チーム共有メールボックスの設定と使い方

共有メールボックスは、support@やsales@のような独立した受信箱を持つチームのアドレスです。アクセスは各自の権限によって決まります。全員が自分のメールボックスにログインし、共通パスワードは使いません。

ほかの方法との違い

• 通常のメールボックスは一人に属し、一つのパスワードを持ちます。共有メールボックスには複数のメンバーがいて、共通パスワードはありません。
• 転送では受信メールのコピーを渡しますが、通常、返信は受信者個人のアドレスから送られます。共有メールボックスでは共有アドレスから返信します。
• エイリアスは一人の受信トレイへメールを届けます。共有メールボックスは、チームが一緒に作業する独立した受信トレイです。

共有メールボックスを作成する

1. メールボックスを開いてメールボックスを追加を選びます。
2. 直接作成で共有を選び、supportなどの名前を入力します。
3. メンバーを選び、共有メールボックスを作成を選択します。

既存のメールボックスを使う場合：

1. メールボックス画面で既存のメールボックスのメニューを開き、共有メールボックスに変換を選びます。
2. メンバーを選んで確定します。以前のパスワードは使えなくなり、すべてのアプリパスワードが失効します。
3. メンバーは自分のログイン情報でアクセスします。

メンバーが開く方法

読み取りがあれば、自分のメールボックスにログインして共有メールボックスからチームの受信箱を開けます。そこで作成や返信を行うにはこのアドレスで送信も必要です。自分のパスワードと二要素認証がアクセスを保護します。

切り替えメニューでは、共有メールボックスに個人用ラベルを付けられます。変わるのは自分の表示だけで、メールボックス名やほかのメンバーの表示には影響しません。

顧客のアドレスで返信する

顧客のメールが共有メールボックスへ転送されている場合、読み取り + このアドレスで送信権限を持つメンバーは、承認済みの顧客アドレスを設定、差出人アドレスで追加し、差出人欄から選べます。顧客のドメインを先に自分のアカウントへ追加し、受信メールは現在の事業者に残す設定にしておく必要があります。詳しくはホストしていないドメインから送信するをご覧ください。

設定、差出人アドレスの上部では、メッセージが届いたアドレスを返信時の初期値にするか、常にメールボックスの既定アドレスを使うかを選びます。共有メールボックス全体の設定なので、チーム全員に同じルールが適用されます。

パソコンやモバイルのメールアプリで使う

読み取りがあれば、自分のアドレスとアプリパスワードでOutlook、Apple Mail、ThunderbirdなどのIMAPアプリに接続します。チームの受信箱はShared/<shared-address>/INBOXで開きます。共有アドレスでログインしないでください。

共有アドレスを二つ目のアカウントとして追加したり、そのアドレスでログインしたりしないでください。読み取り + このアドレスで送信権限を持つメンバーは、自分の認証情報でログインしたまま、差出人欄から共有アドレスを選べます。読み取り専用のメンバーはフォルダーを開けますが、メッセージの変更や共有アドレスでの送信はできません。メンバーを削除すると、Webメールとメールアプリの両方からアクセスできなくなります。設定と問題解決についてはOutlookとメールアプリで共有メールボックスを使うをご覧ください。

統合受信トレイ

読み取りがあれば、統合受信箱に共有受信箱が含まれます。自分の受信トレイと、読み取り可能なすべての共有メールボックスを日付順にまとめた表示です。各行には元のメールボックスが示されます。返信と転送では、その元のメールボックスのアドレスを使います。

統合受信トレイでは、対象となるすべてのメールボックスを横断して本文を検索できます。ここでは、別々のメールボックスのメッセージにチェックを付けて、アーカイブ、削除、既読・未読の切り替え、迷惑メールの報告をまとめて行えます。読み取り権限しかないメールボックスでは、アーカイブ、削除、迷惑メールの報告は拒否されます（既読・未読の切り替えは引き続き使えます）。変更されたメッセージの件数は通知で表示されます。受信トレイのみで検索した後は、すべての受信トレイで、この検索に一致する N 件のメッセージをすべて選択で、すべてのメールボックスの一致したメッセージを同じ権限のもとで対象にできます。複数のメッセージをまとめてフォルダに移動したり、検索なしでフォルダ内の全メッセージを選択したりするには、先に個別のメールボックスを開いてください。

アクセスを管理する

共有メールボックスの管理画面を開き、次にアクセスを選びます。アクセスできる全メンバーが表示され、アカウント内のほかのメールボックスを追加できます。

• 読み取りは共有受信箱を開く権限、このアドレスで送信は共有アドレスで送信する権限です。新しいメンバーには両方が付きます。読み取り専用にするには読み取りをオンのままにし、このアドレスで送信をオフにします。
• 削除はすぐに反映されます。
• 顧客の返信に対応するため、少なくとも一人は読み取りを保持してください。最後の閲覧者を削除する前に別の人に読み取りを与えます。
• メンバーのメールボックス削除で誰も読めなくなった場合は、アクセスで閲覧者を追加します。

共通パスワードを設けない理由

共有メールボックスには、Webメール、IMAP、SMTPのどれからも直接ログインできません。そのため、漏えいする可能性がある共通認証情報や、定期的に変更するパスワード、退職者が覚えているパスワードは存在しません。メールアプリからの委任アクセスでも、各メンバーが自分の認証情報を使います。メンバーがチームを離れたら、アクセスタブから削除してください。

個人用メールボックスに戻す手順です。

1. アクセスで通常に変換を選びます。
2. ウェブメール用の新しいパスワードを設定して確定します。全メンバーのアクセスが解除されます。メール、エイリアス、保存容量は維持されます。
3. 変換後、電話やメールアプリ用のアプリパスワードをセキュリティタブで作成します。

プランと上限

• 共有メールボックスはStarter以上に含まれます。ドメインごとの上限はStarterで5個、Proで15個、Agencyで30個です。
• 共有メールボックスも、ドメインの通常のメールボックス数とストレージプールに数えられます。
• メンバーの通常のメールボックスは、同じアカウント内であればどのドメインに置いてもかまいません。

APIとMCP

公開APIとMCPから、共有メールボックスの作成、既存メールボックスの変換、メンバーの一覧取得や変更、メンバー用メールクライアント設定の取得を行えます。クライアント設定を要求するときは、メンバーのメールボックス識別子を使います。どのインターフェースからもメールボックスのパスワードは返されません。認証とリクエストについてはAPIの概要をご覧ください。

Message APIやMCPから共有受信箱で送信するには、メンバーに読み取りとこのアドレスで送信の両方が必要です。メンバーのトークンとshared_mailbox_idを使います。共有メールボックスのトークンは読み取り専用です。詳しくはAPI と MCP による差出人アドレスをご覧ください。