Gemeinsame Postfächer für Teams einrichten

Ein gemeinsames Postfach ist ein Team-Posteingang wie support@ oder sales@. Mehrere Personen können ihn aus ihrem eigenen Postfach öffnen, Nachrichten lesen, antworten und mit der gemeinsamen Adresse senden. Niemand teilt ein Passwort oder meldet sich bei einem zweiten Konto an.

Unterschiede zu anderen Möglichkeiten

• Ein normales Postfach gehört einer Person und hat ein Passwort. Ein gemeinsames Postfach hat mehrere Mitglieder und kein gemeinsames Passwort.
• Eine Weiterleitung kopiert eingehende E-Mails, Antworten kommen jedoch meist von der persönlichen Adresse des Empfängers. Ein gemeinsames Postfach antwortet mit der gemeinsamen Adresse.
• Ein Alias stellt Nachrichten im Posteingang einer einzelnen Person zu. Ein gemeinsames Postfach ist ein eigener Posteingang, in dem ein Team zusammenarbeitet.

Ein gemeinsames Postfach erstellen

Öffnen Sie Postfächer, wählen Sie Postfach hinzufügen und anschließend unter Direkt erstellen die Option Gemeinsam. Geben Sie einen Namen wie support ein, wählen Sie die Mitglieder aus und erstellen Sie das Postfach. Ein gemeinsames Postfach besitzt kein Passwort, weil sich niemand direkt dort anmeldet.

Um ein vorhandenes Postfach in ein gemeinsames Postfach umzuwandeln, öffnen Sie auf der Seite Postfächer dessen Menü und wählen Sie In gemeinsames Postfach umwandeln. Das bisherige Passwort wird dadurch ungültig. Ab diesem Zeitpunkt greifen die Mitglieder über ihre eigenen Konten darauf zu.

So öffnen Mitglieder das Postfach

Mitglieder melden sich mit ihren eigenen TrekMail-Zugangsdaten an. Wählen Sie in Webmail den Team-Posteingang im Umschalter Gemeinsame Postfächer aus. Ein Banner zeigt das aktuell geöffnete Postfach. Antworten und neue Nachrichten verwenden die gemeinsame Adresse. Wechseln Sie über den Umschalter zurück zum persönlichen Posteingang. Das eigene Passwort und die Zwei-Faktor-Authentifizierung jedes Mitglieds schützen den Zugriff weiterhin.

Sie können dem gemeinsamen Postfach im Umschalter eine persönliche Bezeichnung geben. Sie ändert nur Ihre eigene Ansicht, nicht den Namen des Postfachs oder die Ansicht anderer Mitglieder.

Mit der Adresse eines Kunden antworten

Wird die Kundenpost an das gemeinsame Postfach weitergeleitet, kann ein Mitglied mit der Berechtigung Darf antworten die genehmigte Kundenadresse unter Einstellungen → Absenderadressen hinzufügen und im Feld Von auswählen. Zuvor muss die Domain des Kunden in Ihrem Konto liegen und so eingestellt sein, dass die eingehende Post beim bisherigen Anbieter bleibt. Siehe Von einer nicht bei Ihnen gehosteten Domain senden.

Wählen Sie oben unter Einstellungen → Absenderadressen, ob Antworten mit der Adresse beginnen, an die eine Nachricht zugestellt wurde, oder immer mit der Standardadresse des Postfachs. Diese Einstellung gilt für das gemeinsame Postfach, daher folgt das gesamte Team derselben Regel.

Ein E-Mail-Programm auf Computer oder Mobilgerät verwenden

Gemeinsame Postfächer stehen auch in Outlook, Apple Mail, Thunderbird, der Gmail-App und anderen IMAP-Clients zur Verfügung. Verbinden Sie das normale Postfach des Mitglieds einmalig mit dessen eigener Adresse und eigenem Passwort. Der gemeinsame Posteingang erscheint anschließend unter Shared/<shared-address>/INBOX.

