler + Enviar como podem selecionar o endereço compartilhado no campo De, mas continuam se autenticando com os próprios dados. Membros com acesso de somente leitura podem abrir a pasta, mas não alterar suas mensagens nem enviar pelo endereço compartilhado. Remover um membro encerra seu acesso pelo webmail e pelos aplicativos de e-mail. Consulte Usar uma caixa compartilhada no Outlook e em aplicativos de e-mail para ver a configuração e a solução de problemas.

A caixa de entrada unificada

Com Ler, a caixa unificada inclui a caixa compartilhada. Ela combina sua própria caixa de entrada com todas as caixas compartilhadas que você pode ler, em ordem de data. Cada linha identifica a caixa de origem. Respostas e encaminhamentos usam o endereço dessa caixa.

A caixa unificada permite pesquisar texto em todas as caixas incluídas. Nela, você pode selecionar mensagens de caixas diferentes e arquivá-las, excluí-las, marcá-las como lidas ou não lidas ou denunciá-las como spam de uma só vez. Em uma caixa na qual você tem apenas a permissão Ler, arquivar, excluir e denunciar spam são recusados (marcar como lida ou não lida continua funcionando), e um aviso informa quantas mensagens foram alteradas. Depois de uma pesquisa em Apenas caixas de entrada, Selecionar todas as N mensagens de todas as caixas de entrada que correspondem a esta pesquisa abrange todas as correspondências de todas as caixas, com as mesmas permissões. Para mover várias mensagens para uma pasta de uma vez ou selecionar todas as mensagens de uma pasta sem pesquisa, abra primeiro a caixa individual.

Gerenciar o acesso

Abra a tela Gerenciar da caixa compartilhada e acesse Acesso. Ela mostra todas as pessoas autorizadas e permite adicionar outras caixas postais da conta.

• Ler abre a caixa compartilhada. Enviar como permite enviar com o seu endereço. Novas pessoas recebem ambas. Para acesso somente de leitura, deixe Ler ativo e desative Enviar como.
• A remoção é imediata.
• Pelo menos uma pessoa deve manter a permissão Ler para cuidar das respostas. Dê Ler a outra pessoa antes de remover o último leitor.
• Se ninguém puder ler depois de excluir a caixa de um membro, adicione alguém com Ler em Acesso.

Sem senha compartilhada de propósito

Não é possível entrar diretamente em uma caixa compartilhada por webmail, IMAP ou SMTP. Não há uma credencial compartilhada que possa vazar, precise ser renovada ou continue conhecida quando alguém sai da equipe. O acesso delegado pelo aplicativo de e-mail usa os dados de entrada de cada membro. Para retirar o acesso de alguém, remova essa pessoa na guia Acesso.

Para voltar a usar uma caixa pessoal:

1. Em Acesso, escolha Converter em normal.
2. Defina uma nova senha para o webmail e confirme. Todos os membros perdem o acesso. Mensagens, aliases e armazenamento são mantidos.
3. Após a conversão, crie senhas de app para celulares e aplicativos de e-mail na aba Segurança.

Planos e limites

• Caixas compartilhadas estão incluídas a partir do Starter: 5 por domínio no Starter, 15 no Pro e 30 no Agency.
• Uma caixa compartilhada também conta para o limite normal de caixas postais do domínio e para o pool de armazenamento.
• Os membros podem ter caixas comuns em qualquer domínio da mesma conta.

API e MCP

Você pode gerenciar caixas compartilhadas pela API pública e por MCP: criar uma, converter uma caixa existente, listar ou alterar membros e obter a configuração do cliente de e-mail de um membro. Use o identificador da caixa do membro ao solicitar a configuração do cliente. Nenhuma interface retorna a senha de uma caixa postal. Consulte a Visão geral da API para saber como autenticar e montar as solicitações.

Para enviar da caixa compartilhada pela Message API ou MCP, o membro precisa de Ler e Enviar como. Use o seu token com shared_mailbox_id. Um token da caixa compartilhada pode ler, mas não enviar. Consulte Endereços de remetente via API e MCP.