Gemeinsame Postfächer für Teams einrichten

Ein gemeinsames Postfach ist eine Teamadresse wie support@ oder sales@ mit eigenem Posteingang. Der Zugriff hängt von den jeweiligen Rechten ab. Alle melden sich am eigenen Postfach an, ohne gemeinsames Passwort.

Unterschiede zu anderen Möglichkeiten

• Ein normales Postfach gehört einer Person und hat ein Passwort. Ein gemeinsames Postfach hat mehrere Mitglieder und kein gemeinsames Passwort.
• Eine Weiterleitung kopiert eingehende E-Mails, Antworten kommen jedoch meist von der persönlichen Adresse des Empfängers. Ein gemeinsames Postfach antwortet mit der gemeinsamen Adresse.
• Ein Alias stellt Nachrichten im Posteingang einer einzelnen Person zu. Ein gemeinsames Postfach ist ein eigener Posteingang, in dem ein Team zusammenarbeitet.

Ein gemeinsames Postfach erstellen

1. Öffnen Sie Postfächer und wählen Sie Postfach hinzufügen.
2. Wählen Sie unter Direkt erstellen die Option Gemeinsam und geben Sie einen Namen wie support ein.
3. Wählen Sie die Mitglieder aus und klicken Sie auf Gemeinsames Postfach erstellen.

So nutzen Sie stattdessen ein vorhandenes Postfach:

1. Öffnen Sie auf der Seite Postfächer das Menü des vorhandenen Postfachs und wählen Sie In gemeinsames Postfach umwandeln.
2. Wählen Sie die Mitglieder und bestätigen Sie. Das bisherige Postfachpasswort wird ungültig und alle App-Passwörter werden widerrufen.
3. Mitglieder greifen mit ihrer eigenen Anmeldung darauf zu.

So öffnen Mitglieder das Postfach

Mit Lesen öffnen Sie nach der Anmeldung am eigenen Postfach den Teameingang im Menü Gemeinsame Postfächer. Zum Schreiben oder Antworten darin brauchen Sie auch Senden als. Ihr eigenes Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung schützen den Zugriff.

Sie können dem gemeinsamen Postfach im Umschalter eine persönliche Bezeichnung geben. Sie ändert nur Ihre eigene Ansicht, nicht den Namen des Postfachs oder die Ansicht anderer Mitglieder.

Mit der Adresse eines Kunden antworten

Wird die Kundenpost an das gemeinsame Postfach weitergeleitet, kann ein Mitglied mit der Berechtigung Lesen + Senden als die genehmigte Kundenadresse unter Einstellungen, Absenderadressen hinzufügen und im Feld Von auswählen. Zuvor muss die Domain des Kunden in Ihrem Konto liegen und so eingestellt sein, dass die eingehende Post beim bisherigen Anbieter bleibt. Siehe Von einer nicht bei Ihnen gehosteten Domain senden.

Wählen Sie oben unter Einstellungen, Absenderadressen, ob Antworten mit der Adresse beginnen, an die eine Nachricht zugestellt wurde, oder immer mit der Standardadresse des Postfachs. Diese Einstellung gilt für das gemeinsame Postfach, daher folgt das gesamte Team derselben Regel.

Ein E-Mail-Programm auf Computer oder Mobilgerät verwenden

Mit Lesen verbinden Sie Ihr eigenes Postfach mit Outlook, Apple Mail, Thunderbird oder einer anderen IMAP-App. Nutzen Sie Ihre eigene Adresse und ein App-Passwort. Öffnen Sie den Teameingang unter Shared/<shared-address>/INBOX. Melden Sie sich nie mit der gemeinsamen Adresse an.

Fügen Sie die gemeinsame Adresse nicht als zweites Konto hinzu und versuchen Sie nicht, sich mit ihr anzumelden. Mitglieder mit der Berechtigung Lesen + Senden als können die gemeinsame Adresse im Feld Von auswählen und authentifizieren sich trotzdem mit ihren eigenen Zugangsdaten. Mitglieder mit Lesezugriff können den Ordner öffnen, aber weder Nachrichten ändern noch mit der gemeinsamen Adresse senden. Wird ein Mitglied entfernt, endet der Zugriff sowohl über Webmail als auch über E-Mail-Programme. Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie unter Ein gemeinsames Postfach in Outlook und E-Mail-Programmen verwenden.