Fügen Sie die gemeinsame Adresse nicht als zweites Konto hinzu und versuchen Sie nicht, sich mit ihr anzumelden. Mitglieder mit der Berechtigung Darf antworten können die gemeinsame Adresse im Feld Von auswählen und authentifizieren sich trotzdem mit ihren eigenen Zugangsdaten. Mitglieder mit Lesezugriff können den Ordner öffnen, aber weder Nachrichten ändern noch mit der gemeinsamen Adresse senden. Wird ein Mitglied entfernt, endet der Zugriff sowohl über Webmail als auch über E-Mail-Programme. Einrichtung und Fehlerbehebung finden Sie unter Ein gemeinsames Postfach in Outlook und E-Mail-Programmen verwenden.

Der einheitliche Posteingang

Sobald Sie mindestens einem gemeinsamen Postfach angehören, erscheint Einheitlich oben im Umschalter. Diese Ansicht führt Ihren eigenen Posteingang und alle gemeinsamen Postfächer, die Sie lesen dürfen, nach Datum sortiert zusammen. Jede Zeile nennt das Quellpostfach. Antworten und Weiterleitungen verwenden dessen Adresse.

Im einheitlichen Posteingang können Sie alle enthaltenen Postfächer nach Text durchsuchen. Öffnen Sie für Stapelaktionen mit mehreren Nachrichten zuerst das einzelne Postfach.

Zugriff verwalten

Öffnen Sie im gemeinsamen Postfach die Seite Verwalten und anschließend Zugriff. Dort sehen Sie alle Personen mit Zugriff und können weitere Postfächer des Kontos hinzufügen.

• Mitglieder dürfen immer lesen. Normalerweise dürfen sie auch antworten. Stellen Sie eine Person auf Nur lesen, wenn sie das Postfach verfolgen, aber nichts senden soll.
• Das Entfernen einer Person wird sofort wirksam.
• Ein gemeinsames Postfach benötigt mindestens ein Mitglied. Fügen Sie ein anderes Mitglied hinzu, bevor Sie das letzte entfernen, oder löschen Sie das Postfach, wenn das Team es nicht mehr braucht.
• Hat ein Postfach keine Mitglieder mehr, weil das Postfach eines Mitglieds gelöscht wurde, zeigt die Seite Postfächer das Kennzeichen Keine Mitglieder an. So können Sie den Zugriff wiederherstellen.

Absichtlich kein gemeinsames Passwort

Eine direkte Anmeldung an einem gemeinsamen Postfach über Webmail, IMAP oder SMTP ist nicht möglich. Es gibt keine gemeinsamen Zugangsdaten, die offengelegt oder regelmäßig erneuert werden könnten oder nach dem Ausscheiden einer Person noch bekannt wären. Beim delegierten Zugriff aus einem E-Mail-Programm meldet sich jedes Mitglied mit seinen eigenen Daten an. Um einer Person den Zugriff zu entziehen, entfernen Sie sie im Tab Zugriff.

Benötigen Sie später stattdessen ein persönliches Postfach, bietet der Tab Zugriff die Option In normales Postfach umwandeln. Sie entfernt die Mitglieder und ermöglicht das Festlegen eines neuen Passworts für die direkte Anmeldung.

Tarife und Limits

• Gemeinsame Postfächer sind ab Starter enthalten: 5 pro Domain bei Starter, 15 bei Pro und 30 bei Agency.
• Ein gemeinsames Postfach wird außerdem auf das normale Postfachlimit und den Speicherpool der Domain angerechnet.
• Mitglieder können normale Postfächer auf jeder beliebigen Domain desselben Kontos besitzen.

API und MCP

Gemeinsame Postfächer lassen sich über die öffentliche API und MCP verwalten. Sie können ein Postfach erstellen, ein vorhandenes umwandeln, Mitglieder auflisten oder ändern und die Einrichtung eines E-Mail-Programms für ein Mitglied abrufen. Fordern Sie die Client-Einrichtung mit der Postfachkennung des Mitglieds an. Keine Schnittstelle gibt ein Postfachpasswort zurück. Hinweise zur Authentifizierung und zu Anfragen finden Sie in der API-Übersicht.