הגדרת תיבות דואר משותפות לצוותים

תיבה משותפת היא כתובת צוות כמו ⁨support@⁩ או ⁨sales@⁩ עם דואר נכנס משלה. הגישה תלויה בהרשאות של כל אחד. כולם נכנסים לתיבה שלהם, בלי סיסמה משותפת.

ההבדל לעומת חלופות

• תיבה רגילה שייכת לאדם אחד ויש לה סיסמה אחת. לתיבה משותפת יש כמה חברים ואין לה סיסמה משותפת.
• העברה מעתיקה דואר נכנס, אך תשובות נשלחות בדרך כלל מהכתובת האישית של הנמען. תיבה משותפת משיבה בשם הכתובת המשותפת.
• כינוי מוסר דואר לתיבה של אדם אחד. תיבה משותפת היא תיבה נפרדת שבה צוות עובד יחד.

יצירת תיבת דואר משותפת

1. פתחו את תיבות דואר ובחרו הוסף תיבת דואר.
2. תחת צור ישירות, בחרו משותפת והזינו שם כמו support.
3. בחרו את החברים ולחצו על צור תיבת דואר משותפת.

כדי להשתמש בתיבה קיימת במקום זאת:

1. בדף תיבות הדואר, פתחו את התפריט של התיבה הקיימת ובחרו המר לתיבת דואר משותפת.
2. בחרו את החברים ואשרו. הסיסמה הקודמת מפסיקה לפעול וכל סיסמאות האפליקציה של התיבה מבוטלות.
3. החברים ניגשים אליה עם פרטי הכניסה של התיבות שלהם.

כיצד החברים פותחים אותה

עם קריאה, פתחו את תיבת הצוות ב־תיבות דואר משותפות לאחר כניסה לתיבה שלכם. כדי לכתוב או להשיב מתוכה צריך גם שליחה בשם. הסיסמה שלכם ואימות דו־שלבי מגינים על הגישה.

אפשר לתת לתיבה משותפת תווית אישית במחליף. היא משפיעה רק על התצוגה שלכם, ולא על שם התיבה או על מה שחברים אחרים רואים.

תשובה מכתובת של לקוח

אם הדואר של לקוח מועבר לתיבה המשותפת, חבר בעל הרשאת קריאה + שליחה בשם יכול להוסיף את כתובת הלקוח המאושרת תחת הגדרות, כתובות שולח ולבחור אותה בשדה מאת. תחילה צריך להוסיף את דומיין הלקוח לחשבון ולסמן שהדואר הנכנס שלו נשאר אצל הספק הנוכחי. ראו שליחה מדומיין שאינו מתארח אצלכם.

בחלק העליון של הגדרות, כתובות שולח, בחרו אם תשובות יתחילו מהכתובת שאליה נמסרה ההודעה או תמיד מכתובת ברירת המחדל של התיבה. זוהי הגדרה של התיבה המשותפת, לכן כל הצוות פועל לפי אותו כלל.

שימוש ביישום דואר במחשב או בטלפון

עם קריאה, חברו את התיבה שלכם ל־Outlook, Apple Mail, Thunderbird או יישום IMAP אחר באמצעות הכתובת שלכם וסיסמת אפליקציה. פתחו את דואר הצוות ב־Shared/<shared-address>/INBOX. אל תיכנסו עם הכתובת המשותפת.

אל תוסיפו את הכתובת המשותפת כחשבון שני ואל תנסו להיכנס באמצעותה. חברים בעלי הרשאת קריאה + שליחה בשם יכולים לבחור את הכתובת המשותפת בשדה מאת, ועדיין להזדהות באמצעות החשבון שלהם. חברים בעלי הרשאת קריאה בלבד יכולים לפתוח את התיקייה, אך אינם יכולים לשנות את ההודעות או לשלוח בשם הכתובת המשותפת. הסרת חבר מבטלת את הגישה שלו גם בדואר האינטרנטי וגם באפליקציות דואר. להגדרה ולפתרון בעיות ראו שימוש בתיבה משותפת ב-Outlook ובאפליקציות דואר.