Der einheitliche Posteingang

Mit Lesen enthält der vereinigte Posteingang den gemeinsamen Posteingang. Diese Ansicht führt Ihren eigenen Posteingang und alle gemeinsamen Postfächer, die Sie lesen dürfen, nach Datum sortiert zusammen. Jede Zeile nennt das Quellpostfach. Antworten und Weiterleitungen verwenden dessen Adresse.

Im einheitlichen Posteingang können Sie alle enthaltenen Postfächer nach Text durchsuchen. Dort können Sie Nachrichten aus verschiedenen Postfächern auswählen und gemeinsam archivieren, löschen, als gelesen oder ungelesen markieren oder als Spam melden. In einem Postfach, für das Sie nur die Berechtigung Lesen haben, werden Archivieren, Löschen und Spam melden abgelehnt (als gelesen oder ungelesen markieren funktioniert weiterhin), und eine Meldung zeigt, wie viele Nachrichten geändert wurden. Nach einer Suche in Nur Posteingänge erfasst Alle N zu dieser Suche passenden Nachrichten in allen Posteingängen auswählen jeden Treffer in jedem Postfach, mit denselben Rechten. Um mehrere Nachrichten auf einmal in einen Ordner zu verschieben oder ohne Suche alle Nachrichten eines Ordners auszuwählen, öffnen Sie zuerst das einzelne Postfach.

Zugriff verwalten

Öffnen Sie im gemeinsamen Postfach die Seite Verwalten und anschließend Zugriff. Dort sehen Sie alle Personen mit Zugriff und können weitere Postfächer des Kontos hinzufügen.

• Lesen öffnet den gemeinsamen Posteingang. Senden als erlaubt das Senden mit seiner Adresse. Neue Personen erhalten beide Rechte. Für reinen Lesezugriff lassen Sie Lesen an und schalten Senden als aus.
• Das Entfernen gilt sofort.
• Mindestens eine Person muss Lesen behalten, um Kundenantworten zu bearbeiten. Geben Sie jemand anderem Lesen, bevor Sie den letzten Leser entfernen.
• Kann nach dem Löschen eines Mitgliedspostfachs niemand mehr lesen, fügen Sie unter Zugriff einen Leser hinzu.

Absichtlich kein gemeinsames Passwort

Eine direkte Anmeldung an einem gemeinsamen Postfach über Webmail, IMAP oder SMTP ist nicht möglich. Es gibt keine gemeinsamen Zugangsdaten, die offengelegt oder regelmäßig erneuert werden könnten oder nach dem Ausscheiden einer Person noch bekannt wären. Beim delegierten Zugriff aus einem E-Mail-Programm meldet sich jedes Mitglied mit seinen eigenen Daten an. Um einer Person den Zugriff zu entziehen, entfernen Sie sie im Tab Zugriff.

So machen Sie daraus wieder ein persönliches Postfach:

1. Wählen Sie unter Zugriff die Option In reguläres umwandeln.
2. Legen Sie ein neues Passwort für Webmail fest und bestätigen Sie. Alle Mitglieder verlieren den Zugriff. E-Mails, Aliasse und Speicher bleiben erhalten.
3. Erstellen Sie nach der Umwandlung im Tab Sicherheit App-Passwörter für Telefone und Mail-Apps.

Tarife und Limits

• Gemeinsame Postfächer sind ab Starter enthalten: 5 pro Domain bei Starter, 15 bei Pro und 30 bei Agency.
• Ein gemeinsames Postfach wird außerdem auf das normale Postfachlimit und den Speicherpool der Domain angerechnet.
• Mitglieder können normale Postfächer auf jeder beliebigen Domain desselben Kontos besitzen.

API und MCP

Gemeinsame Postfächer lassen sich über die öffentliche API und MCP verwalten. Sie können ein Postfach erstellen, ein vorhandenes umwandeln, Mitglieder auflisten oder ändern und die Einrichtung eines E-Mail-Programms für ein Mitglied abrufen. Fordern Sie die Client-Einrichtung mit der Postfachkennung des Mitglieds an. Keine Schnittstelle gibt ein Postfachpasswort zurück. Hinweise zur Authentifizierung und zu Anfragen finden Sie in der API-Übersicht.

Zum Senden aus dem gemeinsamen Posteingang über Message API oder MCP braucht das Mitglied Lesen und Senden als. Nutzen Sie seinen Token mit shared_mailbox_id. Ein Token für das gemeinsame Postfach kann lesen, aber nicht senden. Siehe Senden-als-Adressen über API und MCP.