הגדרת תיבות דואר משותפות לצוותים

תיבת דואר משותפת היא תיבת צוות, כגון support@ או sales@. כמה אנשים יכולים לפתוח אותה מתוך התיבה שלהם, לקרוא הודעות, להשיב ולשלוח בשם הכתובת המשותפת. איש אינו משתף סיסמה ואינו נכנס לחשבון שני.

ההבדל לעומת חלופות

• תיבה רגילה שייכת לאדם אחד ויש לה סיסמה אחת. לתיבה משותפת יש כמה חברים ואין לה סיסמה משותפת.
• העברה מעתיקה דואר נכנס, אך תשובות נשלחות בדרך כלל מהכתובת האישית של הנמען. תיבה משותפת משיבה בשם הכתובת המשותפת.
• כינוי מוסר דואר לתיבה של אדם אחד. תיבה משותפת היא תיבה נפרדת שבה צוות עובד יחד.

יצירת תיבת דואר משותפת

עברו אל תיבות דואר, בחרו הוספת תיבה, ותחת יצירה ישירה בחרו משותפת. תנו לה שם, כגון support, בחרו את החברים וצרו אותה. לתיבה משותפת אין סיסמה, מפני שאיש אינו נכנס אליה ישירות.

כדי להפוך תיבה קיימת לתיבה משותפת, פתחו את התפריט שלה בדף תיבות דואר ובחרו המרה לתיבה משותפת. הסיסמה הקודמת שלה תבוטל. מאותו רגע החברים ניגשים אליה דרך החשבונות שלהם.

כיצד החברים פותחים אותה

החברים משתמשים בפרטי הכניסה האישיים שלהם ל-TrekMail. בדואר האינטרנטי, בחרו את תיבת הצוות במחליף תיבות משותפות. הכרזה מציגה איזו תיבה פתוחה. תשובות והודעות חדשות משתמשות בכתובת המשותפת. החליפו בחזרה כדי לחזור לתיבה האישית. הסיסמה והאימות הדו-שלבי של כל אדם ממשיכים להגן על הגישה.

אפשר לתת לתיבה משותפת תווית אישית במחליף. היא משפיעה רק על התצוגה שלכם, ולא על שם התיבה או על מה שחברים אחרים רואים.

תשובה מכתובת של לקוח

אם הדואר של לקוח מועבר לתיבה המשותפת, חבר בעל הרשאת אפשר להשיב יכול להוסיף את כתובת הלקוח המאושרת תחת הגדרות ← כתובות שליחה ולבחור אותה בשדה מאת. תחילה צריך להוסיף את דומיין הלקוח לחשבון ולסמן שהדואר הנכנס שלו נשאר אצל הספק הנוכחי. ראו שליחה מדומיין שאינו מתארח אצלכם.

בחלק העליון של הגדרות ← כתובות שליחה, בחרו אם תשובות יתחילו מהכתובת שאליה נמסרה ההודעה או תמיד מכתובת ברירת המחדל של התיבה. זוהי הגדרה של התיבה המשותפת, לכן כל הצוות פועל לפי אותו כלל.

שימוש ביישום דואר במחשב או בטלפון

תיבות משותפות זמינות גם ב-Outlook, ב-Apple Mail, ב-Thunderbird, ביישום Gmail ובלקוחות IMAP אחרים. חברו פעם אחת את התיבה הרגילה של החבר באמצעות הכתובת והסיסמה של אותה תיבה. לאחר מכן התיבה המשותפת תופיע תחת Shared/<shared-address>/INBOX.

אל תוסיפו את הכתובת המשותפת כחשבון שני ואל תנסו להיכנס באמצעותה. חברים בעלי הרשאת אפשר להשיב יכולים לבחור את הכתובת המשותפת בשדה מאת, ועדיין להזדהות באמצעות החשבון שלהם. חברים בעלי הרשאת קריאה בלבד יכולים לפתוח את התיקייה, אך אינם יכולים לשנות את ההודעות או לשלוח בשם הכתובת המשותפת. הסרת חבר מבטלת את הגישה שלו גם בדואר האינטרנטי וגם ביישומי דואר. להגדרה ולפתרון בעיות ראו שימוש בתיבה משותפת ב-Outlook וביישומי דואר.

תיבת הדואר המאוחדת

כאשר אתם חברים בתיבה משותפת אחת לפחות, האפשרות מאוחדת מופיעה בראש המחליף. היא משלבת את התיבה האישית ואת כל התיבות המשותפות שמותר לכם לקרוא, לפי סדר התאריכים. כל שורה מציינת את תיבת המקור. תשובות והעברות משתמשות בכתובת של תיבת המקור.

התיבה המאוחדת מאפשרת חיפוש טקסט בכל התיבות הכלולות. כדי לבצע פעולות בכמות גדולה על כמה הודעות, פתחו תחילה את התיבה הנפרדת.

ניהול גישה

פתחו את מסך ניהול של התיבה המשותפת ואז את גישה. הוא מציג את כל מי שיש לו גישה ומאפשר להוסיף תיבות דואר אחרות מהחשבון.

• חברים תמיד יכולים לקרוא. בדרך כלל הם יכולים גם להשיב. העבירו אדם למצב קריאה בלבד אם עליו לעקוב אחר התיבה בלי לשלוח.
• הסרת אדם נכנסת לתוקף מיד.
• לתיבה משותפת דרוש חבר אחד לפחות. הוסיפו חבר אחר לפני הסרת האחרון, או מחקו את התיבה אם הצוות סיים להשתמש בה.
• אם לא נשארו חברים משום שתיבה של חבר נמחקה, הדף תיבות דואר יציג תג אין חברים כדי שתוכלו לשחזר את הגישה.

בלי סיסמה משותפת, בכוונה

אי אפשר להיכנס ישירות לתיבה משותפת דרך הדואר האינטרנטי, IMAP או SMTP. אין פרטי כניסה משותפים שעלולים לדלוף, שצריך להחליף או שאדם שעזב עדיין זוכר. גישה מואצלת מיישום דואר משתמשת בפרטי הכניסה של כל חבר. כדי לנתק אדם שעזב, הסירו אותו בלשונית גישה.

אם בהמשך תזדקקו לתיבה אישית, לשונית גישה מציעה המרה לתיבה רגילה. הפעולה מסירה את החברים ומאפשרת להגדיר סיסמה חדשה לכניסה ישירה.

תוכניות ומגבלות

• תיבות משותפות כלולות ב-Starter ומעלה: 5 לכל דומיין ב-Starter,‏ 15 ב-Pro ו-30 ב-Agency.
• תיבה משותפת נספרת גם במגבלה הרגילה של תיבות בדומיין ובמאגר האחסון שלו.
• לחברים יכולות להיות תיבות רגילות בכל דומיין באותו חשבון.

API ו-MCP

אפשר לנהל תיבות משותפות דרך ה-API הציבורי ו-MCP: ליצור תיבה, להמיר תיבה קיימת, להציג או לשנות חברים ולקבל הגדרת לקוח דואר של חבר. השתמשו במזהה התיבה של החבר כדי לבקש את הגדרת הלקוח. אף ממשק אינו מחזיר סיסמה של תיבת דואר. להנחיות אימות ובקשות ראו סקירת ה-API.