Gedeelde mailboxen voor teams instellen

Een gedeelde mailbox is een teamadres zoals support@ of sales@ met een eigen inbox. Toegang hangt af van ieders rechten. Iedereen meldt zich aan bij de eigen mailbox, zonder gedeeld wachtwoord.

Verschil met andere mogelijkheden

• Een gewone mailbox hoort bij één persoon en heeft één wachtwoord. Een gedeelde mailbox heeft meerdere leden en geen gedeeld wachtwoord.
• Doorsturen kopieert inkomende mail, maar antwoorden komen meestal vanaf het persoonlijke adres van de ontvanger. Een gedeelde mailbox antwoordt als het gedeelde adres.
• Een alias bezorgt mail in de inbox van één persoon. Een gedeelde mailbox is een afzonderlijke inbox waarin een team samenwerkt.

Een gedeelde mailbox maken

1. Open Mailboxen en kies Mailbox toevoegen.
2. Kies bij Direct aanmaken voor Gedeeld en voer een naam in, zoals support.
3. Kies de leden en selecteer Gedeelde mailbox aanmaken.

Zo gebruik je een bestaande mailbox:

1. Open op de pagina Mailboxen het menu van de bestaande mailbox en kies Omzetten naar gedeelde mailbox.
2. Kies de leden en bevestig. Het oude mailboxwachtwoord werkt niet meer en alle app-wachtwoorden worden ingetrokken.
3. Leden gebruiken hun eigen aanmelding om de mailbox te openen.

Hoe leden de mailbox openen

Met Lezen open je na het aanmelden bij je eigen mailbox de teaminbox in Gedeelde mailboxen. Voor schrijven of antwoorden vanuit die inbox heb je ook Verzenden als nodig. Je eigen wachtwoord en tweestapsverificatie beschermen de toegang.

Je kunt een gedeelde mailbox in de schakelaar een persoonlijk label geven. Dit verandert alleen je eigen weergave, niet de naam van de mailbox of wat andere leden zien.

Antwoorden als het adres van een klant

Als mail van een klant naar de gedeelde mailbox wordt doorgestuurd, kan een lid met de bevoegdheid Lezen + Verzenden als het goedgekeurde klantadres toevoegen onder Instellingen, Afzenderadressen en dit in het veld Van kiezen. Het domein van de klant moet eerst in je account staan en zijn ingesteld om inkomende mail bij de huidige aanbieder te houden. Zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.

Kies bovenaan Instellingen, Afzenderadressen of antwoorden beginnen met het adres waarop het bericht is bezorgd of altijd met het standaardadres van de mailbox. Dit is een instelling van de gedeelde mailbox, dus het hele team volgt dezelfde regel.

Een mailapp op computer of mobiel gebruiken

Met Lezen verbind je je eigen mailbox met Outlook, Apple Mail, Thunderbird of een andere IMAP-app met je eigen adres en een app-wachtwoord. Open de teaminbox onder Shared/<shared-address>/INBOX. Meld je nooit aan met het gedeelde adres.

Voeg het gedeelde adres niet als tweede account toe en probeer er niet mee in te loggen. Leden met de bevoegdheid Lezen + Verzenden als kunnen het gedeelde adres in het veld Van kiezen, terwijl ze nog altijd met hun eigen gegevens worden geverifieerd. Leden met alleen-lezen kunnen de map openen, maar geen berichten wijzigen en niet als het gedeelde adres verzenden. Als je een lid verwijdert, vervalt zowel de toegang via webmail als via mailapps. Zie Een gedeelde mailbox gebruiken in Outlook en mailapps voor instellingen en probleemoplossing.

De gecombineerde inbox

Met Lezen bevat de gezamenlijke inbox de gedeelde inbox. Deze weergave voegt je eigen inbox en elke gedeelde mailbox die je mag lezen op datum samen. Elke rij vermeldt de bronmailbox. Antwoorden en doorgestuurde berichten gebruiken het adres van die bronmailbox.

In de gecombineerde inbox kun je tekst doorzoeken in alle opgenomen mailboxen. Je kunt daar berichten uit verschillende mailboxen aanvinken en ze samen archiveren, verwijderen, als gelezen of ongelezen markeren of als spam melden. In een mailbox waarin je alleen het recht Lezen hebt, worden archiveren, verwijderen en spam melden geweigerd (als gelezen of ongelezen markeren werkt wel), en een melding laat zien hoeveel berichten zijn gewijzigd. Na een zoekopdracht in Alleen Postvak IN omvat Alle N berichten in alle postvakken IN selecteren die overeenkomen met deze zoekopdracht elk resultaat in elke mailbox, met dezelfde rechten. Wil je meerdere berichten tegelijk naar een map verplaatsen of zonder zoekopdracht alle berichten van een map selecteren, open dan eerst de afzonderlijke mailbox.

Toegang beheren

Open het scherm Beheren van de gedeelde mailbox en daarna Toegang. Je ziet iedereen met toegang en kunt andere mailboxen uit het account toevoegen.

• Lezen opent de gedeelde inbox. Verzenden als geeft toestemming om met het adres te mailen. Nieuwe mensen krijgen beide rechten. Houd Lezen aan en zet Verzenden als uit voor alleen lezen.
• Verwijderen geldt meteen.
• Minstens één persoon moet Lezen houden voor klantantwoorden. Geef iemand anders Lezen voordat je de laatste lezer verwijdert.
• Kan niemand meer lezen na het verwijderen van een ledenmailbox, voeg dan in Toegang een lezer toe.

Bewust geen gedeeld wachtwoord

Je kunt niet rechtstreeks via webmail, IMAP of SMTP bij een gedeelde mailbox inloggen. Er zijn geen gedeelde inloggegevens die kunnen uitlekken, die je moet wijzigen of die iemand na vertrek nog kent. Voor gedelegeerde toegang vanuit een mailapp gebruikt ieder lid de eigen aanmelding. Verwijder iemand op het tabblad Toegang om diens toegang in te trekken.

Zo maak je er weer een persoonlijke mailbox van:

1. Kies op Toegang de optie Omzetten naar gewoon.
2. Stel een nieuw wachtwoord voor webmail in en bevestig. Alle leden verliezen toegang. Mail, aliassen en opslag blijven behouden.
3. Maak na het omzetten app-wachtwoorden voor telefoons en mail-apps op het tabblad Beveiliging.

Abonnementen en limieten

• Gedeelde mailboxen zijn inbegrepen vanaf Starter: 5 per domein bij Starter, 15 bij Pro en 30 bij Agency.
• Een gedeelde mailbox telt ook mee voor de gewone mailboxlimiet en opslagpool van het domein.
• Leden mogen gewone mailboxen hebben op elk domein binnen hetzelfde account.

API en MCP

Je kunt gedeelde mailboxen beheren via de openbare API en MCP: een mailbox maken, een bestaande mailbox omzetten, leden opvragen of wijzigen en de mailclientinstellingen van een lid ophalen. Vraag de clientinstellingen op met de mailbox-id van het lid. Geen enkele interface geeft een mailboxwachtwoord terug. Bekijk het API-overzicht voor informatie over verificatie en aanvragen.

Om vanuit de gedeelde inbox te versturen via Message API of MCP heeft het lid Lezen en Verzenden als nodig. Gebruik diens token met shared_mailbox_id. Een token voor de gedeelde mailbox kan lezen, maar niet versturen. Zie Afzenderadressen via API en MCP.