チーム共有メールボックスの設定と使い方

共有メールボックスとは、support@やsales@のようなチーム用の受信トレイです。複数のメンバーが自分のメールボックスから開き、メッセージを読んだり返信したり、共有アドレスを差出人にして送信したりできます。パスワードを共有する必要も、二つ目のアカウントへログインする必要もありません。

ほかの方法との違い

• 通常のメールボックスは一人に属し、一つのパスワードを持ちます。共有メールボックスには複数のメンバーがいて、共通パスワードはありません。
• 転送では受信メールのコピーを渡しますが、通常、返信は受信者個人のアドレスから送られます。共有メールボックスでは共有アドレスから返信します。
• エイリアスは一人の受信トレイへメールを届けます。共有メールボックスは、チームが一緒に作業する独立した受信トレイです。

共有メールボックスを作成する

メールボックスを開いてメールボックスを追加を選び、直接作成の下にある共有を選択します。supportなどの名前を付け、メンバーを選んで作成してください。誰も直接ログインしないため、共有メールボックスにパスワードはありません。

既存のメールボックスを共有メールボックスへ変更するには、メールボックス画面で対象のメニューを開き、共有メールボックスに変換を選びます。以前のパスワードは無効になります。それ以降、メンバーは自分のアカウントを通じてアクセスします。

メンバーが開く方法

各メンバーは自分のTrekMailアカウントでログインします。Webメールでは、共有メールボックス切り替えメニューからチームの受信トレイを選びます。現在開いているメールボックスはバナーで確認できます。返信と新規メッセージには共有アドレスが使われます。個人の受信トレイへ戻るときは、同じメニューで切り替えてください。各メンバーのパスワードと二要素認証が引き続きアクセスを保護します。

切り替えメニューでは、共有メールボックスに個人用ラベルを付けられます。変わるのは自分の表示だけで、メールボックス名やほかのメンバーの表示には影響しません。

顧客のアドレスで返信する

顧客のメールが共有メールボックスへ転送されている場合、返信可能権限を持つメンバーは、承認済みの顧客アドレスを設定 → 送信アドレスで追加し、差出人欄から選べます。顧客のドメインを先に自分のアカウントへ追加し、受信メールは現在の事業者に残す設定にしておく必要があります。詳しくはホストしていないドメインから送信するをご覧ください。

設定 → 送信アドレスの上部では、メッセージが届いたアドレスを返信時の初期値にするか、常にメールボックスの既定アドレスを使うかを選びます。共有メールボックス全体の設定なので、チーム全員に同じルールが適用されます。

パソコンやモバイルのメールアプリで使う

共有メールボックスはOutlook、Apple Mail、Thunderbird、Gmailアプリ、その他のIMAPクライアントでも利用できます。メンバーの通常のメールボックスを、そのメールボックス自身のアドレスとパスワードで一度接続してください。共有受信トレイがShared/<shared-address>/INBOXの下に表示されます。

共有アドレスを二つ目のアカウントとして追加したり、そのアドレスでログインしたりしないでください。返信可能権限を持つメンバーは、自分の認証情報でログインしたまま、差出人欄から共有アドレスを選べます。読み取り専用のメンバーはフォルダーを開けますが、メッセージの変更や共有アドレスでの送信はできません。メンバーを削除すると、Webメールとメールアプリの両方からアクセスできなくなります。設定と問題解決についてはOutlookとメールアプリで共有メールボックスを使うをご覧ください。

統合受信トレイ

一つ以上の共有メールボックスに所属すると、切り替えメニューの上部に統合が表示されます。自分の受信トレイと、読み取り可能なすべての共有メールボックスを日付順にまとめた表示です。各行には元のメールボックスが示されます。返信と転送では、その元のメールボックスのアドレスを使います。

統合受信トレイでは、対象となるすべてのメールボックスを横断して本文を検索できます。複数メッセージの一括操作を行う場合は、先に個別のメールボックスを開いてください。

アクセスを管理する

共有メールボックスの管理画面を開き、次にアクセスを選びます。アクセスできる全メンバーが表示され、アカウント内のほかのメールボックスを追加できます。

• メンバーは常に読み取りができます。通常は返信もできます。送信せずに内容だけを確認する人は、読み取り専用に変更してください。
• メンバーを削除すると、すぐに反映されます。
• 共有メールボックスには最低一人のメンバーが必要です。最後のメンバーを削除する前に別のメンバーを追加してください。チームが使い終えた場合はメールボックス自体を削除します。
• メンバーのメールボックスが削除された結果、共有メールボックスにメンバーがいなくなると、メールボックス画面にメンバーなしのラベルが表示されます。そこからアクセスを復元できます。

共通パスワードを設けない理由

共有メールボックスには、Webメール、IMAP、SMTPのどれからも直接ログインできません。そのため、漏えいする可能性がある共通認証情報や、定期的に変更するパスワード、退職者が覚えているパスワードは存在しません。メールアプリからの委任アクセスでも、各メンバーが自分の認証情報を使います。メンバーがチームを離れたら、アクセスタブから削除してください。

後から個人用メールボックスが必要になった場合は、アクセスタブの通常のメールボックスに変換を使います。メンバーが削除され、直接ログインするための新しいパスワードを設定できるようになります。

プランと上限

• 共有メールボックスはStarter以上に含まれます。ドメインごとの上限はStarterで5個、Proで15個、Agencyで30個です。
• 共有メールボックスも、ドメインの通常のメールボックス数とストレージプールに数えられます。
• メンバーの通常のメールボックスは、同じアカウント内であればどのドメインに置いてもかまいません。

APIとMCP

公開APIとMCPから、共有メールボックスの作成、既存メールボックスの変換、メンバーの一覧取得や変更、メンバー用メールクライアント設定の取得を行えます。クライアント設定を要求するときは、メンバーのメールボックス識別子を使います。どのインターフェースからもメールボックスのパスワードは返されません。認証とリクエストについてはAPIの概要をご覧ください。