תיבת הדואר המאוחדת

עם קריאה, הדואר המאוחד כולל את התיבה המשותפת. היא משלבת את התיבה האישית ואת כל התיבות המשותפות שמותר לכם לקרוא, לפי סדר התאריכים. כל שורה מציינת את תיבת המקור. תשובות והעברות משתמשות בכתובת של תיבת המקור.

התיבה המאוחדת מאפשרת חיפוש טקסט בכל התיבות הכלולות. אפשר לבחור בה הודעות מתיבות שונות ולהעביר אותן לארכיון, למחוק אותן, לסמן אותן כנקראו או כלא נקראו, או לדווח עליהן כדואר זבל בבת אחת. בתיבה שבה יש לכם רק הרשאת קריאה, העברה לארכיון, מחיקה ודיווח על דואר זבל נדחים (סימון כנקרא או כלא נקרא עדיין עובד), ותופיע התראה שמציינת כמה הודעות שונו. אחרי חיפוש בתיבות דואר נכנס בלבד, הקישור בחר את כל N ההודעות התואמות לחיפוש זה בכל הדואר הנכנס חל על כל התוצאות התואמות בכל התיבות, עם אותן הרשאות. כדי להעביר כמה הודעות לתיקייה בבת אחת או לבחור את כל ההודעות בתיקייה בלי חיפוש, פתחו תחילה את התיבה הנפרדת.

ניהול גישה

פתחו את מסך ניהול של התיבה המשותפת ואז את גישה. הוא מציג את כל מי שיש לו גישה ומאפשר להוסיף תיבות דואר אחרות מהחשבון.

• קריאה פותחת את התיבה המשותפת. שליחה בשם מאפשרת לשלוח מהכתובת שלה. אנשים חדשים מקבלים את שתיהן. לקריאה בלבד, השאירו קריאה וכבו שליחה בשם.
• הסרה נכנסת לתוקף מיד.
• לפחות אדם אחד צריך לשמור על קריאה לטיפול בתשובות לקוחות. תנו קריאה לאדם אחר לפני הסרת הקורא האחרון.
• אם אחרי מחיקת תיבת חבר אין קוראים, הוסיפו קורא ב־גישה.

בלי סיסמה משותפת, בכוונה

אי אפשר להיכנס ישירות לתיבה משותפת דרך הדואר האינטרנטי, IMAP או SMTP. אין פרטי כניסה משותפים שעלולים לדלוף, שצריך להחליף או שאדם שעזב עדיין זוכר. גישה מואצלת מיישום דואר משתמשת בפרטי הכניסה של כל חבר. כדי לנתק אדם שעזב, הסירו אותו בלשונית גישה.

כדי להפוך אותה שוב לתיבה אישית:

1. בחרו המר לרגילה בלשונית גישה.
2. הגדירו סיסמה חדשה לדואר האינטרנט ואשרו. כל החברים מאבדים גישה. ההודעות, הכינויים ושטח האחסון נשמרים.
3. אחרי ההמרה, צרו סיסמאות אפליקציה לטלפונים ולאפליקציות דואר בלשונית אבטחה.

תוכניות ומגבלות

• תיבות משותפות כלולות ב-Starter ומעלה: 5 לכל דומיין ב-Starter,‏ 15 ב-Pro ו-30 ב-Agency.
• תיבה משותפת נספרת גם במגבלה הרגילה של תיבות בדומיין ובמאגר האחסון שלו.
• לחברים יכולות להיות תיבות רגילות בכל דומיין באותו חשבון.

API ו-MCP

אפשר לנהל תיבות משותפות דרך ה-API הציבורי ו-MCP: ליצור תיבה, להמיר תיבה קיימת, להציג או לשנות חברים ולקבל הגדרת לקוח דואר של חבר. השתמשו במזהה התיבה של החבר כדי לבקש את הגדרת הלקוח. אף ממשק אינו מחזיר סיסמה של תיבת דואר. להנחיות אימות ובקשות ראו סקירת ה-API.

לשליחה מהתיבה המשותפת דרך Message API או MCP, החבר צריך קריאה וגם שליחה בשם. השתמשו באסימון שלו עם shared_mailbox_id. אסימון של התיבה המשותפת יכול לקרוא אך לא לשלוח. ראו כתובות שולח דרך API ו-MCP.