Caixas postais compartilhadas para equipes

Uma caixa postal compartilhada é uma caixa de entrada da equipe, como support@ ou sales@. Várias pessoas podem abri-la a partir da própria caixa, ler mensagens, responder e enviar usando o endereço compartilhado. Ninguém divide uma senha nem precisa entrar em uma segunda conta.

Diferenças em relação às alternativas

• Uma caixa postal comum pertence a uma pessoa e tem uma senha. Uma caixa compartilhada tem vários membros e nenhuma senha compartilhada.
• O encaminhamento copia as mensagens recebidas, mas as respostas normalmente saem do endereço pessoal do destinatário. A caixa compartilhada responde pelo endereço compartilhado.
• Um alias entrega as mensagens na caixa de uma pessoa. Uma caixa compartilhada é uma caixa de entrada separada na qual a equipe trabalha em conjunto.

Criar uma caixa postal compartilhada

Acesse Caixas postais, selecione Adicionar caixa postal e, em Criar diretamente, escolha Compartilhada. Dê um nome a ela, como support, escolha os membros e conclua a criação. A caixa compartilhada não tem senha porque ninguém entra nela diretamente.

Para transformar uma caixa existente em compartilhada, abra o menu da caixa na página Caixas postais e selecione Converter em caixa compartilhada. A senha antiga deixa de valer. A partir desse momento, os membros acessam a caixa pelas próprias contas.

Como os membros abrem a caixa

Os membros entram com os próprios dados da TrekMail. No webmail, escolha a caixa da equipe no seletor Caixas compartilhadas. Uma faixa informa qual caixa está aberta. Respostas e novas mensagens usam o endereço compartilhado. Volte pelo seletor para retornar à caixa pessoal. A senha e a autenticação de dois fatores de cada pessoa continuam protegendo o acesso.

Você pode dar à caixa compartilhada um rótulo pessoal no seletor. Ele altera apenas a sua visualização, não o nome da caixa nem a visualização dos demais membros.

Responder pelo endereço de um cliente

Se as mensagens de um cliente forem encaminhadas para a caixa compartilhada, um membro com permissão para Responder poderá adicionar o endereço aprovado do cliente em Configurações → Endereços de envio e selecioná-lo no campo De. Primeiro, o domínio do cliente precisa estar na sua conta e configurado para manter as mensagens recebidas no provedor atual. Consulte Enviar por um domínio que você não hospeda.

No alto de Configurações → Endereços de envio, escolha se as respostas devem começar pelo endereço ao qual a mensagem foi entregue ou sempre pelo endereço padrão da caixa. Essa configuração pertence à caixa compartilhada, portanto toda a equipe segue a mesma regra.

Usar um aplicativo de e-mail no computador ou celular

As caixas compartilhadas também estão disponíveis no Outlook, Apple Mail, Thunderbird, aplicativo Gmail e outros clientes IMAP. Conecte uma única vez a caixa normal do membro com o endereço e a senha dessa própria caixa. A caixa de entrada compartilhada aparecerá em Shared/<shared-address>/INBOX.

Não adicione o endereço compartilhado como uma segunda conta nem tente entrar com ele. Os membros com permissão para Responder podem selecionar o endereço compartilhado no campo De, mas continuam se autenticando com os próprios dados. Membros com acesso de somente leitura podem abrir a pasta, mas não alterar suas mensagens nem enviar pelo endereço compartilhado. Remover um membro encerra seu acesso pelo webmail e pelos aplicativos de e-mail. Consulte Usar uma caixa compartilhada no Outlook e em aplicativos de e-mail para ver a configuração e a solução de problemas.

A caixa de entrada unificada

Quando você participa de pelo menos uma caixa compartilhada, a opção Unificada aparece no alto do seletor. Ela combina sua própria caixa de entrada com todas as caixas compartilhadas que você pode ler, em ordem de data. Cada linha identifica a caixa de origem. Respostas e encaminhamentos usam o endereço dessa caixa.

A caixa unificada permite pesquisar texto em todas as caixas incluídas. Para executar ações em massa em várias mensagens, abra primeiro a caixa individual.

Gerenciar o acesso

Abra a tela Gerenciar da caixa compartilhada e acesse Acesso. Ela mostra todas as pessoas autorizadas e permite adicionar outras caixas postais da conta.

• Os membros sempre podem ler. Normalmente, também podem responder. Mude uma pessoa para somente leitura se ela precisar acompanhar a caixa sem enviar mensagens.
• A remoção de uma pessoa entra em vigor imediatamente.
• Uma caixa compartilhada precisa de pelo menos um membro. Adicione outra pessoa antes de remover a última ou exclua a caixa se a equipe não precisar mais dela.
• Se uma caixa ficar sem membros porque a caixa de um membro foi excluída, a página Caixas postais exibirá o selo Sem membros para que você possa restaurar o acesso.

Sem senha compartilhada de propósito

Não é possível entrar diretamente em uma caixa compartilhada por webmail, IMAP ou SMTP. Não há uma credencial compartilhada que possa vazar, precise ser renovada ou continue conhecida quando alguém sai da equipe. O acesso delegado pelo aplicativo de e-mail usa os dados de entrada de cada membro. Para retirar o acesso de alguém, remova essa pessoa na guia Acesso.

Se você precisar de uma caixa pessoal mais tarde, a guia Acesso oferece a opção Converter em caixa postal comum. Ela remove os membros e permite definir uma senha nova para acesso direto.

Planos e limites

• Caixas compartilhadas estão incluídas a partir do Starter: 5 por domínio no Starter, 15 no Pro e 30 no Agency.
• Uma caixa compartilhada também conta para o limite normal de caixas postais do domínio e para o pool de armazenamento.
• Os membros podem ter caixas comuns em qualquer domínio da mesma conta.

API e MCP

Você pode gerenciar caixas compartilhadas pela API pública e por MCP: criar uma, converter uma caixa existente, listar ou alterar membros e obter a configuração do cliente de e-mail de um membro. Use o identificador da caixa do membro ao solicitar a configuração do cliente. Nenhuma interface retorna a senha de uma caixa postal. Consulte a Visão geral da API para saber como autenticar e montar as solicitações.