Gedeelde mailboxen voor teams instellen

Een gedeelde mailbox is een teaminbox zoals support@ of sales@. Meerdere mensen kunnen deze vanuit hun eigen mailbox openen, berichten lezen, antwoorden en als het gedeelde adres verzenden. Niemand deelt een wachtwoord of meldt zich aan bij een tweede account.

Verschil met andere mogelijkheden

• Een gewone mailbox hoort bij één persoon en heeft één wachtwoord. Een gedeelde mailbox heeft meerdere leden en geen gedeeld wachtwoord.
• Doorsturen kopieert inkomende mail, maar antwoorden komen meestal vanaf het persoonlijke adres van de ontvanger. Een gedeelde mailbox antwoordt als het gedeelde adres.
• Een alias bezorgt mail in de inbox van één persoon. Een gedeelde mailbox is een afzonderlijke inbox waarin een team samenwerkt.

Een gedeelde mailbox maken

Ga naar Mailboxen, kies Mailbox toevoegen en selecteer onder Direct maken de optie Gedeeld. Geef de mailbox een naam, bijvoorbeeld support, kies de leden en maak de mailbox. Een gedeelde mailbox heeft geen wachtwoord, omdat niemand er rechtstreeks op inlogt.

Wil je een bestaande mailbox omzetten in een gedeelde mailbox, open dan het menu ervan op de pagina Mailboxen en kies Omzetten in gedeelde mailbox. Het oude wachtwoord wordt hierdoor ongeldig. Vanaf dat moment openen leden de mailbox via hun eigen account.

Hoe leden de mailbox openen

Leden melden zich aan met hun eigen TrekMail-gegevens. Kies in webmail de teaminbox via de schakelaar Gedeelde mailboxen. Een balk laat zien welke mailbox is geopend. Antwoorden en nieuwe berichten gebruiken het gedeelde adres. Schakel terug om weer naar de persoonlijke inbox te gaan. Het eigen wachtwoord en de tweefactorauthenticatie van elk lid blijven de toegang beveiligen.

Je kunt een gedeelde mailbox in de schakelaar een persoonlijk label geven. Dit verandert alleen je eigen weergave, niet de naam van de mailbox of wat andere leden zien.

Antwoorden als het adres van een klant

Als mail van een klant naar de gedeelde mailbox wordt doorgestuurd, kan een lid met de bevoegdheid Mag antwoorden het goedgekeurde klantadres toevoegen onder Instellingen → Verzendadressen en dit in het veld Van kiezen. Het domein van de klant moet eerst in je account staan en zijn ingesteld om inkomende mail bij de huidige aanbieder te houden. Zie Verzenden vanaf een domein dat je niet host.

Kies bovenaan Instellingen → Verzendadressen of antwoorden beginnen met het adres waarop het bericht is bezorgd of altijd met het standaardadres van de mailbox. Dit is een instelling van de gedeelde mailbox, dus het hele team volgt dezelfde regel.

Een mailapp op computer of mobiel gebruiken

Gedeelde mailboxen zijn ook beschikbaar in Outlook, Apple Mail, Thunderbird, de Gmail-app en andere IMAP-clients. Verbind de gewone mailbox van het lid één keer met het eigen adres en wachtwoord van die mailbox. De gedeelde inbox verschijnt daarna onder Shared/<shared-address>/INBOX.

Voeg het gedeelde adres niet als tweede account toe en probeer er niet mee in te loggen. Leden met de bevoegdheid Mag antwoorden kunnen het gedeelde adres in het veld Van kiezen, terwijl ze nog altijd met hun eigen gegevens worden geverifieerd. Leden met alleen-lezen kunnen de map openen, maar geen berichten wijzigen en niet als het gedeelde adres verzenden. Als je een lid verwijdert, vervalt zowel de toegang via webmail als via mailapps. Zie Een gedeelde mailbox gebruiken in Outlook en mailapps voor instellingen en probleemoplossing.

De gecombineerde inbox

Zodra je lid bent van ten minste één gedeelde mailbox, verschijnt Gecombineerd bovenaan de schakelaar. Deze weergave voegt je eigen inbox en elke gedeelde mailbox die je mag lezen op datum samen. Elke rij vermeldt de bronmailbox. Antwoorden en doorgestuurde berichten gebruiken het adres van die bronmailbox.

In de gecombineerde inbox kun je tekst doorzoeken in alle opgenomen mailboxen. Open voor bulkacties met meerdere berichten eerst de afzonderlijke mailbox.

Toegang beheren

Open het scherm Beheren van de gedeelde mailbox en daarna Toegang. Je ziet iedereen met toegang en kunt andere mailboxen uit het account toevoegen.

• Leden kunnen altijd lezen. Normaal mogen ze ook antwoorden. Zet iemand op alleen-lezen als diegene de mailbox wel moet volgen, maar niets mag verzenden.
• Het verwijderen van een persoon gaat onmiddellijk in.
• Een gedeelde mailbox heeft minstens één lid nodig. Voeg een ander lid toe voordat je het laatste lid verwijdert, of verwijder de mailbox als het team deze niet meer gebruikt.
• Als een mailbox geen leden meer heeft doordat de mailbox van een lid is verwijderd, toont de pagina Mailboxen het label Geen leden, zodat je de toegang kunt herstellen.

Bewust geen gedeeld wachtwoord

Je kunt niet rechtstreeks via webmail, IMAP of SMTP bij een gedeelde mailbox inloggen. Er zijn geen gedeelde inloggegevens die kunnen uitlekken, die je moet wijzigen of die iemand na vertrek nog kent. Voor gedelegeerde toegang vanuit een mailapp gebruikt ieder lid de eigen aanmelding. Verwijder iemand op het tabblad Toegang om diens toegang in te trekken.

Heb je later toch een persoonlijke mailbox nodig, dan biedt het tabblad Toegang de optie Omzetten in gewone mailbox. Hiermee worden de leden verwijderd en kun je een nieuw wachtwoord voor rechtstreekse aanmelding instellen.

Abonnementen en limieten

• Gedeelde mailboxen zijn inbegrepen vanaf Starter: 5 per domein bij Starter, 15 bij Pro en 30 bij Agency.
• Een gedeelde mailbox telt ook mee voor de gewone mailboxlimiet en opslagpool van het domein.
• Leden mogen gewone mailboxen hebben op elk domein binnen hetzelfde account.

API en MCP

Je kunt gedeelde mailboxen beheren via de openbare API en MCP: een mailbox maken, een bestaande mailbox omzetten, leden opvragen of wijzigen en de mailclientinstellingen van een lid ophalen. Vraag de clientinstellingen op met de mailbox-id van het lid. Geen enkele interface geeft een mailboxwachtwoord terug. Bekijk het API-overzicht voor informatie over verificatie en aanvragen.